Los Programas de Reconocimiento Externo permiten que clientes, proveedores, socios o cualquier tercero reconozcan los esfuerzos y servicios de los empleados, enriqueciendo la cultura de reconocimiento al combinar retroalimentación externa con iniciativas internas de reconocimiento. Este artículo explica cómo crear y administrar un Programa de Reconocimiento Externo, abarcando configuraciones generales, gestión de participantes, enlaces personalizados y configuraciones generales del programa.
- Crear un Programa de Reconocimiento Externo
- Administrar un Programa Externo
- Configuraciones del Programa Externo
- Experiencia del Usuario
- Experiencia del Aprobador
Crear un Programa de Reconocimiento Externo
Para comenzar a crear un Programa de Reconocimiento Externo:
- Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, seleccione “Reconocimiento,” "Programas," luego "Reconocimientos Externos.”
- Seleccione “Nuevo Programa.”
Nota: Si no ve la opción para acceder a las configuraciones del programa de Reconocimientos Externos, hable con su contacto de Awardco para que se habilite.
General
Edite las siguientes configuraciones en la pestaña General:
- Título del Programa: El nombre del programa que se mostrará en los informes de la plataforma y en los filtros del feed social.
- URL: El slug de la URL; el sitio web público para que los visitantes dejen un reconocimiento para los empleados.
- Descripción: Un campo que puede proporcionar instrucciones adicionales para quien da el reconocimiento.
- Etiqueta del Cliente: Cómo se llama la persona que da el reconocimiento (por ejemplo, Cliente, Paciente).
- Etiqueta del Destinatario: Cómo se llama la persona que recibe el reconocimiento (por ejemplo, Compañero, Cuidador).
- Imagen de Banner: Una imagen que se mostrará en el reconocimiento dentro del feed social.
- Logo de la Página del Formulario: Un logo que se mostrará en la página de envío del formulario.
Una vez terminado, haga clic en "Siguiente" o haga clic en "Guardar" para volver a la página principal del Programa de Reconocimiento Externo.
Preguntas
Esta página permite configurar las preguntas que se harán a la persona que envía un reconocimiento externo. Haga clic en el ícono de lápiz junto a las dos preguntas predeterminadas para editar sus indicaciones y adaptarlas a la voz de la organización.
Haga clic en “Agregar Pregunta” para añadir más preguntas al formulario de reconocimiento. Hay cinco tipos de preguntas que se pueden crear:
- Selección Única: Funciona como una pregunta de opción múltiple. Ingrese el texto de la pregunta y las opciones de respuesta. Escriba una respuesta y presione enter para añadir varias opciones.
- Selección Múltiple: Permite a los encuestados elegir múltiples respuestas de una lista de opciones. Ingrese el texto de la pregunta y las opciones de respuesta. Escriba una respuesta y presione enter para añadir varias opciones.
- Respuesta Corta: Solicita a los encuestados proporcionar respuestas escritas concisas a preguntas abiertas. Nota: El límite de caracteres para la respuesta es 600.
- Respuesta Larga: Solicita a los encuestados proporcionar respuestas escritas detalladas a preguntas abiertas. Nota: El límite de caracteres para la respuesta es 4,000.
- Campo de Firma: Solicita a los encuestados que acepten que su comentario pueda ser compartido y publicado públicamente dentro de la instancia de Awardco de la organización.
Marque la casilla “La respuesta del participante es obligatoria” para hacer que responder la pregunta sea obligatorio. Haga clic en “Guardar.”
Haga clic en “Vista Previa” para ver lo que vería una persona que envía un reconocimiento. Una vez terminado, haga clic en “Siguiente” o haga clic en “Guardar” para volver a la página principal del Programa de Reconocimiento Externo.
Recompensas
Para permitir que las personas sugieran cantidades de puntos para los destinatarios a través de un programa de reconocimiento externo, active la opción "Puntos de Recompensa". Estos puntos se descontarán de un presupuesto de acceso permitido que tenga el aprobador del reconocimiento. El aprobador puede seleccionar cualquiera de sus presupuestos de acceso permitidos durante el proceso de aprobación.
Se pueden agregar cantidades de puntos preestablecidas para que los revisores seleccionen. Para hacer esto, escriba una cantidad en el campo de texto libre y presione Enter para añadir varias opciones de cantidad. Para permitir que los revisores establezcan cantidades de recompensa personalizadas, marque la casilla debajo de las opciones preestablecidas.
Seleccione la Red de Premios en la que se pueden gastar los puntos usando el menú desplegable. Haga clic en “Administrar Redes de Premios” para ver todas las Redes de Premios disponibles y activas.
Una vez que los puntos de recompensa estén configurados, haga clic en “Siguiente” para continuar o haga clic en “Guardar” para volver a la página principal del Programa de Reconocimiento Externo.
