Utilisez les programmes de mise en candidature pour recueillir facilement les candidatures, gérer les étapes d’approbation et de vote, et célébrer vos candidats et les gagnants finaux, afin que tout le monde se sente reconnu et apprécié. Cet article porte sur la gestion et la production de rapports pour un programme de mise en candidature. Pour savoir comment créer votre programme de mise en candidature, consultez Créer des programmes de mise en candidature.
- Valeur et impact des programmes de mise en candidature
- Gérer
- Produire des rapports sur les mises en candidature
- Conséquences et éléments à prendre en considération
- FAQ
Valeur et impact des programmes de mise en candidature
Les programmes de mise en candidature vous aident à :
- Recueillir des candidatures auprès d’un vaste groupe d’employés.
- Utiliser des étapes d’approbation et de vote pour réduire le nombre de candidatures.
- Reconnaître les gagnants au moyen de récompenses.
- Aviser les personnes qui n’ont pas gagné qu’elles ont été mises en candidature et communiquer les principaux détails de leur candidature.
- Ajouter une façon structurée d’organiser des concours, des remises de prix et des mises en candidature par les pairs.
- Offrir une visibilité claire sur les candidatures et l’étape d’examen à laquelle elles se trouvent.
- Automatiser les avis et les reconnaissances pour les gagnants comme pour les candidats.
Vos programmes restent ainsi transparents, équitables et mobilisateurs pour toute votre entreprise.
Pour savoir comment créer votre programme de mise en candidature, consultez Créer des programmes de mise en candidature.
Gérer un programme de mise en candidature
Suivez les étapes ci-dessous pour accéder à votre programme de mise en candidature déjà créé :
- Connectez-vous à votre plateforme Awardco.
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Reconnaissance », « Programmes », puis « Programmes de mise en candidature ».
Une fois le programme en ligne, vous le gérerez à partir de l’onglet Gérer. Vous pourrez y consulter toutes les candidatures, faire progresser les étapes d’examen et reconnaître les gagnants et les candidats.
Onglet Toutes les candidatures
Il s’agit de la page principale de gestion des candidatures une fois votre programme de mise en candidature en ligne. Avant d’ouvrir les mises en candidature, vous devez d’abord ajouter le widget Programmes de mise en candidature à la page d’accueil. Le bouton « Ouvrir les mises en candidature » ne s’affichera pas avant l’ajout de ce widget.
- La sélection de « Ouvrir les mises en candidature » rend le programme visible et accessible aux participants admissibles directement dans le widget de la page d’accueil, ce qui leur permet de découvrir le programme et de commencer à soumettre des candidatures.
Remarque : Si vous planifiez une date de début dans les paramètres de la période de soumission, vous n’avez pas besoin de sélectionner manuellement « Ouvrir les mises en candidature ».
Une fois le programme de mise en candidature ouvert, vous pourrez commencer l’étape 1.
Terminez la configuration du widget Programmes de mise en candidature sur ordinateur et sur appareil mobile avant de sélectionner Ouvrir les mises en candidature.
Utilisez la page « Toutes les candidatures » pour suivre ce qui se passe dans votre programme en ligne.
À partir de cette page, vous pouvez :
- Voir tous les candidats du programme, filtrer les candidatures selon les métadonnées et télécharger un fichier CSV.
- Examiner les statistiques sur les candidatures, les candidats et le taux de participation au programme.
- Partager le lien ou un code QR qui dirige directement les personnes vers le programme de mise en candidature.
- Voir le statut des candidats, par exemple en attente d’approbation, en cours de vote ou gagnant.
- Voir le nombre de candidatures reçues par chaque personne.
- Trier les candidatures.
- Voir les personnes affectées au vote ou aux approbations de chaque étape pour chaque candidature.
Pour contrôler les dates d’ouverture et de fermeture des candidatures :
- Sélectionnez « Fermer les mises en candidature » lorsque vous êtes prêt à arrêter les nouvelles soumissions pour l’étape.
- Rouvrez les mises en candidature si vous souhaitez en accepter d’autres et si vous n’avez pas commencé l’étape 1.
Avant de pouvoir commencer une étape, vous devez affecter manuellement ses approbateurs et ses votants à partir de la page Évaluations (sauf si vous avez choisi une étape d’approbation automatisée où l’approbation est attribuée aux superviseurs).
