Contact Support

Créer des programmes de mise en candidature

Mise à jour

Utilisez les programmes de mise en candidature pour recueillir facilement les candidatures, gérer les rondes d’approbation et de vote, et célébrer vos candidats et gagnants finaux, afin que tout le monde se sente reconnu et apprécié. Cet article porte sur la création et la configuration d’un programme de mise en candidature. Pour obtenir de l’information sur la gestion de votre programme de mise en candidature, consultez Gérer les programmes de mise en candidature.

 

  1. Valeur et impact des programmes de mise en candidature
  2. Créer un programme de mise en candidature
  3. Paramètres
  4. Ajouter le widget Programmes de mise en candidature à la page d’accueil
  5. Conséquences et éléments à prendre en considération
  6. FAQ

 

Valeur et impact des programmes de mise en candidature

Les programmes de mise en candidature vous aident à :

  • Recueillir des candidatures auprès d’un vaste groupe d’employés.
  • Utiliser des approbations et des rondes de vote pour réduire le nombre de candidatures.
  • Reconnaître les gagnants au moyen de récompenses.
  • Aviser les candidats non gagnants qu’ils ont été mis en candidature et partager les principaux détails de leur candidature.
  • Ajouter une façon structurée d’organiser des concours, des prix et des mises en candidature par les pairs.
  • Offrir une visibilité claire sur les candidatures et l’étape d’examen à laquelle elles se trouvent.
  • Automatiser les notifications et les reconnaissances pour les gagnants et les candidats.

Vos programmes demeurent ainsi transparents, équitables et mobilisateurs pour l’ensemble de votre entreprise.

 

Créer un programme de mise en candidature

 

 

Suivez ces étapes pour créer un programme de mise en candidature de bout en bout.

  1. Connectez-vous à votre plateforme Awardco.
  2. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation de gauche.
  3. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Reconnaissance », « Programmes », puis « Programmes de mise en candidature ».
  4. Sélectionnez « Créer un programme de mise en candidature », donnez un nom au programme, puis sélectionnez « Créer le programme ».

 

 

Paramètres

Onglet Général

Après avoir créé un programme de mise en candidature, vous verrez la liste complète des paramètres dans l’onglet Général.

Paramètres généraux :

  • Nom du programme.
  • Description du programme : brève description permettant aux utilisateurs d’identifier le programme (limite de 125 caractères).
  • Message du lien « En savoir plus » : texte affiché lorsque les utilisateurs sélectionnent « en savoir plus » pour obtenir de l’information sur le programme (limite de 2 000 caractères).
  • Image de couverture du programme : téléversez une image d’en-tête pour le programme; les dimensions recommandées sont de 1 200 x 600 px, avec une taille de fichier maximale de 50 Mo.

Admissibilité aux mises en candidature

  • Admissibilité des proposants
    • Sélectionnez « Tout le monde » pour permettre à tous les utilisateurs de soumettre des candidatures.
    • Sélectionnez « Limiter les proposants » pour définir les utilisateurs admissibles par :
      • Utilisateurs : précisez certains utilisateurs.
      • Métadonnées : définissez l’admissibilité à l’aide de balises de métadonnées, par exemple les utilisateurs dont le titre est « VP » ou « Gestionnaire », ou les utilisateurs identifiés comme « Employé » dans une catégorie et « Temps partiel » dans une autre.
  • Admissibilité des destinataires
    • Sélectionnez « Tout le monde » pour permettre à tous les utilisateurs de recevoir des candidatures.
    • Sélectionnez « Limiter les destinataires » pour définir les destinataires admissibles par Utilisateurs ou Métadonnées, selon une logique semblable à celle décrite ci-dessus.
      • Sélectionnez « Identique au proposant » lorsque vous utilisez des métadonnées afin d’associer les destinataires au même groupe de métadonnées que les proposants admissibles.

 

 

Période de soumission

  • Utilisez la période de soumission pour planifier le moment où les employés peuvent soumettre des candidatures. Cela contrôle la collecte des candidatures du côté des employés, et non l’ensemble du calendrier de gestion du programme.
    • Sélectionnez la date et l’heure de début du programme.
    • Activez « Ajouter une date de fin » pour définir la date et l’heure de fin du programme.
    • Sélectionnez le fuseau horaire du programme.

