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Rollen und Berechtigungen

Aktualisiert

Das Framework für Rollen und Berechtigungen ermöglicht die Erstellung einzigartiger Rollen mit festgelegter Datensichtbarkeit und Zugriff auf Funktionen innerhalb der Awardco-Plattform. Beim Festlegen der Berechtigungen für eine Rolle können Administratoren bestimmen, wer für die Rolle qualifiziert ist, wessen Daten diese Personen sehen können und welche Funktionen sie verwenden dürfen. Im folgenden Artikel finden Sie Anweisungen zum Hinzufügen einer Rolle, zum Ändern des Zugriffs und der Funktionen einer Rolle sowie zum Durchführen von Tests, um sicherzustellen, dass die Einstellungen korrekt sind. Außerdem erläutern wir die spezifischen Bereiche der Plattform, in denen neu erstellte Rollen verwendet werden können.

 

Wichtiger Hinweis für Awardco-Engage-Kunden: Administratoren, die ausschließlich Awardco Engage verwenden, sehen alle unten aufgeführten Einstellungen, da die vollständige Berechtigungsstruktur im Admin-Portal sichtbar ist. Für Ihren Anwendungsfall sind die Einstellungen im Abschnitt „Datensichtbarkeit“ sowie die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Einstellungen im Abschnitt „Berechtigungen“ für die Verwaltung Ihrer Benutzer und Umfragen am relevantesten und wichtigsten.
 

  1. Zu den Berechtigungen navigieren
  2. Eine Rolle hinzufügen/bearbeiten
  3. Verwendung von Rollen

 

Zu den Berechtigungen navigieren

So navigieren Sie zu der Funktion, mit der neue Rollen und Berechtigungen festgelegt werden:

  1. Melden Sie sich an
  2. Wählen Sie auf der Startseite unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
  3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Benutzer“ und anschließend auf „Berechtigungen“.

 

Bei der erstmaligen Erstellung eines Kontos sind drei „Standardrollen“ sichtbar: „Super Admin“, „Alle Berichte“ und „Manager“. 

 

Eine Rolle hinzufügen/bearbeiten

Wählen Sie das Symbol „...“ rechts neben einer beliebigen Rolle aus, um deren Einstellungen, Sichtbarkeit und Berechtigungen zu bearbeiten. Um eine neue Rolle zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Rolle hinzufügen“.

 

Rolleneinstellungen

Geben Sie den gewünschten Rollennamen ein.

Wählen Sie anschließend im Drop-down-Menü die Metadaten aus, die unter diese Rolle fallen. Mehrere Werte innerhalb derselben Metadateneingabe werden mit einer „Oder“-Logik verknüpft (z. B. haben Benutzer mit dem Wert „Client Success“ oder „Product“ oder „Sales“ unter #Department Berechtigungen für diese Rolle), während mehrere ausgewählte Metadaten mit einer „Und“-Logik verknüpft werden (z. B. haben Benutzer mit dem Wert „Client Success“ unter #Department und „Full-time“ unter #Job Group Berechtigungen für diese Rolle).

Bei Bedarf können bestimmte Benutzer auch einzeln hinzugefügt werden. Wählen Sie dazu „Benutzer“ aus dem Drop-down-Menü aus, suchen Sie nach dem bzw. den gewünschten Benutzern und wählen Sie diese anschließend aus. Der Rolle hinzugefügte einzelne Benutzer überschreiben diese Einstellung und erhalten Berechtigungen. Es empfiehlt sich, im Feld „Mitglieder“ Metadaten zu verwenden.

Wählen Sie „Ja“ oder „Nein“, um die Rolleneinstellungen so zu beschränken, dass nur Vorgesetzte (Benutzer mit direkt unterstellten Mitarbeitern) innerhalb der ausgewählten Metadaten eingeschlossen werden. Wenn keine Metadaten ausgewählt sind, müssen die Rolleneinstellungen auf alle Vorgesetzten bzw. Benutzer mit direkt unterstellten Mitarbeitern festgelegt werden.

