Utilisez les programmes de mise en candidature pour recueillir facilement les candidatures, gérer les étapes d’approbation et de vote, et célébrer vos candidats et les gagnants finaux afin que chacun se sente reconnu et apprécié. Cet article porte sur la gestion et la production de rapports concernant un programme de mise en candidature. Pour savoir comment créer votre programme de mise en candidature, consultez Créer des programmes de mise en candidature.
- Valeur et impact des programmes de mise en candidature
- Gérer
- Produire des rapports sur les mises en candidature
- Conséquences et éléments à prendre en considération
- FAQ
Valeur et impact des programmes de mise en candidature
Les programmes de mise en candidature vous aident à :
- Recueillir des candidatures auprès d’un vaste groupe d’employés.
- Utiliser des étapes d’approbation et de vote pour réduire le nombre de candidatures.
- Reconnaître les gagnants au moyen de récompenses.
- Aviser les candidats qui n’ont pas gagné qu’ils ont été mis en candidature et communiquer les principaux détails de leur candidature.
- Ajouter une méthode structurée pour organiser des concours, des remises de prix et des mises en candidature par les pairs.
- Obtenir une visibilité claire sur les candidatures et leur étape d’examen.
- Automatiser les avis et les reconnaissances pour les gagnants et les candidats.
Cela permet à vos programmes d’être transparents, équitables et mobilisateurs pour l’ensemble de votre entreprise.
Pour savoir comment créer votre programme de mise en candidature, consultez Créer des programmes de mise en candidature.
Gérer un programme de mise en candidature
Suivez ces étapes pour accéder à votre programme de mise en candidature déjà créé :
- Connectez-vous à votre plateforme Awardco.
- Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Reconnaissance », « Programmes », puis « Programmes de mise en candidature ».
Une fois le programme actif, vous le gérerez à partir de l’onglet Gérer. Vous pourrez y consulter toutes les candidatures, progresser dans les étapes d’examen et reconnaître les gagnants et les candidats.
Onglet Toutes les candidatures
Il s’agit de la page principale de gestion des candidatures une fois votre programme de mise en candidature actif. Avant d’ouvrir les mises en candidature, vous devez d’abord ajouter le widget Programmes de mise en candidature à la page d’accueil. Le bouton « Ouvrir les mises en candidature » ne s’affichera pas tant que ce widget n’aura pas été ajouté.
- Lorsque vous sélectionnez « Ouvrir les mises en candidature », le programme devient visible et accessible aux participants admissibles directement dans le widget de la page d’accueil, ce qui leur permet de découvrir le programme et de commencer à proposer des candidatures.
Remarque : Si vous planifiez une date de début dans les paramètres de la période de soumission, vous n’avez pas besoin de sélectionner manuellement « Ouvrir les mises en candidature ».
Une fois le programme de mise en candidature ouvert, vous pourrez commencer l’étape 1.
Terminez la configuration du widget Programmes de mise en candidature sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles avant de sélectionner Ouvrir les mises en candidature.
Utilisez la page « Toutes les candidatures » pour suivre ce qui se passe dans votre programme actif.
Vous pouvez notamment :
- Voir tous les candidats du programme, filtrer les candidatures selon leurs métadonnées et télécharger un fichier CSV.
- Examiner les statistiques sur les candidatures, les candidats et le taux de participation au programme.
- Partager le lien ou un code QR permettant d’accéder directement au programme de mise en candidature.
- Voir le statut d’un candidat, par exemple en attente d’approbation, en cours de vote ou gagnant.
- Voir le nombre de candidatures reçues par chaque personne.
- Trier les candidatures.
- Voir les personnes affectées au vote ou aux approbations de chaque étape pour chaque candidature.
Pour contrôler les périodes d’ouverture et de fermeture des mises en candidature :
- Sélectionnez « Fermer les mises en candidature » lorsque vous êtes prêt à arrêter les nouvelles soumissions pour l’étape.
- Rouvrez les mises en candidature si vous souhaitez en accepter d’autres et que vous n’avez pas commencé l’étape 1.
Avant de pouvoir commencer une étape, vous devez affecter manuellement ses approbateurs et ses votants à partir de la page Évaluations, sauf si vous avez choisi une étape d’approbation automatisée dans laquelle l’approbation est attribuée aux superviseurs.
