Créer et gérer des sondages d’engagement

Notre fonctionnalité de sondages d’engagement est un outil puissant pour recueillir régulièrement des commentaires exploitables de votre personnel. Elle vous permet d’évaluer rapidement le sentiment des employés et de suivre les tendances au fil du temps. Cette approche continue des commentaires vous aide à prendre des décisions fondées sur les données qui favorisent un milieu de travail positif et mobilisé.

Dans ce guide, nous vous expliquerons comment configurer un sondage d’engagement récurrent, utiliser une bibliothèque de questions standard, planifier la fréquence de distribution et gérer le sondage actif.

Remarque : Pour connaître le point de vue d’un utilisateur frontal, consultez l’article Répondre aux sondages.

1. Accéder à l’outil Sondages
2. Créer un sondage d’engagement
   • Informations sur le sondage
   • Questions
     • Sections du sondage
   • Participants et récompense
   • Planification
   • Communication
3. Finaliser et publier votre sondage
4. Gérer les sondages
5. Configurer les rappels de sondage
6. Partager des sondages manuellement
7. Consulter les résultats du sondage
8. Bonnes pratiques pour les sondages d’engagement
9. FAQ

Accéder à l’outil Sondages

Remarque : Avant de continuer, assurez-vous de disposer des autorisations « Modification des sondages » et « Résultats des sondages ». Sinon, vous ne pourrez pas accéder à l’outil Sondages.

Pour accéder à l’outil Sondages d’engagement :

1. Connectez-vous à votre plateforme de reconnaissance.
2. Sélectionnez « Sondages » sous « Engagement » dans le menu de navigation de gauche.

Créer un sondage d’engagement

Pour commencer, cliquez sur le bouton « Créer un sondage », puis sélectionnez l’option « Engagement ».

Les sondages d’engagement sont configurés à l’aide de cinq onglets principaux : Général, Participants et récompense, Questions, Planification et Communication.

Informations sur le sondage

Remplissez les informations de base de votre sondage d’engagement :

• Nom du sondage : Le titre que les participants verront.
• Description : Un bref aperçu de l’objectif du sondage.
• Image : (Facultatif) Téléversez une image pour personnaliser l’apparence.
• Description détaillée : (Facultatif) Fournissez plus de détails au besoin.
• Note de fin : Le message affiché dans le fil social une fois le sondage terminé.
• Anonymat : Pour les sondages d’engagement, les réponses sont toujours confidentielles afin de protéger la vie privée des participants. Ce champ ne peut pas être modifié.
  • Pour obtenir des renseignements détaillés sur le traitement des données, consultez l’Énoncé sur les droits relatifs aux données et la confidentialité disponible dans l’outil Sondages.

Cliquez sur « Enregistrer les modifications » lorsque vous avez terminé, puis passez à l’onglet Questions.

Questions

Les sondages d’engagement proposent à la fois des questions standard fondées sur la recherche et la possibilité de créer vos propres questions.

1. Cliquez sur « Ajouter une question », puis sélectionnez : 
   • Standard : Utilise une bibliothèque de questions thématiques conçues pour mesurer des données et des tendances adaptées.
   • Personnalisée : Permet de créer et de modifier vos propres questions.

Questions standard

1. Le modèle Bibliothèque de questions standard s’affiche.
2. Parcourez les thèmes disponibles pour trouver ce que vous souhaitez mesurer.
3. Cochez les cases à côté des questions que vous souhaitez inclure.
4. Au bas du modèle, précisez les paramètres des questions sélectionnées :
   • Réponse obligatoire : Cochez cette case pour rendre les questions sélectionnées obligatoires.
   • Commentaire facultatif : Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs d’ajouter des commentaires supplémentaires.
5. Cliquez sur « Ajouter (X) questions ».

Remarque : Tous les paramètres sélectionnés dans la fenêtre modale, comme « Réponse obligatoire », s’appliqueront à toutes les questions que vous ajoutez actuellement. Pour attribuer des paramètres différents aux questions, ajoutez-les d’abord, puis modifiez-les individuellement sur la page principale d’aperçu des questions.

Questions personnalisées

Si vous sélectionnez Personnalisée, vous pouvez ajouter l’un des types de questions suivants. 

