Bulk User Upload ist ein leistungsstarkes Tool, das entwickelt wurde, um die Benutzerverwaltung zu vereinfachen und zu optimieren. Dieser Support-Artikel führt Sie durch den Zugriff auf das Tool, die Verwaltung des Benutzerzugriffs, das Herunterladen aktiver Benutzerdaten und die Konfiguration der Einstellungen für ein nahtloses Hochladen. Darüber hinaus bieten wir Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Hochladen von Benutzerdaten, zur Überprüfung von Änderungen und zur Korrektur von Konfigurationsfehlern. Verwalten Sie Ihre administrativen Aufgaben mühelos und steigern Sie die Effizienz mit Bulk User Upload.
Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten in Ihrer Plattform haben, stellen Sie bitte sicher, dass die Mitarbeiter-IDs in Ihrem neuen Datenfeed mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Inkonsistente IDs können zu doppelten Benutzern führen.
- Zugriff auf das Bulk User Upload Tool
- Herunterladen der Datei aktiver Benutzer
- Dateikonfigurationseinstellungen
- Erweiterte Einstellungen
- Hochladen einer Benutzerdatendatei
- Korrektur von Konfigurationsfehlern
Zugriff auf das Bulk User Upload Tool
So navigieren Sie zum Bulk User Upload Tool:
- Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche Admin unten im linken Navigationsmenü aus.
- Wählen Sie „Benutzer“ und dann „Benutzerverwaltung“ im linken Navigationsmenü aus.
- Klicken Sie auf Bulk User Upload.
Wenn diese Option nicht sichtbar ist, gehen Sie zu Erweiterte Einstellungen im Admin-Portal und aktivieren Sie sie über den Schalter.
Bestimmung, wer Zugriff hat
Super-Admins haben automatisch Zugriff auf dieses Tool. Um anderen Rollen das Hochladen von Benutzern zu erlauben, passen Sie deren Berechtigungen im Tool Rollen und Berechtigungen an. Beachten Sie, dass durch das Aktivieren dieser Option vollständiger Zugriff auf alle Benutzerdaten gewährt wird.
Herunterladen der Datei aktiver Benutzer
Um eine .csv-Datei mit den aktuellen Benutzern in der Plattform herunterzuladen, klicken Sie unter dem Abschnitt Aktive Benutzer auf Herunterladen.
Dateikonfigurationseinstellungen
Bevor Sie eine Benutzerdatendatei mit Updates oder Änderungen hochladen, überprüfen Sie die Dateikonfigurationseinstellungen, die festlegen, wie Ihre Datei von der Plattform verarbeitet wird.
Archivieren
Wenn der Archivieren-Schalter aktiviert ist, werden Benutzer, die derzeit auf der Plattform sind, aber in nachfolgenden Benutzerdatei-Uploads ausgelassen werden, automatisch entfernt. Um zu verhindern, dass bestimmte Mitarbeiter archiviert werden, geben Sie deren Mitarbeiter-IDs in das dafür vorgesehene Feld ein. Wir empfehlen generell, die Archivieren-Einstellung für alle Uploads aktiviert zu lassen. Klicken Sie auf Änderungen speichern, nachdem Sie sie eingeschaltet haben.
Vorhandene Daten überschreiben
Wenn Vorhandene Daten überschreiben aktiviert ist, werden bestehende Mitarbeiterdaten, die in nachfolgenden Benutzerdatei-Uploads geändert werden, überschrieben. Die Benutzerdaten, die überschrieben werden können, umfassen: Sprache, E-Mail, Einstellungsdatum und Passwort. Sie müssen das Kontrollkästchen neben jedem spezifischen Datenpunkt aktivieren, um dessen Wert überschreiben zu lassen. Für Passwortüberschreibungen können Sie dies auf alle Benutzer oder nur auf diejenigen anwenden, die sich noch nie in ihrem Awardco-Konto angemeldet haben. In den meisten Fällen empfehlen wir, die Optionen zum Überschreiben von E-Mail, Einstellungsdatum und Passwort auszuwählen. Für Passwortüberschreibungen ist es ratsam, dies nur auf Benutzer anzuwenden, die sich noch nie angemeldet haben. Klicken Sie auf Änderungen speichern, nachdem Sie es aktiviert und Ihre gewünschten Optionen ausgewählt haben.
Erweiterte Einstellungen
Ihr HRIS-System unterstützt möglicherweise nicht alle in dem Support-Artikel „Formatting User Files“ beschriebenen Benutzerdateiformate (z. B. müssen Dateikopfzeilen oder Länder-/Sprachcodes möglicherweise manuell geändert werden). Nachfolgend finden Sie erweiterte Einstellungen, die steuern, wie Daten aus hochgeladenen Dateien auf der Plattform konvertiert werden, unabhängig von Ihrem HRIS-Export. Verwenden Sie diese Einstellungen sparsam und konsultieren Sie das Technical CSM-Team.
- Header Mappings: Ordnen Sie Ihre Kopfzeilenwerte den erwarteten Kopfzeilen zu. Stellen Sie sicher, dass die Liste durch Kommas getrennt ist.
