La fonctionnalité Sondages sur l’engagement est un outil puissant qui permet de recueillir régulièrement des commentaires exploitables de la part de votre personnel, afin d’évaluer rapidement le sentiment des employés et de suivre les tendances au fil du temps. Cette approche continue en matière de commentaires vous aide à prendre des décisions fondées sur les données qui favorisent un milieu de travail positif et mobilisé.
Dans ce guide, nous vous expliquerons comment configurer un sondage récurrent sur l’engagement, utiliser une bibliothèque de questions standard, planifier la fréquence de distribution et gérer le sondage en cours.
Remarque : Pour connaître le point de vue d’un utilisateur frontal, consultez l’article Répondre aux sondages.
- Accéder à l’outil Sondages
- Créer un sondage sur l’engagement
- Finaliser et publier votre sondage
- Gérer les sondages
- Configurer les rappels de sondage
- Partager manuellement des sondages
- Consulter les résultats du sondage
- Bonnes pratiques pour les sondages sur l’engagement
- FAQ
Accéder à l’outil Sondages
Remarque : Avant de continuer, assurez-vous de disposer des autorisations « Modification des sondages » et « Résultats des sondages ». Sinon, vous ne pourrez pas accéder à l’outil Sondages.
Pour accéder à l’outil Sondages sur l’engagement :
- Connectez-vous à votre plateforme de reconnaissance.
- Sélectionnez « Sondages » sous « Engagement » dans le menu de navigation de gauche.
Créer un sondage sur l’engagement
Pour commencer, cliquez sur le bouton « Créer un sondage », puis sélectionnez l’option « Engagement ».
Les sondages sur l’engagement sont configurés à l’aide de cinq onglets principaux : Général, Participants et récompense, Questions, Planification et Communication.
Informations sur le sondage
Saisissez les informations de base de votre sondage sur l’engagement :
- Nom du sondage : Le titre que les participants verront.
- Description : Un bref aperçu de l’objectif du sondage.
- Image : (Facultatif) Téléversez une image pour personnaliser l’apparence.
- Description longue : (Facultatif) Fournissez plus de détails au besoin.
- Message de fin : Le message affiché dans le fil social une fois le sondage terminé.
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Anonymat : Pour les sondages sur l’engagement, les réponses sont toujours confidentielles afin de protéger la vie privée des participants. Ce champ ne peut pas être modifié.
- Pour obtenir des renseignements détaillés sur le traitement des données, consultez la Déclaration relative aux droits en matière de données et à la confidentialité accessible dans l’outil Sondages.
Cliquez sur « Enregistrer les modifications » lorsque vous avez terminé, puis passez à l’onglet Questions.
Questions
Les sondages sur l’engagement proposent des questions standard fondées sur la recherche ainsi que la possibilité de créer vos propres questions.
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Cliquez sur « Ajouter une question », puis sélectionnez :
- Standard : Utilise une bibliothèque de questions thématiques conçues pour mesurer des informations et des tendances ciblées.
- Personnalisée : Vous permet de créer et de modifier vos propres questions.
Questions standard
- Le modèle Bibliothèque de questions standard s’affiche.
- Parcourez les thèmes disponibles pour trouver ce que vous souhaitez mesurer.
- Cochez les cases à côté des questions que vous souhaitez inclure.
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Au bas du modèle, précisez les paramètres des questions sélectionnées :
- Réponse obligatoire : Cochez cette case pour rendre les questions sélectionnées obligatoires.
- Commentaire facultatif : Cochez cette case pour permettre aux utilisateurs d’ajouter des commentaires supplémentaires.
- Cliquez sur « Ajouter (X) questions ».
Remarque : Tous les paramètres sélectionnés dans la fenêtre modale, comme « Réponse obligatoire », s’appliqueront à toutes les questions que vous ajoutez actuellement. Pour attribuer des paramètres différents aux questions, ajoutez-les d’abord, puis modifiez-les individuellement dans la page principale de présentation des questions.
Questions personnalisées
Si vous sélectionnez Personnalisée, vous pouvez ajouter l’un des types de questions suivants.
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Sélection sur une échelle : Invite les répondants à sélectionner une valeur sur une échelle, par exemple une échelle de Likert.
- Saisissez le texte de la question.