 

 

Onglet Règles

Règles de mise en candidature

  • Configuration des destinataires :
    • Déterminez si seules des personnes, des groupes, ou des groupes et des personnes peuvent être mis en candidature.
    • Si Groupes est sélectionné, définissez le nombre minimal et maximal de personnes par groupe.
  • Activez Oui ou Non pour permettre à une personne de se mettre elle-même en candidature.
  • Entrez le nombre de candidatures qu’une personne peut proposer ou sélectionnez « Candidatures illimitées ».
  • Activez Oui ou Non pour permettre à une personne de proposer plusieurs fois la même personne.

 

 

Onglet Questions

Dans l’onglet Questions, vous pouvez adapter le formulaire de mise en candidature en mettant à jour les questions par défaut et en ajoutant les invites nécessaires pour recueillir les bonnes informations pour votre programme.

  • Question principale : la question principale est « Pourquoi souhaitez-vous proposer cette personne? » Vous pouvez modifier le texte et l’ordre de cette question ouverte pour l’adapter à votre programme, mais vous ne pouvez pas la supprimer. La réponse à cette question principale est affichée dans le fil comme texte de reconnaissance si vous choisissez d’envoyer des reconnaissances à vos gagnants et candidats.
  • Question de sélection d’un utilisateur : la question de recherche d’un utilisateur est « Qui aimeriez-vous proposer? » Vous pouvez modifier le texte et l’ordre de cette question, mais vous ne pouvez pas la supprimer. Comme cette question est incluse par défaut dans le formulaire, vous n’avez pas besoin d’ajouter une question supplémentaire de type Sélection d’un utilisateur uniquement pour choisir le candidat. Utilisez une question de type Sélection d’un utilisateur seulement si vous avez besoin d’une question supplémentaire basée sur un utilisateur ailleurs dans votre formulaire.


 

Cliquez sur « Ajouter une question » pour créer des questions supplémentaires pour votre sondage. Vous pouvez choisir parmi les types suivants :

  • Réponse courte : invite à fournir des réponses écrites concises.
    • Entrez le texte de la question.
    • Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire », au besoin.
    • Cliquez sur « Enregistrer ».
    • Remarque : la limite de caractères pour une réponse courte est de 600.


       
  • Réponse longue : invite à fournir des réponses écrites détaillées.
    • Entrez le texte de la question.
    • Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire », au besoin.
    • Cliquez sur « Enregistrer ».
    • Remarque : la limite de caractères pour une réponse longue est de 4 000.


 

  • Sélection unique : semblable à une question à choix multiples, une question à sélection unique ne permet qu’une seule réponse.
    • Entrez le texte de la question.
    • Ajoutez plusieurs choix de réponse en saisissant une réponse et en appuyant sur Entrée.
    • Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire », au besoin.
    • Cliquez sur « Enregistrer ».

 


 

  • Sélections multiples : permet aux participants de choisir plusieurs réponses.
    • Entrez le texte de la question et les choix de réponse.
    • Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire », au besoin.
    • Cliquez sur « Enregistrer ».



 

  • Téléversement de fichier : invite les répondants à téléverser un fichier.
    • Entrez le texte de la question.
    • Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire », au besoin.
    • Cliquez sur « Enregistrer ».

 

 

  • Média : invite les répondants à téléverser un fichier multimédia.
    • Entrez le texte de la question.
    • Cochez la case « La réponse du participant est obligatoire », au besoin.
    • Cliquez sur « Enregistrer ».

 

 

Réorganisez les questions en faisant glisser l’icône à six points située à côté de chaque question, à l’exception de la question principale, qui ne peut pas être réorganisée pour le moment.

 

Onglet Paramètres d’évaluation

Les programmes de mise en candidature prennent en charge les paramètres d’évaluation, qui vous permettent d’organiser plusieurs rondes d’approbation et de vote afin de réduire votre liste de candidats et de candidatures pour finalement déterminer les gagnants.
 

Vote

Utilisez une ronde de vote lorsque vous souhaitez réduire un grand bassin de candidats à un groupe plus restreint. Vous pouvez configurer le vote pour des votants individuels ou pour un comité.

  • Vote individuel : chaque votant examine les candidats qui lui sont attribués et sélectionne ceux qui passeront à l’étape suivante.
  • Vote par comité : un comité examine un bassin commun de candidats pour la ronde. Vous pouvez attribuer les membres du comité par fichier CSV, métadonnées ou sélection d’utilisateurs. Un seul comité peut être attribué à chaque ronde.

 

Vote individuel

Pour un vote individuel :

  • Attribuez manuellement les candidatures aux votants.
  • Filtrez les candidatures par métadonnées, comme le service, l’emplacement ou le rôle.
  • Attribuez les votants en bloc pour gagner du temps.
  • Assurez-vous que chaque candidature a un votant attribué avant de commencer la ronde.

