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Programmes de reconnaissance externe

Mise à jour

Les programmes de reconnaissance externe permettent aux clients, fournisseurs, partenaires ou à tout tiers de reconnaître les efforts et le service des employés, enrichissant ainsi la culture de reconnaissance en combinant les retours externes avec les initiatives internes de reconnaissance. Cet article explique comment créer et gérer un programme de reconnaissance externe, couvrant les configurations générales, la gestion des participants, les liens personnalisés et les paramètres globaux du programme.

 

  1. Créer un programme de reconnaissance externe
  2. Gestion d’un programme externe
  3. Paramètres du programme externe
  4. Expérience utilisateur
  5. Expérience de l’approbateur

 

Créer un programme de reconnaissance externe

Pour commencer à créer un programme de reconnaissance externe :

  1. Sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation à gauche.
  2. Dans le menu de navigation à gauche, sélectionnez « Reconnaissance », « Programmes », puis « Reconnaissances externes ».
  3. Sélectionnez « Nouveau programme ».  

 

Remarque : Si vous ne voyez pas l’option permettant d’accéder aux paramètres du programme de reconnaissances externes, communiquez avec votre contact Awardco pour qu’elle soit activée. 

 

 

Général

Modifiez les paramètres suivants dans l’onglet Général :

  • Titre du programme : Le nom du programme qui s’affichera dans les rapports de la plateforme et les filtres du fil social.
  • URL : Le slug de l’URL ; le site web public pour que les visiteurs laissent une reconnaissance pour les employés.
  • Description : Un champ pouvant fournir des instructions supplémentaires pour la personne donnant la reconnaissance.
  • Étiquette du client : Comment la personne donnant la reconnaissance est appelée (ex. : Client, Patient).
  • Étiquette du destinataire : Comment la personne recevant la reconnaissance est appelée (ex. : Collègue, Soignant).
  • Image de bannière : Une image qui s’affichera sur la reconnaissance dans le fil social.
  • Logo de la page du formulaire : Un logo qui s’affichera sur la page de soumission du formulaire.

 

Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » ou cliquez sur « Enregistrer » pour revenir à la page principale du programme de reconnaissance externe.

 

 

Questions

Cette page permet de configurer les questions posées à la personne soumettant une reconnaissance externe. Cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté des deux questions par défaut pour modifier leurs invites et les adapter à la voix de l’organisation.


 

 

Cliquez sur « Ajouter une question » pour ajouter d’autres questions au formulaire de reconnaissance. Il y a cinq types de questions qui peuvent être créées :

  • Sélection unique : Fonctionne comme une question à choix multiples. Entrez le texte de la question et les options de réponse. Tapez une réponse et appuyez sur Entrée pour ajouter plusieurs options de réponse.
  • Sélection multiple : Permet aux répondants de choisir plusieurs réponses dans une liste d’options. Entrez le texte de la question et les options de réponse. Tapez une réponse et appuyez sur Entrée pour ajouter plusieurs options de réponse.
  • Réponse courte : Invite les répondants à fournir des réponses écrites concises à des questions ouvertes. Remarque : La limite de caractères pour la réponse est de 600.
  • Réponse longue : Invite les répondants à fournir des réponses écrites détaillées à des questions ouvertes. Remarque : La limite de caractères pour la réponse est de 4 000.
  • Champ de signature : Invite les répondants à accepter que leur commentaire puisse être partagé et publié publiquement dans l’instance Awardco de l’organisation.

 

Cochez la case « La réponse du participant est requise » pour rendre la réponse à la question obligatoire. Cliquez sur « Enregistrer ». 
 

Cliquez sur « Aperçu » pour voir ce qu’une personne soumettant une reconnaissance verrait. Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » ou cliquez sur « Enregistrer » pour revenir à la page principale du programme de reconnaissance externe.
 

Récompenses

Pour permettre aux personnes de suggérer des montants en points pour les destinataires via un programme de reconnaissance externe, activez l’option « Points de récompense ». Ces points seront prélevés sur un budget d’accès autorisé que possède l’approbateur de la reconnaissance. L’approbateur peut choisir parmi n’importe lequel de ses budgets d’accès autorisés pendant le processus d’approbation.
 

Des montants de points prédéfinis peuvent être ajoutés pour que les évaluateurs les sélectionnent. Pour ce faire, tapez un montant dans le champ libre et appuyez sur Entrée pour ajouter plusieurs options de montants. Pour permettre aux évaluateurs de définir des montants personnalisés, cochez la case sous les options prédéfinies.
 

Sélectionnez le Réseau de récompenses dans lequel les points peuvent être dépensés en utilisant le menu déroulant. Cliquez sur « Gérer les réseaux de récompenses » pour voir tous les réseaux de récompenses disponibles et actifs.
 

Une fois les points de récompense configurés, cliquez sur « Suivant » pour continuer ou cliquez sur « Enregistrer » pour revenir à la page principale du programme de reconnaissance externe.

