Recomendamos fortemente o uso de aprovações apenas quando necessário. Adicionar mais aprovações e níveis de aprovação pode desacelerar o processo de reconhecimento, e o reconhecimento oportuno é mais eficaz. Abaixo, você encontrará informações abrangentes sobre como configurar e gerenciar configurações de aprovação condicional.
 

1. Configurações Gerais
   • "Se" — Configurando as Condições
     • Condições "E"
   • "Então" — Atribuindo o Aprovador
     • Aprovação Baseada no Supervisor
     • Aprovação Baseada em Metadados do Supervisor na Hierarquia
     • Aprovação Baseada em Metadados Associados
     • Aprovação Baseada em um Usuário Específico
     • Aprovação Baseada em Substituição Manual (via CSV)
     • Se Nenhuma Regra se Aplicar
   • Conjuntos de Regras
   • Múltiplos Níveis de Aprovação
   • Roteamento Baseado em Conteúdo
2. Configurações Avançadas
3. Notificações
4. Perguntas Frequentes

Configurações Gerais

O sistema de aprovação condicional introduz uma interface baseada em metadados para construir regras flexíveis do tipo Se/Então para roteamento de aprovação. Em vez de depender apenas de limites monetários para determinar níveis de aprovação, as condições ("Se") podem avaliar múltiplos atributos de um reconhecimento e atribuir o aprovador apropriado ("Então") quando essas condições forem atendidas.

"Se" — Configurando as Condições

Cada regra de aprovação segue uma estrutura simples:

• SE uma ou mais condições forem atendidas → ENTÃO atribua um aprovador específico

As regras são avaliadas quando um reconhecimento é enviado. Quando as condições de uma regra são satisfeitas, a plataforma encaminha o reconhecimento para o(s) aprovador(es) designado(s).

Quando um novo conjunto de regras é criado, a primeira condição padrão é "Sempre". Isso significa que todo reconhecimento que entra naquele nível e conjunto de regras é enviado para aprovação, a menos que você atualize a condição.

Para alterar a condição padrão "Sempre", clique em “+Condição.” Isso abre o painel no lado direito da página, onde você pode escolher a condição que deseja usar.

Depois disso, o lado "Se" de uma regra pode avaliar os seguintes critérios:

Condições "E"

Múltiplas regras podem ser combinadas usando a lógica "E" dentro de um único nível. Por exemplo:

Se o valor estiver entre 50–100 E o conteúdo contiver palavras-chave específicas, então encaminhe para [Aprovador].

Isso possibilita construir roteamentos de aprovação altamente direcionados sem a necessidade de programas separados.

"Então" — Atribuindo o Aprovador

O lado "Então" de toda regra sempre atribui o aprovador. O aprovador pode ser determinado por um dos seguintes métodos:

Aprovação Baseada no Supervisor

Os aprovadores são determinados pelo supervisor atribuído ao indivíduo no arquivo de dados do usuário.

Exemplo: Um programa tem dois níveis de aprovação. O primeiro nível é baseado no supervisor do destinatário, e o segundo é baseado no supervisor do último aprovador. Se Jordan for reconhecido, a primeira solicitação de aprovação irá para o supervisor de Jordan, Adam. Uma vez aprovado, a solicitação do segundo nível irá para o supervisor de Adam, Michael. (Isso é baseado na hierarquia organizacional definida no seu arquivo de dados do usuário.)

Aprovação Baseada em Metadados do Supervisor na Hierarquia

Os aprovadores são definidos usando um valor específico de metadado incluído no arquivo de dados do usuário. Começando pelo quem dá, quem recebe ou último aprovador, o sistema sobe na hierarquia organizacional até encontrar alguém cujo metadado corresponda ao valor especificado. Se ninguém na hierarquia corresponder a esse valor, o reconhecimento será enviado para todos os administradores para aprovação.

Exemplo: Um programa exige que cada reconhecimento seja aprovado por um Vice-Presidente (VP), e a hierarquia de aprovação é baseada no destinatário. Se Mason for reconhecido, o sistema primeiro verificará o registro de John para ver se ele é VP, depois o de Carly, e finalmente o de Sarah. Quando o sistema verifica que o metadado de Sarah indica que ela é VP, o reconhecimento será enviado para Sarah para aprovação. Se nenhum VP for encontrado na hierarquia ascendente de Mason, o reconhecimento será enviado para todos os administradores para que um deles aprove.