Pour une ronde de vote individuel avec des évaluateurs attribués manuellement, sélectionnez Commencer la ronde et définissez la quantité de votes, qui détermine le nombre de candidats que chaque évaluateur peut sélectionner.

*Exemple de ce qu’un votant individuel verra pour une ronde de vote.

 

Vote par comité

Pour utiliser le vote par comité :

  1. Ajoutez ou modifiez une ronde de vote.
  2. Sélectionnez Vote par comité.
  3. Attribuez les membres du comité à l’aide de la méthode d’attribution disponible, comme :
    • Téléversement d’un fichier CSV à l’aide d’une adresse courriel ou d’un identifiant d’employé.
    • Métadonnées.
    • Sélection d’utilisateurs.
  4. Configurez les paramètres Quantité de votes et Nombre total de candidats qui passent à l’étape suivante. La quantité de votes détermine le nombre total de votes que chaque votant peut exprimer. Le nombre total de candidats qui passent à l’étape suivante détermine le nombre de candidats que le comité peut faire avancer vers la ronde suivante.
    • Exemple : chaque votant peut exprimer jusqu’à 3 votes, mais le comité ne peut faire avancer qu’un seul candidat comme gagnant. 
  5. Configurez la visibilité des résultats et, si vous le souhaitez, ajoutez une étape de confirmation du vote du comité. L’activation des résultats après le vote permet aux membres du comité de voir la répartition des votes après avoir voté. L’activation de la confirmation du vote du comité permet de tenir une réunion finale une fois tous les votes exprimés afin de prendre une décision finale en tant que comité.
  6. Ajoutez, au besoin, une directive ou une grille d’évaluation pour les évaluateurs.
  7. Enregistrez la ronde.

Un seul comité peut être attribué à chaque ronde. Le comité est automatiquement attribué à la ronde de vote.

 

Les paramètres ci-dessous des étapes 4, 5 et 6 déterminent la façon dont les membres du comité votent, ce qu’ils peuvent voir après le vote et la façon dont le comité soumet sa décision finale.

 

Quantité de votes

Utilisez la quantité de votes pour contrôler le nombre de candidats que chaque membre du comité peut sélectionner.

Vous pouvez définir la quantité comme suit :

  • Limitée : chaque votant peut sélectionner un nombre défini de candidats.
  • Illimitée : chaque votant peut sélectionner des candidats sans limite prédéfinie.

 

Nombre total de candidats qui passent à l’étape suivante

Utilisez ce paramètre pour contrôler le nombre de candidats qui passent à l’étape suivante à partir de la ronde.

Vous pouvez définir le nombre total comme suit :

  • Limité : un nombre défini de candidats passe à l’étape suivante.
  • Illimité : tous les candidats qui respectent les règles de progression du programme peuvent passer à l’étape suivante.

 

Résultats et transparence

Utilisez les paramètres de résultats et de transparence pour contrôler ce que les membres du comité peuvent voir après le vote.

Configurez les résultats après le vote comme suit :

  • Désactivés : les membres du comité ne voient pas les résultats après le vote.
  • Résultats seulement : les membres du comité voient les totaux généraux des votes.
  • Tous les détails : les membres du comité voient les informations détaillées sur le vote, notamment qui a voté pour chaque candidat.

Activez la confirmation du vote du comité si vous souhaitez que le comité examine ses résultats avant de soumettre une décision finale. Les membres du comité peuvent examiner les résultats et modifier leurs sélections au besoin. Un seul membre du comité doit confirmer et soumettre la décision finale au nom du comité.

 

Directives pour les évaluateurs

Ajoutez une directive ou une grille d’évaluation à une ronde de vote lorsque vous souhaitez fournir aux évaluateurs des critères cohérents.

Seuls les évaluateurs peuvent voir la directive.

 

Approbation

Une ronde d’approbation est mieux utilisée comme simple vérification « oui/non » des candidatures.

Choisissez votre type d’approbation dans les paramètres :

  • Approbation du superviseur :
    • La candidature est automatiquement envoyée au superviseur du candidat; aucune attribution manuelle n’est nécessaire.
  • Attribution manuelle :
    • Contrairement à l’acheminement automatisé vers le superviseur décrit ci-dessus, aucun superviseur ne sera automatiquement attribué aux candidats dès le départ.
    • Attribuez manuellement les approbateurs à mesure que les candidatures sont reçues.
      • Filtrez les candidatures par métadonnées, comme le service, l’emplacement ou le rôle.
      • Attribuez les approbateurs en bloc pour gagner du temps lorsque vous avez de nombreuses candidatures à attribuer à une même personne.