Contrairement à de nombreux programmes de reconnaissance standards, vous n’affectez pas les approbateurs ou les votants avant d’ouvrir un programme de mise en candidature; cette étape se déroule plus tard, dans l’onglet Évaluations, pour chaque étape.
Onglet Évaluations
Utilisez la page « Évaluations » pour gérer les étapes déjà configurées dans les paramètres d’évaluation.
À partir de cette page, vous pouvez :
- Voir toutes les étapes et leurs résultats.
- Commencer ou arrêter des étapes.
- Affecter des évaluateurs, notamment des votants individuels ou des membres de comité.
Pour ajouter une autre étape ou supprimer une étape future, accédez aux « Paramètres d’évaluation ». Une fois les évaluateurs affectés, sélectionnez « Commencer l’étape » lorsque vous êtes prêt à commencer l’examen.
REMARQUE : Vous ne pouvez pas commencer une étape tant que chaque candidature n’a pas d’approbateur, de votant individuel ou de comité affecté.
Étape de vote
Utilisez une étape de vote pour réduire un grand groupe de candidats à un groupe plus restreint. Vous pouvez utiliser le vote individuel ou le vote du comité.
Vote individuel :
Chaque votant examine les candidats qui lui sont attribués et sélectionne le nombre autorisé de candidats à faire progresser.
Pour affecter des votants individuels :
- Affectez les candidatures manuellement.
- Filtrez les candidatures selon les métadonnées, comme le service, l’emplacement ou le rôle.
- Affectez des votants en bloc pour gagner du temps.
- Assurez-vous que chaque candidature a un votant affecté avant de commencer l’étape.
Lors du démarrage de l’étape, l’administrateur du programme définit le nombre de candidats que chaque votant peut sélectionner.
Expérience de vote individuel :
- Les votants reçoivent un avis par courriel dès qu’une candidature leur est attribuée pour examen. Si plusieurs candidatures sont affectées en bloc au même votant, celui-ci reçoit un seul avis par courriel plutôt qu’un courriel distinct pour chaque candidature.
- Ils peuvent cliquer sur un lien dans le courriel pour ouvrir leur candidature et l’examiner.
- Les votants peuvent aussi trouver les candidatures à examiner sur la page d’accueil en allant à Gérer > Approbations > Mises en candidature.
- Les votants individuels sélectionnent les candidats dans leur groupe attribué. Les membres du comité examinent les candidats dans le bassin de vote partagé du comité.
- Les votants effectuent leurs sélections, puis sélectionnent « Confirmer les sélections » ou suivent les instructions à l’écran pour soumettre leur décision.
Vue d’administration du vote individuel :
La vue d’administration du vote individuel sert principalement à affecter les candidatures, à suivre la progression des évaluateurs et à gérer l’étape de vote.
Dans la vue d’administration, vous pouvez :
- Affecter des candidatures à des votants individuels.
- Voir quels évaluateurs ont commencé ou terminé leur examen et quels évaluateurs doivent encore voter.
- Supprimer une candidature de l’étape de vote au besoin.
- Confirmer une candidature au besoin.
- Commencer ou terminer l’étape de vote.
Utilisez la vue d’administration pour suivre la progression et gérer l’étape. Les votants utilisent leur vue individuelle pour examiner les candidatures qui leur sont attribuées et soumettre leurs sélections.
Vote du comité :
Le vote du comité permet à un groupe d’examiner un bassin partagé de candidats pour l’étape.
Pour configurer le vote du comité :
- Affectez les membres du comité au moyen d’un fichier CSV, de métadonnées ou d’une sélection d’utilisateurs.
- Configurez le nombre de candidats que chaque membre du comité peut sélectionner.
- Définissez le nombre de candidats qui peuvent passer à l’étape suivante.
Un seul comité peut être affecté à chaque étape. Un seul membre du comité doit soumettre la décision du comité.
Expérience des votants du comité :
- Les votants du comité reçoivent un avis par courriel dès qu’ils sont affectés comme votants.
- Ils peuvent cliquer sur un lien dans le courriel pour ouvrir leur candidature et l’examiner.
- Les votants du comité peuvent également trouver les candidatures à examiner sur la page d’accueil en allant à Gérer > Approbations > Mises en candidature > Examiner.
Examiner et soumettre vos votes
- Examinez les règles et les directives de vote définies par l’administrateur du programme.
- Sélectionnez les candidats que vous souhaitez faire progresser.