Notificaciones
Active la opción ‘Notificaciones al Destinatario’ para que se envíe una notificación al destinatario cuando reciba un reconocimiento externo que se publique en el feed. Seleccione la plantilla de correo electrónico que recibirá el destinatario en el menú desplegable. Haga clic en el enlace “Administrar Plantillas de Correo” para acceder a las configuraciones de plantillas de correo electrónico de la plataforma. Cree una plantilla de correo electrónico específica para este programa usando la herramienta de Editor Fácil de Plantillas de Correo. Asegúrese de que el correo esté clasificado bajo el tipo de correo ‘Reconocimiento’.
Una vez terminado, haga clic en “Siguiente” o haga clic en “Guardar” para volver a la página principal del Programa de Reconocimiento Externo.
Aprobadores
Use las configuraciones en esta página para designar a las personas que pueden aprobar reconocimientos en este programa externo. Los aprobadores asignados recibirán notificaciones por correo electrónico cuando haya una aprobación pendiente.
Nota: La aprobación es obligatoria. Si no se especifican aprobadores, las aprobaciones se enviarán a cualquier persona con el rol de Super Admin, quien usará sus presupuestos de acceso permitidos para aprobar reconocimientos. Además, el correo de aprobación enviado al aprobador actualmente no es personalizable.
- Asignar Supervisores: Para que los supervisores directos aprueben los reconocimientos de sus reportes directos, marque la casilla junto a "Asignar Supervisor para aprobar por reportes directos." Para que esta configuración funcione, los reconocimientos deben enviarse mediante un enlace de usuario personal (ver la sección de Enlaces Personalizados). Usar la URL general enviará la aprobación al usuario designado o a los Super Admin si no se especifica aprobador.
- Designar Individuos Específicos: Para asignar personas específicas como aprobadores, busque y seleccione sus nombres en el campo bajo "¿Quién debería poder aprobar reconocimientos para este programa?" Se pueden ingresar varios nombres, pero tenga en cuenta que cada solicitud de aprobación se enviará a todos los usuarios seleccionados.
- Aprobar por Metadatos: Se pueden especificar aprobadores basándose en metadatos. Cualquier valor de metadato ingresado aquí enviará la aprobación a cualquiera asociado con esa etiqueta. Se sugiere ingresar múltiples valores para definir con precisión los criterios de aprobación. Múltiples valores dentro del mismo metadato usan lógica "o" (por ejemplo, aprobadores en los departamentos de "Éxito del Cliente" o "Ventas" pueden aprobar). Múltiples entradas de metadatos usan lógica "y" (por ejemplo, aprobadores en "Éxito del Cliente" y con el título de trabajo "Supervisor" pueden aprobar). Considere usar el Creador de Metadatos para personalizar los parámetros de aprobación.
Una vez terminado, haga clic en "Siguiente" para continuar, o haga clic en "Guardar" para volver a la página principal del Programa de Reconocimiento Externo.
Participantes
Esta página permite limitar la elegibilidad para reconocimiento a grupos específicos dentro de una organización. Si el interruptor Limitar Elegibilidad está “desactivado”, el programa estará disponible para todos los usuarios. Si está “activado”, especifique los usuarios o grupos de metadatos elegibles para ser reconocidos a través del programa externo.
Una vez terminado, haga clic en “Siguiente” o haga clic en “Guardar” para volver a la página principal del Programa de Reconocimiento Externo.
Enlaces Personalizados
Active la opción "Enrutamiento de Enlace de Usuario Personalizado" para crear enlaces de reconocimiento personalizados para todos los participantes en este programa. Acceder al enlace de un usuario llevará al reconocedor directamente al formulario de reconocimiento externo con el destinatario preseleccionado. Los enlaces se mostrarán en las páginas de perfil individual de usuario en ‘Configuración de Mi Cuenta.’
Considere las siguientes particularidades asociadas con esta función:
- Los enlaces personales están vinculados al programa creado más recientemente. El programa asociado con el enlace personal de cada usuario se puede ver en la pestaña Enlaces de Usuario en las configuraciones principales del Programa de Reconocimiento Externo.
- Para que cada usuario elegible para ser reconocido tenga un enlace personalizado, esta opción debe estar habilitada para al menos un programa. Si esta opción está desactivada, los participantes no tendrán enlaces personalizados, y se deberá usar la URL general de reconocimiento para acceder al programa.
Presione “Guardar” para guardar todas las configuraciones realizadas en esta página.
Administrar un Programa Externo
Antes de que alguien pueda usar un programa de reconocimiento externo, debe activarse. Para hacer esto, haga clic en el ícono de tres puntos junto al programa y seleccione “Activar.” Este menú desplegable también presenta las siguientes opciones:
- Editar configuraciones del programa externo
- Copiar el enlace para acceder al programa
- Descargar el código QR para el programa
- Eliminar el programa
Configuraciones del Programa Externo
Consulte las secciones a continuación para más información sobre las configuraciones del programa de Reconocimiento Externo.
