Cet article détaille comment examiner et traiter les approbations en attente pour les reconnaissances et les demandes de gains. La page des approbations mise à jour comprend des vues distinctes pour les soumissions, les approbations qui vous sont assignées et toutes les approbations en attente, ce qui facilite la révision des éléments appropriés à chaque étape.
- Accéder à la file d’attente des approbations en attente
- Approuver les reconnaissances internes et les demandes de gains
- Approuver les reconnaissances externes
- Notifications d’approbation
- Réaffectation des approbateurs
- Notes pour les approbateurs
Accéder à la file d’attente des approbations en attente
Pour commencer :
- Connectez-vous à votre compte.
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Cliquez sur l’icône de la cloche dans le menu de navigation supérieur, puis sélectionnez « Voir tout » sous Approvals en attente, ou sélectionnez « Approbations » dans le menu de navigation de gauche.
- Cette action vous dirigera vers une page affichant les reconnaissances que vous avez soumises et qui attendent une approbation.
- « Mes soumissions » affiche les approbations que vous avez soumises et comprend les colonnes Date, Statut, Type et Détails.
- « Mes approbations » affiche les éléments en attente de votre révision et comprend les colonnes Date, Soumis par, Type et Détails.
- « Toutes en attente » affiche toutes les approbations en attente dans l’organisation et comprend une colonne Niveau afin que les administrateurs puissent voir où en est un élément dans un flux d’approbation à plusieurs niveaux.
- L’onglet « Toutes en attente » est visible uniquement par les administrateurs.
- L’onglet « Nominations » affichera les nominations en attente que vous êtes chargé de réviser.
- L’onglet « Reconnaissances externes » reste disponible pour les reconnaissances externes en attente.
Si votre entreprise utilise le paiement des reconnaissances par carte de crédit, les reconnaissances approuvées qui nécessitent encore des informations de paiement apparaîtront dans l’onglet « Paiement en attente ». Cela permet de garder la page des approbations centrée sur les approbations tout en déplaçant le suivi des paiements dans un emplacement distinct.
Approuver les reconnaissances internes et les demandes de gains
- Cliquez sur une reconnaissance en attente pour voir ses informations détaillées.
- Reconnaissances internes : Examinez le message de reconnaissance, le nombre de points demandés et tout média joint. Si la reconnaissance a été envoyée via un programme avec le Guide de dons activé, l’interface d’approbation affichera le montant recommandé de points, les métriques spécifiques (par exemple, Impact, Effort) et les réponses sélectionnées par le donneur (par exemple, Impact élevé) pour aider les approbateurs à comprendre le contexte du montant attribué.
- Demandes de gains : Vérifiez le nombre de points demandés et la justification fournie.
- Budget : Le cas échéant, sélectionnez le budget approprié à partir duquel les points seront attribués.
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Approuver ou refuser :
- Cliquez sur « Approuver » pour accorder la reconnaissance et les points de récompense associés.
- Cliquez sur « Refuser » pour rejeter la reconnaissance. Si vous refusez une demande, fournissez une raison pour ce refus. Cette raison de refus sera enregistrée dans le journal des événements. De plus, la raison du refus peut être affichée dans l’email envoyé au soumetteur de la reconnaissance (« Reconnaissance refusée ») en utilisant la variable de modèle d’email ${{ResponseText}}$.
Si la reconnaissance ou la demande de gains nécessite un seul niveau d’approbation, elle sera traitée et envoyée au destinataire. Si plusieurs niveaux d’approbation sont requis, la demande sera acheminée vers la ou les files d’attente des approbations des approbateurs désignés suivants. Les super administrateurs ont accès à un bouton « Super Approuver » dans le menu déroulant d’action. Cliquer sur « Super Approuver » permettra de contourner les étapes d’approbation restantes et d’envoyer immédiatement la reconnaissance au destinataire.
Approuver les reconnaissances externes
Les reconnaissances externes proviennent de clients, fournisseurs, partenaires ou autres tiers via les Programmes de reconnaissance externes et doivent être approuvées avant publication.
- Dans l’onglet « Approbations », sélectionnez la section « Reconnaissances externes » pour voir toutes les reconnaissances externes en attente.
- Cliquez sur une reconnaissance externe en attente pour examiner ses détails, y compris le message de reconnaissance, les informations du soumetteur et les points de récompense suggérés. Si des points de récompense sont suggérés, vérifiez que les points respectent le budget autorisé désigné.
