Gestion des paramètres des profils d’utilisateur

Les profils d’utilisateur offrent un espace central permettant aux employés de personnaliser leur présence et d’établir des liens au sein de la plateforme. En tant qu’administrateur Awardco, vous disposez de contrôles clés pour façonner cette expérience, en veillant à ce qu’elle respecte les politiques de votre entreprise et favorise l’engagement. En gérant efficacement les paramètres et les widgets dans l’administration des profils d’utilisateur, vous pouvez créer une expérience utile et stimulante pour vos employés, en favorisant les liens et un plus grand sentiment d’appartenance au sein de votre organisation. Cet article vous guidera à travers les paramètres disponibles pour gérer les profils d’utilisateur.

Consultez l’article de soutien « Votre guide des profils d’utilisateur » pour obtenir de l’information sur les vues des profils d’utilisateur destinées aux utilisateurs.

1. Accéder aux paramètres des profils d’utilisateur
2. Onglet Paramètres
   • Champs du profil
   • Informations d’identification de l’utilisateur
3. Onglet Widgets
   • Widget « À propos de moi »
     • Ajouter des sections
     • Ajouter des champs
     • Gérer les sections et les champs
     • Publier et dépublier le widget « À propos de moi »
     • Invite à compléter le profil
     • Enregistrer et ignorer les modifications
   • Insignes de réussite
   • Reconnaissances
4. Bonnes pratiques et éléments à prendre en compte
5. Foire aux questions

Accéder aux paramètres des profils d’utilisateur

Pour accéder aux paramètres d’administration des profils d’utilisateur :

1. Ouvrez une session dans votre compte.
2. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Administrateur au bas du menu de navigation de gauche.
3. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Utilisateurs », puis sur « Profils ».

Vous verrez maintenant deux onglets : Paramètres et Widgets.

Onglet Paramètres

Champs du profil

Cette section de l’onglet Paramètres, dans la section d’administration des profils d’utilisateur, vous permet de gérer la politique d’utilisation. Cette page contrôle les champs d’information personnelle qui sont visibles et/ou modifiables par les employés dans leur profil. Vous pouvez :

• Définir la visibilité par défaut : déterminer si un champ est public ou privé par défaut pour tous les utilisateurs.
• Autoriser la modification par l’utilisateur : permettre aux employés de modifier la valeur de certains champs d’information personnelle (p. ex., numéro de téléphone, adresse courriel secondaire).
• Activer le contrôle de la visibilité par l’utilisateur : permettre aux utilisateurs de modifier la visibilité de leurs informations entre public et privé.

Remarque : certains paramètres de modification et de visibilité sont contrôlés par le système et ne peuvent pas être modifiés.

Remarque importante concernant la visibilité des adresses courriel : verrouiller la visibilité d’une adresse courriel principale ou secondaire à « ne pas afficher » s’applique uniquement aux profils d’utilisateur. Si votre entreprise a choisi d’afficher les adresses courriel dans d’autres sections de la plateforme (p. ex., la recherche de métadonnées ou les rapports des gestionnaires), ces paramètres ne seront pas modifiés.

Éléments clés à prendre en compte :

• Tenez compte des politiques de confidentialité des données de votre entreprise lorsque vous déterminez la possibilité de modifier les informations personnelles et leur visibilité par défaut.
• Les modifications effectuées ici auront une incidence sur les informations que les employés peuvent voir et éventuellement modifier dans le widget Informations personnelles de leur onglet À propos.

Informations d’identification de l’utilisateur

Sélectionnez les informations qui s’affichent sous le nom d’un utilisateur dans les profils et les résultats de recherche. Cela facilite l’identification des personnes dans la plateforme. Utilisez les menus déroulants Métadonnées pour sélectionner les valeurs de métadonnées (comme le service ou l’emplacement) qui s’afficheront à côté des noms des employés dans les résultats de recherche de la plateforme. Cela aide les utilisateurs à identifier le bon destinataire grâce aux informations pertinentes du fichier de l’utilisateur. Assurez-vous que les métadonnées sont incluses dans le fichier de l’utilisateur pour utiliser cette fonctionnalité.

Onglet Widgets

L’onglet Widgets vous permet de gérer les différents widgets qui apparaissent dans les profils d’utilisateur. 

