La reconnaissance des employés est cruciale, mais près de 80 % de la main-d'œuvre n’est pas régulièrement à un bureau. Cela signifie que les outils de reconnaissance numériques seuls peuvent ne pas atteindre efficacement ces employés hors ligne. AwardCodes répond à ce défi en améliorant la reconnaissance que vous offrez déjà. Les AwardCodes sont des codes personnalisables conçus pour renforcer vos efforts de reconnaissance des employés. Vous pouvez donner des AwardCodes à n’importe quel employé pour n’importe quelle raison. Lorsque les employés scannent le code, ils sont dirigés directement vers leur plateforme de récompense, avec des points automatiquement déposés sur leur compte. C’est le mélange parfait entre reconnaissance hors ligne et technologie puissante.
Une fois que les AwardCodes sont configurés et utilisés dans votre organisation, orientez les bénéficiaires d’AwardCode vers cet article destiné aux utilisateurs pour les instructions sur la manière de réclamer leurs points. Cette fiche d’information sur les AwardCodes est également disponible pour votre référence.
Note : Les AwardCodes sont actuellement disponibles uniquement pour les employés situés aux États-Unis.
- Accéder à l’outil AwardCodes
- Créer une commande
- Conception
- Quantité
- Expédition
- Revue finale
- Gérer les commandes
- Vérifier le statut d’un AwardCode
- Bonnes pratiques des AwardCodes
Accéder à l’outil AwardCodes
Pour utiliser l’outil qui crée les AwardCodes :
- Sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Reconnaissance », « Programmes », puis sur « Awardcodes ».
Cette page fournit des informations sur toutes les commandes d’AwardCode. Pour plus de détails sur les fonctionnalités clés, cliquez sur l’onglet Détails.
Créer et gérer une commande
Conception
- Sélectionnez le bouton Créer une commande.
- Donnez un titre à la commande (limite de 100 caractères).
-
Téléversez une image pour le recto de la carte AwardCode (taille recommandée : 1125 x 675 pixels). Utilisez les directives suivantes pour les mesures exactes :
- Personnalisez le verso de la carte :
- Décidez si le montant de la carte doit être affiché.
- Affichez votre logo ou téléversez-en un nouveau (taille recommandée : au moins 100 x 33 pixels).
- Saisissez un message (limite de 100 caractères). Remarque : si vous utilisez la limite complète de 100 caractères, le dernier mot de votre message peut être coupé sur la carte imprimée. Il est recommandé de garder votre message légèrement en dessous de la limite pour assurer une visibilité complète.
- Définissez une date d’expiration pour la carte. Après cette date, les points non réclamés retournent au compte de l’entreprise (voir l’article d’aide sur le financement et le résumé de la barre latérale Points).
- Sélectionnez la langue de la carte.
- Personnalisez le message affiché dans le fil d’actualité lorsque le code est réclamé.
- Téléversez une image de bannière pour le fil de reconnaissance (taille recommandée : 1200 x 300 pixels, taille minimale : 600 x 150 pixels).
- Choisissez l’utilisateur qui émettra l’AwardCode et les points (superviseur du bénéficiaire, utilisateur bot de la plateforme, ou un utilisateur sélectionné).
- Saisissez le texte de reconnaissance pour le fil (limite de 500 caractères).
- Déterminez le paramètre de visibilité du fil. Les publications publiques sont visibles dans toute l’entreprise, bien que les montants des points restent cachés.
- Vérifiez l’aperçu et cliquez sur Suivant.
Quantité
- Entrez le nombre de cartes et les points par carte.
- Cliquez sur Ajouter des cartes pour inclure plusieurs dénominations.
- Sélectionnez le réseau de récompenses, c’est-à-dire le réseau d’options de rachat dans lequel les points AwardCodes peuvent être dépensés. Cliquez sur le lien Voir les réseaux de récompenses pour accéder aux paramètres du réseau de récompenses.
- Choisissez le budget pour les points AwardCode.
- Les budgets affichés dans la liste déroulante dépendent de votre accès aux AwardCodes :
- Si vous n’êtes pas Super Admin, la liste déroulante affiche uniquement les budgets auxquels vous avez accès.
- Si vous êtes Super Admin, la liste déroulante affiche tous les budgets.
- Utilisez la barre de recherche dans la liste déroulante pour trouver un budget plus rapidement.