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Approuver ou refuser :
- Cliquez sur « Approuver » pour accorder la reconnaissance et les points de récompense (le cas échéant). La reconnaissance apparaîtra alors dans le fil social public.
- Cliquez sur « Refuser » pour rejeter la reconnaissance. Si vous refusez une demande, fournissez une raison pour ce refus. Veuillez noter que ce message ne sera visible que dans le journal des événements dans les rapports et ne sera pas affiché au soumetteur original de la reconnaissance.
Awardco Intelligence : Filtrage par IA pour les reconnaissances externes
Lorsqu’elle est activée, Awardco Intelligence améliore le processus d’approbation des reconnaissances externes en intégrant un filtrage alimenté par l’IA. Avant d’atteindre les approbateurs humains, les reconnaissances passent par trois étapes :
- Modération : L’IA identifie automatiquement et bloque les contenus nuisibles ou inappropriés. Ces reconnaissances n’apparaîtront pas dans la file d’attente des approbations.
- Analyse de sentiment : L’IA analyse le ton et l’intention de la reconnaissance, fournissant une recommandation pour approuver, refuser ou examiner davantage la soumission.
- Filtrage HIPAA : Les reconnaissances contenant potentiellement des identifiants liés à la santé sont signalées pour révision. Il existe également une option pour utiliser l’IA afin de masquer les informations identifiantes.
Les suggestions générées par l’IA seront visibles dans l’interface d’approbation pour guider les approbateurs. Toutefois, toutes les décisions finales d’approbation restent de la responsabilité des examinateurs humains. Pour obtenir de l’aide concernant la configuration de cette fonctionnalité, veuillez contacter votre administrateur Awardco.
Notifications d’approbation
Les approbateurs reçoivent habituellement des alertes par courriel pour les reconnaissances ou demandes de gains nécessitant une approbation. Sinon, vérifiez les paramètres du programme de Reconnaissance ou de Gains.
Réaffectation des approbateurs
Si vous partez en vacances ou si une approbation vous a été attribuée par erreur, vous pouvez facilement la réaffecter à un nouvel approbateur ou à un groupe d’approbateurs. Suivez simplement ces étapes :
- Connectez-vous à votre compte et accédez à votre file d’attente des approbations.
- Cliquez sur l’onglet « Toutes en attente ».
- Repérez la reconnaissance ou la demande de gains en attente que vous souhaitez réaffecter.
- Cliquez sur l’icône à trois points empilés (menu Actions) à côté de l’approbation.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez « Modifier les approbateurs ».
- Dans la fenêtre contextuelle, utilisez la barre de recherche pour sélectionner les noms du ou des nouveaux approbateurs dans la liste. Vous pouvez choisir plusieurs approbateurs si nécessaire.
- (Optionnel) Ajoutez une note dans le champ de texte fourni expliquant pourquoi vous réaffectez les approbateurs. Veuillez noter : ceci est une note interne et ne sera visible que par d’autres administrateurs et approbateurs ayant accès aux détails de l’approbation.
- Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer la réaffectation.
La reconnaissance ou la demande de gains apparaîtra désormais dans la file d’attente d’approbation du ou des nouveaux approbateurs assignés.
Note : Si vous ne voyez pas l’option « Modifier les approbateurs » disponible, veuillez en discuter avec votre administrateur Awardco interne. Il devra activer la permission « Modifier les approbateurs » pour votre type de rôle.
Notes pour les approbateurs
- Si le superviseur d’un utilisateur quitte l’entreprise, les reconnaissances ou demandes de gains en attente peuvent être redirigées vers le nouveau superviseur. Contactez votre CSM ou l’équipe CSM technique pour activer cette fonctionnalité.
- Pour les reconnaissances externes soumises via des liens personnalisés pour les utilisateurs, les superviseurs directs peuvent approuver les reconnaissances pour leurs subordonnés directs. Assurez-vous que l’option « Assigner un superviseur pour approuver pour les subordonnés directs » est activée dans les paramètres du programme de reconnaissance externe.
- Awardco Intelligence peut fournir une assistance précieuse dans le processus d’approbation des reconnaissances externes en offrant une analyse de sentiment et une modération de contenu. Vous pouvez activer cette fonctionnalité dans les paramètres du programme externe sous l’onglet « Paramètres ».
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.