Aprovação Baseada em Metadados Associados

Essa configuração permite aprovações por usuários que não são gerentes diretos nem do nominador nem do destinatário. Para usar esse fluxo de aprovação, uma "Coluna de Metadados Associados" deve ser adicionada ao arquivo de dados do usuário (consulte o artigo "Formatando Arquivos de Usuário"). Se "Associação" for selecionada como regra de aprovação, apenas valores da coluna "Metadados Associados" aparecerão no menu suspenso do campo Metadados.

Aprovação Baseada em um Usuário Específico

Indivíduos específicos são designados como aprovadores. Esses usuários designados podem variar em cada nível de aprovação.

Exemplo: O primeiro aprovador é designado como Jake, o segundo como Sarah, e o terceiro como Michael ou Karl. Se Nathan for reconhecido, Jake será o primeiro aprovador. Depois que Jake aprovar, Sarah será o segundo aprovador. Para a aprovação final, a solicitação será enviada tanto para Michael quanto para Karl, e apenas um deles precisa aprovar.

Aprovação Baseada em Substituição Manual (via CSV)

Os aprovadores são especificados para cada usuário via upload de CSV. Para o primeiro nível de aprovação, o aprovador pode ser baseado no destinatário ou no quem dá. Para o segundo, terceiro ou quarto níveis, o aprovador pode ser baseado no destinatário, no quem dá ou no último aprovador do nível anterior. Você não pode se designar como seu próprio aprovador no arquivo de dados do usuário. Se o campo de aprovador estiver em branco para um usuário, a solicitação de aprovação será encaminhada para o supervisor dessa pessoa. Se a pessoa não tiver um supervisor atribuído no sistema, a aprovação será enviada para todos os administradores.

Se Nenhuma Regra se Aplicar

Se nenhuma regra se aplicar ao reconhecimento, ele passa para o próximo nível de aprovação, ou é enviado se não houver níveis adicionais.

Essa opção só pode ser configurada se existir outro nível de aprovação.

Conjuntos de Regras

Cada nível de aprovação pode conter múltiplos conjuntos de regras. As regras dentro de um nível são avaliadas de cima para baixo, e a primeira regra cujas condições correspondem ao reconhecimento é usada para determinar o fluxo de aprovação para aquele nível. Uma vez encontrada uma regra correspondente, as regras seguintes naquele nível são ignoradas.

Neste exemplo, um reconhecimento no valor de 15 pontos corresponderia à Regra 1 e seria encaminhado para Mike. Um reconhecimento no valor de 5 pontos não corresponderia à Regra 1, então o sistema passa para a Regra 2, que corresponde e encaminha a aprovação para o supervisor do destinatário.

Como as regras são lidas de cima para baixo, a ordem em que as regras são organizadas é importante. Regras mais específicas ou de maior prioridade devem ser colocadas acima de regras mais amplas.

NOTA: Como novos conjuntos de regras começam com uma condição "Sempre" por padrão, uma regra deixada como "Sempre" pode capturar reconhecimentos antes de uma regra mais específica abaixo dela.

As regras podem ser reordenadas arrastando o ícone de seis pontos ou clicando no controle de seta para cima/baixo.

Múltiplos Níveis de Aprovação

As regras podem ser configuradas em múltiplos níveis de aprovação (até quatro níveis). O reconhecimento progride por cada nível sequencialmente, começando pelo Nível 1.

O primeiro nível de aprovação pode ser baseado no quem dá ou no destinatário. Os níveis subsequentes (segundo, terceiro e quarto) podem ser baseados no quem dá, no destinatário ou no último aprovador do nível anterior.

Quando múltiplos níveis de aprovação são configurados, também é possível que várias pessoas revisem o mesmo reconhecimento em um único nível listando múltiplos aprovadores para a mesma regra. Nesses casos, embora várias pessoas possam revisar, apenas uma aprovação é necessária para que o reconhecimento avance para o próximo nível.

Roteamento Baseado em Conteúdo

Ao usar Conteúdo como condição “Se”, o sistema avalia palavras ou frases específicas dentro da mensagem do reconhecimento. Se a mensagem do reconhecimento contiver as palavras ou frases específicas, então será roteado conforme a regra determina. Para configurar regras baseadas em conteúdo:

1. Prepare um arquivo CSV com as palavras ou frases a serem correspondidas. Cada palavra ou frase deve estar em uma linha separada dentro de uma única coluna.