 

 

Notifications

Activez l’option « Notifications destinataire » pour qu’une notification soit envoyée au destinataire lorsqu’il reçoit une reconnaissance externe publiée dans le fil. Sélectionnez le modèle d’email que le destinataire recevra dans le menu déroulant. Cliquez sur le lien « Gérer les modèles d’email » pour accéder aux paramètres des modèles d’email de la plateforme. Créez un modèle d’email spécifique à ce programme en utilisant l’outil Éditeur facile de modèles d’email. Assurez-vous que l’email est classifié sous le type d’email « Reconnaissance ».

 

Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » ou cliquez sur « Enregistrer » pour revenir à la page principale du programme de reconnaissance externe.

 

 

Approbateurs

Utilisez les paramètres de cette page pour désigner les personnes pouvant approuver les reconnaissances dans ce programme externe. Les approbateurs assignés recevront des notifications par courriel lorsqu’une approbation est en attente.
 

Remarque : L’approbation est obligatoire. Si aucun approbateur n’est spécifié, les approbations seront acheminées à toute personne ayant le rôle d’administrateur super-utilisateur, qui utilisera ses budgets d’accès autorisés pour approuver les reconnaissances. De plus, l’email d’approbation envoyé à l’approbateur n’est actuellement pas personnalisable.
 

  • Assignation des superviseurs : Pour que les superviseurs directs approuvent les reconnaissances pour leurs subordonnés directs, cochez la case à côté de « Assigner un superviseur pour approuver pour les subordonnés directs ». Pour que ce paramètre fonctionne, les reconnaissances doivent être soumises via un lien utilisateur personnel (voir la section Liens personnalisés). L’utilisation de l’URL générale acheminera l’approbation vers l’utilisateur désigné ou vers les administrateurs super-utilisateurs si aucun approbateur n’est spécifié.
  • Désignation de personnes spécifiques : Pour assigner des personnes spécifiques comme approbateurs, recherchez et sélectionnez leurs noms dans le champ sous « Qui devrait être autorisé à approuver les reconnaissances pour ce programme ? ». Plusieurs noms peuvent être saisis, mais notez que chaque demande d’approbation sera envoyée à tous les utilisateurs sélectionnés.
  • Approbation par métadonnées : Les approbateurs peuvent être spécifiés en fonction des métadonnées. Toute valeur de métadonnée saisie ici dirigera les approbateurs vers toute personne associée à cette étiquette. Il est suggéré d’entrer plusieurs valeurs pour définir précisément les critères d’approbation. Plusieurs valeurs dans la même entrée de métadonnée utilisent la logique « ou » (ex. : les approbateurs dans les départements « Succès client » ou « Ventes » peuvent approuver). Plusieurs entrées de métadonnées utilisent la logique « et » (ex. : les approbateurs dans le département « Succès client » et ayant le titre de poste « Superviseur » peuvent approuver). Envisagez d’utiliser le Créateur de métadonnées pour personnaliser les paramètres d’approbation.


Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » pour continuer, ou cliquez sur « Enregistrer » pour revenir à la page principale du programme de reconnaissance externe.

 

 

Participants

Cette page permet de limiter l’éligibilité à la reconnaissance à des groupes spécifiques dans une organisation. Si l’option Limiter l’éligibilité est désactivée, le programme sera disponible pour tous les utilisateurs. Si activée, spécifiez les utilisateurs ou groupes de métadonnées éligibles à être reconnus via le programme externe.

 

Une fois terminé, cliquez sur « Suivant » ou cliquez sur « Enregistrer » pour revenir à la page principale du programme de reconnaissance externe.

 

 

Liens personnalisés

Activez l’option « Routage du lien utilisateur personnel » pour créer des liens de reconnaissance personnalisés pour tous les participants à ce programme. L’accès au lien d’un utilisateur amènera le reconnaisseur directement au formulaire de reconnaissance externe avec le destinataire pré-sélectionné. Les liens s’afficheront sur les pages de profil utilisateur individuelles dans « Paramètres de mon compte ».

 

Considérez les nuances suivantes associées à cette fonctionnalité :

  • Les liens personnels sont liés au programme le plus récemment créé. Le programme associé au lien personnel de chaque utilisateur peut être consulté dans l’onglet Liens utilisateurs des paramètres principaux du programme de reconnaissance externe.
  • Pour avoir un lien personnalisé pour chaque utilisateur éligible à être reconnu, cette option doit être activée pour au moins un programme. Si cette option est désactivée, les participants n’auront pas de liens personnalisés, et l’URL générale de reconnaissance devra être utilisée pour accéder au programme.

 

Appuyez sur « Enregistrer » pour sauvegarder tous les paramètres configurés sur cette page.
 