Contrairement à de nombreux programmes de reconnaissance standards, vous n’affectez pas les approbateurs ou les votants avant d’ouvrir un programme de mise en candidature. Cette étape a lieu plus tard, dans l’onglet Évaluations, pour chaque étape.
Onglet Évaluations
Utilisez la page « Évaluations » pour gérer les étapes déjà configurées dans les paramètres d’évaluation.
Vous pouvez notamment :
- Voir toutes les étapes et leurs résultats.
- Commencer ou arrêter des étapes.
- Affecter des évaluateurs, y compris des votants individuels ou des membres de comité.
Pour ajouter une autre étape ou supprimer une étape à venir, accédez aux « Paramètres d’évaluation ». Une fois les évaluateurs affectés, sélectionnez « Commencer l’étape » lorsque vous êtes prêt à commencer l’examen.
REMARQUE : Vous ne pouvez pas commencer une étape tant que chaque candidature n’a pas d’approbateur, de votant individuel ou de comité affecté.
Étape de vote
Utilisez une étape de vote pour réduire un groupe important de candidats à un groupe plus restreint. Vous pouvez utiliser le vote individuel ou le vote par comité.
Vote individuel :
Chaque votant examine les candidats qui lui sont affectés et sélectionne le nombre autorisé de candidats à faire progresser.
Pour affecter des votants individuels :
- Affectez les candidatures manuellement.
- Filtrez les candidatures selon leurs métadonnées, comme le service, le lieu ou le rôle.
- Affectez des votants en bloc pour gagner du temps.
- Assurez-vous que chaque candidature a un votant affecté avant de commencer l’étape.
Lors du démarrage de l’étape, l’administrateur du programme définit le nombre de candidats que chaque votant peut sélectionner.
Expérience du votant individuel :
- Les votants sont avisés par courriel dès qu’une candidature leur est affectée pour examen. Si plusieurs candidatures sont affectées en bloc au même votant, celui-ci reçoit un seul avis par courriel plutôt qu’un courriel distinct pour chaque candidature.
- Ils peuvent cliquer sur un lien dans le courriel pour ouvrir leur candidature et l’examiner.
- Les votants peuvent également trouver les candidatures à examiner sur la page d’accueil en accédant à Gérer > Approbations > Mises en candidature.
- Les votants individuels sélectionnent les candidats dans leur groupe affecté. Les membres du comité examinent les candidats dans le bassin de vote partagé du comité.
- Les votants font leurs choix, puis sélectionnent « Confirmer les sélections » ou suivent les instructions à l’écran pour soumettre leur décision.
Vue administrateur du vote individuel :
La vue administrateur du vote individuel est axée sur l’affectation des candidatures, le suivi de la progression des évaluateurs et la gestion de l’étape de vote.
Dans la vue administrateur, vous pouvez :
- Affecter des candidatures à des votants individuels.
- Voir quels évaluateurs ont commencé ou terminé leur examen et quels évaluateurs doivent encore voter.
- Supprimer une candidature de l’étape de vote au besoin.
- Confirmer une candidature au besoin.
- Commencer ou terminer l’étape de vote.
Utilisez la vue administrateur pour suivre la progression et gérer l’étape. Les votants utilisent leur vue individuelle pour examiner les candidatures qui leur sont affectées et soumettre leurs choix.
Vote par comité :
Le vote par comité permet à un groupe d’examiner un bassin partagé de candidats pour l’étape.
Pour configurer le vote par comité :
- Affectez les membres du comité par CSV, par métadonnées ou par sélection d’utilisateurs.
- Configurez le nombre de candidats que chaque membre du comité peut sélectionner.
- Définissez le nombre de candidats pouvant passer à l’étape suivante.
Un seul comité peut être affecté à chaque étape. Un seul membre du comité doit soumettre la décision du comité.
Expérience des votants du comité :
- Les votants du comité sont avisés par courriel dès qu’ils sont affectés comme votants.
- Ils peuvent cliquer sur un lien dans le courriel pour ouvrir leur candidature et l’examiner.
- Les votants du comité peuvent également trouver les candidatures à examiner sur la page d’accueil en accédant à Gérer > Approbations > Mises en candidature > Examiner.
Examiner et soumettre vos votes
- Examinez les règles et les directives de vote définies par l’administrateur du programme.
- Sélectionnez les candidats que vous souhaitez faire progresser.
- Sélectionnez « Confirmer les sélections ».