- Saisissez les valeurs de l’échelle, par exemple « 1 », « 2 », « 3 », « 4 » et « 5 », en tapant une valeur, puis en appuyant sur Entrée.
- Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire » au besoin.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
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Sélection unique : Semblable à une question à choix multiples, une question à sélection unique ne permet qu’une seule réponse.
- Saisissez le texte de la question.
- Ajoutez plusieurs options de réponse en saisissant une réponse, puis en appuyant sur Entrée.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
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Sélections multiples : Permet aux participants de choisir plusieurs réponses.
- Saisissez le texte de la question et les options de réponse.
- Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire » au besoin.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
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Réponse courte : Invite à fournir des réponses écrites concises.
- Saisissez le texte de la question.
- Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire », le cas échéant.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
- Remarque : La limite de caractères pour une réponse courte est de 600.
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Réponse longue : Invite à fournir des réponses écrites détaillées.
- Saisissez le texte de la question.
- Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire » au besoin.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
- Remarque : La limite de caractères pour une réponse longue est de 4 000.
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Sélection d’un utilisateur : Invite les répondants à désigner un utilisateur pour une question précise.
- Saisissez le texte de la question.
- Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire » au besoin.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Une fois toutes les questions ajoutées, organisez-les au besoin, puis cliquez sur « Aperçu » pour afficher la vue frontale. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » et passez à l’onglet Participants et récompense.
Sections du sondage
Les sections du sondage vous aident à organiser les questions en groupes désignés pendant la création du sondage. Elles peuvent également afficher une diapositive de titre et de description dans le parcours de réponse au sondage, afin d’aider les participants à distinguer les groupes de questions.
Pour ajouter et utiliser une section de sondage :
Accédez à l’onglet Questions et cliquez sur Ajouter une section.
Utilisez les sections pour organiser les questions connexes pendant la création du sondage.
Pour afficher la diapositive de titre de la section aux répondants, cochez la case Afficher la diapositive de titre de la section.
Laissez Afficher la diapositive de titre décoché si vous souhaitez utiliser les sections à des fins d’organisation sans les afficher aux répondants.
Utilisez les menus d’action des questions et des sections, le glisser-déposer et les commandes d’ajout en ligne pour organiser le sondage au besoin.
Lorsque vous avez terminé d’ajouter et d’organiser les questions et les sections, cliquez sur Aperçu pour voir l’expérience des répondants.
Participants et récompense
Utilisez cet onglet pour définir les personnes admissibles à répondre au sondage.
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Limiter l’admissibilité : Activez cette option pour restreindre le sondage à certains groupes ou à certaines personnes.
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Admissible pour répondre au sondage : Précisez l’admissibilité en saisissant des noms ou des groupes de métadonnées. Si l’option est désactivée, le sondage est accessible à tous les utilisateurs.
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Comprendre la logique d’admissibilité :
- Instruction OU : Lorsque vous ajoutez plusieurs métadonnées dans le même champ, par exemple en sélectionnant à la fois « Marketing » et « Réussite client » dans le champ « Service », les participants sont admissibles s’ils correspondent à L’UN OU L’AUTRE de ces critères.
- Instruction ET : Lorsque vous ajoutez des métadonnées provenant de champs différents, par exemple en sélectionnant « Réussite client » dans « Service » ET « San Francisco » dans « Emplacement », les participants sont admissibles uniquement s’ils correspondent AUX DEUX critères.
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Comprendre la logique d’admissibilité :
-
Admissible pour répondre au sondage : Précisez l’admissibilité en saisissant des noms ou des groupes de métadonnées. Si l’option est désactivée, le sondage est accessible à tous les utilisateurs.
- Nombre maximal de soumissions : Définissez une limite ou cochez la case Autoriser un nombre illimité de soumissions.
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Accéder au sondage uniquement par lien : Pour masquer un sondage de la section Invitations aux sondages et le distribuer au moyen d’un lien :
- Activez l’option Accéder au sondage uniquement par lien.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Après avoir publié le sondage, copiez son lien depuis la page principale Sondages et ajoutez-le à un courriel d’intégration ou à une autre communication.
Cliquez sur « Enregistrer les modifications » lorsque vous avez terminé, puis passez à l’onglet Planification.