 

Gestion d’un programme externe

Avant que quiconque puisse utiliser un programme de reconnaissance externe, il doit être activé. Pour ce faire, cliquez sur l’icône à trois points à côté du programme et sélectionnez « Activer ». Ce menu déroulant présente également les options suivantes :

 

  • Modifier les paramètres du programme externe
  • Copier le lien pour accéder au programme
  • Télécharger le code QR du programme
  • Supprimer le programme 

 


 

 

Paramètres du programme externe

Référez-vous aux sections ci-dessous pour plus d’informations sur les paramètres du programme de reconnaissance externe.

Programmes

Cet onglet affiche tous les programmes de reconnaissance externe créés, le lien vers le formulaire de questions du programme et son statut. Survolez le lien et cliquez sur l’icône carrée qui apparaît pour copier le lien pour les utilisateurs externes. Cliquez sur les trois points à côté de n’importe quel programme pour :

 

  • Modifier les paramètres individuels du programme (voir la section Créer un programme de reconnaissance externe).
  • Copier l’URL du lien public.
  • Télécharger et visualiser un code QR qui dirige un reconnaisseur vers le programme de reconnaissance externe.
  • Activer ou désactiver un programme.
  • Supprimer un programme.

 

Liens utilisateurs

L’onglet « Liens utilisateurs » affiche tous les liens de reconnaissance individuels créés pour les utilisateurs dans un programme externe (voir la section « Liens personnalisés »). Faites défiler ou recherchez le nom d’un utilisateur pour trouver son lien de reconnaissance. Pour copier un lien, survolez-le et cliquez sur l’icône carrée qui apparaît. Cet onglet permet également de :

 

  • Voir le nom du programme associé à chaque lien.
  • Prévisualiser ce qu’un reconnaisseur verrait en cliquant sur l’icône en forme d’œil.
  • Télécharger les codes QR individuels en cliquant sur l’icône QR.
  • Pour faciliter la distribution, cliquez sur « Télécharger le fichier Zip » pour télécharger un fichier zip contenant tous les codes QR des utilisateurs ainsi qu’un fichier CSV avec les liens personnels de reconnaissance de chacun.

 

 

Paramètres

Cet onglet fournit les paramètres suivants :

 

  • Suggestions d’approbation Awardco Intelligence : Ce paramètre permet à l’IA d’aider dans le processus d’approbation des reconnaissances. L’utilisation de l’IA aide les approbateurs à prendre des décisions plus rapidement, bien que l’approbation finale doive toujours être effectuée par une personne. Lorsqu’activé, les reconnaissances passeront par jusqu’à trois niveaux de filtrage :
    • Modération : Vérifie la présence de texte potentiellement nuisible. Les reconnaissances ne passant pas ce filtre sont automatiquement refusées et ne passent pas dans la file d’approbation.
    • Analyse de sentiment : Si une reconnaissance passe la modération, l’IA analyse son sentiment et recommande à l’approbateur si elle doit être approuvée, refusée ou revue, en fournissant les raisons de la suggestion.
    • Activez le bouton pour activer. Assurez-vous d’accepter l’avis de consentement et de confidentialité.
  • Champs de métadonnées autorisés : Ce paramètre permet aux approbateurs de reconnaître efficacement de grands groupes en fonction de métadonnées spécifiques. Déterminez quels champs de métadonnées peuvent être utilisés pour l’approbation des reconnaissances externes. Au lieu de sélectionner un individu pour l’approbation, l’approbateur peut choisir une valeur de métadonnée pour approuver les reconnaissances d’un groupe.
    • Exemple : Si un reconnaisseur écrit, « Aaron et l’équipe des ventes ont été très utiles ! », l’approbateur peut soit sélectionner des individus séparés dans le département des ventes, soit sélectionner la métadonnée « Ventes » si elle existe.Pour configurer :
      1. Cliquez sur « Modifier les champs sélectionnés ».
      2. Sélectionnez les valeurs de métadonnées souhaitées (ex. : noms de départements, titres de poste).
      3. Cliquez sur « Enregistrer ».
  • Télécharger un CSV des reconnaissances refusées : Permet de télécharger un fichier CSV contenant toutes les reconnaissances refusées. Ce CSV inclura tous les refus automatiques de l’IA ainsi que les reconnaissances refusées manuellement par un approbateur.

 

 

Expérience utilisateur

Lorsqu’une personne accède au lien d’un programme de reconnaissance externe, elle peut soumettre une reconnaissance sans authentification.
 

 

Si une URL de programme inactive est cliquée, un message indiquera que le lien n’est pas actif.


Si le lien dédié d’un individu est cliqué, le formulaire de reconnaissance préparera une reconnaissance pour cette personne, en contournant la question « Destinataire à reconnaître ». 
 


Une fois la reconnaissance soumise et/ou approuvée, elle apparaîtra dans le fil social public.
 

 

Expérience de l’approbateur

Les approbateurs seront notifiés par courriel lorsque des reconnaissances sont en attente. Ils peuvent examiner et approuver les reconnaissances dans la file d’approbation, accessible en cliquant sur l’icône de la cloche sur la page d’accueil de la plateforme.
 

 



 

 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

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