Widget « À propos de moi »

Remarque : le widget « À propos de moi » n’est pas activé ni publié par défaut. Cette section vous guidera dans l’ajout et la modification des champs de profil dans le widget « À propos de moi », et la section « Publier et dépublier le widget “À propos de moi” » vous montrera comment rendre vos modifications accessibles.

Pour commencer à modifier les éléments de la section « À propos de moi », cliquez sur le nom « À propos de moi ». Dans la page d’administration À propos de moi, vous pouvez personnaliser les sections et les champs que les employés peuvent remplir dans leur onglet À propos.

Ajouter des sections

Les sections servent à organiser les champs À propos de moi, ce qui permet aux employés de parcourir et de comprendre plus facilement les catégories d’information. Pour ajouter une nouvelle section :

1. Cliquez sur « Ajouter une section ».
2. Saisissez un nom pour la section (100 caractères maximum). 
3. Cliquez sur « Suivant ».
4. Vous pouvez ajouter des champs à cette section dans cette fenêtre (consultez la section Ajouter des champs de cet article) ou cliquer sur « Terminé ».

Ajouter des champs

Les champs sont les invites ou questions individuelles de chaque section auxquelles les employés peuvent répondre. Vous pouvez ajouter deux types de champs :

Champs standard

Il s’agit de champs prédéfinis créés par Awardco. Ils sont destinés aux informations courantes qui pourraient être utilisées dans de futures améliorations de la plateforme (p. ex., le processus de reconnaissance, les recommandations de points à dépenser et les groupes communautaires). Vous ne pouvez pas modifier le nom des champs standard, signalés par une icône de verrouillage. Pour ajouter un champ standard :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter des champs » dans une section (ou sur l’icône + au haut de la section).
2. Trouvez le champ standard souhaité dans la fenêtre modale.
3. Cliquez sur « Ajouter ».
4. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des champs standard, sélectionnez « Terminé ».

Champs personnalisés

Il s’agit de champs que vous créez vous-même. Actuellement, les champs personnalisés sont limités à la saisie de texte, avec une longueur de réponse maximale de 150 caractères. Cela favorise les réponses concises, composées d’un seul mot ou limitées. Pour ajouter un champ personnalisé :

1. Cliquez sur le bouton « Ajouter des champs ».
2. Faites défiler la fenêtre modale jusqu’au bas et cliquez sur « Ajouter un champ personnalisé ».
3. Dans la nouvelle fenêtre contextuelle, saisissez un nom pour votre champ personnalisé (100 caractères maximum).
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Gérer les sections et les champs

• Réorganiser : vous pouvez réorganiser les champs d’une section en cliquant sur l’icône à six points à côté du nom du champ et en la faisant glisser. Vous pouvez réorganiser les sections en cliquant sur l’icône à six points à côté du nom de la section et en la faisant glisser.
• Modifier : pour modifier le nom d’un champ non standard ou d’une section, cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de celui-ci. Les champs standard ne peuvent pas être modifiés.
• Supprimer : pour supprimer un champ ou une section, cliquez sur l’icône de corbeille.
  • Important : la suppression d’un champ ou d’une section supprimera définitivement toutes les données que les employés ont déjà saisies dans ces champs. Une fenêtre modale d’avertissement s’affichera pour confirmer cette action.

Publier et dépublier le widget « À propos de moi »

Lorsque la mise en forme du widget À propos de moi vous convient, cliquez sur « Publier » au haut de la page d’administration. Si vous souhaitez dépublier le widget « À propos de moi », cliquez sur « Dépublier le widget ». 

• Lorsque le widget est publié, un indicateur Activé et un bouton Dépublier le widget s’affichent.
• Lorsque le widget est dépublié, un indicateur Désactivé et un bouton Publier le widget s’affichent.

Invite à compléter le profil

Lorsque la question de profil « Comment souhaitez-vous être reconnu? » est activée, les utilisateurs qui n’y ont pas répondu peuvent voir une invite sur la page du lien de reconnaissance. Il s’agit de la page que les utilisateurs ouvrent lorsqu’ils sélectionnent « Voir la reconnaissance » à partir d’un message courriel, Slack, Teams ou SMS.