 

*Exemple de ce qu’un approbateur verra pour une ronde d’approbation

 

Dans les paramètres d’évaluation, vous pouvez créer différents types de rondes, comme une première ronde d’approbation suivie d’une deuxième ronde de vote, en sélectionnant Ajouter une ronde. Les rondes agissent comme des étapes dans un processus d’examen. À chaque ronde, un groupe précis d’approbateurs ou de votants examine les candidatures et décide lesquelles passent à l’étape suivante. Cela vous permet de réduire la liste étape par étape jusqu’à atteindre vos gagnants finaux. Vous pouvez également supprimer une ronde future des paramètres d’évaluation au besoin, mais vous ne pouvez pas supprimer une ronde actuelle ou passée.

Le nombre de rondes n’est pas limité, mais 2 ou 3 rondes sont idéales.

 

 

Onglet Reconnaissance

Utilisez l’onglet Reconnaissance pour configurer les paramètres de reconnaissance des candidats et des gagnants.

Candidats

  • Sélectionnez le modèle de courriel pour les notifications destinées aux candidats.
  • Reconnaître les candidats au moment de la soumission :
    • Activez l’envoi d’une reconnaissance au moment de la mise en candidature si vous souhaitez que les reconnaissances soient envoyées aux employés lorsqu’ils sont mis en candidature (en temps réel). 
      • Nous recommandons fortement de reconnaître les candidats au moment de la soumission afin de créer une dynamique et de faire connaître le programme de mise en candidature; le simple fait de savoir qu’ils ont été mis en candidature augmente la valeur globale et l’impact culturel du programme.
    • Si vous choisissez de reconnaître les candidats au moment de la soumission, sélectionnez si la reconnaissance est publique ou privée, puis choisissez l’image de bannière du fil. 
    • Notez que le même modèle de courriel que vous sélectionnez pour les candidats peut également être sélectionné comme modèle de courriel pour les gagnants dans les paramètres ci-dessous.
  • Seuls les candidats qui sont retirés manuellement du programme de mise en candidature par un administrateur ne recevront pas de notification.
  • Bannière du fil : cette image apparaîtra sur la reconnaissance du candidat dans le fil.
    • Utilisez une image de 1 200 x 300 pour la reconnaissance dans le fil.
    • Idéale pour distinguer les reconnaissances.

Remarque : il est recommandé de commencer avec le modèle de courriel de reconnaissance standard pour les notifications destinées aux candidats, puis d’en ajuster le contenu pour l’adapter à votre programme de mise en candidature.

 

 

Gagnants

  • Sélectionnez le modèle de courriel pour les gagnants.
  • Sélectionnez le budget à partir duquel les points seront prélevés pour être attribués au gagnant.
  • Sélectionnez le réseau de récompenses auquel les points seront associés.
  • Bannière du fil : cette image apparaîtra sur la reconnaissance du gagnant dans le fil.
    • Utilisez une image de 1 200 x 300 pour la reconnaissance dans le fil.
    • Idéale pour distinguer les reconnaissances.

Remarque : il est recommandé de commencer avec le modèle de courriel de reconnaissance standard pour les notifications destinées aux candidats, puis d’en ajuster le contenu pour l’adapter à votre programme de mise en candidature.

 

 

Ajouter le widget Programmes de mise en candidature à la page d’accueil

Le widget Programmes de mise en candidature apparaît dans un widget dédié de la page d’accueil pour une visibilité maximale. À partir du widget, les employés peuvent cliquer pour accéder rapidement au ou aux programmes de mise en candidature. Vous ne pouvez pas ouvrir votre programme de mise en candidature tant que ce widget n’a pas été ajouté.

Configurer le widget Programmes de mise en candidature :

  1. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation de gauche.
  2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Personnaliser », puis sur « Éditeur de la page d’accueil ».
  3. Dans la partie gauche ou droite de l’éditeur de la page d’accueil, cliquez sur « Ajouter du contenu » et ajoutez « Programmes de mise en candidature ».

 

 

  1. Facultatif : modifiez le titre du widget au besoin.
  2. Ajoutez également le widget Programmes de mise en candidature à la mise en page de la page d’accueil mobile, en vous assurant qu’il est visible et facile d’accès.

 

 

Il est recommandé de déplacer ce widget vers le haut de votre page d’accueil, au moins au-dessus du widget « Fil de reconnaissance ». Assurez-vous également de prévisualiser l’emplacement du widget sur la page d’accueil mobile.

Pour obtenir des instructions plus détaillées sur la personnalisation de votre mise en page, consultez notre article d’assistance Éditeur de la page d’accueil.