- Remarque : si vous vous attendez à voir un budget mais ne le trouvez pas, contactez un Super Admin pour confirmer que vous avez accès à ce budget.
- Les budgets affichés dans la liste déroulante dépendent de votre accès aux AwardCodes :
- Cliquez sur le lien Voir les budgets pour effectuer des ajustements dans l’onglet Budgets.
- Si le budget sélectionné manque de points suffisants, un avertissement « Budget faible » apparaîtra. Ajoutez des points dans l’onglet Budgets pour continuer.
- Choisissez la méthode de livraison :
- Impression & Expédition : affiche le coût total d’impression (une facture sera envoyée après la passation de commande).
- Téléchargement numérique : crée un PDF avec des AwardCodes prêts à imprimer.
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Suivant.
Expédition
- Cette section s’applique uniquement si l’option « Impression & Expédition » a été sélectionnée comme méthode de livraison dans l’onglet Quantité.
- Saisissez les informations suivantes pour le destinataire de la commande physique d’AwardCode :
- Nom complet du destinataire
- Entreprise
- Adresse ligne 1
- Adresse ligne 2
- Ville
- État/Province/Région
- Code postal
- Pays (actuellement disponible uniquement aux États-Unis)
- Sélectionnez une option d’expédition. Les options sont :
- Standard (5-7 jours ouvrables)
- Deux jours (la commande doit être passée avant 10 h MST un jour ouvrable)
- Express (la commande doit être passée avant 10 h MST un jour ouvrable)
- Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
Revue finale
Vérifiez votre commande pour en assurer l’exactitude. Si des AwardCodes imprimés sont inclus, confirmez la facture des coûts d’impression et d’expédition. Cliquez sur Passer la commande pour compléter le processus ou Ajouter un autre ensemble de cartes pour continuer à ajouter un ensemble de cartes à votre commande.
Vous recevrez un courriel avec un lien de téléchargement pour votre PDF d’AwardCodes une fois le traitement terminé. Pour les commandes de cartes physiques, contactez votre personne-ressource Awardco pour obtenir les informations de suivi de la commande.
Gérer les commandes
La page principale des AwardCodes affiche toutes les commandes avec des détails tels que l’image de devant, le numéro de commande interne, le nom de la commande, le type, la date de passation, la personne ayant passé la commande, le nombre de cartes réclamées, la date d’expiration et le statut de la commande.
Pour gérer une commande, cliquez sur l’icône à trois points pour :
- Commander à nouveau
- Voir les détails de la commande
- Désactiver la commande
- Modifier le nom de la commande
- Télécharger un PDF prêt à imprimer des AwardCodes
Vérifier le statut d’un AwardCode
- Pour savoir si un AwardCode d’une commande passée a été réclamé :
- Cliquez sur l’onglet « Recherche de carte » sur la page principale du programme AwardCodes.
- Recherchez par nom de commande, code, statut, points, ou utilisez la liste déroulante pour filtrer par nom d’utilisateur afin de voir les codes qu’ils ont réclamés.
- Chaque ligne inclut l’image du recto de l’AwardCode, le nom de la commande, le code, les points, le nom du réclamant, la date de réclamation, la date d’expiration et le statut (Réclamable, Réclamé ou Inactif).
- Utilisez l’icône à trois points pour des options supplémentaires comme désactiver un code ou copier son URL de réclamation.
Bonnes pratiques des AwardCodes
Pour tirer le meilleur parti des AwardCodes dans votre organisation, considérez ces bonnes pratiques :
- Créez un budget spécifique pour les points AwardCode afin de simplifier le suivi et les rapports.
- Distribuez des AwardCodes pour vous assurer que les employés hors ligne se sentent appréciés, notamment ceux sur le terrain, en première ligne ou dans des rôles sans accès régulier à un ordinateur.
- Utilisez les AwardCodes comme récompenses lors de concours ou comme incitatifs, permettant aux bénéficiaires de choisir des récompenses qui leur importent.
- Accueillez les nouveaux employés avec un AwardCode, leur permettant d’échanger des points contre un choix de cadeaux ou d’expériences.
- La reconnaissance physique aide les employés à se sentir plus connectés à l’entreprise, surtout dans des rôles qui pourraient autrement se sentir isolés des célébrations corporatives.
- Utilisez l’onglet « Recherche de carte » pour surveiller les réclamations d’AwardCodes, en vous assurant que les points sont utilisés efficacement et que les budgets restent sous contrôle.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.