• Sélection d’une échelle : Invite les répondants à sélectionner une valeur sur une échelle, comme une échelle de Likert.
  • Saisissez le texte de la question.
  • Saisissez les valeurs de l’échelle, comme « 1 », « 2 », « 3 », « 4 » et « 5 », en tapant une valeur et en appuyant sur Entrée.
  • Cochez la case « Réponse du participant obligatoire », au besoin.
  • Cliquez sur « Enregistrer ».
• Sélection unique : Semblable à une question à choix multiples, une question à sélection unique ne permet qu’une seule réponse.
  • Saisissez le texte de la question.
  • Ajoutez plusieurs options de réponse en tapant une réponse et en appuyant sur Entrée.
  • Cochez la case « Réponse du participant obligatoire », au besoin.
  • Cliquez sur « Enregistrer ».
• Sélection multiple : Permet aux participants de choisir plusieurs réponses.
  • Saisissez le texte de la question et les options de réponse.
  • Cochez la case « Réponse du participant obligatoire », au besoin.
  • Cliquez sur « Enregistrer ».
• Réponse courte : Invite à fournir des réponses écrites concises.
  • Saisissez le texte de la question.
  • Cochez la case « Réponse du participant obligatoire », au besoin.
  • Cliquez sur « Enregistrer ».
  • Remarque : La limite de caractères pour une réponse courte est de 600.
• Réponse longue : Invite à fournir des réponses écrites détaillées.
  • Saisissez le texte de la question.
  • Cochez la case « Réponse du participant obligatoire », au besoin.
  • Cliquez sur « Enregistrer ».
  • Remarque : La limite de caractères pour une réponse longue est de 4 000.
• Sélection d’un utilisateur : Invite les répondants à désigner un utilisateur pour une question précise.
  • Saisissez le texte de la question.
  • Cochez la case « Réponse du participant obligatoire », au besoin.
  • Cliquez sur « Enregistrer ».

Une fois toutes les questions ajoutées, organisez-les au besoin, puis cliquez sur « Aperçu » pour voir l’affichage côté utilisateur. Cliquez sur « Enregistrer les modifications », puis passez à l’onglet Participants et récompense.

Sections du sondage

Les sections du sondage vous aident à organiser les questions en groupes désignés lors de la création du sondage. Les sections peuvent également afficher une diapositive de titre et de description dans le parcours de réponse au sondage, ce qui aide les participants à distinguer les groupes de questions.

Pour ajouter et utiliser une section de sondage :

1. Accédez à l’onglet Questions et cliquez sur Ajouter une section.

2. Utilisez les sections pour organiser les questions connexes lors de la création du sondage.

3. Pour afficher la diapositive de titre de la section aux répondants, cochez la case Afficher la diapositive de titre de la section.

4. Laissez Afficher la diapositive de titre décoché si vous souhaitez utiliser les sections à des fins d’organisation sans les afficher aux répondants.

5. Utilisez les menus d’actions des questions et des sections, le glisser-déposer et les commandes d’ajout intégré pour organiser le sondage au besoin.

Lorsque vous avez terminé d’ajouter et d’organiser les questions et les sections, cliquez sur Aperçu pour voir l’expérience du répondant.

Participants et récompense

Utilisez cet onglet pour définir qui peut répondre au sondage.

1. Limiter l’admissibilité : Activez cette option pour limiter le sondage à certains groupes ou personnes.
   1. Admissible pour répondre au sondage : Précisez l’admissibilité en saisissant des noms ou des groupes de métadonnées. Si l’option est désactivée, le sondage est accessible à tous les utilisateurs.
      1. Comprendre la logique d’admissibilité :
         1. Instruction OU : Lorsque vous ajoutez plusieurs métadonnées dans le même champ, comme « Marketing » et « Réussite client » dans le champ « Service », les participants sont admissibles s’ils correspondent à L’UN OU L’AUTRE de ces critères.
         2. Instruction ET : Lorsque vous ajoutez des métadonnées provenant de champs différents, comme « Réussite client » dans « Service » ET « San Francisco » dans « Emplacement », les participants sont admissibles uniquement s’ils correspondent AUX DEUX critères.
2. Nombre maximal de soumissions : Fixez une limite ou cochez la case Autoriser les soumissions illimitées.
3. Accéder au sondage uniquement par lien : Pour masquer un sondage de la section Invitations aux sondages et le distribuer à l’aide d’un lien :
   • Activez l’option Accéder au sondage uniquement par lien.
   • Cliquez sur Enregistrer les modifications.
   • Après avoir publié le sondage, copiez le lien du sondage depuis la page principale Sondages et ajoutez-le à un courriel d’intégration ou à une autre communication.

