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Subir archivos de usuario con carga masiva de usuarios

Actualización

La carga masiva de usuarios es una herramienta poderosa diseñada para simplificar y agilizar la gestión de usuarios. Este artículo de soporte le guiará para acceder a la herramienta, gestionar el acceso de usuarios, descargar archivos de usuarios activos y configurar ajustes para una experiencia de carga sin problemas. Además, proporcionaremos instrucciones paso a paso para subir archivos de usuario, revisar cambios y corregir cualquier error de configuración. Gestione sus tareas administrativas sin esfuerzo y mejore la eficiencia con la carga masiva de usuarios.

 

Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, asegúrese de que los ID de empleados en su nueva fuente de datos sean consistentes con sus datos actuales de usuarios. Los ID inconsistentes pueden causar duplicación de usuarios.

  

  1. Acceder a la herramienta de carga masiva de usuarios
  2. Descargar archivo de usuarios activos
  3. Configuración del archivo
  4. Configuraciones avanzadas
  5. Subir un archivo de usuario
  6. Corregir errores de configuración

 

Acceder a la herramienta de carga masiva de usuarios

Para navegar a la herramienta de carga masiva de usuarios:

  1. En la página principal, seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
  2. Seleccione “Usuarios” y luego “Gestión de usuarios” en el menú de navegación izquierdo.
  3. Haga clic en Carga masiva de usuarios.

 

 

Si esta opción no es visible, vaya a Configuraciones avanzadas en el portal de administración y actívela mediante el interruptor.

 

Determinar quién tiene acceso

Los Superadministradores tienen acceso automático a esta herramienta. Para permitir que otros roles suban usuarios, ajuste sus permisos en la herramienta de Roles y Permisos. Tenga en cuenta que habilitar esto otorga acceso completo a todos los datos de usuarios.

 

 

Descargar archivo de usuarios activos

Para descargar un archivo .csv que contenga los usuarios actuales en la plataforma, haga clic en Descargar en la sección de Usuarios activos.

 

Configuración del archivo

Antes de subir un archivo de usuario con actualizaciones o cambios, revise la configuración del archivo, que determina cómo la plataforma procesa su archivo.
 

Archivo

Si el interruptor de Archivo está activado, los usuarios actualmente en la plataforma pero omitidos en cargas posteriores de archivos de usuario serán eliminados automáticamente. Para evitar que empleados específicos sean archivados, ingrese sus ID de empleado en el campo designado. Generalmente recomendamos mantener la configuración de Archivo activada para todas las cargas. Haga clic en Guardar cambios después de activarla.
 

Sobrescribir datos existentes

Si Sobrescribir datos existentes está activado, los datos de empleados existentes que se modifiquen en cargas posteriores de archivos de usuario serán reemplazados. Los datos de usuario que pueden sobrescribirse incluyen: idioma, correo electrónico, fecha de contratación y contraseña. Debe marcar la casilla junto a cada punto de datos específico para permitir que su valor sea sobrescrito. Para sobrescribir contraseñas, puede aplicar esto a todos los usuarios o solo a aquellos que nunca hayan iniciado sesión en su cuenta Awardco. En la mayoría de los casos, recomendamos seleccionar las opciones para sobrescribir correo electrónico, fecha de contratación y contraseña. Para sobrescribir contraseñas, es aconsejable aplicarlo solo a usuarios que nunca hayan iniciado sesión. Haga clic en Guardar cambios después de activarlo y seleccionar sus opciones deseadas.

 

 

Configuraciones avanzadas

Su sistema HRIS puede no soportar todos los formatos de archivo de usuario detallados en el artículo de soporte Formateo de archivos de usuario (por ejemplo, encabezados de archivo o códigos de país/idioma pueden requerir cambios manuales). A continuación, se muestran configuraciones avanzadas que controlan cómo se convierte la información de los archivos subidos en la plataforma, independientemente de su exportación HRIS. Use estas configuraciones con moderación y consulte con el equipo Técnico de CSM.

