Programas de Reconhecimento Externo permitem que clientes, fornecedores, parceiros ou qualquer terceiro reconheçam os esforços e serviços dos funcionários, enriquecendo a cultura de reconhecimento ao combinar feedback externo com iniciativas internas de reconhecimento. Este artigo explica como criar e gerenciar um Programa de Reconhecimento Externo, abordando configurações gerais, gerenciamento de participantes, links personalizados e configurações gerais do programa.
- Criar um Programa de Reconhecimento Externo
- Gerenciando um Programa Externo
- Configurações do Programa Externo
- Experiência do Usuário
- Experiência do Aprovador
Criar um Programa de Reconhecimento Externo
Para começar a criar um Programa de Reconhecimento Externo:
- Selecione o botão Admin na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- No menu de navegação à esquerda, selecione “Reconhecimento,” "Programas," depois "Reconhecimentos Externos.”
- Selecione “Novo Programa.”
Nota: Se você não vir a opção para acessar as configurações do programa de Reconhecimentos Externos, fale com seu contato na Awardco para habilitá-la.
Geral
Edite as seguintes configurações na aba Geral:
- Título do Programa: O nome do programa que será exibido nos relatórios da plataforma e nos filtros do feed social.
- URL: O slug da URL; o site público para visitantes deixarem um reconhecimento para os funcionários.
- Descrição: Um campo que pode fornecer instruções adicionais para quem está dando o reconhecimento.
- Rótulo do Cliente: Como a pessoa que dá o reconhecimento será chamada (ex.: Cliente, Paciente).
- Rótulo do Destinatário: Como a pessoa que recebe o reconhecimento será chamada (ex.: Colega, Cuidador).
- Imagem do Banner: Uma imagem que será exibida no reconhecimento no feed social.
- Logo da Página do Formulário: Um logo que será exibido na página de envio do formulário.
Quando terminar, clique em "Próximo" ou em "Salvar" para retornar à página principal do Programa de Reconhecimento Externo.
Perguntas
Esta página permite configurar as perguntas feitas à pessoa que está enviando um reconhecimento externo. Clique no ícone de lápis ao lado das duas perguntas padrão para editar suas instruções e adaptá-las à voz da organização.
Clique em “Adicionar Pergunta” para incluir mais perguntas no formulário de reconhecimento. Existem cinco tipos de perguntas que podem ser criadas:
- Seleção Única: Funciona como uma pergunta de múltipla escolha. Insira o texto da pergunta e as opções de resposta. Digite uma resposta e pressione Enter para adicionar várias opções.
- Seleção Múltipla: Permite que os respondentes escolham múltiplas respostas de uma lista de opções. Insira o texto da pergunta e as opções de resposta. Digite uma resposta e pressione Enter para adicionar várias opções.
- Resposta Curta: Solicita que os respondentes forneçam respostas escritas concisas para perguntas abertas. Nota: O limite de caracteres para a resposta é 600.
- Resposta Longa: Solicita que os respondentes forneçam respostas escritas detalhadas para perguntas abertas. Nota: O limite de caracteres para a resposta é 4.000.
- Campo de Assinatura: Solicita que os respondentes concordem que seu comentário poderá ser compartilhado e postado publicamente dentro da instância da Awardco da organização.
Marque a caixa “Resposta do Participante é Obrigatória” para tornar a resposta à pergunta obrigatória. Clique em “Salvar.”
Clique em “Visualizar” para ver o que uma pessoa que está enviando um reconhecimento verá. Quando terminar, clique em “Próximo” ou em “Salvar” para voltar à página principal do Programa de Reconhecimento Externo.
Recompensas
Para permitir que as pessoas sugiram valores de pontos para os destinatários por meio de um programa de reconhecimento externo, ative a opção "Pontos de Recompensa". Esses pontos serão retirados de um orçamento de acesso permitido que o aprovador do reconhecimento possui. O aprovador pode selecionar qualquer um dos seus orçamentos de acesso permitidos durante o processo de aprovação.
Valores predefinidos de pontos podem ser adicionados para que os revisores escolham. Para isso, digite um valor no campo livre e pressione Enter para adicionar várias opções de valores. Para permitir que os revisores definam valores personalizados de recompensa, marque a caixa abaixo das opções predefinidas.
Selecione a Rede de Prêmios na qual os pontos podem ser gastos usando o menu suspenso. Clique em “Gerenciar Redes de Prêmios” para ver todas as Redes de Prêmios disponíveis e ativas.
Depois que os pontos de recompensa forem configurados, clique em “Próximo” para continuar ou em “Salvar” para retornar à página principal do Programa de Reconhecimento Externo.