Programas
Esta pestaña muestra todos los programas de reconocimiento externo creados, el enlace al formulario de preguntas del programa y su estado. Pase el cursor sobre el enlace y haga clic en el ícono de cuadrado que aparece para copiar el enlace para usuarios externos. Haga clic en los tres puntos junto a cualquier programa para:
- Editar configuraciones individuales del programa (ver la sección Crear un Programa de Reconocimiento Externo).
- Copiar la URL del enlace público.
- Descargar y ver un código QR que dirige a un reconocedor al programa de reconocimiento externo.
- Activar o desactivar un programa.
- Eliminar un programa.
Enlaces de Usuario
La pestaña ‘Enlaces de Usuario’ muestra todos los enlaces de reconocimiento individuales creados para usuarios en un programa externo (ver la sección ‘Enlaces Personalizados’). Desplácese o busque el nombre de un usuario para encontrar su enlace de reconocimiento. Para copiar un enlace, pase el cursor sobre él y haga clic en el ícono de cuadrado que aparece. Esta pestaña también permite:
- Ver el nombre del programa asociado con cada enlace.
- Previsualizar lo que vería un reconocedor haciendo clic en el ícono de ojo.
- Descargar códigos QR individuales haciendo clic en el ícono de QR.
- Para facilitar la distribución, haga clic en "Descargar archivo Zip" para descargar un archivo zip que contiene los códigos QR de todos los usuarios y un archivo CSV con los enlaces personales de reconocimiento de todos.
Configuraciones
Esta pestaña proporciona las siguientes configuraciones:
- Sugerencias de Aprobación con Awardco Intelligence: Esta configuración permite que la IA ayude en el proceso de aprobación de reconocimientos. Utilizar IA ayuda a los aprobadores a tomar decisiones más rápidas, aunque la aprobación final debe ser realizada por una persona. Cuando está habilitado, los reconocimientos pasarán por hasta tres niveles de filtrado:
- Moderación: Verifica textos potencialmente dañinos. Los reconocimientos que no pasen este filtro serán rechazados automáticamente y no pasarán a la cola de aprobación.
- Análisis de Sentimiento: Si un reconocimiento pasa la moderación, la IA analiza su sentimiento y recomienda al aprobador si debe aprobarse, rechazarse o revisarse, proporcionando razones para la sugerencia.
- Active el interruptor para habilitar. Asegúrese de aceptar el aviso de Consentimiento y Privacidad.
- Campos de Metadatos Permitidos: Esta configuración permite a los aprobadores reconocer eficazmente a grandes grupos basándose en metadatos específicos. Determine qué campos de metadatos pueden usarse para la aprobación de reconocimientos externos. En lugar de seleccionar a un individuo para aprobación, el aprobador puede elegir un valor de metadato para aprobar reconocimientos para un grupo.
- Ejemplo: Si un reconocedor escribe, "¡Aaron y el equipo de Ventas fueron muy útiles!", el aprobador puede seleccionar individuos separados en el departamento de Ventas o seleccionar el metadato "Ventas" si existe.Para configurar:
- Haga clic en “Editar Campos Seleccionados.”
- Seleccione los valores de metadatos deseados (por ejemplo, nombres de departamentos, títulos de trabajo).
- Haga clic en “Guardar.”
- Ejemplo: Si un reconocedor escribe, "¡Aaron y el equipo de Ventas fueron muy útiles!", el aprobador puede seleccionar individuos separados en el departamento de Ventas o seleccionar el metadato "Ventas" si existe.Para configurar:
- Descargar CSV de Reconocimientos Rechazados: Permite descargar un archivo CSV que contiene todos los reconocimientos rechazados. Este CSV incluirá tanto los rechazos automáticos por IA como los reconocimientos rechazados manualmente por un aprobador.
Experiencia del Usuario
Cuando alguien accede al enlace de un programa de reconocimiento externo, puede enviar un reconocimiento sin autenticación.
Si se hace clic en una URL de programa inactivo, un mensaje notificará que el enlace no está activo.
Si se hace clic en el enlace dedicado de un individuo, el formulario de reconocimiento preparará un reconocimiento para esa persona, omitiendo la pregunta ‘Destinatario a Reconocer’.
Una vez que el reconocimiento se envía y/o aprueba, aparecerá en el feed social público.
Experiencia del Aprobador
Los aprobadores serán notificados por correo electrónico cuando haya reconocimientos pendientes. Pueden revisar y aprobar reconocimientos en la cola de aprobación, a la que se puede acceder haciendo clic en el ícono de campana en la página principal de la plataforma.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.