Examiner les résultats du vote
- Ce que les membres du comité peuvent voir après le vote dépend du paramètre Résultats après le vote défini par l’administrateur du programme :
- Désactivé : Les membres du comité ne peuvent pas consulter les résultats après le vote.
- Résultats seulement : Les membres du comité peuvent consulter le total cumulatif des votes.
- Tous les détails : Les membres du comité peuvent consulter les détails individuels du vote, notamment qui a voté pour chaque candidat.
*Exemple de la vue d’un membre du comité lorsque Résultats après le vote est réglé sur Tous les détails et que Confirmation du vote du comité est activé.
*Exemple de la vue d’un membre du comité lorsque Résultats après le vote est réglé sur Résultats seulement et que Confirmation du vote du comité est activé.
Confirmer la décision du comité
- Si l’administrateur du programme active la confirmation du vote du comité, les membres du comité peuvent examiner les résultats du comité avant la soumission de la décision finale.
- Tout membre du comité peut modifier les sélections du comité pendant l’étape de confirmation.
- Le message Il reste encore des tâches à effectuer indique que la décision finale du comité n’a pas été soumise.
- Un seul membre du comité doit soumettre la décision finale au nom de l’ensemble du comité.
- Capture d’écran de la soumission de la décision finale :
Vue administrateur du vote par comité :
La vue administrateur vous donne une vue d’ensemble de la progression du comité et des actions disponibles pour gérer l’étape de vote. Alors que les membres du comité utilisent leur vue de vote pour examiner les candidats et voter, les administrateurs peuvent suivre l’activité de l’ensemble du comité.
Dans la vue administrateur, vous pouvez :
- Suivre les membres du comité qui ont soumis leur vote et ceux qui doivent encore voter.
- Examiner l’activité de vote actuelle du comité, notamment les candidats sélectionnés par les membres du comité.
- Modifier les classements ou les sélections au besoin.
- Envoyer des rappels aux membres du comité qui n’ont pas encore soumis leur vote, comme illustré dans l’image ci-dessous.
- Suivre la progression du comité dans le processus de vote ou de confirmation.
Les actions qui vous sont offertes peuvent dépendre des paramètres de visibilité des résultats de l’étape de vote et de confirmation du vote du comité. Par exemple, les membres du comité peuvent modifier leurs sélections pendant l’étape de confirmation lorsque la confirmation du vote du comité est activée. La vue administrateur peut également inclure des actions de gestion qui ne sont pas accessibles aux membres du comité.
Utilisez la vue administrateur pour gérer l’étape et faire le suivi des votes en attente. Utilisez la vue des membres du comité pour comprendre ce que les votants voient lorsqu’ils examinent les candidats, votent, modifient leurs sélections ou soumettent la décision finale du comité.
Étape d’approbation
Une étape d’approbation convient surtout à une simple vérification « oui/non » des candidatures.
Choisissez votre type d’approbation dans les paramètres d’évaluation :
- Approbation du superviseur :
- La candidature est automatiquement envoyée au superviseur du candidat; aucune affectation manuelle n’est nécessaire.
- Affectation manuelle :
- Contrairement à l’acheminement automatisé vers le superviseur, les candidats n’ont pas automatiquement de superviseur affecté dès le départ.
- Affectez manuellement les approbateurs au fur et à mesure que les candidatures arrivent :
- Filtrez les candidatures selon leurs métadonnées, comme le service, le lieu ou le rôle.
- Affectez des approbateurs en bloc pour gagner du temps lorsque vous avez de nombreuses candidatures à attribuer à une même personne.
- Un administrateur peut commencer l’étape une fois les mises en candidature officiellement fermées et toutes les soumissions affectées à un évaluateur.
- Assurez-vous que chaque candidature a un approbateur.
À vérifier avant de commencer l’étape :
- Toutes les candidatures de l’étape.
- La personne affectée à l’approbation de chaque candidature.
- La configuration est correcte.
Expérience de l’approbateur :
- Les approbateurs sont avisés par courriel dès qu’une candidature leur est affectée pour examen. Si plusieurs candidatures sont affectées en bloc au même approbateur, celui-ci reçoit un seul avis par courriel plutôt qu’un courriel distinct pour chaque candidature.
- Ils peuvent cliquer sur un lien dans le courriel pour ouvrir leur candidature et l’examiner.
- Les approbateurs peuvent également trouver les candidatures à examiner sur la page d’accueil en accédant à Gérer > Approbations > Mises en candidature.