- Sélectionnez « Confirmer les sélections ».
Examiner les résultats du vote
- Ce que les membres du comité peuvent voir après le vote dépend du paramètre Résultats après le vote défini par l’administrateur du programme :
- Désactivé : Les membres du comité ne peuvent pas consulter les résultats après le vote.
- Résultats seulement : Les membres du comité peuvent consulter les totaux de votes cumulatifs.
- Tous les détails : Les membres du comité peuvent consulter les détails des votes individuels, notamment qui a voté pour chaque candidat.
*Exemple de la vue d’un membre du comité lorsque l’option Résultats après le vote est réglée à Tous les détails et que la confirmation du vote du comité est activée.
*Exemple de la vue d’un membre du comité lorsque l’option Résultats après le vote est réglée à Résultats seulement et que la confirmation du vote du comité est activée.
Confirmer la décision du comité
- Si l’administrateur du programme active la confirmation du vote du comité, les membres du comité peuvent examiner les résultats du comité avant que la décision finale soit soumise.
- Tout membre du comité peut modifier les sélections du comité pendant l’étape de confirmation.
- Le message Il reste des tâches à accomplir indique que la décision finale du comité n’a pas été soumise.
- Un seul membre du comité doit soumettre la décision finale au nom de l’ensemble du comité.
- Capture d’écran de la soumission de la décision finale :
Vue d’administration du vote du comité :
La vue d’administration offre une vue d’ensemble de la progression du comité et des actions disponibles pour gérer l’étape de vote. Alors que les membres du comité utilisent leur vue de vote pour examiner les candidats et voter, les administrateurs peuvent suivre l’activité de l’ensemble du comité.
Dans la vue d’administration, vous pouvez :
- Suivre les membres du comité qui ont soumis leur vote et ceux qui doivent encore voter.
- Examiner l’activité de vote actuelle du comité, notamment les candidats sélectionnés par ses membres.
- Modifier les classements ou les sélections au besoin.
- Envoyer des rappels aux membres du comité qui n’ont pas encore soumis leur vote, comme illustré dans l’image ci-dessous.
- Suivre la progression du comité dans le processus de vote ou de confirmation.
Les actions qui vous sont offertes peuvent dépendre des paramètres de visibilité des résultats de l’étape de vote et de confirmation du vote du comité. Par exemple, les membres du comité peuvent modifier leurs sélections pendant l’étape de confirmation lorsque la confirmation du vote du comité est activée. La vue d’administration peut également inclure des actions de gestion qui ne sont pas accessibles aux membres du comité.
Utilisez la vue d’administration pour gérer l’étape et faire le suivi des votes en attente. Utilisez la vue des membres du comité pour comprendre ce que les votants voient lorsqu’ils examinent les candidats, votent, modifient leurs sélections ou soumettent la décision finale du comité.
Étape d’approbation
Une étape d’approbation est mieux adaptée à une vérification simple de type « oui/non » des candidatures.
Choisissez votre type d’approbation dans les paramètres d’évaluation :
- Approbation du superviseur :
- La candidature est automatiquement envoyée au superviseur du candidat; aucune affectation manuelle n’est nécessaire.
- Affectation manuelle :
- Contrairement à l’acheminement automatisé vers le superviseur, les candidats n’auront pas automatiquement de superviseur affecté dès le départ.
- Affectez manuellement les approbateurs au fur et à mesure que les candidatures arrivent :
- Filtrez les candidatures selon des métadonnées comme le service, l’emplacement ou le rôle.
- Affectez des approbateurs en bloc pour gagner du temps lorsque vous avez de nombreuses candidatures à attribuer à une même personne.
- Un administrateur peut commencer l’étape une fois les candidatures officiellement fermées et toutes les soumissions attribuées à un évaluateur.
- Assurez-vous que chaque candidature a un approbateur.
Examinez les éléments suivants avant de commencer l’étape :
- Toutes les candidatures de l’étape.
- La personne affectée à l’approbation de chaque candidature.
- Confirmez que la configuration est correcte.
Expérience des approbateurs :
- Les approbateurs reçoivent un avis par courriel dès qu’une candidature leur est attribuée pour examen. Si plusieurs candidatures sont affectées en bloc au même approbateur, celui-ci reçoit un seul avis par courriel plutôt qu’un courriel distinct pour chaque candidature.
- Ils peuvent cliquer sur un lien dans le courriel pour ouvrir leur candidature et l’examiner.