Remarque sur les récompenses : Vous remarquerez peut-être que l’onglet est intitulé « Participants et récompense ». Pour les plateformes réservées à Engage, la carte Récompense s’affiche, mais l’option est désactivée. Cette fonctionnalité permet aux organisations d’offrir des points monétaires pour avoir répondu au sondage; toutefois, elle nécessite une mise à niveau de la plateforme. Si vous placez le curseur sur l’option désactivée, un message vous indiquera que cette fonctionnalité n’est pas active dans votre forfait actuel. Communiquez avec votre personne-ressource Awardco si vous souhaitez attribuer une récompense monétaire pour la participation au sondage.
Planification
Configurez les paramètres suivants :
- À quelle fréquence ce sondage sur l’engagement est-il envoyé? : Sélectionnez l’une des fréquences récurrentes suivantes : hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou une seule fois.
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Questions par envoi : Si une fréquence récurrente est sélectionnée, et non « Une seule fois », précisez le nombre de questions que chaque employé verra. Pour prévenir la fatigue liée aux sondages, le système fait automatiquement alterner votre ensemble de questions afin que toutes les questions soient posées à chaque impulsion, mais réparties entre différents groupes d’employés.
- Exemple : Si vous avez 15 questions au total et que vous définissez « 3 questions par envoi », le système répartit les utilisateurs admissibles en 5 groupes. Chaque groupe reçoit un ensemble différent de 3 questions. Vous recueillez ainsi des données sur les 15 questions à chaque impulsion, tout en n’en affichant que 3 à chaque personne.
- Recommandation : Il est recommandé d’envoyer 3 questions ou moins chaque semaine pour optimiser la collecte de données et augmenter les taux de réponse.
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Quand le premier sondage sur l’engagement est-il envoyé?
- À la publication : La date à laquelle le sondage est publié
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À une date : Précisez une date et une heure de début
- Si le sondage est toujours à l’état « Brouillon », assurez-vous de le publier avant la date et l’heure prévues du premier sondage sur l’engagement. Sinon, le sondage ne sera pas envoyé.
- Fermer le sondage : Choisissez de fermer le sondage manuellement ou précisez une date et une heure auxquelles le sondage sera automatiquement fermé.
Cliquez sur « Enregistrer les modifications » lorsque vous avez terminé, puis passez à l’onglet Communication.
Communication
Configurez la façon dont les participants sont avisés au sujet du sondage.
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Invitation au sondage
- Cochez la case à côté de « Envoyer l’invitation » pour aviser les participants admissibles par les canaux disponibles une fois le sondage publié.
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Sélectionnez « Rédiger un message personnalisé » ou « Utiliser un modèle enregistré ».
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Rédiger un message personnalisé : Ce message sera inséré dans un modèle de courriel générique non personnalisable.
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Cliquez sur « Aperçu du courriel » pour voir le modèle de courriel générique.
- Remarque : Le modèle de courriel « Rédiger un message personnalisé » ne peut actuellement pas être modifié et affichera : « Nouveau sondage disponible : [Titre du sondage] [Description du sondage] », ainsi qu’un bouton menant au sondage.
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Cliquez sur « Aperçu du courriel » pour voir le modèle de courriel générique.
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Utiliser un modèle enregistré : Modèle de courriel de sondage personnalisé créé à l’aide de l’Éditeur de courriels facile.
- Cette option répond aux besoins de notification en plusieurs langues.
- Utilisez le type de modèle de courriel « Notification de sondage » dans l’Éditeur de courriels facile.
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Rédiger un message personnalisé : Ce message sera inséré dans un modèle de courriel générique non personnalisable.
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Visibilité des résultats
- Les résultats du sondage peuvent être configurés pour être publiés automatiquement lorsque le sondage est terminé ou manuellement selon l’échéancier du créateur du sondage. Lorsque les résultats sont publiés, seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pour les résultats des sondages et d’une visibilité adéquate sur les données peuvent les consulter.
- Remarque : Vous pouvez uniquement passer de la publication manuelle à la publication immédiate des résultats, ou vice versa, avant le lancement du sondage. Une fois le sondage lancé, ce paramètre ne peut plus être modifié.
- Les résultats du sondage peuvent être configurés pour être publiés automatiquement lorsque le sondage est terminé ou manuellement selon l’échéancier du créateur du sondage. Lorsque les résultats sont publiés, seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées pour les résultats des sondages et d’une visibilité adéquate sur les données peuvent les consulter.