- Pour chaque candidature, l’approbateur l’approuve ou la refuse.
Vue administrateur des approbations :
La vue administrateur des approbations est axée sur l’affectation des candidatures, le suivi de la progression des évaluateurs et la gestion de l’étape d’approbation. Chaque approbateur examine les candidatures qui lui sont affectées.
Dans la vue administrateur, vous pouvez :
- Affecter des candidatures à des approbateurs individuels.
- Voir quels évaluateurs ont commencé ou terminé leur examen et quels évaluateurs doivent encore approuver.
- Supprimer une candidature de l’étape d’approbation au besoin.
- Confirmer une candidature au besoin.
- Commencer ou terminer l’étape d’approbation.
Utilisez la vue administrateur pour suivre la progression et gérer l’étape. Les approbateurs utilisent leur vue individuelle pour examiner les candidatures qui leur sont affectées et soumettre leurs choix.
Terminer les étapes
Une fois les décisions des évaluateurs prises, l’administrateur du programme de mise en candidature fermera l’étape.
L’étape sera finalisée et aucune autre modification ne pourra être apportée après sa clôture.
Vous ne pouvez pas passer à l’étape suivante tant que tous les décideurs n’ont pas pris leur décision pour l’étape.
S’il reste des candidatures en attente d’approbation, les administrateurs du programme de mise en candidature peuvent :
- Approuver les candidatures restantes, ou
- Refuser les candidatures restantes.
Onglet Gagnants
Lorsque toutes les étapes sont terminées, utilisez le bouton « Fermer l’étape finale » pour terminer votre programme. Cette action n’avise PAS automatiquement les gagnants; vous pouvez les reconnaître sur la page Gagnants.
À partir de la page Gagnants, vous pouvez :
- Voir la liste finale des gagnants.
- Examiner le statut final de tous les candidats.
- Confirmer les personnes qui seront reconnues et célébrées.
Reconnaître les gagnants
Utilisez la page Gagnants pour :
- Envoyer des reconnaissances aux gagnants selon vos paramètres de récompense.
- Vous assurer que les gagnants reçoivent :
- Leurs points ou récompenses.
- Le bon message et la bonne image de marque du programme.
- Les reconnaissances peuvent être planifiées pour être envoyées à une date ultérieure ou immédiatement.
Remarque : Aucun champ « de » ne sera affiché lorsque la reconnaissance sera donnée. Le nom du programme apparaîtra plutôt à cet endroit.
L’onglet Gagnants s’affichera même pendant l’exécution du programme, alors que les gagnants n’ont pas encore été sélectionnés. Rappel : la fermeture de l’étape finale ajoute les gagnants à cette page, mais ne les avise pas automatiquement et n’envoie pas automatiquement leur reconnaissance de gagnant.
Aviser les candidats qui n’ont pas gagné
Rappel : les avis aux candidats peuvent être envoyés à deux endroits :
- En temps réel : Les candidats peuvent être avisés au moment où ils sont mis en candidature. (Configurez cette option à l’aide de l’option Envoyer la reconnaissance au moment de la soumission de la mise en candidature dans les paramètres du programme.)
- À partir de la page Gagnants : Les avis peuvent être envoyés à la fin du programme s’ils n’ont pas déjà été envoyés au moment de la soumission.
Ces avis indiquent aux candidats qu’ils ont été reconnus et affichent la réponse à la question principale de la mise en candidature, leur montrant exactement pourquoi ils ont été mis en candidature ou ce qu’ils ont bien fait. Cela contribue à maintenir une atmosphère positive en veillant à ce que les candidats sachent que leurs efforts ont été reconnus.
Produire des rapports sur les mises en candidature
Utilisez la page « Toutes les candidatures » dans les paramètres de votre programme comme vue principale pour produire des rapports.
Sur cette page, vous pouvez :
- Voir le statut de chaque candidat, par exemple en attente, en cours d’examen, gagnant ou non sélectionné.
- Voir le nombre total de candidatures du programme.
- Voir la personne affectée à chaque candidature ou étape.
- Examiner le taux de participation et d’autres statistiques générales.
- Exporter ou examiner les données, lorsqu’elles sont disponibles, au moyen d’un fichier CSV afin de les partager avec les dirigeants ou de suivre la réussite du programme.