- Les approbateurs peuvent aussi trouver les candidatures à examiner sur la page d’accueil en allant à Gérer > Approbations > Mises en candidature.
- Pour chaque candidature, l’approbateur l’approuve ou la refuse.
Vue d’administration des approbations :
La vue d’administration des approbations sert principalement à affecter les candidatures, à suivre la progression des évaluateurs et à gérer l’étape d’approbation. Chaque approbateur examine les candidatures qui lui sont attribuées.
Dans la vue d’administration, vous pouvez :
- Affecter des candidatures à des approbateurs individuels.
- Voir quels évaluateurs ont commencé ou terminé leur examen et quels évaluateurs doivent encore approuver.
- Supprimer une candidature de l’étape d’approbation au besoin.
- Confirmer une candidature au besoin.
- Commencer ou terminer l’étape d’approbation.
Utilisez la vue d’administration pour suivre la progression et gérer l’étape. Les approbateurs utilisent leur vue individuelle pour examiner les candidatures qui leur sont attribuées et soumettre leurs sélections.
Terminer les étapes
Une fois les décisions des évaluateurs prises, l’administrateur du programme de mise en candidature ferme l’étape.
L’étape sera finalisée et aucune autre modification ne pourra être apportée après sa clôture.
Vous ne pouvez pas passer à l’étape suivante tant que tous les décideurs n’ont pas pris leur décision pour l’étape.
S’il reste des candidatures en attente d’approbation, les administrateurs du programme de mise en candidature peuvent :
- Approuver les candidatures restantes, ou
- Refuser les candidatures restantes
Onglet Gagnants
Une fois toutes les étapes terminées, utilisez le bouton « Fermer l’étape finale » pour terminer votre programme. Cette action n’avise PAS automatiquement les gagnants; vous pouvez les reconnaître sur la page Gagnants.
À partir de la page Gagnants, vous pouvez :
- Voir la liste finale des gagnants.
- Examiner le statut final de tous les candidats.
- Confirmer les personnes qui seront reconnues et célébrées.
Reconnaître les gagnants
Utilisez la page Gagnants pour :
- Envoyer des reconnaissances aux gagnants selon vos paramètres de récompense.
- Vous assurer que les gagnants reçoivent :
- Leurs points ou leurs récompenses.
- Le message et l’image de marque appropriés du programme.
- Planifier l’envoi des reconnaissances à une date ultérieure ou les envoyer immédiatement.
Remarque : Aucun champ « de » ne sera affiché lorsque la reconnaissance sera remise. Le nom du programme s’affichera plutôt à cet endroit.
L’onglet Gagnants s’affichera même pendant que le programme est toujours en cours et que les gagnants n’ont pas encore été sélectionnés. Rappel : la fermeture de l’étape finale ajoute les gagnants à cette page, mais ne les avise pas automatiquement et n’envoie pas automatiquement leur reconnaissance de gagnant.
Aviser les candidats qui n’ont pas gagné
Rappel : les avis aux candidats peuvent être envoyés à deux endroits :
- En temps réel : Les candidats peuvent être avisés au moment même où ils sont mis en candidature. (Configurez cette option à l’aide du paramètre Envoyer la reconnaissance au moment de la soumission de la candidature dans les paramètres du programme.)
- À partir de la page Gagnants : Les avis peuvent être envoyés à la fin du programme s’ils n’ont pas déjà été envoyés lors de la soumission.
Ces avis indiquent aux candidats qu’ils ont été reconnus et affichent la réponse à la question principale de la candidature, afin de leur montrer exactement pourquoi ils ont été mis en candidature ou ce qu’ils ont bien fait. Cela contribue à maintenir une dynamique positive en veillant à ce que les candidats sachent que leurs efforts ont été reconnus.
Produire des rapports sur les mises en candidature
Utilisez la page « Toutes les candidatures » dans les paramètres de votre programme comme vue principale pour produire des rapports.
Sur cette page, vous pouvez :
- Voir le statut de chaque candidat, par exemple en attente, en cours d’examen, gagnant ou non sélectionné.
- Voir le nombre total de candidatures du programme.
- Voir les personnes affectées à chaque candidature ou étape.
- Examiner le taux de participation et d’autres statistiques générales.
- Exporter ou examiner les données, lorsqu’elles sont disponibles, au moyen d’un fichier CSV à partager avec les dirigeants ou à utiliser pour suivre la réussite du programme.