Cliquez sur « Enregistrer les modifications » lorsque vous avez terminé, puis passez à l’onglet Planification.

Remarque sur les récompenses : Vous remarquerez peut-être que l’onglet est nommé « Participants et récompense ». Pour les plateformes Engage seulement, la carte Récompense s’affichera, mais l’option sera désactivée. Cette fonctionnalité permet aux organisations d’offrir des points monétaires pour répondre au sondage; toutefois, elle nécessite une mise à niveau de la plateforme. Si vous placez le curseur sur l’option désactivée, un message vous indiquera que cette fonctionnalité n’est pas active dans votre forfait actuel. Communiquez avec votre personne-ressource Awardco si vous souhaitez attribuer une récompense monétaire à la participation au sondage.

Planification

Configurez les paramètres suivants : 

• À quelle fréquence ce sondage d’engagement est-il envoyé? : Sélectionnez l’une des fréquences récurrentes suivantes : chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois, chaque trimestre, deux fois par année ou une seule fois.
• Questions par envoi : Si une fréquence récurrente est sélectionnée, et non « Une seule fois », précisez le nombre de questions que chaque employé verra. Pour prévenir la lassitude liée aux sondages, le système fait automatiquement alterner votre banque de questions afin que toutes les questions soient posées à chaque impulsion, mais réparties entre différents groupes d’employés.
  • Exemple : Si vous avez 15 questions au total et que vous définissez « 3 questions par envoi », le système divise les utilisateurs admissibles en 5 groupes. Chaque groupe reçoit un ensemble différent de 3 questions. Ainsi, vous recueillez des données sur les 15 questions à chaque impulsion, tout en n’en affichant que 3 à chaque personne.
  • Recommandation : Il est recommandé d’envoyer 3 questions ou moins chaque semaine pour optimiser la collecte de données et obtenir des taux de réponse plus élevés.
• Quand le premier sondage d’engagement est-il envoyé?
  • Lors de la publication : La date à laquelle le sondage est publié.
  • À une date : Précisez une date et une heure de début.
    • Si le sondage est toujours à l’état « Brouillon », assurez-vous de le publier avant la date et l’heure prévues du premier sondage d’engagement. Sinon, le sondage ne sera pas envoyé.
• Fermer le sondage : Choisissez de fermer le sondage manuellement ou précisez une date et une heure auxquelles le sondage se fermera automatiquement.

Cliquez sur « Enregistrer les modifications » lorsque vous avez terminé, puis passez à l’onglet Communication.

Communication

Configurez la façon dont les participants sont avisés du sondage.

• Invitation au sondage
  • Cochez la case à côté de « Envoyer l’invitation » pour aviser les participants admissibles par les canaux disponibles une fois le sondage publié.
  • Sélectionnez « Rédiger un message personnalisé » ou « Utiliser un modèle enregistré ».
    • Rédiger un message personnalisé : Ce message sera intégré à un modèle de courriel générique non personnalisable.
      • Cliquez sur « Aperçu du courriel » pour voir le modèle de courriel générique.
        • Remarque : Le modèle de courriel « Rédiger un message personnalisé » ne peut actuellement pas être modifié et affichera : « Nouveau sondage disponible : [Titre du sondage] [Description du sondage] », ainsi qu’un bouton menant au sondage.
    • Utiliser un modèle enregistré : Modèle de courriel de sondage personnalisé créé à l’aide de l’Éditeur de courriels faciles.
      • Cette option répond aux besoins de notifications multilingues.
      • Utilisez le type de modèle de courriel « Notification de sondage » dans l’Éditeur de courriels faciles.

• Visibilité des résultats
  • Les résultats du sondage peuvent être configurés pour être publiés automatiquement lorsque le sondage est terminé ou manuellement selon le calendrier du créateur du sondage. Lorsque les résultats sont publiés, seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pour les résultats des sondages et d’une visibilité des données admissible peuvent les consulter.
    • Remarque : Vous pouvez uniquement passer des options de publication manuelle à immédiate, et vice versa, avant le lancement du sondage. Une fois le sondage lancé, ce paramètre ne peut plus être modifié.