- Voir les gagnants et les personnes ayant reçu des candidatures grâce au rapport détaillé sur les reconnaissances.
Conséquences et éléments à prendre en considération
Lorsque vous configurez un programme de mise en candidature, gardez les points suivants à l’esprit :
- Budget et récompenses :
- Assurez-vous que votre budget de récompenses correspond au nombre prévu de gagnants.
- Décidez si tous les gagnants recevront la même récompense ou si vous aurez plusieurs niveaux.
- Charge de travail des approbateurs et des votants :
- Tenez compte du nombre de candidatures que vous demandez à un même évaluateur d’approuver ou pour lesquelles vous lui demandez de voter.
- Utilisez les filtres et l’affectation en bloc pour répartir équitablement le travail.
- Calendrier :
- Définissez clairement :
- Les dates d’ouverture et de fermeture des mises en candidature.
- Les dates de début et de fin de chaque étape.
- La date d’annonce des gagnants.
- Définissez clairement :
- Communication :
- Informez les employés :
- Des personnes qui peuvent proposer des candidatures.
- Des éléments qui constituent une bonne candidature.
- De la façon et du moment où les gagnants seront choisis.
- Planifiez des annonces pour :
- Le lancement du programme.
- La fermeture des mises en candidature.
- Les avis aux gagnants et aux candidats.
- Informez les employés :
- Données et équité :
- Utilisez des critères cohérents dans les questions de votre programme.
- Assurez-vous que les approbateurs et les votants comprennent ce qu’ils doivent rechercher.
- Utilisez plusieurs étapes si vous avez besoin de plus de contrôle ou d’un examen plus approfondi.
FAQ
Qui peut utiliser les programmes de mise en candidature?
Les programmes de mise en candidature sont conçus pour les administrateurs Awardco et les propriétaires de programmes qui gèrent des programmes de reconnaissance. Les utilisateurs finaux voient le formulaire de mise en candidature et les avis que vous configurez, mais seuls les administrateurs des programmes de mise en candidature gèrent les étapes et les résultats.
Quelle est la différence entre l’approbation et le vote?
L’approbation est une décision simple d’acceptation ou de refus pour chaque candidature. Le vote permet aux évaluateurs de choisir un nombre déterminé de candidats dans un groupe, ce qui est utile lorsque vous devez réduire un grand groupe à un plus petit nombre de finalistes ou de gagnants.
Puis-je avoir plus d’une étape?
Oui. Vous pouvez créer plusieurs étapes d’approbation ou de vote, ou les deux. Vous décidez du nombre d’étapes souhaité lors de la configuration du programme.
Quand les candidats sont-ils avisés?
Les candidats peuvent être avisés de deux façons : immédiatement lorsqu’ils sont mis en candidature, si l’option Envoyer la reconnaissance au moment de la soumission de la mise en candidature est activée, ou à la fin du programme à partir de la page Gagnants s’ils n’ont pas déjà été avisés. Si aucune de ces options n’est utilisée, les candidats ne recevront pas d’avis.
Puis-je voir combien de personnes ont participé?
Oui. L’onglet Toutes les candidatures affiche le taux de participation, le nombre total de candidatures et d’autres statistiques clés de votre programme.
Puis-je proposer la candidature d’un groupe de personnes?
Oui. Pour autoriser les mises en candidature de groupes, accédez à Paramètres, puis à Règles. Sous Configuration des destinataires, sélectionnez « Groupes » ou « Groupes et personnes ». Si vous sélectionnez Groupes, définissez le nombre minimal et maximal de personnes autorisées dans chaque candidature de groupe.
Pour les personnes mises en candidature, mais qui n’ont pas gagné, quel texte s’affiche dans leur fil de reconnaissance?
Le candidat verra la réponse saisie par la personne qui l’a mis en candidature pour la question principale, habituellement « Pourquoi souhaitez-vous proposer cette personne? »
Quelle est la différence entre le vote individuel et le vote par comité?
Dans le cadre d’un vote individuel, les candidatures sont affectées à des votants individuels. Dans le cadre d’un vote par comité, un seul comité examine un bassin de vote partagé et soumet une décision de groupe pour chaque étape.
Un membre du comité peut-il retirer un vote soumis?
Un membre du comité peut retirer un vote lorsque la confirmation du vote du comité est activée. Un superadministrateur peut retirer un vote, quel que soit le paramètre.
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le soutien aux administrateurs Awardco.