管理大型货币奖励，如节日或员工表彰奖励，需要确保兑换账户资金充足，以防止任何中断。预先充值允许管理员提前为特定项目、预算或元数据组添加资金，确保所有奖励能够顺利发放，即使在高峰期也不会受影响。这也保证您不会因这些积分而被重复收费。本文将指导您如何请求发票并高效管理预充值流程。
注意：本文适用于所有未使用“客户自主管理”开票方式的客户。
为什么要预充值？
预充值带来以下关键好处：
- 避免项目中断：确保兑换账户资金充足，覆盖用户增加的积分消费。
- 顺畅的奖励流程：通过提前添加资金，管理员可以保证所有奖励及时发放，无需等待额外付款。
- 灵活的资金添加方式：资金可以通过平台直接使用ACH或信用卡添加，也可以通过平台外的ACH/电汇及纸质支票方式汇入。
- 改进的报告和预算管理：预充值特定项目有助于保持更清晰的财务记录。为大型项目如节日或员工表彰奖励设立独立预算，简化财务跟踪和报告。
如何为大型奖励预充值
进入账单页面
请按照以下步骤访问账单页面：
- 点击左侧导航菜单底部的管理员按钮。
- 在左侧导航菜单中选择“财务”，然后选择“账单”。
请求预充值发票
预充值流程的关键步骤是请求发票。请按以下步骤操作：
-
进入“发票”标签页，点击“请求发票”。
- 输入所需发票金额。该金额应反映预充值奖励项目的预期总额。
- 指明发票是否用于预充值：
- 如果是，请选择所预充值的项目、预算或元数据组，以及奖励积分将来自的账户。
- 填写所需详情：
- 电子邮件地址：发票确认将发送至此。
- 采购订单号：如适用，添加任何内部参考或组织识别码。
- 备注：包含相关细节或开票原因。
- 审核付款明细后，点击“提交请求”。
提交后，您将收到确认通知，发票将在24-48个工作小时内处理并发送。
监控资金可用性
发票处理完成后，资金将在账单页面的资金汇总部分的“存款”行中显示。
- 通过信用卡添加的资金即时到账，但会收取手续费。
- ACH付款无手续费，但需3-5个工作日处理。预充值大型项目时需注意此时间，以避免延误。
- 预充值的跟踪从收到付款的当月开始。例如，若节日项目于12月15日预充值，预算跟踪将包括自12月1日起所有节日预算的预充值。
向公司账户添加积分
现在，需要向公司账户添加与存入资金等额的积分。操作步骤如下：
- 在账单页面点击“添加积分”。
- 输入所需积分数量（与存入资金金额相等）。
- 填写备注后点击“添加积分”。
- 选择“确认”。
存入的积分将在积分汇总的公司账户行显示。您可以根据需要将这些积分分配到各预算。详见管理预算文章。
附加提示
- 创建独立预算和/或项目：对于大型项目，如节日奖金或员工表彰奖励，建议创建专用预算和/或项目，便于更清晰的报告和资金跟踪。
- 提前规划：在奖励量大的时期，如节日季，提前为账户预充值，避免奖励发放延迟。
- 监控兑换账户余额：定期检查账单页面的兑换账户余额，确保表彰项目顺利进行。
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.