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Rappels
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Les rappels peuvent être envoyés uniquement lorsqu’un sondage est actif. Pour envoyer un rappel ponctuel :
- Accédez à l’onglet Communication d’un sondage actif.
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Sous Rappels, sélectionnez « Créer »
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Sélectionnez « Rédiger un message personnalisé » ou « Utiliser un modèle enregistré ».
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Rédiger un message personnalisé : Ce message sera inséré dans un modèle de courriel générique non personnalisable.
- Personnalisez l’objet, le corps et le texte du lien, puis cliquez sur « Envoyer ».
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Rédiger un message personnalisé : Ce message sera inséré dans un modèle de courriel générique non personnalisable.
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Les rappels peuvent être envoyés uniquement lorsqu’un sondage est actif. Pour envoyer un rappel ponctuel :
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Utiliser un modèle enregistré : Modèle de courriel de sondage personnalisé créé à l’aide de l’Éditeur de courriels facile.
- Cette option répond aux besoins de notification en plusieurs langues.
- Utilisez le type de modèle de courriel « Notification de sondage » dans l’Éditeur de courriels facile.
Paramètres importants des notifications : Vérifiez les paramètres de notification de votre entreprise. Si les employés peuvent désactiver les notifications d’invitation, ils ne recevront pas la notification par certains canaux. Pour vous assurer que les utilisateurs reçoivent toujours les invitations, vérifiez que le paramètre d’invitation est « verrouillé » dans les paramètres de notification de votre plateforme.
Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
Finaliser et publier votre sondage sur l’engagement
Une fois les cinq onglets configurés et vos paramètres enregistrés, cliquez sur « Réviser et publier » en haut de la page. Le bouton affichera « Réviser et planifier » si vous avez défini une date et une heure de début ultérieures dans l’onglet Planification.
Remarque : N’oubliez pas les paramètres « Planifié » que vous avez configurés dans l’onglet Paramètres avant la publication. Si vous avez configuré l’envoi du premier sondage sur l’engagement « À la publication », le premier sondage sera envoyé dès que vous cliquez sur « Réviser et publier ». Si vous avez configuré l’envoi du premier sondage à une date planifiée, il ne sera pas envoyé lorsque vous cliquez sur « Réviser et planifier ».
Gérer les sondages
Une fois publié, un sondage s’affiche sous « État ouvert » sur la page principale Sondages.
Pour organiser et trouver facilement certains sondages, utilisez les outils Filtrer et Rechercher situés en haut de la page. Vous pouvez limiter votre affichage selon les critères suivants :
- Propriétaire : Sélectionnez « Mes sondages » pour voir uniquement ceux que vous avez créés.
- Type : Filtrez selon les sondages sur l’engagement ou les sondages simples.
- État : Basculez entre Planifié, Ouvert, Fermé ou Brouillon.
Par défaut, les créateurs de sondages voient uniquement leurs propres sondages sur cette page, sauf s’ils disposent des autorisations « Accès à tous les sondages ».
Configurer les rappels de sondage
Lorsque le sondage est à l’état Brouillon, l’option d’envoi de rappels est désactivée. Une fois le sondage publié :
- Trouvez votre sondage dans la section Gérer les sondages.
- Cliquez sur l’icône à trois points superposés (Actions) à droite du sondage.
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Cliquez sur « Rédiger et envoyer un rappel ».
- Saisissez l’objet, le corps et le texte du lien du sondage.
- Cliquez sur « Envoyer ». Cette action envoie un rappel ponctuel.
Sondages ouverts et antérieurs
- Sondages ouverts : Affiche les sondages actuellement en cours. Les sondages dont l’invitation initiale a été envoyée s’affichent sous Invitations aux sondages. Les sondages pour lesquels l’option Accéder au sondage uniquement par lien est activée sont masqués dans Invitations aux sondages et restent accessibles dans la section Gérer les sondages.
- Sondages antérieurs : Affiche les sondages dont l’état est « Fermé ». Les données de réponse sont toujours accessibles en cliquant sur « Résultats ». Vous pouvez également dupliquer le sondage ou afficher ses paramètres en cliquant sur l’icône à trois points superposés.
