Configuration de l’expiration des points

L’expiration des points vise à garantir que les points accordés aux utilisateurs sont utilisés dans un délai précis. Cela encourage l’utilisation des points en temps opportun et évite qu’ils restent inutilisés dans les portefeuilles des utilisateurs. Dans cet article, nous présenterons différents cas d’utilisation de l’expiration des points, fournirons des instructions détaillées sur la façon de la mettre en œuvre, discuterons des meilleures pratiques pour assurer une expérience utilisateur harmonieuse et répondrons aux questions fréquemment posées.

Consultez l’article Gestion des réseaux de récompenses pour en savoir plus sur l’interaction entre les paramètres d’expiration des points et les réseaux de récompenses. Consultez également l’article Ce qu’il faut savoir sur l’expiration des points pour voir les questions courantes que les utilisateurs finaux peuvent avoir.

Cas d’utilisation de l’expiration des points
Création de règles d’expiration des points
Configurer les notifications d’expiration des points
Considérations pour une expérience utilisateur optimale
FAQ

Cas d’utilisation de l’expiration des points

Plusieurs raisons peuvent inciter les organisations à mettre en place l’expiration des points :

Encourager l’utilisation : Les points peuvent s’accumuler dans les portefeuilles des utilisateurs et rester inutilisés. En définissant une date d’expiration, les utilisateurs sont encouragés à échanger leurs points plus rapidement et peuvent ainsi en profiter plus tôt.
Comptes de dépenses liés au mode de vie et A-Pay : De nombreuses organisations offrent des comptes de dépenses liés au mode de vie qui fournissent des allocations pour des achats liés au mieux-être, des dépenses associées au travail à domicile, l’épicerie, les frais de garde d’enfants, les cours d’éducation financière ou le perfectionnement professionnel. L’expiration des points peut être particulièrement utile dans ces situations afin de garantir que les points attribués sont utilisés aux fins prévues dans une période donnée. L’expiration des points s’intégrerait également de manière transparente si un compte de dépenses lié au mode de vie est connecté à la fonctionnalité A-Pay.
Encourager l’engagement : L’expiration des points peut stimuler un engagement continu en créant un sentiment d’urgence. Les utilisateurs sont plus susceptibles de rester actifs et de participer aux programmes s’ils savent que leurs points ont une durée de validité limitée.
Planification financière : Pour l’organisation, l’expiration des points peut favoriser une meilleure planification financière et une meilleure comptabilité en réduisant les passifs liés aux points en circulation.

Créer des règles d’expiration des points

Accéder aux paramètres d’expiration des points

Pour afficher et modifier les paramètres d’expiration des points :

Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
Cliquez sur Marketplace, puis sur Award Networks dans le menu de navigation de gauche.
Sélectionnez la tuile du réseau de récompenses souhaité.
Cliquez sur l’onglet « Point Expiration ».

Ajouter de nouvelles règles

Cliquez sur « Add New Rule ».
Saisissez un nom de règle.
Créez des groupes spécifiques en fonction des métadonnées auxquelles l’expiration des points s’appliquera (p. ex., l’expiration des points s’applique uniquement aux utilisateurs ayant l’étiquette de métadonnées #Sales).
- Si plusieurs métadonnées sont sélectionnées, la logique suppose des conditions ET (p. ex., les points expireront pour les utilisateurs ayant les étiquettes de métadonnées #Sales ET #Denver).
- Si aucune métadonnée n’est sélectionnée, l’expiration des points s’appliquera à tous les utilisateurs du réseau de récompenses.
Indiquez quand les points expireront :
- En fonction du temps écoulé depuis l’attribution : Saisissez l’ancienneté des points au moment de leur expiration à l’aide du champ de texte et de la liste déroulante « Expire Points Older Than ». Les options de période sont les suivantes : semaine(s), mois ou année(s).
  - Exemple : Si vous souhaitez que les points de ce réseau de récompenses expirent 6 mois après leur attribution, laissez le champ « Eligible Metadata » vide (pour appliquer la règle à tous les utilisateurs), sélectionnez « Based on time since awarded » et saisissez 6 mois dans le champ « Expire Points Older Than ».
- Selon une fréquence précise : Sélectionnez l’intervalle auquel les points expireront. Les options de la liste déroulante « Expire All Points » sont les suivantes : chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre (T1, T2, T3, T4) et chaque année.
  - Pour les fréquences précises : Saisissez la fréquence à laquelle l’expiration se répétera dans le champ de texte « Repeat Every », ainsi que la date de début dans le champ de sélection de date.
  - Ancienneté minimale avant l’expiration (facultatif) : Lorsque vous utilisez une règle basée sur une fréquence, vous pouvez également définir une ancienneté minimale que les points doivent atteindre avant de pouvoir expirer. Chaque fois que la règle s’exécute, Awardco :
    - examine tous les points qui correspondent à la règle (réseau de récompenses, pays, métadonnées, etc.);
    - fait expirer uniquement les points qui ont atteint au moins l’ancienneté minimale configurée (par exemple, qui datent d’au moins 2 ans);
    - laisse les points plus récents dans le portefeuille de l’utilisateur jusqu’à une prochaine exécution, lorsqu’ils auront atteint l’ancienneté minimale;
    - Exemple : Si vous souhaitez que les points de ce réseau de récompenses expirent chaque année pour tous les employés à temps partiel, mais que seuls les points datant de plus de 2 ans expirent, saisissez #part-time dans le champ « Eligible Metadata », sélectionnez « On a specific cadence », sélectionnez « Yearly » dans la liste déroulante « Expire All Points », saisissez 1 dans le champ « Repeat Every », sélectionnez une date de début et définissez l’ancienneté minimale à 2 ans.
Cliquez sur « Done ».
Cliquez sur « Save & Apply Rule(s) » et confirmez les modifications.