- Beispiel 1 – „EID“ ist die Spaltenüberschrift, die Ihr HRIS-System zuweist. Awardco akzeptiert nur „Employee Id“ als Überschrift. Um sicherzustellen, dass der Benutzerdatei-Upload akzeptiert wird, geben Sie im Feld Header Mappings „EID:Employee Id“ ein.
- Beispiel 2 – „Email Address“ ist die Spaltenüberschrift, die Ihr HRIS-System zuweist. Awardco akzeptiert nur „Email“ als Überschrift. Um sicherzustellen, dass der Benutzerdatei-Upload akzeptiert wird, geben Sie im Feld Header Mappings „Email Address:Email“ ein.
- Value Mappings: Konvertieren Sie einen ungültigen Ländercode oder Sprachcode in einen gültigen. Stellen Sie sicher, dass die Liste durch Kommas getrennt ist. Hinweis – Länder- und Sprachcodes sind die einzigen Werte, die gemappt werden können.
- Beispiel 1 – „United States of America“ ist der Wert, den Ihr HRIS-System für das Land eines Benutzers angibt. Awardco akzeptiert nur den ISO 2-Buchstaben-Ländercode „us“ im Feld Country Code. Um sicherzustellen, dass der Benutzerdatei-Upload akzeptiert wird, geben Sie „United States of America:us“ ein.
- Beispiel 2 – Ihr HRIS-System kann die Sprache eines Benutzers als „Spanish“ angeben, aber Awardco benötigt den ISO 639-1 Code „es“ im Feld Sprache. Um die Akzeptanz sicherzustellen, geben Sie „Spanish:es“ ein.
- Metadata Headers: Listen Sie alle Metadaten-Kopfzeilen ohne „#“-Präfix auf. Stellen Sie sicher, dass die Liste durch Kommas getrennt ist.
- Beispiel 1 – Die Datei Ihres HRIS-Systems fügt nicht das erforderliche „#“ vor Metadaten hinzu. Um die Datei zu akzeptieren, geben Sie die Metadaten-Spaltenüberschriften genau so ein, wie sie erscheinen (z. B. Location, Region, Job Title) in das Feld Metadata Headers.
- Association Metadata Headers: Listen Sie zugehörige Metadaten-Kopfzeilen (siehe Formatting User Files) mit einem „@“-Präfix auf, getrennt durch Kommas. Beispiel – Die heruntergeladene Datei Ihres HRIS-Systems fügt nicht das erforderliche „@“ vor zugehörigen Metadaten hinzu. Stellen Sie sicher, dass die Benutzerdatei akzeptiert wird, indem Sie die zugehörigen Metadaten-Spaltenüberschriften genau so eingeben, wie sie in der Datei erscheinen, in das Feld Association Metadata Headers (z. B. HR Admin, Executive Sponsor, Nomination Approver Id).
- Metadata Filters: Dieser Filter gilt nur für Organisationen, die mehrere Benutzerdateien aus verschiedenen Quellen/Systemen erhalten. Bitte wenden Sie sich an das Technical CSM-Team, um weitere Informationen zu erhalten.
- Pluszeichen zu Telefonnummern hinzufügen: Ein „+“ ist erforderlich, wenn Telefonnummern in einer Benutzerdatei hochgeladen werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um ein „+“ als Präfix zu allen Telefonnummern hinzuzufügen, falls die Datei, die Sie hochladen, dies nicht unterstützt.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, nachdem Sie Aktualisierungen in den Feldern der erweiterten Einstellungen vorgenommen haben.
Hochladen einer Benutzerdatendatei
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Um Ihre Benutzerdatendatei hochzuladen, ziehen Sie sie in das graue Feld oben oder klicken Sie auf den roten Link, um zu browsen. Folgen Sie dem Artikel Formatting User Files. Es werden nur .csv-Dateien (empfohlen) und .psv-Dateien akzeptiert.
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Klicken Sie auf Vorschau & Hochladen. Überprüfen Sie neue Benutzer auf dem Reiter Neu, Benutzer mit aktualisierten Informationen auf dem Reiter Aktualisiert, Benutzer, die archiviert werden, auf dem Reiter Archiviert, und mögliche wiederhergestellte Benutzer (zuvor archivierte Benutzer, die jetzt aktiv sein sollten) auf dem Reiter Wiederhergestellt.
- Klicken Sie auf Fertigstellen & Hochladen. Die Verarbeitung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Der hinterlegte Kontakt erhält eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn Sie nicht sicher sind, wer das ist, wenden Sie sich an das Technical CSM-Team.
Korrektur von Fehlern in Benutzerdaten
Importe können aufgrund von Fehlern in der Benutzerdatendatei fehlschlagen. Fehler werden nach dem Klicken auf die Schaltfläche Vorschau & Hochladen angezeigt. Siehe den Artikel zu Fehlern beim Import von Benutzerdaten für Anleitungen. Korrigieren Sie die Fehler und laden Sie die Datei erneut hoch.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.