Ce guide est conçu pour vous aider à vous préparer à une saison des Fêtes réussie en matière de reconnaissance et de récompenses des employés.
La période des Fêtes est une excellente occasion de témoigner votre reconnaissance à vos employés par l’entremise de votre plateforme de reconnaissance. Nous vous recommandons de commencer à préparer vos récompenses des Fêtes tôt, idéalement trois mois à l’avance, afin d’assurer un processus fluide et de créer des marques de reconnaissance significatives. Tous les éléments du programme (financement, configuration et fichiers de reconnaissance en masse) doivent être finalisés au plus tard 30 jours avant la date prévue d’attribution des récompenses; tout délai plus court ne pourra pas être respecté. Votre préparation minutieuse contribuera à faire de cette saison des Fêtes une période remplie de reconnaissance.
Pour vous aider à vous sentir en confiance et prêt à diriger cette initiative, nous avons préparé les principales étapes et pratiques exemplaires pour la préparation de vos programmes de reconnaissance des Fêtes!
Consultez les trousses de célébration Awardco.
Consultez le guide pratique PDF des programmes des Fêtes.
Principales préparations
Ajouter un programme de reconnaissance des Fêtes
Configurez un programme de reconnaissance des Fêtes dans les paramètres des programmes de reconnaissance pour assurer l’exactitude des rapports. Voici comment procéder :
- Sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez « Reconnaissance », « Programmes », puis « Programmes de reconnaissance ».
- Cliquez sur « Créer un programme ».
- Nommez le programme, puis cliquez sur « Créer un programme ».
- Dans l’onglet Général, sélectionnez « Programme des Fêtes » dans le menu déroulant Catégorie du programme.
-
Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
Aucun autre ajustement n’est requis pour ce programme.
Préfinancer votre compte
Avant de commencer ce processus, veuillez informer votre gestionnaire dédié de la réussite client (CSM) ou votre gestionnaire technique de la réussite client (TCM) du montant et de la date de financement prévus. Cela garantit que les points de récompense seront libérés sans problème et à temps pour votre événement de reconnaissance.
Assurez-vous que votre compte est suffisamment approvisionné pour gérer les récompenses de reconnaissance des Fêtes.
- Sur la page de facturation, cliquez sur Demander une facture pour préfinancer les récompenses.
- Saisissez le montant demandé sur la facture, cliquez sur Continuer et précisez si la facture sert à préfinancer un programme. Si oui, sélectionnez le programme ou le budget approprié.
- Saisissez tout renseignement supplémentaire, comme l’adresse courriel, le bon de commande ou des notes.
- Vérifiez le détail du paiement, puis cliquez sur Soumettre la demande.
Remarque : préfinancez le montant total des récompenses des Fêtes. Si le solde de votre compte d’échange atteint 0 $, les commandes seront interrompues. Les paiements par carte de crédit sont instantanés (avec des frais), tandis que les paiements par ACH prennent de 3 à 5 jours ouvrables, sans frais. Vous pouvez vous attendre à recevoir votre facture dans un délai de 24 à 48 heures ouvrables.
* De plus, afin d’éviter une éventuelle double facturation le mois suivant, veuillez vous assurer que le paiement est effectué au plus tard au cours du même mois que celui où les récompenses sont distribuées.
Une fois le traitement terminé, les fonds apparaîtront sur la ligne « Dépôts » du Sommaire du financement. Pour déposer les points que vous attribuerez dans le cadre de la reconnaissance des Fêtes :
- Cliquez sur Ajouter des points sur la page de facturation.
- Saisissez le nombre de points souhaité (équivalant aux fonds déposés).
- Saisissez une note, puis cliquez sur Ajouter des points.
- Sélectionnez Confirmer.
Les points déposés apparaissent sous « Compte de l’entreprise » dans le Sommaire des points. Pour obtenir des rapports plus clairs, créez un budget distinct pour les Fêtes. Consultez l’article Gérer les budgets pour obtenir des instructions détaillées sur les budgets et l’attribution des points.
Créer des modèles de courriels
Utilisez l’éditeur simplifié de modèles de courriels pour créer des courriels personnalisés de reconnaissance des Fêtes.
- Sélectionnez des images sur le thème des Fêtes dans l’article de soutien Modèle de courriel des Fêtes.
- Ajoutez vos meilleurs vœux des Fêtes ainsi que les instructions d’échange.
- Testez vos modèles de courriels en vous envoyant une reconnaissance à vous-même à l’aide du générateur de reconnaissances en masse afin de vous assurer que tout s’affiche parfaitement.
Planifier une reconnaissance en masse
Utilisez le générateur de reconnaissances en masse pour distribuer les récompenses des Fêtes.
- Nous vous recommandons que la reconnaissance provienne soit du compte général de reconnaissance, soit de la personne à la tête de votre organisation.
- Avant l’envoi, vérifiez que suffisamment de points sont attribués au bon budget.
- Joignez le modèle de courriel et le programme appropriés à votre reconnaissance en masse.
- Réglez la visibilité à « privée » au besoin.
Remarques et pratiques exemplaires
- Planifiez à l’avance! Nous vous recommandons de commencer trois mois à l’avance afin de vous assurer que toutes les étapes sont terminées. Votre programme complet des Fêtes doit être finalisé (y compris le financement et la préparation des fichiers) au plus tard 30 jours avant la date prévue d’attribution des récompenses. Un délai plus court ne pourra pas être respecté.
- Options d’échange élargies : permettez aux employés d’échanger leurs points des Fêtes contre toutes les options d’échange disponibles. Cette flexibilité leur permet de combiner les points du programme des Fêtes avec leurs soldes existants.
- Évitez de mettre en place des catalogues : cela pourrait prolonger le processus de configuration. Au besoin, les catalogues personnalisés commencent à 300 $ par année, avec des coûts supplémentaires pour toute personnalisation additionnelle.
- Les points sont préférables aux récompenses physiques : les points offrent aux employés davantage de choix et leur permettent de combiner les récompenses des Fêtes avec les points déjà présents dans leur portefeuille.
- Tenez compte du montant de la récompense : même un simple message ou un nombre symbolique de points (environ 10 points) témoigne de la reconnaissance, mais des récompenses plus importantes peuvent avoir un effet accru.
- Utilisez des outils comme Détails de la reconnaissance et Points échangés pour suivre la réussite de votre programme de reconnaissance des Fêtes.
Exemple
Voici un exemple de modèle de courriel créé dans l’éditeur simplifié de modèles de courriels pour un programme des Fêtes :
Voici un exemple de reconnaissance en masse créée dans le générateur de reconnaissances en masse pour un programme des Fêtes :
Coordonnées
Pour obtenir de l’aide, communiquez avec l’équipe technique de la réussite client.
Cette saison des Fêtes, utilisez Awardco pour témoigner votre reconnaissance à vos employés. Nous sommes là pour vous aider.
Joyeuses Fêtes!
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le service de soutien aux administrateurs d’Awardco.