Important

Les règles d’expiration prennent effet immédiatement après leur enregistrement.
Les points existants qui répondent aux critères de la règle seront concernés.
Si votre règle utilise une ancienneté minimale avec une expiration basée sur une fréquence, les points existants qui répondent déjà aux critères de la règle et à l’ancienneté minimale pourront expirer lors de la première exécution de la règle après son enregistrement. Les points plus récents restent dans le portefeuille de l’utilisateur jusqu’à une prochaine exécution, lorsqu’ils auront atteint l’ancienneté minimale.
L’envoi des rappels par courriel commencera selon le nombre de jours que vous avez défini avant l’expiration.

Gérer les règles

Toute règle créée (avec le statut « Not Applied » ou « Applied ») apparaîtra dans la section des règles d’expiration des points. Le tableau affichera le nom de la règle, son statut, les personnes auxquelles elle s’applique, les détails de la règle d’expiration des points et la prochaine date d’exécution de la règle.

Cliquez sur les trois points empilés à droite de la règle pour la modifier, l’archiver ou la supprimer. L’archivage de la règle fait passer son statut de « Applied » à l’onglet « Archived ».

Configurer les notifications d’expiration des points

Dans l’onglet « Point Expiration », sélectionnez « Go to Notification Settings ».

Vous pouvez également accéder aux paramètres des notifications à partir du portail d’administration :

Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez « Platform », « Notifications », puis « Notification Settings ».
Développez la section « Marketplace ».

Sous « Point Expiration Reminders », les administrateurs peuvent configurer :

Les canaux de notification, notamment les notifications dans la plateforme ou les notifications poussées, le courriel, Slack et Microsoft Teams.
L’état par défaut ou verrouillé de chaque canal : Default Off, Default On, Locked Off ou Locked On.
Le moment des rappels : 24 heures avant l’expiration, 7 jours avant l’expiration et/ou un délai personnalisé.

Les « Point Expiration Digests » regroupent plusieurs notifications d’expiration des points dans un seul résumé envoyé selon une fréquence récurrente.

Les utilisateurs peuvent gérer leurs préférences de canaux de notification dans les options et les restrictions définies par leur administrateur.

Si votre organisation utilise les notifications par courriel, gérez le contenu des courriels associés à partir de « Platform », « Notifications », puis « Email Templates ». Utilisez l’ Email Template Easy Editor pour créer ou mettre à jour les modèles de courriel d’expiration des points applicables.

Considérations pour une expérience utilisateur optimale

Pour garantir une expérience utilisateur positive, tenez compte des éléments suivants :

Visibilité des points qui expireront : Les utilisateurs seront informés des points qui expireront dans la plateforme et par courriel. Les rappels par courriel peuvent être configurés pour être envoyés un nombre précis de jours avant l’expiration, et les notifications dans la plateforme seront visibles à partir de 30 jours avant l’expiration des points. Cette information est visible sur la nouvelle page d’accueil ainsi que sur la page de destination Dépenser des points.
Communication :
- Communiquez clairement la politique d’expiration des points au sein de votre organisation.
- Utilisez l’Email Template Easy Editor pour configurer un courriel d’expiration des points. Ajoutez un modèle de courriel, catégorisez-le sous « Points Expiring Email Type » et personnalisez le modèle par défaut. Ce courriel sera envoyé 7 jours avant l’expiration des points.
- Informez les utilisateurs des politiques d’expiration des points lorsque des points leur sont attribués. Utilisez la variable {{PointExpirationDate}} pour inclure la date d’expiration dans ces notifications par courriel associées aux programmes de reconnaissance, aux programmes de gain, etc. Par exemple : « Assurez-vous d’utiliser ces points bientôt, car ils expireront le {{PointExpirationDate}}. »
Prise en compte du fuseau horaire
- Prise en compte du fuseau horaire
  - Les points expirent à 0 h 00 UTC le premier jour du mois suivant. Par exemple, les points dont l’expiration est prévue le 1er novembre expireront à 19 h HNE le 31 octobre. Assurez-vous que les utilisateurs connaissent cette heure s’ils travaillent dans différents fuseaux horaires, car cela peut avoir une incidence sur leur dernière occasion d’échanger leurs points.

FAQ

Que se passe-t-il si la facture du compte d’échange des points attribués m’est envoyée ?
- Si les points attribués vous sont facturés, les points qui expirent seront recrédités à votre organisation sur la facture du mois suivant.
Où vont les points après leur expiration ?
- Les points expirés retournent au compte de l’entreprise à minuit le premier jour du mois suivant.
Que se passe-t-il si j’ajoute une règle d’expiration basée sur une fréquence avec une ancienneté minimale ?
- Lorsque vous enregistrez une nouvelle règle d’expiration basée sur une fréquence avec une ancienneté minimale, Awardco évalue tous les points existants qui correspondent aux critères de la règle. Lors de la première exécution de la règle après son enregistrement, les points qui ont atteint au moins l’ancienneté minimale définie expireront selon la fréquence. Les points qui n’ont pas encore atteint l’ancienneté requise resteront dans le portefeuille de l’utilisateur et seront pris en compte lors d’une prochaine exécution, une fois l’ancienneté minimale atteinte.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le soutien aux administrateurs d’Awardco.

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