 

 

Votre programme de mise en candidature est maintenant configuré. Pour ouvrir les mises en candidature, gérer les soumissions, organiser des rondes d’approbation ou de vote et reconnaître les gagnants, consultez Gérer les programmes de mise en candidature.

 

Conséquences et éléments à prendre en considération

Lorsque vous configurez un programme de mise en candidature, gardez les points suivants à l’esprit :

  • Budget et récompenses :
    • Assurez-vous que votre budget de récompenses correspond au nombre prévu de gagnants.
    • Décidez si tous les gagnants reçoivent la même récompense ou si vous aurez différents niveaux.
  • Charge de travail des approbateurs et des votants :
    • Tenez compte du nombre de candidatures que vous confiez à un même évaluateur pour approbation ou vote.
    • Utilisez les filtres et l’attribution en bloc pour répartir le travail équitablement.
  • Calendrier :
    • Définissez clairement :
      • Les dates d’ouverture et de fermeture des mises en candidature.
      • Les dates de début et de fin de chaque ronde.
      • Le moment où les gagnants seront annoncés.
  • Communication :
    • Informez les employés :
      • De qui peut proposer une candidature.
      • De ce qui constitue une bonne candidature.
      • De la façon et du moment où les gagnants seront choisis.
    • Planifiez les annonces pour :
      • Le lancement du programme.
      • La fermeture des mises en candidature.
      • Les notifications destinées aux gagnants et aux candidats.
  • Données et équité :
    • Utilisez des critères cohérents dans les questions de votre programme.
    • Assurez-vous que les approbateurs et les votants comprennent ce qu’ils doivent rechercher.
    • Utilisez plusieurs rondes si vous avez besoin de plus de contrôle ou d’un examen plus approfondi.

 

FAQ

Qui peut utiliser les programmes de mise en candidature?

Les programmes de mise en candidature sont conçus pour les administrateurs Awardco et les propriétaires de programmes qui gèrent les programmes de reconnaissance. Les utilisateurs finaux voient le formulaire de mise en candidature et les notifications que vous configurez, mais seuls les administrateurs des programmes de mise en candidature gèrent les rondes et les résultats.

Quelle est la différence entre l’approbation et le vote?

L’approbation est une décision simple de réussite ou d’échec pour chaque candidature. Le vote permet aux évaluateurs de choisir un nombre défini de candidats parmi un groupe, ce qui est utile lorsque vous devez réduire un grand groupe à un plus petit ensemble de finalistes ou de gagnants.

Puis-je avoir plus d’une ronde?

Oui. Vous pouvez créer plusieurs rondes d’approbation ou de vote. Vous décidez du nombre de rondes souhaité lors de la configuration du programme.

Quand les candidats sont-ils avisés?

Les candidats peuvent être avisés de deux façons : immédiatement lorsqu’ils sont mis en candidature, si Envoyer une reconnaissance au moment de la soumission de la mise en candidature est activé, ou à la fin du programme à partir de la page Gagnants s’ils n’ont pas déjà été avisés. Si aucune de ces options n’est utilisée, les candidats ne recevront pas de notification.

Puis-je voir combien de personnes ont participé?
Oui. L’onglet Toutes les soumissions affiche le taux de participation, le nombre total de candidatures et d’autres mesures clés pour votre programme.

Puis-je proposer un groupe de personnes?
Oui. Pour permettre les mises en candidature de groupes, accédez à Paramètres, puis à Règles. Sous Configuration des destinataires, sélectionnez « Groupes » ou « Groupes et personnes ». Si vous sélectionnez Groupes, définissez le nombre minimal et maximal de personnes autorisées dans chaque candidature de groupe.

Pour les personnes qui ont été mises en candidature, mais qui n’ont pas gagné, quel texte s’affiche dans leur fil de reconnaissance?

Le candidat verra la réponse saisie par le proposant pour la question principale, habituellement « Pourquoi souhaitez-vous proposer cette personne? »

Quelle est la différence entre le vote individuel et le vote par comité?

Dans le cadre d’un vote individuel, les candidatures sont attribuées à des votants individuels. Dans le cadre d’un vote par comité, un comité examine un bassin de vote commun et soumet une décision de groupe pour chaque ronde.

Un membre du comité peut-il révoquer un vote soumis?

Un membre du comité peut révoquer un vote lorsque la confirmation du vote du comité est activée. Un superadministrateur peut révoquer un vote, quel que soit le paramètre.
 

 

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le service de soutien aux administrateurs Awardco.

Associé à