En tant qu’administrateur de la plateforme Awardco, vous pouvez configurer les préférences de notification de votre organisation. Cela comprend la définition des notifications par défaut pour les nouveaux utilisateurs, la détermination des paramètres de notification que les utilisateurs peuvent modifier et le contrôle des options de visibilité des renseignements de reconnaissance.
Comment les utilisateurs définissent leurs préférences de notification
Avant d’examiner les paramètres d’administration, il est utile de comprendre comment les utilisateurs gèrent leurs propres notifications. Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs paramètres de notification en suivant les étapes ci-dessous :
Connectez-vous à votre compte.
Cliquez sur votre photo de profil dans la navigation supérieure.
Sélectionnez « Mon profil » dans le menu déroulant.
Cliquez sur l’onglet « Paramètres ».
Cliquez sur le widget intitulé « Notifications ».
À partir de la page Notifications, les utilisateurs peuvent choisir les notifications qu’ils reçoivent et préciser leurs préférences de notification pour différents groupes au sein de l’organisation. Les sections ci-dessous expliquent comment vous, en tant qu’administrateur, pouvez modifier ces paramètres par défaut ainsi que les options de configuration disponibles.
Accéder aux paramètres de notification
Pour accéder aux paramètres de notification dans le portail d’administration :
Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Plateforme », « Notifications », puis sur « Paramètres de notification ».
Aperçu des paramètres de notification
La page Paramètres de notification vous permet de configurer les éléments suivants :
Canaux de notification : Les méthodes par lesquelles les utilisateurs reçoivent les notifications.
Types de notification : Les catégories d’événements qui déclenchent des notifications.
Notifications par défaut et verrouillées : Les paramètres par défaut pour les nouveaux utilisateurs et les restrictions concernant la possibilité pour les utilisateurs d’activer ou de désactiver certaines notifications.
Visibilité par défaut des notifications de la plateforme : Les options permettant de contrôler la visibilité des renseignements de reconnaissance.
Canaux de notification
Les canaux de notification suivants peuvent être configurés :
Dans la plateforme :
Les utilisateurs reçoivent les notifications dans la plateforme au moyen d’une icône de cloche dans la navigation supérieure. Un cercle rouge indique le nombre de nouvelles notifications.
Courriel :
Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications par courriel pour les reconnaissances qu’ils reçoivent, les reconnaissances reçues par certaines personnes ou les commentaires sur les reconnaissances.
Slack ou Microsoft Teams :
Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications de reconnaissance par Slack ou Microsoft Teams. Si votre organisation est intégrée à Slack, les utilisateurs devront finaliser l’intégration et configurer leurs préférences.
Les utilisateurs peuvent recevoir chaque semaine un courriel récapitulatif des reconnaissances reçues par d’autres personnes. Ce courriel est envoyé le vendredi matin.
Types de notification
Les types de notification suivants peuvent être configurés :
Reconnaissances
Mes reconnaissances : Notifications concernant les reconnaissances que les utilisateurs reçoivent.
Commentaires sur les reconnaissances : Notifications concernant les commentaires sur les reconnaissances que les utilisateurs ont données, reçues ou dans lesquelles ils ont été identifiés.
Reconnaissances d’autres personnes : Notifications concernant les reconnaissances reçues par d’autres personnes.
Résumé des reconnaissances : Résumé hebdomadaire par courriel des reconnaissances reçues par d’autres personnes.
Approbations
Attributions d’approbation : Notifications concernant les approbations attribuées à certains utilisateurs.
Approbation terminée : Notifications indiquant qu’une approbation que vous avez soumise a été approuvée ou refusée.
Rappels d’approbation : Notifications rappelant à l’utilisateur qu’il doit examiner des approbations en attente.
Marketplace
Points à dépenser : Rappels concernant le solde actuel à dépenser et les points qui expireront bientôt.
Commandes passées : Confirmations de vos commandes passées
Courriel d’activation : Notification par courriel contenant un lien d’activation permettant d’activer votre commande.
Remarque : Ces notifications ne s’affichent pas sur les plateformes où l’option Masquer les points est activée.
Rappels d’expiration des points : Notification envoyée aux employés avant l’expiration de leurs points.
Résumé de l’expiration des points : Notification par courriel indiquant le nombre total de points qui expireront au cours d’une période donnée.
Sondages
Invitation : Notification initiale envoyée lorsque le sondage est ouvert.
Remarque importante concernant les notifications de sondage par courriel : La case « Envoyer une invitation par courriel » dans le processus de création du sondage doit être cochée pour qu’une notification d’invitation au sondage soit créée et envoyée. Si la case n’est pas cochée, aucune notification n’est créée, peu importe les préférences de notification de l’utilisateur ou de l’administrateur.
Alerte de fonds insuffisants : Alertes indiquant que les fonds de récompense ne peuvent pas couvrir tous les participants admissibles; elles sont envoyées uniquement aux contacts destinataires d’erreurs indiqués (communiquez avec votre personne-ressource Awardco pour configurer ces contacts).
Définir les notifications par défaut et verrouillées
Les paramètres de notification sont présentés sous forme de tableau, affichant les catégories et types de notification disponibles. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner la combinaison de canaux et de types souhaitée afin de la définir par défaut pour les nouveaux utilisateurs.
