Gerenciar reconhecimentos monetários grandes, como prêmios de feriado ou de apreciação de funcionários, requer garantir que a conta de resgate esteja adequadamente financiada para evitar qualquer interrupção. O pré-financiamento permite que os administradores adicionem fundos antecipadamente para um programa específico, orçamento ou grupo de metadados, garantindo que todos os prêmios sejam distribuídos sem problemas, mesmo durante períodos de alto tráfego. Isso também garantirá que você não seja cobrado em dobro por esses pontos. Este artigo irá orientar sobre os passos para solicitar uma fatura e gerenciar o processo de pré-financiamento de forma eficiente.
Nota: Este artigo se aplica a todos os clientes que não utilizam o método de faturamento “Gerenciado pelo Cliente”.
Por que Pré-financiar?
O pré-financiamento oferece alguns benefícios chave:
- Evitar Interrupções no Programa: Garante que a conta de resgate esteja suficientemente financiada para cobrir o aumento do gasto dos usuários com seus pontos
- Processo de Premiação Sem Interrupções: Ao adicionar fundos antecipadamente, os administradores podem garantir que todos os prêmios sejam emitidos prontamente sem aguardar pagamentos adicionais.
- Opções Flexíveis de Financiamento: Os fundos podem ser adicionados diretamente na plataforma via ACH ou cartão de crédito. Também podem ser enviados fora da plataforma via ACH/transferência bancária e cheque físico.
- Melhoria na Reportagem e Orçamentação: Pré-financiar programas específicos ajuda a manter registros financeiros mais claros. Orçamentos separados para programas grandes como prêmios de feriado ou de apreciação de funcionários simplificam o acompanhamento financeiro e a geração de relatórios.
Como Pré-financiar um Grande Prêmio
Navegando até a Página de Faturamento
Siga estes passos para acessar a Página de Faturamento:
- Selecione o botão Admin na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- Selecione “Financeiro”, depois “Faturamento” no menu de navegação à esquerda.
Solicitando uma Fatura para Pré-financiamento
O passo chave no processo de pré-financiamento é solicitar uma fatura. Siga estes passos:
-
Navegue até a aba Faturas e clique em Solicitar Fatura.
- Digite o valor solicitado para a fatura. Este valor deve refletir o total esperado para o programa de prêmios que está sendo pré-financiado.
- Indique se a fatura é para pré-financiamento:
- Se sim, selecione o programa, orçamento ou grupo de metadados que está sendo pré-financiado/do qual os pontos concedidos virão.
- Preencha os detalhes requeridos:
- Endereço de Email: A confirmação da fatura será enviada para este endereço.
- Número do Pedido (PO): Adicione qualquer referência interna ou identificador para uso organizacional, se aplicável.
- Notas: Inclua detalhes relevantes ou motivos para a fatura.
- Revise a divisão do pagamento e clique em Enviar Solicitação.
Uma vez enviada, um aviso de confirmação será recebido, e a fatura será processada e enviada dentro de 24-48 horas úteis.
Monitorando a Disponibilidade de Fundos
Após o processamento da fatura, os fundos aparecerão na linha Depósitos da seção Resumo de Financiamento na Página de Faturamento.
- Fundos adicionados via cartão de crédito estão disponíveis instantaneamente, embora uma taxa de processamento seja aplicada.
- Pagamentos via ACH não geram taxa, mas levam de 3 a 5 dias úteis para serem processados. Isso é importante considerar ao pré-financiar grandes programas para evitar atrasos.
- O acompanhamento do pré-financiamento começa no mês em que o pagamento é recebido. Por exemplo, se um programa de feriado for pré-financiado em 15 de dezembro, o acompanhamento incluirá todo o pré-financiamento no orçamento de feriado desde 1º de dezembro.
Adicionando Pontos na Conta da Empresa
Agora, uma quantidade igual de pontos ao valor dos fundos depositados precisará ser adicionada à conta da Empresa. Para fazer isso:
- Clique em Adicionar Pontos na Página de Faturamento.
- Digite a quantidade desejada de pontos (igual aos fundos depositados).
- Digite uma nota e clique em Adicionar Pontos.
- Selecione Confirmar.
Os pontos depositados aparecem na linha Conta da Empresa do Resumo de Pontos. Você pode alocar esses pontos para orçamentos conforme necessário. Veja o artigo Gerenciando Orçamentos para instruções detalhadas.
Dicas Adicionais
- Crie Orçamentos e/ou Programas Separados: Para programas grandes, como bônus de feriado ou prêmios de apreciação de funcionários, considere criar um orçamento e/ou programa dedicado. Isso permite relatórios mais claros e acompanhamento mais fácil dos fundos.
- Planeje com Antecedência: Para períodos de alta demanda de prêmios, como a temporada de feriados, pré-financie a conta com bastante antecedência para evitar possíveis atrasos na distribuição dos prêmios.
- Monitore os Saldo da Conta de Resgate: Verifique regularmente o saldo da conta de resgate na Página de Faturamento para garantir o funcionamento ininterrupto dos programas de reconhecimento.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.