Avec Bulk Email Builder, vous pouvez, en tant qu’administrateur, envoyer des courriels en masse pour des déploiements de programmes, des rappels personnalisés, des annonces et plus encore, sans avoir besoin d’une reconnaissance en masse. L’envoi de courriels avec cet outil ne créera aucune reconnaissance, ce qui permet aux données de reconnaissance de refléter des indicateurs plus précis. Consultez l’article ci-dessous pour obtenir des instructions sur l’accès à Bulk Email Builder, l’envoi d’un courriel en masse et la gestion de la file d’attente des courriels en masse.
Remarque – Tout courriel envoyé avec cet outil devra être classé selon le type de courriel « Bulk Email », « Point Balance Reminder » ou « Recognition Reminder »; aucun autre type de courriel ne sera accepté par le générateur. Consultez l’article sur l’éditeur simplifié des modèles de courriels pour obtenir plus d’informations sur la création d’un courriel en masse.
- Accéder à Bulk Email Builder
- Envoyer un courriel en masse
- Gérer la file d’attente des courriels en masse
Accéder à Bulk Email Builder
Pour accéder à Bulk Email Builder :
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Recognition », puis sur « Queues ».
- Cliquez sur l’onglet « Bulk Email ».
Envoyer un courriel en masse
Commencez par sélectionner le bouton Schedule Bulk Email. Suivez les étapes ci-dessous pour configurer le courriel en masse :
- Send Date – Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez envoyer le courriel.
- Send Time – Sélectionnez l’heure à laquelle vous souhaitez envoyer le courriel. Le fuseau horaire sera déterminé en fonction de l’emplacement indiqué par votre navigateur Internet. Si l’heure est déjà passée, le courriel sera envoyé au début de l’heure suivante après la soumission.
- To – Saisissez des métadonnées ou les noms individuels des destinataires du courriel. Si vous envoyez un courriel à une longue liste d’utilisateurs, copiez-collez une liste d’identifiants d’employés ou d’adresses courriel dans ce champ. Cochez la case à côté de « Send to Everyone » pour envoyer le courriel à toutes les personnes inscrites dans le fichier d’utilisateurs de votre organisation. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs de métadonnées et noms d’utilisateurs, au besoin.
- Si plusieurs valeurs de métadonnées de la même catégorie sont sélectionnées, la logique considérera qu’il s’agit d’une condition « ou ». Par exemple, le courriel sera envoyé à tout utilisateur portant l’étiquette « VP » ou « Manager » dans le champ de métadonnées #Title. En revanche, si vous sélectionnez plusieurs valeurs de métadonnées provenant de catégories différentes, la logique considérera qu’il s’agit d’une condition « et ». Par exemple, le courriel sera envoyé à tout utilisateur portant l’étiquette « Employee » dans le champ de métadonnées #Title et l’étiquette « Part-time » dans le champ de métadonnées #Job Group.
- Email Template – Indiquez le modèle de courriel qui sera utilisé en sélectionnant le nom d’un modèle dans le menu déroulant. Consultez les modèles de courriels disponibles en cliquant sur le lien Manage Email Templates. Notez que tout modèle de courriel envoyé avec Bulk Email Builder doit être catégorisé selon le type de courriel « Bulk Email », « Point Balance Reminder » ou « Recognition Reminder »; aucun autre type de courriel ne fonctionnera. Utilisez l’éditeur simplifié des modèles de courriels pour créer un modèle de courriel en masse.
Cliquez sur « Preview Email » pour voir ce que le destinataire recevra. Cliquez sur « Next » lorsque vous êtes satisfait des paramètres du courriel en masse, vérifiez les détails, puis sélectionnez « Schedule Bulk Email ».
Gérer la file d’attente des courriels en masse
Les prochains courriels à envoyer apparaîtront dans l’onglet Pending, et les courriels déjà livrés apparaîtront dans l’onglet Sent. L’onglet « Sent » vous permettra de voir à quel moment un courriel a été envoyé et à qui ou à quelle adresse courriel.
Vous pourrez également consulter les erreurs qui ont pu se produire au moment prévu pour l’envoi d’un courriel. Si un courriel n’a pas été envoyé à un utilisateur parce qu’aucune adresse courriel n’était associée à son nom, vous devrez mettre à jour ses renseignements dans l’onglet Users ou lors du prochain téléversement du fichier d’utilisateurs. Une fois les renseignements mis à jour, cliquez sur « Retry All Errors » pour renvoyer immédiatement le courriel. Veillez à mettre à jour les téléversements ultérieurs du fichier d’utilisateurs avec toute adresse courriel manquante si vous choisissez de mettre à jour les renseignements de l’utilisateur dans l’onglet Users.
Supprimez les courriels en attente en cochant la case à gauche du courriel, puis en cliquant sur « Delete ».
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le soutien aux administrateurs d’Awardco.