• Rappels
  • Les rappels peuvent être envoyés uniquement lorsqu’un sondage est actif, soit à l’état Ouvert. Pour envoyer un rappel ponctuel :
    • Accédez à l’onglet Communication d’un sondage actif.

    • Sous Rappels, sélectionnez « Créer »
      
       

      

      
       

    • Sélectionnez « Rédiger un message personnalisé » ou « Utiliser un modèle enregistré ».
      • Rédiger un message personnalisé : Ce message sera intégré à un modèle de courriel générique non personnalisable.
        • Personnalisez l’objet, le corps et le texte du lien, puis cliquez sur « Envoyer ».

• Utiliser un modèle enregistré : Modèle de courriel de sondage personnalisé créé à l’aide de l’Éditeur de courriels faciles.
  • Cette option répond aux besoins de notifications multilingues.
  • Utilisez le type de modèle de courriel « Notification de sondage » dans l’Éditeur de courriels faciles.

Paramètres de notification importants : Examinez les paramètres de notification de votre entreprise. Si les employés peuvent désactiver les notifications d’invitation, ils ne recevront pas la notification par certains canaux. Pour vous assurer que les utilisateurs reçoivent toujours les invitations, vérifiez que le paramètre d’invitation est « verrouillé » dans les paramètres de notification de votre plateforme.

Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

 

Finaliser et publier votre sondage d’engagement

Une fois les cinq onglets configurés et vos paramètres enregistrés, cliquez sur « Vérifier et publier » en haut de la page. Le bouton affichera « Vérifier et planifier » si vous avez défini une date et une heure de début ultérieures dans l’onglet Planification. 

Remarque : N’oubliez pas les paramètres « Planifié » configurés dans l’onglet Paramètres avant la publication. Si vous avez défini l’envoi du premier sondage d’engagement « Lors de la publication », le premier sondage sera envoyé dès que vous cliquerez sur « Vérifier et publier ». Si vous avez configuré l’envoi du premier sondage d’engagement à une date planifiée, il ne sera pas envoyé lorsque vous cliquerez sur « Vérifier et planifier ».

Gérer les sondages

Une fois publié, un sondage apparaît sous « État ouvert » sur la page principale Sondages.

Pour organiser et trouver facilement des sondages précis, utilisez les outils Filtrer et Rechercher en haut de la page. Vous pouvez restreindre votre affichage par :

• Propriétaire : Sélectionnez « Mes sondages » pour voir uniquement ceux que vous avez créés.
• Type : Filtrez par sondages d’engagement ou sondages simples.
• État : Choisissez entre Planifié, Ouvert, Fermé ou Brouillon.

Par défaut, les créateurs de sondages ne voient que leurs propres sondages sur cette page, sauf s’ils disposent des autorisations « Accès à tous les sondages ».

Configurer les rappels de sondage

Lorsque le sondage est à l’état Brouillon, l’option d’envoi de rappels est désactivée. Une fois le sondage publié, soit à l’état Ouvert :

1. Trouvez votre sondage dans la section Gérer les sondages.
2. Cliquez sur l’icône d’actions à trois points superposés à droite du sondage.

3. Cliquez sur « Rédiger et envoyer un rappel ».
   
    

   

   
    

4. Saisissez l’objet, le corps et le texte du lien du sondage.
5. Cliquez sur « Envoyer ». Cela envoie un rappel ponctuel.

Remarque : La progression enregistrée ne compte pas comme une soumission de sondage. Pour les sondages dont les rappels sont activés, les utilisateurs admissibles qui ont commencé le sondage sans le soumettre peuvent tout de même recevoir un rappel.

Sondages ouverts et antérieurs

• Sondages ouverts : Affiche les sondages actuellement en cours. Les sondages dont l’invitation initiale a été envoyée apparaissent sous Invitations aux sondages. Les sondages pour lesquels l’option Accéder au sondage uniquement par lien est activée sont masqués des Invitations aux sondages et restent accessibles dans la section Gérer les sondages.
• Sondages antérieurs : Affiche les sondages à l’état « Fermé ». Les données de réponse restent accessibles en cliquant sur « Résultats ». Vous pouvez également dupliquer le sondage ou afficher ses paramètres en cliquant sur l’icône d’actions à trois points superposés.