Notificações
Ative a opção ‘Notificações ao Destinatário’ para que uma notificação seja enviada ao destinatário quando ele receber um reconhecimento externo que for publicado no feed. Selecione o modelo de e-mail que o destinatário receberá no menu suspenso. Clique no link “Gerenciar Modelos de E-mail” para acessar as configurações de modelos de e-mail da plataforma. Crie um modelo de e-mail específico para este programa usando a ferramenta Editor Fácil de Modelos de E-mail. Certifique-se de que o e-mail esteja classificado sob o tipo de e-mail ‘Reconhecimento’.
Quando terminar, clique em “Próximo” ou em “Salvar” para voltar à página principal do Programa de Reconhecimento Externo.
Aprovadores
Use as configurações desta página para designar indivíduos que podem aprovar reconhecimentos neste programa externo. Os aprovadores designados receberão notificações por e-mail quando uma aprovação estiver pendente.
Nota: A aprovação é obrigatória. Se nenhum aprovador for especificado, as aprovações serão encaminhadas para qualquer pessoa com o papel de Super Admin, que usará seus orçamentos de acesso permitidos para aprovar os reconhecimentos. Além disso, o e-mail de aprovação enviado ao aprovador atualmente não é personalizável.
- Designação de Supervisores: Para que supervisores diretos aprovem reconhecimentos para seus subordinados diretos, marque a caixa ao lado de "Designar Supervisor para Aprovar para subordinados diretos." Para que essa configuração funcione, os reconhecimentos devem ser enviados via link de usuário pessoal (veja a seção Links Personalizados). Usar a URL geral encaminhará a aprovação para o usuário designado ou para os Super Admins se nenhum aprovador for especificado.
- Designação de Indivíduos Específicos: Para atribuir indivíduos específicos como aprovadores, pesquise e selecione seus nomes no campo sob "Quem deve ser autorizado a aprovar reconhecimentos para este programa?" Vários nomes podem ser inseridos, mas observe que cada solicitação de aprovação será enviada para todos os usuários selecionados.
- Aprovação por Metadados: Aprovadores podem ser especificados com base em metadados. Qualquer valor de metadado inserido aqui encaminhará as aprovações para qualquer pessoa associada a essa etiqueta. Recomenda-se inserir múltiplos valores para definir finamente os critérios de aprovação. Múltiplos valores dentro do mesmo metadado usam lógica "ou" (ex.: aprovadores nos departamentos "Sucesso do Cliente" ou "Vendas" podem aprovar). Múltiplos metadados usam lógica "e" (ex.: aprovadores no departamento "Sucesso do Cliente" e com título de trabalho "Supervisor" podem aprovar). Considere usar o Criador de Metadados para personalizar os parâmetros de aprovação.
Quando terminar, clique em "Próximo" para continuar, ou em "Salvar" para voltar à página principal do Programa de Reconhecimento Externo.
Participantes
Esta página permite limitar a elegibilidade para reconhecimento a grupos específicos dentro de uma organização. Se o botão Limitar Elegibilidade estiver “desligado”, o programa estará disponível para todos os usuários. Se estiver “ligado”, especifique os usuários ou grupos de metadados elegíveis para serem reconhecidos através do programa externo.
Quando terminar, clique em “Próximo” ou em “Salvar” para voltar à página principal do Programa de Reconhecimento Externo.
Links Personalizados
Ative a opção "Roteamento de Link de Usuário Pessoal" para criar links de reconhecimento personalizados para todos os participantes deste programa. Acessar o link de um usuário levará o reconhecedor diretamente ao formulário de reconhecimento externo com o destinatário pré-selecionado. Os links serão exibidos nas páginas de perfil individual dos usuários em ‘Configurações da Minha Conta.’
Considere as seguintes nuances associadas a este recurso:
- Links pessoais estão vinculados ao programa criado mais recentemente. O programa associado ao link pessoal de cada usuário pode ser visto na aba Links de Usuário nas configurações principais do Programa de Reconhecimento Externo.
- Para que cada usuário elegível a ser reconhecido tenha um link personalizado, esta opção deve estar ativada para pelo menos um programa. Se esta opção estiver desativada, os participantes não terão links personalizados, e a URL geral de reconhecimento deve ser usada para acessar o programa.
Pressione “Salvar” para salvar todas as configurações configuradas nesta página.