L’invite s’affiche uniquement lorsque le widget Profil d’utilisateur est activé et que la question est activée. Il ne s’agit pas d’un widget distinct. Une fois qu’un utilisateur a répondu à la question, l’invite ne s’affiche plus. Les utilisateurs ne peuvent pas fermer l’invite sans y répondre. Il s’agit actuellement de la seule question de profil utilisée pour cette invite.

Pour empêcher l’affichage de l’invite, supprimez la question du widget Profil d’utilisateur. Avant de supprimer le champ, consultez l’avertissement de la section Gérer les sections et les champs : la suppression d’un champ supprime définitivement les informations saisies par les employés.

Enregistrer et ignorer les modifications

Les modifications apportées au widget À propos de moi ne sont pas accessibles tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Enregistrer les modifications au bas de l’écran. Ce bouton s’affiche uniquement lorsqu’il y a des modifications non enregistrées.

Si vous souhaitez annuler des modifications non enregistrées, cliquez sur le bouton Ignorer les modifications pour rétablir le dernier état enregistré du widget.

Insignes de réussite

Pour vous aider à célébrer les étapes importantes des employés, la plateforme offre deux types distincts d’insignes : les insignes de programme et les insignes de plateforme. Bien qu’ils apparaissent tous deux dans les profils d’utilisateur, ils sont gérés différemment et déclenchés par des comportements différents.

Vous trouverez les commandes des insignes de réussite dans la section Administrateur > Utilisateurs > Profils d’utilisateur, sous l’onglet Widgets, dans une section intitulée « Insignes de réussite ». Les insignes que vous pouvez configurer sur cette page sont les suivants :

• Première reconnaissance envoyée :
  • Les utilisateurs obtiennent automatiquement cet insigne après avoir envoyé leur première reconnaissance.
  • Aucun « état vide » ne s’affiche avant son obtention et aucune notification n’est envoyée lorsqu’il est obtenu. Les utilisateurs l’obtiennent simplement en envoyant leur première reconnaissance.
• Nombre total de reconnaissances envoyées :
  • Les utilisateurs obtiennent les niveaux de cet insigne lorsqu’ils atteignent des étapes de reconnaissance.
  • Les niveaux sont les suivants :
    • Bronze : 10 reconnaissances
    • Argent : 25 reconnaissances
    • Or : 50 reconnaissances
    • Platine : 100 reconnaissances
    • Diamant : 250 reconnaissances
  • Décompte des reconnaissances : le décompte de cet insigne est fondé sur les reconnaissances uniques, ce qui signifie que :
    • Les reconnaissances de groupe (envoyées à plusieurs personnes, qu’elles soient publiques, privées ou mixtes) comptent comme une seule reconnaissance, quel que soit le nombre de personnes incluses.
    • Les reconnaissances planifiées et les reconnaissances Encore comptent également comme une seule reconnaissance, conformément à la même règle des reconnaissances uniques.
    • Les reconnaissances en file d’attente (p. ex., celles téléversées dans la section Files d’attente, les commentaires du livre de souvenirs ou les reconnaissances automatisées) ne comptent pas pour cet insigne.

Vous pouvez facilement suivre les moments où les utilisateurs obtiennent des insignes grâce au nouveau rapport des insignes obtenus, accessible sous Administrateur > Rapports > Insignes obtenus. Ce rapport affiche les informations personnelles de la personne qui a obtenu l’insigne, l’insigne obtenu ainsi que la date et l’heure auxquelles elle l’a obtenu. Il comprend des commandes de rapport standard, comme le filtrage et l’affichage des colonnes.