Partager des sondages manuellement

Pour partager un sondage :

1. Cliquez sur les trois points à côté du sondage sur la page principale Sondages.

2. Sélectionnez Copier le lien du sondage pour copier le lien.

3. Ajoutez le lien à un courriel d’intégration ou à une autre communication.

4. Sélectionnez Code QR pour télécharger un code QR qui dirige les participants vers le sondage.

Si l’option Accéder au sondage uniquement par lien est activée, le sondage n’apparaîtra pas dans la section Invitations aux sondages. Les participants pourront plutôt y accéder à l’aide du lien ou du code QR du sondage.

Consulter les résultats du sondage

Pour consulter les données de votre sondage, cliquez sur « Résultats » à côté de tout sondage à l’état « Ouvert » ou « Fermé » dans la section Gérer les sondages. Les créateurs de sondages peuvent consulter et gérer uniquement les sondages qu’ils ont créés, ainsi que leurs résultats. Ils ne peuvent pas voir les sondages ou les résultats créés par d’autres utilisateurs, sauf s’ils disposent des autorisations « Accès à tous les sondages ».

La page initiale des résultats fournit un aperçu général du sentiment des employés, notamment :

• Filtrer par : Utilisez le menu déroulant pour restreindre les données par métadonnées. Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez utiliser la vue du gestionnaire pour voir les résultats de votre équipe descendante.
• Statistiques des réponses : Consultez votre taux de réponse global et le nombre total de participants.
• Notation thématique : Voyez comment votre organisation obtient ses résultats dans certains thèmes d’indicateurs et d’actions, comme l’engagement, la collaboration ou l’intention de rester.
• eNPS et eSAT : Consultez votre score net de recommandation des employés et vos scores de satisfaction des employés.
• Exporter au format CSV : Téléchargez les données brutes correspondant à la vue actuelle selon vos filtres.

Remarque sur la confidentialité : Pour protéger la vie privée des employés, les résultats ne sont visibles que lorsque le seuil minimal de confidentialité est atteint, généralement 5 réponses ou plus par groupe. Les administrateurs de la plateforme et les gestionnaires ne peuvent pas identifier les répondants individuels.

Pour aller plus loin : Cette section fournit un aperçu de base de l’accès à vos données. Pour obtenir un guide complet sur l’interprétation des scores thématiques, l’utilisation des vues du gestionnaire et l’analyse détaillée des données, consultez notre article Consulter les résultats du sondage : sondages d’impulsion.

Bonnes pratiques pour les sondages d’engagement

• Fréquence idéale : Des impulsions hebdomadaires ou bimensuelles fournissent les données les plus actuelles et exploitables. Une fréquence mensuelle constitue une bonne solution de rechange pour des mesures moins fréquentes.
• Nombre de questions : Utilisez la fonctionnalité « Questions par envoi ». Un nombre réduit de questions, soit de 2 à 4 par envoi, augmente les taux de réponse et réduit la lassitude liée aux sondages.
• Anonymat : Les réponses aux sondages d’engagement sont toujours confidentielles. Communiquez cette information à votre personnel pour encourager les commentaires honnêtes et renforcer la confiance.

FAQ

• Q : Que dois-je faire après avoir consulté les résultats?
  • R : L’examen des résultats n’est que la première étape. Partagez les principales conclusions avec les employés et communiquez les mesures que vous prévoyez prendre en fonction des commentaires afin de boucler la boucle.
• Q : Pourquoi certains employés n’ont-ils pas reçu la notification d’invitation?
  • R : Vérifiez les paramètres de notification de votre plateforme. Si la notification d’invitation au sondage n’est pas « verrouillée », les utilisateurs peuvent l’avoir désactivée. Assurez-vous que ce paramètre est correctement configuré pour garantir la distribution.
• Q : Comment Awardco protégera-t-elle la vie privée de mes employés?
  • R : Les réponses individuelles sont confidentielles, ce qui signifie que les administrateurs des sondages ne verront jamais de renseignements permettant d’identifier une personne. Les résultats sont présentés sous forme agrégée et ne sont visibles que lorsque le seuil minimal de confidentialité est atteint, par exemple au moins 5 réponses par groupe. Cette information est détaillée dans l’Énoncé sur les droits relatifs aux données et la confidentialité disponible dans l’outil Sondages.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le service de soutien aux administrateurs Awardco.