Klicken Sie auf „Weiter“.
 

 

Datensichtbarkeit

Legen Sie im Drop-down-Menü fest, wessen Daten die Rolle sehen kann. Die hier ausgewählten Daten werden im Admin-Dashboard, auf der Registerkarte „Benutzer“, in Berichte und in der MemoryBook-Warteschlange eingeschlossen.

  • Optionen für die Datensichtbarkeit sind: Niemand (niemand in der Hierarchie), Jeder (alle Benutzer in der Organisation), Alle Berichte (alle Berichte unterhalb des Betrachters in der Hierarchie), Direkt unterstellte Mitarbeiter (nur die direkt unterstellten Mitarbeiter des Betrachters) und Kollegen (Personen mit demselben Vorgesetzten wie der Benutzer).

 

Zusätzlich zur oben festgelegten Sichtbarkeit innerhalb der Hierarchie können Sie Benutzernamen oder Metadaten verwenden, um die Datensichtbarkeit für die Mitglieder der Rolle zu erweitern. Wenn eine andere Sichtbarkeitsoption als „Jeder“ ausgewählt ist, können Sie die Datensichtbarkeit für Rollenmitglieder anhand von Metadaten/Benutzern erweitern. Wie bei den Rolleneinstellungen werden mehrere Werte innerhalb derselben Metadateneingabe mit einer „Oder“-Logik verknüpft, während mehrere ausgewählte Metadaten mit einer „Und“-Logik verknüpft werden.

  • Beispiel (ODER): Die Daten von Benutzern mit dem Wert „Client Success“ oder „Product“ oder „Sales“ unter #Department sind für diese Rolle sichtbar.
  • Beispiel (UND): Die Daten von Benutzern mit dem Wert „Client Success“ unter #Department und „Full-time“ unter #Job Group sind für diese Rolle sichtbar.

 

Wählen Sie „Weiter“ aus.

 

 

Berechtigungen

Wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen die Tools aus, auf die Mitglieder der erstellten Rolle Zugriff haben sollen:

  • Budgetverwaltung: Gewährt vollständigen Zugriff zum Anzeigen und Bearbeiten aller Budgets auf der Registerkarte „Budgets“ im Admin-Portal.
  • Benutzer*: Ermöglicht das Anzeigen, Bearbeiten und Imitieren von Benutzern sowie das Anpassen von Punkteständen auf der Registerkarte „Benutzer“ im Admin-Portal. Klicken Sie auf das Caret-Symbol, um alle verfügbaren Benutzerberechtigungsoptionen anzuzeigen:
  • Alle ausstehenden Genehmigungen: Ermöglicht das Anzeigen aller ausstehenden Genehmigungen in der gesamten Organisation.
    • Supergenehmigung: Die Rolle kann Nominierungen unabhängig von der Genehmigungskette direkt genehmigen. 
    • Genehmiger bearbeiten: Die Rolle kann Genehmiger zu ausstehenden Genehmigungen hinzufügen oder daraus entfernen. 
  • Massenanerkennung: Gewährt Zugriff auf die Registerkarte Warteschlangen im Admin-Portal sowie die Möglichkeit, Massenanerkennungen zu senden. 
  • MemoryBook
    • Verwaltung der MemoryBook-Warteschlange: Ermöglicht das Anzeigen der MemoryBook-Warteschlange auf der Registerkarte „Warteschlangen“, einschließlich Teilnahmedetails und des erneuten Sendens von E-Mail-Einladungen für MemoryBook.
    • Einmalige MemoryBook-Erstellung: Gewährt die Möglichkeit, einmalige MemoryBooks zu erstellen.
  • Berichte: Ermöglicht das Anzeigen aller oder ausgewählter Berichte auf der Registerkarte „Berichte“ im Admin-Portal. Klicken Sie auf das Caret-Symbol, um alle verfügbaren Berichtsgruppen anzuzeigen:
    • Geldberichte
      • Bericht zum Einlösekonto
      • Bericht zum Geldkonto
      • Bericht zu ausgegebenem Geld
      • Bericht zu eingezahltem Geld
      • Bericht zum Finanzierungsabgleich
    • Anerkennungsberichte
      • Bericht mit Anerkennungsdetails
      • Bericht zum Anerkennungsstatus
      • Bericht zur Nutzung des Anerkennungsprogramms
      • Bericht zur Nutzung von Anerkennungslimits
    • Punkteberichte
      • Bericht zu eingelösten Punkten
      • Bericht zu Punktetransaktionen
      • Bericht zu Punktebudgets
      • Bericht zu Punkteständen der Benutzer
      • Bericht zum Einlösepunktestand (FIFO)
    • Benutzer und Engagement
    • Erfüllungsberichte
      • Bericht zur Kundenerfüllung
    • Legacy-Berichte
  • Admin-Einstellungen*: Gewährt vollständigen Zugriff zum Anzeigen und Bearbeiten aller Optionen auf der Registerkarte „Einstellungen“ im Admin-Portal, einschließlich aller Konfigurationen.
  • Erweiterte Einstellungen: Ermöglicht das Ändern der Einstellungen auf der Registerkarte Erweiterte Einstellungen im Admin-Portal. Hinweis: Die Berechtigung „Admin-Einstellungen“ muss ebenfalls ausgewählt sein. 
  • Von Admins markierte Inhalte: Sendet E-Mail-Benachrichtigungen an den Posteingang des Benutzers, um ihn über markierte Inhalte im sozialen Feed zu informieren.
  • Admin-Integrationen*
  • API-Einstellungen: Benutzer können API-Schlüssel konfigurieren, die über die API Zugriff auf andere Plattformbereiche gewähren können. 
  • Integrationen: Gewährt Zugriff auf die Integrationsbibliothek sowie die Möglichkeit, beliebige von Awardco angebotene Integrationen zu initiieren.
  • Benutzerimportverlauf*: Ermöglicht das Anzeigen und Herunterladen von Daten zum Benutzerimportverlauf. Damit diese Option sichtbar ist, ist mindestens eine Berechtigung unter „Benutzer“ erforderlich.
  • Produkt-Roadmap*: Gewährt Zugriff auf die​​​​​​​ Registerkarte „Roadmap“ im Admin-Portal, auf der geplante, in Bearbeitung befindliche, in der Betaphase getestete und veröffentlichte Aktualisierungen/Releases angezeigt werden.
  • Abrechnung: Ermöglicht den Zugriff auf die​​​​​​​ Abrechnungsseite im Admin-Portal sowie das Einzahlen auf Einlösekonten.
  • Finanzierungsübersicht anzeigen: Gewährt die Möglichkeit, alle Details der Finanzierungsübersicht auf der Registerkarte „Budgets“ im Admin-Portal anzuzeigen.
  • Punkteverwaltung: Ermöglicht das Hinzufügen von Punkten zum Unternehmenskonto über die Seite „Punkteverwaltung“.
  • Punkteübersicht anzeigen: Ermöglicht das Anzeigen aller Details in der Punkteübersicht auf der Registerkarte „Budgets“ im Admin-Portal.
  • Feed-Verwaltung
    • Feed-Filter umgehen, Empfänger entfernen, Anerkennungen bearbeiten und löschen
    • Anerkennungen drucken
    • Anerkennungen drucken
    • Angeheftete Anerkennungen hinzufügen/entfernen
  • Feed nach allen Programmen filtern: Ermöglicht das Filtern des Feeds nach jedem Programm auf der Plattform, nicht nur nach Programmen, an denen die Rolle beteiligt ist.
  • Private Benachrichtigungen erhalten für: Ermöglicht den Empfang privater Anerkennungsbenachrichtigungen für die folgenden Benutzer:
    • Direkt unterstellte Mitarbeiter: Benutzer innerhalb des Teams der Rolle gemäß der durch die Benutzerdatei festgelegten Hierarchie.
    • Metadaten: Benutzer mit bestimmten Metadaten-Tags.
    • Alle
  • Überprüfungen externer Anerkennungen: Die Rolle kann die Registerkarte „Externe Anerkennungen“ in der Genehmigungswarteschlange anzeigen und externe Anerkennungen genehmigen. 
  • Umfragen*:
    • Zugriff auf alle Umfragen: Gewährt vollständigen administrativen Zugriff auf alle Umfragen, einschließlich deren Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Ergebnisanzeige. Durch die Auswahl dieser Option werden automatisch alle anderen unten aufgeführten Umfrageberechtigungen ausgewählt.
    • Einfache Umfrage bearbeiten: Ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von einfachen Umfragen.
    • Ergebnisse einfacher Umfragen: Gewährt gemäß den Einstellungen zur Datensichtbarkeit Zugriff auf die Anzeige der veröffentlichten Ergebnisse einfacher Umfragen.
    • Engagement-Umfrage bearbeiten: Ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Engagement-Umfragen.
    • Ergebnisse von Engagement-Umfragen: Gewährt gemäß den Einstellungen zur Datensichtbarkeit Zugriff auf die Anzeige der veröffentlichten Ergebnisse von Engagement-Umfragen.
    • Allgemeine Umfrageeinstellungen: Gewährt Zugriff auf die Seite mit den Admin-Einstellungen für Umfragen.
  • AwardCodes: Ermöglicht Administratoren den Zugriff auf die Seite AwardCodes, auf der sie anpassbare Anerkennungscodes oder -karten erstellen und verwalten können. Empfänger können einen Code scannen oder die Einlöseseite besuchen, damit ihrem Awardco-Konto Punkte gutgeschrieben werden.
  • Ankündigungen erstellen: Ermöglicht Benutzern das Erstellen von Ankündigungen. Anweisungen finden Sie unter Unternehmensankündigungen erstellen.


