Le sommaire de reconnaissance est conçu pour aider les employés à rester informés des activités de reconnaissance au sein de groupes précis sans recevoir un flot constant de notifications individuelles par courriel. Ce courriel récapitulatif hebdomadaire réduit l’encombrement des notifications tout en veillant à ce que les activités importantes ne soient pas manquées, ce qui est particulièrement avantageux pour les utilisateurs des grandes organisations. Cet article vous guidera à travers les étapes administratives nécessaires pour configurer les options disponibles du sommaire et expliquera comment les employés s’y abonnent.
- Qu’est-ce que le sommaire de reconnaissance?
- Comment le configurer (configuration administrateur)
- Comment les employés s’abonnent au sommaire (expérience utilisateur)
Qu’est-ce que le sommaire de reconnaissance?
Le sommaire de reconnaissance est un courriel récapitulatif hebdomadaire qui regroupe toutes les reconnaissances reçues par un groupe de personnes sélectionné au cours des sept jours précédents.
Voici les détails clés et ce que le courriel fournit :
- Envoi : Le sommaire est envoyé par courriel seulement.
- Fréquence et heure : Il est envoyé tous les vendredis matin à 7 h, heure de l’Est (HE).
- Période : Il couvre les activités des sept jours complets précédents (p. ex., du vendredi à 7 h 01 au vendredi suivant à 7 h HE).
- Contenu : Le courriel contient un résumé des reconnaissances reçues par les autres membres du groupe auquel vous êtes abonné. Il n’inclut pas les reconnaissances que vous avez reçues.
- Reconnaissances privées : Les reconnaissances privées sont incluses dans un total distinct séparé dans le courriel.
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Format du courriel : Le courriel fournit un aperçu clair et simple comprenant :
- Le nombre total de toutes les reconnaissances de la semaine.
- La liste des reconnaissances présentant chaque reconnaissance.
- Un lien direct pour chaque entrée, permettant à l’utilisateur d’accéder directement à la plateforme pour consulter tous les détails
Comment le configurer (configuration administrateur)
En tant qu’administrateur, vous déterminez les options d’abonnement — ou options de visibilité — offertes à vos utilisateurs pour le sommaire de reconnaissance. Si aucune option n’est configurée, les utilisateurs ne pourront pas s’abonner au sommaire.
Configuration étape par étape
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Plateforme.
- Cliquez sur Notifications, puis sur « Paramètres de notification ».
- Ouvrez la catégorie « Reconnaissance » et faites défiler vers le bas jusqu’à l’option de notification Sommaire de reconnaissance.
- Sélectionnez les options de visibilité du sommaire de reconnaissance que vous souhaitez rendre accessibles à votre organisation :
- Aucune
- Subordonnés directs
- Équipe
- Mon cercle
- Tout le monde
- Personnalisée (selon des étiquettes de métadonnées précises)
- Cliquez sur Enregistrer les préférences.
- Ensuite, déterminez si le sommaire de reconnaissance doit être activé par défaut en sélectionnant la case à cocher à droite de l’option Sommaire de reconnaissance, sous la colonne Courriel. Les options comprennent :
- Désactivé par défaut : Les utilisateurs ne recevront pas automatiquement le sommaire de reconnaissance, mais pourront s’y inscrire.
- Activé par défaut : Les utilisateurs recevront automatiquement le sommaire de reconnaissance, mais pourront s’en désabonner.
- Désactivé et verrouillé : Les utilisateurs ne recevront pas automatiquement le sommaire de reconnaissance et ne pourront pas s’y inscrire.
- Activé et verrouillé : Les utilisateurs recevront automatiquement le sommaire de reconnaissance et ne pourront pas s’en désabonner.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications au bas de la page.
Comment les employés s’abonnent au sommaire (expérience utilisateur)
Une fois les options de visibilité configurées, les employés peuvent s’abonner au sommaire dans leurs paramètres de notification.
- Connectez-vous à leur compte.
- Cliquez sur leur photo de profil (ou leur nom) dans la barre de navigation supérieure.
- Sélectionnez Mon profil > Paramètres > Notifications.
- Sous la colonne Courriel et la ligne Sommaire de reconnaissance, ils devront :
- Cocher la case pour activer le sommaire par courriel.
- Utiliser le menu déroulant pour sélectionner le groupe (p. ex., Équipe, Mon cercle, Tout le monde) pour lequel ils souhaitent recevoir le résumé hebdomadaire.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le soutien aux administrateurs d’Awardco.