- Voir les gagnants et les personnes ayant reçu des candidatures dans le rapport sur les détails des reconnaissances.
Conséquences et éléments à prendre en considération
Lorsque vous configurez un programme de mise en candidature, gardez les points suivants à l’esprit :
- Budget et récompenses :
- Assurez-vous que votre budget de récompenses correspond au nombre prévu de gagnants.
- Décidez si tous les gagnants recevront la même récompense ou si vous aurez différents niveaux.
- Charge de travail des approbateurs et des votants :
- Tenez compte du nombre de candidatures que vous attribuez à un même évaluateur pour approbation ou vote.
- Utilisez les filtres et l’affectation en bloc pour répartir équitablement le travail.
- Calendrier :
- Définissez clairement :
- Les dates d’ouverture et de fermeture des mises en candidature.
- Les dates de début et de fin de chaque étape.
- Le moment où les gagnants seront annoncés.
- Définissez clairement :
- Communication :
- Informez les employés :
- Des personnes qui peuvent proposer des candidatures.
- De ce qui constitue une bonne candidature.
- De la manière et du moment où les gagnants seront choisis.
- Prévoyez des annonces pour :
- Le lancement du programme.
- La fermeture des mises en candidature.
- Les avis aux gagnants et aux candidats.
- Informez les employés :
- Données et équité :
- Utilisez des critères cohérents dans les questions de votre programme.
- Assurez-vous que les approbateurs et les votants comprennent ce qu’ils doivent rechercher.
- Utilisez plusieurs étapes si vous avez besoin de plus de contrôle ou d’un examen plus approfondi.
FAQ
Qui peut utiliser les programmes de mise en candidature?
Les programmes de mise en candidature sont conçus pour les administrateurs Awardco et les propriétaires de programmes qui gèrent des programmes de reconnaissance. Les utilisateurs finaux voient le formulaire de mise en candidature et les avis que vous configurez, mais seuls les administrateurs des programmes de mise en candidature gèrent les étapes et les résultats.
Quelle est la différence entre l’approbation et le vote?
L’approbation est une décision simple d’acceptation ou de refus pour chaque candidature. Le vote permet aux évaluateurs de choisir un nombre défini de candidats parmi un groupe, ce qui est utile lorsque vous devez réduire un grand groupe à un nombre plus restreint de finalistes ou de gagnants.
Puis-je avoir plus d’une étape?
Oui. Vous pouvez créer plusieurs étapes d’approbation ou de vote, ou les deux. Vous décidez du nombre d’étapes souhaité lors de la configuration du programme.
Quand les candidats sont-ils avisés?
Les candidats peuvent être avisés de deux façons : immédiatement lorsqu’ils sont mis en candidature, si l’option Envoyer la reconnaissance au moment de la soumission de la candidature est activée, ou à la fin du programme à partir de la page Gagnants s’ils n’ont pas déjà été avisés. Si aucune de ces options n’est utilisée, les candidats ne recevront aucun avis.
Puis-je voir combien de personnes ont participé?
Oui. L’onglet Toutes les candidatures affiche le taux de participation, le nombre total de candidatures et d’autres statistiques clés de votre programme.
Puis-je mettre en candidature un groupe de personnes?
Oui. Pour permettre les candidatures de groupe, accédez à Paramètres, puis à Règles. Sous Configuration des destinataires, sélectionnez « Groupes » ou « Groupes et personnes ». Si vous sélectionnez Groupes, définissez le nombre minimal et maximal de personnes autorisées dans chaque candidature de groupe.
Pour les personnes mises en candidature, mais qui n’ont pas gagné, quel texte s’affiche dans leur fil de reconnaissances?
Le candidat verra la réponse saisie par la personne qui l’a mis en candidature pour la question principale, généralement « Pourquoi souhaitez-vous proposer cette personne? »
Quelle est la différence entre le vote individuel et le vote du comité?
Dans le cadre d’un vote individuel, les candidatures sont attribuées à des votants individuels. Dans le cadre d’un vote du comité, un comité examine un bassin de vote partagé et soumet une décision de groupe pour chaque étape.
Un membre du comité peut-il retirer un vote soumis?
Un membre du comité peut retirer un vote lorsque la confirmation du vote du comité est activée. Un superadministrateur peut retirer un vote, peu importe le paramètre.
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le service de soutien aux administrateurs d’Awardco.