Hinweis: Für die Rolle „Super Admin“ sind alle Berechtigungen erforderlich und können nicht geändert werden.

Wenn alle Berechtigungen festgelegt sind, klicken Sie auf „Speichern und anwenden“. Eine einmal erstellte Rolle kann weder gelöscht werden noch ohne zugewiesene Benutzer/Gruppen bleiben.

 

Für reine Engage-Instanzen relevante Berechtigungen

Für Kunden, die ausschließlich das Awardco-Engage-Produkt verwenden, sind die folgenden Berechtigungen für eine erfolgreiche Plattformverwaltung, Benutzerverwaltung und Bereitstellung von Umfragen am wichtigsten:

  • Benutzer (Kann andere anzeigen, Kann andere bearbeiten, Kann sich selbst bearbeiten, Kann imitieren, Guthaben anpassen usw.)
  • Massenimport von Benutzern
  • Admin-Einstellungen
  • Erweiterte Einstellungen
  • Benutzerimportverlauf
  • Produkt-Roadmap
  • Umfragen (Umfragen bearbeiten, Umfrageergebnisse)

 

  

Mit diesem Tool erstellte Rollen werden beim nächsten Benutzerimport automatisch aktualisiert; Änderungen können auch manuell angewendet werden. Klicken Sie auf „Herunterladen“, um eine CSV-Datei mit Benutzern und Rollen herunterzuladen und zu sehen, welche spezifischen Rollen ihnen zugewiesen wurden.
 

Verwendung von Rollen

Mit diesem Tool erstellte Rollen können in den folgenden Bereichen der Plattform verwendet werden:

 

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Awardco-Administratorsupport.

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