Gerenciando um Programa Externo
Antes que alguém possa usar um programa de reconhecimento externo, ele deve ser ativado. Para fazer isso, clique no ícone de três pontos ao lado do programa e selecione “Ativar.” Este menu suspenso também apresenta as seguintes opções:
- Editar configurações do programa externo
- Copiar o link para acessar o programa
- Baixar o código QR do programa
- Excluir o programa
Configurações do Programa Externo
Consulte as seções abaixo para obter mais informações sobre as configurações do programa de Reconhecimento Externo.
Programas
Esta aba mostra todos os programas de reconhecimento externo criados, o link para o formulário de perguntas do programa e seu status. Passe o mouse sobre o link e clique no ícone quadrado que aparece para copiar o link para usuários externos. Clique nos três pontos ao lado de qualquer programa para:
- Editar as configurações individuais do programa (veja a seção Criar um Programa de Reconhecimento Externo).
- Copiar a URL do link público.
- Baixar e visualizar um código QR que direciona um reconhecedor ao programa de reconhecimento externo.
- Ativar ou desativar um programa.
- Excluir um programa.
Links de Usuário
A aba ‘Links de Usuário’ exibe todos os links individuais de reconhecimento criados para usuários em um programa externo (veja a seção ‘Links Personalizados’). Role ou pesquise pelo nome do usuário para encontrar seu link de reconhecimento. Para copiar um link, passe o mouse sobre ele e clique no ícone quadrado que aparece. Esta aba também permite:
- Visualizar o nome do programa associado a cada link.
- Visualizar o que um reconhecedor veria clicando no ícone de olho.
- Baixar códigos QR individuais clicando no ícone de QR.
- Para facilitar a distribuição, clique em "Baixar arquivo Zip" para baixar um arquivo zip contendo os códigos QR de todos os usuários e um arquivo CSV com os links pessoais de reconhecimento de todos.
Configurações
Esta aba oferece as seguintes configurações:
- Sugestões de Aprovação da Awardco Intelligence: Esta configuração permite que a IA auxilie no processo de aprovação de reconhecimentos. Utilizar IA ajuda os aprovadores a tomarem decisões mais rápidas, embora a aprovação final ainda deva ser feita por uma pessoa. Quando ativado, os reconhecimentos passarão por até três níveis de filtragem:
- Moderação: Verifica textos potencialmente prejudiciais. Reconhecimentos que falharem neste filtro são automaticamente recusados e não avançam para a fila de aprovação.
- Análise de Sentimento: Se um reconhecimento passar pela moderação, a IA analisa seu sentimento e recomenda ao aprovador se ele deve ser aprovado, recusado ou revisado, fornecendo motivos para a sugestão.
- Ative o toggle para “ligar”. Certifique-se de aceitar o aviso de Consentimento e Privacidade.
- Campos de Metadados Permitidos: Esta configuração permite que aprovadores reconheçam efetivamente grandes grupos com base em metadados específicos. Determine quais campos de metadados podem ser usados para aprovação de reconhecimento externo. Em vez de selecionar um indivíduo para aprovação, o aprovador pode escolher um valor de metadado para aprovar reconhecimentos para um grupo.
- Exemplo: Se um reconhecedor escrever, "Aaron e a equipe de Vendas foram muito prestativos!", o aprovador pode selecionar indivíduos separados no departamento de Vendas ou selecionar o metadado do departamento "Vendas", se ele existir. Para configurar:
- Clique em “Editar Campos Selecionados.”
- Selecione os valores de metadados desejados (ex.: nomes de departamentos, cargos).
- Clique em “Salvar.”
- Exemplo: Se um reconhecedor escrever, "Aaron e a equipe de Vendas foram muito prestativos!", o aprovador pode selecionar indivíduos separados no departamento de Vendas ou selecionar o metadado do departamento "Vendas", se ele existir. Para configurar:
- Baixar CSV de Reconhecimentos Recusados: Permite baixar um arquivo CSV contendo todos os reconhecimentos recusados. Este CSV incluirá todas as recusas automáticas feitas pela IA, bem como reconhecimentos recusados manualmente por um aprovador.
Experiência do Usuário
Quando alguém acessa o link de um programa de reconhecimento externo, pode enviar um reconhecimento sem autenticação.
Se um URL de programa inativo for clicado, uma mensagem notificará que o link não está ativo.
Se o link dedicado de um indivíduo for clicado, o formulário de reconhecimento preparará um reconhecimento para o indivíduo, pulando a pergunta ‘Destinatário a Reconhecer’.
Depois que o reconhecimento for enviado e/ou aprovado, ele aparecerá no feed social público.
Experiência do Aprovador
Os aprovadores serão notificados por e-mail quando houver reconhecimentos pendentes. Eles podem revisar e aprovar reconhecimentos na fila de aprovação, acessível clicando no ícone de sino na página inicial da plataforma.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.