Précisions sur les insignes

• Terminologie : les « insignes de réussite de programme » désignent les insignes obtenus grâce aux programmes de reconnaissance et de gains. Les « insignes de réussite de la plateforme » désignent précisément les insignes « Première reconnaissance envoyée » et « Nombre total de reconnaissances envoyées » qui suivent les niveaux de reconnaissance.
• Désactivation des insignes :
  • Si les insignes de réussite sont désactivés, ils n’apparaîtront plus dans les profils d’utilisateur.
  • Si un programme qui comportait un insigne de programme est archivé, l’insigne de programme restera dans le profil.
  • Si un insigne est retiré d’un programme, l’insigne de programme associé sera retiré des profils d’utilisateur.
• Expiration des insignes : les insignes n’expirent pas. Les insignes de réussite persistent tant que leurs boutons d’activation respectifs demeurent activés. Les insignes de programme restent tant que le programme auquel ils sont associés est actif ou archivé.
• Déploiement automatique (utilisateurs d’Awardco 2.0) : pour les utilisateurs d’Awardco 2.0, les insignes de réussite seront automatiquement activés. Un processus de rétroremplissage sera effectué, ce qui signifie que les utilisateurs qui satisfont déjà aux critères du nombre total de reconnaissances envoyées (p. ex., 10 reconnaissances envoyées) recevront automatiquement l’insigne correspondant (p. ex., Bronze). De même, les utilisateurs qui ont envoyé leur première reconnaissance recevront l’insigne Première reconnaissance envoyée.
• Date d’obtention des insignes existants : lorsque la fonctionnalité Insignes de réussite est activée pour la première fois, la « date d’obtention » des insignes obtenus précédemment correspondra à la date d’activation de la fonctionnalité. Par la suite, une fois la fonctionnalité activée, toutes les nouvelles dates d’obtention seront exactes.
• Insigne Première reconnaissance pour les utilisateurs ayant reconnu quelqu’un auparavant : actuellement, il n’est pas possible d’empêcher les utilisateurs qui ont déjà envoyé une reconnaissance d’obtenir automatiquement l’insigne Première reconnaissance envoyée lorsque la fonctionnalité est activée. Si cette fonctionnalité est souhaitée, elle devrait être consignée dans Pendo aux fins d’examen.

Reconnaissances

• Télécharger les reconnaissances : permet aux utilisateurs de télécharger un fichier CSV des reconnaissances qu’ils ont données ou reçues. Cette option apparaîtra dans l’onglet Reconnaissances du profil d’un utilisateur, au-dessus du fil de reconnaissances.

Bonnes pratiques et éléments à prendre en compte

• Encouragez l’utilisation des champs standard : l’utilisation des champs standard permettra de tirer parti d’éventuelles améliorations et intégrations futures au sein de la plateforme.
• Planifiez soigneusement vos sections et vos champs : tenez compte des informations que vous souhaitez recueillir et de la meilleure façon de les organiser pour les employés.
• Soyez attentif à l’expérience utilisateur : évitez de créer un nombre trop élevé de champs ou des champs qui pourraient être perçus comme trop personnels, car cela pourrait décourager les employés de remplir leur profil.
• Communiquez les modifications : informez les employés de l’ajout de nouvelles sections ou de nouveaux champs au widget À propos de moi.
• Comprenez l’incidence de la suppression des champs : assurez-vous de comprendre les conséquences de la suppression des champs, car elle entraînera la perte des données fournies par les utilisateurs.
   

Foire aux questions

Où puis-je gérer les paramètres des profils d’utilisateur ?

• Accédez à Administrateur > Utilisateurs > Profils. Utilisez l’onglet Paramètres pour gérer les champs du profil, la visibilité, les autorisations de modification et les informations d’identification. Utilisez l’onglet Widgets pour gérer les widgets de profil tels que les widgets « À propos de moi », « Insignes de réussite » et « Reconnaissances ». Dans le widget « À propos de moi », vous pouvez modifier les sections et les champs. 

Comment contrôler ce que les utilisateurs peuvent voir ou modifier dans leur profil ?

• Dans l’onglet Paramètres, utilisez les Champs du profil pour définir la visibilité par défaut d’un champ et, lorsque cette option est disponible, permettre aux utilisateurs de modifier sa visibilité ou sa valeur. Certains contrôles sont gérés par le système et ne peuvent donc pas être modifiés. Par exemple, les utilisateurs ne peuvent pas modifier leur date d’embauche ou leur date de naissance dans Mon compte.

Pourquoi mes modifications apportées à la section À propos de moi ne s’affichent-elles pas dans les profils ?

• Après avoir effectué des modifications dans les paramètres du widget « À propos de moi », cliquez sur Enregistrer les modifications. Si le widget est dépublié, cliquez sur Publier pour le rendre visible dans les profils d’utilisateur. Vous pouvez vérifier s’il est publié en consultant l’état du widget dans l’onglet Widgets.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le service de soutien aux administrateurs d’Awardco.