Lorsque vous cliquez sur une case à cocher, les options suivantes s’affichent :
Désactivée par défaut : Les utilisateurs ne recevront pas automatiquement ces types de notification, mais pourront s’y abonner.
Activée par défaut : Les utilisateurs recevront automatiquement ces types de notification, mais pourront s’en désabonner.
Désactivée et verrouillée : Les utilisateurs ne recevront pas automatiquement ces types de notification et ne pourront pas s’y abonner.
Activée et verrouillée : Les utilisateurs recevront automatiquement ces types de notification et ne pourront pas s’en désabonner.
Configurer la visibilité par défaut des notifications de la plateforme
Contrôlez la visibilité des renseignements de reconnaissance pour les utilisateurs au moyen des options suivantes :
Commentaires sur les reconnaissances (sélectionnez les options que vous souhaitez rendre disponibles pour votre organisation) :
Aucun : Les utilisateurs peuvent choisir de ne recevoir aucune notification concernant les commentaires sur les reconnaissances.
Mentions seulement : Les utilisateurs peuvent choisir de recevoir une notification uniquement lorsqu’une personne les mentionne dans un commentaire sur une reconnaissance.
Cette option est activée par défaut et ne peut pas être désactivée.
Tous : Les utilisateurs peuvent choisir de recevoir des notifications lorsque quelqu’un commente une reconnaissance qu’ils ont donnée ou reçue.
Option par défaut des commentaires sur les reconnaissances :
Sélectionnez l’option par défaut pour votre organisation. Cela détermine le type de notifications de commentaires que les utilisateurs recevront lorsqu’ils se connecteront pour la première fois.
Options de visibilité des reconnaissances d’autres personnes (sélectionnez les options que vous souhaitez rendre disponibles dans votre organisation) :
Aucune
Rapports directs : Uniquement les utilisateurs qui relèvent directement de vous si vous êtes gestionnaire.
Équipe : Comprend votre superviseur, toute personne relevant de votre superviseur et toute personne relevant directement de vous.
Mon cercle : Les personnes ajoutées à leur « Mon cercle »
Personnalisée : Notifications pour toute personne ayant des balises de métadonnées précises. Remarque : La sélection de cette option rendra TOUTES les métadonnées que vous importez ou créez au moyen du créateur de métadonnées visibles pour les utilisateurs finaux.
Tout le monde : Toutes les personnes de votre organisation.
Option par défaut des reconnaissances d’autres personnes :
Sélectionnez l’option par défaut pour votre organisation. Cela détermine quelles notifications de reconnaissances d’autres personnes seront automatiquement activées pour les utilisateurs lorsqu’ils se connecteront pour la première fois.
Options de visibilité des résumés de reconnaissances (sélectionnez les options que vous souhaitez rendre disponibles pour votre organisation) :
Aucune
Rapports directs : Uniquement les utilisateurs qui relèvent directement de vous si vous êtes gestionnaire.
Équipe : Comprend votre superviseur, toute personne relevant de votre superviseur et toute personne relevant directement de vous.
Mon cercle : Les personnes ajoutées à leur « Mon cercle ».
Personnalisée : Notifications pour toute personne ayant des balises de métadonnées précises.
Tout le monde : Toutes les personnes de votre organisation
Options par défaut des résumés de reconnaissances :
Sélectionnez l’option par défaut pour votre organisation. Cela détermine quels groupes d’utilisateurs seront automatiquement inclus dans les résumés de reconnaissances des utilisateurs lorsqu’ils se connecteront pour la première fois.
Cliquez sur « Enregistrer les modifications » après avoir configuré les paramètres de notification de votre organisation.
Bonnes pratiques en matière de notifications
Une gestion efficace des notifications est essentielle pour offrir une expérience utilisateur positive sur la plateforme Awardco. Tenez compte des bonnes pratiques suivantes lorsque vous configurez les paramètres de notification de votre entreprise :
Utilisez « Activée et verrouillée » avec parcimonie : Bien que l’option « Activée et verrouillée » permette aux administrateurs de contrôler les notifications essentielles, il est généralement préférable de l’utiliser avec parcimonie. Une restriction excessive des préférences de notification peut causer de la frustration chez les utilisateurs. Permettre aux utilisateurs de personnaliser leurs propres paramètres de notification favorise un sentiment de contrôle et garantit qu’ils reçoivent les renseignements qui les concernent sans se sentir submergés. Réservez l’option « Activée et verrouillée » aux communications véritablement essentielles et non négociables.
Assurez-vous que les modèles de courriel sont configurés pour les programmes de reconnaissance : Pour toute notification par courriel que vous souhaitez envoyer (par exemple, pour les reconnaissances reçues, les approbations ou les refus), il est impératif que les modèles de courriel correspondants soient configurés et associés à leurs programmes de reconnaissance respectifs. Si aucun modèle de courriel n’est précisé, le système ne pourra pas envoyer les notifications par courriel prévues et les utilisateurs ne recevront pas ces communications importantes. Lors de la création ou de la modification d’un programme, assurez-vous que le modèle de courriel approprié est sélectionné dans les paramètres du programme.
Notifications d’approbation initiales : La notification dans la plateforme pour les approbations sera désactivée par défaut. Vous devrez activer manuellement ce paramètre dans leurs préférences de notification si vous souhaitez recevoir ces alertes dans la plateforme.