2. Faça o upload do CSV nas configurações de configuração de aprovação.
3. Defina a ação "Então" (qual aprovador deve ser atribuído quando o conteúdo corresponder).

Várias listas CSV de palavras sinalizadas podem ser carregadas; no entanto, apenas uma pode ser selecionada para aquela condição “Se” específica.

Configurações Avançadas

A aba Configurações Avançadas controla alguns comportamentos opcionais que afetam como as aprovações funcionam após o reconhecimento ser enviado.

Financiado pelo Quem Dá

• Use essa configuração para determinar se o financiamento do prêmio deve vir do quem dá ou do aprovador. Se ‘Sim’ for selecionado, o financiamento vem do quem dá. Se o quem dá não tiver fundos suficientes disponíveis, o aprovador ainda pode financiar o reconhecimento.

Permitir que Quem Dá Sugira o Valor

• Se ‘Sim’ for selecionado, essa configuração permite que o quem dá proponha um valor durante o envio, deixando a decisão final para o aprovador.

Roteamento Adicional de Aprovação

• Use esta seção para definir o que acontece quando o único aprovador também está diretamente envolvido no reconhecimento.
• Você pode escolher se a aprovação permanece com o quem dá ou destinatário quando eles são o único aprovador, ou se deve ser encaminhada para o supervisor dessa pessoa.

Notificações

A aba Notificações permite escolher quais modelos de notificação são usados para mensagens relacionadas à aprovação.

Os tipos de notificação disponíveis são:

• Reconhecimento Precisa de Aprovação
• Reconhecimento Foi Aprovado
• Reconhecimento Foi Recusado

Cada tipo de notificação inclui um campo de modelo selecionável, e você pode usar Gerenciar Modelos para revisar ou atualizar esses modelos.

Perguntas Frequentes

Quando o sino de aprovação aparecerá para os aprovadores na plataforma?

• O sino de aprovação pode levar até uma hora para aparecer para os aprovadores após as aprovações serem inicialmente ativadas e atribuídas a eles.

Quando são enviadas as notificações de lembrete de aprovação?

• Se os lembretes de aprovação estiverem ativados, eles são enviados toda segunda-feira de manhã.

Se um reconhecimento for roteado para múltiplos aprovadores no mesmo nível, quantas aprovações são necessárias?

• Apenas uma pessoa precisa aprovar o reconhecimento para que ele avance para o próximo nível.

Posso aprovar um reconhecimento que eu mesmo enviei ou recebi?

• Geralmente, não. Você não pode aprovar um reconhecimento que enviou nem um do qual seja destinatário.

O que acontece se o único aprovador também for o quem dá ou destinatário?

• Por padrão, a solicitação é encaminhada para o supervisor dessa pessoa. Se nenhum supervisor estiver atribuído, a solicitação é enviada para todos os administradores. Esse comportamento pode ser ajustado em Configurações Avançadas para permitir que o quem dá ou destinatário aprove quando eles forem o único aprovador designado.

O que acontece se eu estiver listado como aprovador junto com outros usuários específicos?

• Se você também for o quem dá ou destinatário desse reconhecimento, a solicitação de aprovação é enviada para os outros aprovadores listados, e você é excluído da aprovação.

A mesma pessoa pode aprovar um reconhecimento mais de uma vez?

• Sim. Se a mesma pessoa for designada como aprovador em diferentes níveis de aprovação, ela pode aprovar o mesmo reconhecimento mais de uma vez.

Quais detalhes os aprovadores podem agora ver diretamente nas tabelas de aprovação?

• Os aprovadores agora podem expandir as notas do reconhecimento diretamente nas linhas da tabela para revisar detalhes mais rapidamente sem navegação extra.
• A tabela de aprovações também mostra o quem dá e o destinatário diretamente na tabela.
• Uma coluna de Detalhes está disponível em Todas Pendentes e Minhas Aprovações. Para programas de Reconhecimento e Ganhos, essa coluna mostra o Programa e o Valor. Essa coluna também foi projetada para suportar futuros tipos de aprovação exibindo os detalhes mais relevantes para cada tipo.

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