La gestion de reconnaissances monétaires importantes, telles que les récompenses de fin d’année ou d’appréciation des employés, nécessite de s’assurer que le compte de remboursement est suffisamment financé afin d’éviter toute interruption. Le préfinancement permet aux administrateurs d’ajouter des fonds à l’avance pour un programme, un budget ou un groupe de métadonnées spécifique, garantissant ainsi que toutes les récompenses sont distribuées sans accroc, même pendant les périodes de forte affluence. Cela garantit également que vous ne serez pas facturé deux fois pour ces points. Cet article vous guidera à travers les étapes pour demander une facture et gérer efficacement le processus de préfinancement.
Note : Cet article s’applique à tous les clients n’utilisant pas la méthode de facturation « Gérée par le client ».
Pourquoi préfinancer ?
Le préfinancement offre plusieurs avantages clés :
- Éviter les interruptions de programme : garantit que le compte de remboursement est suffisamment financé pour couvrir l’augmentation des dépenses des utilisateurs en points.
- Processus de récompense fluide : en ajoutant des fonds à l’avance, les administrateurs peuvent s’assurer que toutes les récompenses sont émises rapidement sans attendre de paiements supplémentaires.
- Options de financement flexibles : les fonds peuvent être ajoutés directement via la plateforme par ACH ou carte de crédit. Ils peuvent également être envoyés en dehors de la plateforme par ACH/virement bancaire et chèque papier.
- Amélioration des rapports et de la budgétisation : le préfinancement de programmes spécifiques aide à maintenir des registres financiers plus clairs. Des budgets séparés pour les grands programmes comme les récompenses de fin d’année ou d’appréciation des employés simplifient le suivi financier et la production de rapports.
Comment préfinancer une grande récompense
Accéder à la page de facturation
Suivez ces étapes pour accéder à la page de facturation :
- Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation gauche.
- Sélectionnez « Finance », puis « Facturation » dans le menu de navigation gauche.
Demander une facture pour le préfinancement
L’étape clé du processus de préfinancement est la demande de facture. Suivez ces étapes :
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Accédez à l’onglet Factures et cliquez sur Demander une facture.
- Entrez le montant demandé sur la facture. Ce montant doit refléter le total prévu pour le programme de récompenses à préfinancer.
- Indiquez si la facture est pour un préfinancement :
- Si oui, sélectionnez le programme, le budget ou le groupe de métadonnées à préfinancer/dont proviendront les points attribués.
- Remplissez les détails requis :
- Adresse courriel : la confirmation de la facture sera envoyée ici.
- Numéro de bon de commande : ajoutez toute référence interne ou identifiant à des fins organisationnelles, si applicable.
- Notes : incluez les détails ou raisons pertinents pour la facture.
- Vérifiez la répartition du paiement et cliquez sur Soumettre la demande.
Une fois soumise, un avis de confirmation sera reçu, et la facture sera traitée et envoyée dans un délai de 24 à 48 heures ouvrables.
Surveiller la disponibilité des fonds
Une fois la facture traitée, les fonds apparaîtront dans la ligne Dépôts de la section Résumé des financements sur la page de facturation.
- Les fonds ajoutés par carte de crédit sont disponibles instantanément, bien qu’une frais de traitement s’applique.
- Les paiements ACH n’entraînent pas de frais, mais prennent de 3 à 5 jours ouvrables à traiter. Il est important d’en tenir compte lors du préfinancement de grands programmes pour éviter les retards.
- Le suivi du préfinancement commence le mois où le paiement est reçu. Par exemple, si un programme de fin d’année est préfinancé le 15 décembre, le suivi inclura tout le préfinancement dans le budget des fêtes depuis le 1er décembre.
Ajouter des points au compte de l’entreprise
Il faut maintenant ajouter un nombre de points égal au montant des fonds déposés dans le compte de l’entreprise. Pour ce faire :
- Cliquez sur Ajouter des points sur la page de facturation.
- Entrez le nombre de points désiré (égal au montant des fonds déposés).
- Entrez une note et cliquez sur Ajouter des points.
- Sélectionnez Confirmer.
Les points déposés apparaissent dans la ligne Compte de l’entreprise du Résumé des points. Vous pouvez allouer ces points aux budgets selon les besoins. Consultez l’article Gestion des budgets pour des instructions détaillées.
Conseils supplémentaires
- Créer des budgets et/ou programmes séparés : pour les grands programmes, tels que les primes de fin d’année ou les récompenses d’appréciation des employés, envisagez de créer un budget et/ou un programme dédié. Cela permet un reporting plus clair et un suivi plus facile des fonds.
- Planifier à l’avance : pour les périodes de forte distribution de récompenses, comme la saison des fêtes, préfinancez le compte bien à l’avance afin d’éviter d’éventuels retards dans la distribution des récompenses.
- Surveiller les soldes du compte de remboursement : vérifiez régulièrement le solde du compte de remboursement sur la page de facturation pour assurer le bon fonctionnement des programmes de reconnaissance.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.