Partager manuellement des sondages
Pour partager un sondage :
Cliquez sur les trois points à côté du sondage sur la page principale Sondages.
Sélectionnez Copier le lien du sondage pour copier le lien.
Ajoutez le lien à un courriel d’intégration ou à une autre communication.
Sélectionnez Code QR pour télécharger un code QR qui redirige les participants vers le sondage.
Si l’option Accéder au sondage uniquement par lien est activée, le sondage ne s’affichera pas dans la section Invitations aux sondages. Les participants pourront plutôt y accéder au moyen du lien du sondage ou du code QR.
Consulter les résultats du sondage
Pour consulter les données de votre sondage, cliquez sur « Résultats » à côté de tout sondage dont l’état est « Ouvert » ou « Fermé » dans la section Gérer les sondages. Les créateurs de sondages peuvent uniquement consulter et gérer les sondages qu’ils ont créés, ainsi que leurs résultats. Ils ne peuvent pas voir les sondages ou les résultats créés par d’autres utilisateurs, sauf s’ils disposent des autorisations « Accès à tous les sondages ».
La page initiale des résultats fournit un aperçu général du sentiment des employés, notamment :
- Filtrer par : Utilisez le menu déroulant pour limiter les données selon les métadonnées. Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez utiliser la vue Gestionnaire pour consulter les résultats de votre équipe descendante.
- Statistiques des réponses : Consultez votre taux de réponse global et le nombre total de participants.
- Évaluation thématique : Voyez comment votre organisation se classe dans certains thèmes d’indicateurs et d’actions, comme l’engagement, la collaboration ou l’intention de rester.
- eNPS et eSAT : Consultez votre score net de recommandation des employés et vos scores de satisfaction des employés.
- Exporter au format CSV : Téléchargez les données brutes de la vue actuelle selon les filtres appliqués.
Remarque sur la confidentialité : Pour protéger la vie privée des employés, les résultats sont visibles uniquement lorsque le seuil minimal de confidentialité est atteint, généralement 5 réponses ou plus par groupe. Les administrateurs de la plateforme et les gestionnaires ne peuvent pas identifier les répondants individuellement.
Pour aller plus loin : Cette section fournit un aperçu de base de l’accès à vos données. Pour obtenir un guide détaillé sur l’interprétation des scores thématiques, l’utilisation des vues Gestionnaire et l’analyse approfondie des informations, consultez notre article Consulter les résultats du sondage : sondages d’impulsion.
Bonnes pratiques pour les sondages sur l’engagement
- Fréquence idéale : Les impulsions hebdomadaires ou bimensuelles fournissent les données les plus actuelles et les plus exploitables. Une fréquence mensuelle est une bonne solution de rechange pour des mesures moins fréquentes.
- Nombre de questions : Utilisez la fonctionnalité « Questions par envoi ». Un nombre réduit de questions, soit de 2 à 4 par envoi, augmente les taux de réponse et réduit la fatigue liée aux sondages.
- Anonymat : Les réponses aux sondages sur l’engagement sont toujours confidentielles. Communiquez cette information à votre personnel afin de favoriser des commentaires honnêtes et d’établir la confiance.
FAQ
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Q : Que dois-je faire après avoir consulté les résultats?
- R : La consultation n’est que la première étape. Partagez les principales conclusions avec les employés et communiquez les mesures que vous prévoyez prendre en fonction des commentaires afin de boucler la boucle.
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Q : Pourquoi certains employés n’ont-ils pas reçu la notification d’invitation?
- R : Vérifiez les paramètres de notification de votre plateforme. Si la notification d’invitation au sondage n’est pas « verrouillée », les utilisateurs peuvent l’avoir désactivée. Assurez-vous que ce paramètre est correctement configuré pour garantir la livraison.
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Q : Comment Awardco protégera-t-il la vie privée de mes employés?
- R : Les réponses individuelles sont confidentielles, ce qui signifie que les administrateurs des sondages ne verront jamais de renseignements permettant d’identifier personnellement les répondants. Les résultats sont présentés sous forme agrégée et sont visibles uniquement lorsque le seuil minimal de confidentialité est atteint, par exemple au moins 5 réponses par groupe. Cette information est détaillée dans la Déclaration relative aux droits en matière de données et à la confidentialité accessible dans l’outil Sondages.
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le soutien aux administrateurs Awardco.