  • Asignaciones de encabezados: Asigne los valores de sus encabezados a los encabezados que esperamos recibir. Asegúrese de que la lista esté separada por comas.
    • Ejemplo 1 - “EID” es lo que su sistema HRIS asigna como encabezado de columna. Awardco solo acepta “Employee Id” como título de encabezado. Para asegurar que se acepte la carga del archivo de usuario, ingrese en el campo Asignaciones de encabezados “EID:Employee Id”.
    • Ejemplo 2 - “Email Address” es lo que su sistema HRIS asigna como encabezado de columna. Awardco solo acepta “Email” como título de encabezado. Para asegurar que se acepte la carga del archivo de usuario, ingrese en el campo Asignaciones de encabezados “Email Address:Email”.
  • Asignaciones de valores: Convierta un código de país o ID de idioma inválido en uno válido. Asegúrese de que la lista esté separada por comas. Nota: Código de país e idioma son los únicos valores que pueden ser asignados.
    • Ejemplo 1 - “United States of America” es el valor que su sistema HRIS asigna al país de un usuario. Awardco solo acepta el código ISO de 2 letras “us” en el campo Código de país. Para asegurar que se acepte la carga del archivo de usuario, ingrese “United States of America:us”.
    • Ejemplo 2 - Su sistema HRIS puede listar el idioma de un usuario como “Spanish,” pero Awardco requiere el código ISO 639-1 “es” en el campo Idioma. Para asegurar la aceptación, ingrese “Spanish:es”.
  • Encabezados de metadatos: Liste cualquier encabezado de metadatos sin el prefijo “#”. Asegúrese de que la lista esté separada por comas.
    • Ejemplo 1 - El archivo de su sistema HRIS no añadirá el “#” requerido antes de los metadatos. Para aceptar el archivo, ingrese los encabezados de columnas de metadatos exactamente como aparecen (por ejemplo, Location, Region, Job Title) en el campo Encabezados de metadatos.
  • Encabezados de metadatos de asociación: Liste los encabezados de metadatos asociados (ver Formateo de archivos de usuario) con el prefijo “@”, separados por comas. Ejemplo - El archivo descargado de su sistema HRIS no añadirá el “@” requerido delante de los metadatos asociados. Asegure que el archivo de usuario sea aceptado ingresando los encabezados de columnas de metadatos asociados exactamente como aparecen en el archivo en el campo Encabezados de metadatos de asociación (por ejemplo, HR Admin, Executive Sponsor, Nomination Approver Id).
  • Filtros de metadatos: Este filtro solo aplica para organizaciones que tienen múltiples archivos de usuario provenientes de diferentes fuentes/sistemas. Por favor, consulte con el equipo Técnico de CSM para obtener más información.
  • Agregar un signo más a los números de teléfono: Se requiere un “+” al subir números de teléfono en un archivo de usuario. Marque la casilla para agregar un “+” como prefijo a todos los números de teléfono si el archivo que subirá no lo soporta. 

 

Haga clic en Guardar cambios después de realizar cualquier actualización en los campos de Configuraciones avanzadas.

 

 

Subir un archivo de usuario

  1. Para subir su archivo de usuario, arrástrelo al campo gris en la parte superior o haga clic en el enlace rojo para buscarlo. Siga el artículo Formateo de archivos de usuario. Solo se aceptan archivos .csv (recomendado) y .psv.

     

     

  2. Haga clic en Vista previa y carga. Revise Nuevos usuarios en la pestaña Nuevos, usuarios con información actualizada en la pestaña Actualizados, usuarios que serán archivados en la pestaña Archivados, y posibles usuarios restaurados (usuarios previamente archivados que ahora deberían estar activos) en la pestaña Restaurados.

     

  3. Haga clic en Finalizar y cargar. El procesamiento puede tardar. El contacto registrado recibirá un correo electrónico de confirmación. Si no está seguro de quién es, contacte al equipo Técnico de CSM. 

 

 

Corregir errores en el archivo de usuario

Las importaciones pueden fallar debido a errores en el archivo de usuario. Los errores se muestran después de hacer clic en el botón Vista previa y carga. Consulte el artículo de errores de importación de archivos de usuario para orientación. Corrija los errores y vuelva a subir el archivo.

 

 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

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