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Rôles et permissions

Mise à jour

Le cadre des rôles et des permissions permet de créer des rôles uniques avec une visibilité des données et un accès aux fonctionnalités précis dans la plateforme Awardco. Lors de la configuration des permissions d’un rôle, l’outil permet aux administrateurs de préciser qui est admissible au rôle, quelles données ces personnes peuvent voir et quelles fonctionnalités elles peuvent utiliser. Consultez l’article ci-dessous pour savoir comment ajouter un rôle, modifier son accès et ses capacités, et effectuer des tests pour vous assurer que les paramètres sont corrects. Nous expliquons également les endroits précis de la plateforme où les rôles nouvellement créés peuvent être appliqués.

 

Remarque importante pour les clients Awardco Engage : Les administrateurs qui utilisent uniquement Awardco Engage verront tous les paramètres indiqués ci-dessous, puisque la structure complète des permissions est visible dans le portail d’administration. Pour votre cas d’utilisation, les paramètres de la section Visibilité des données ainsi que ceux marqués d’un astérisque (*) dans la section Permissions sont les plus pertinents et essentiels pour gérer vos utilisateurs et vos sondages.
 

  1. Accéder aux permissions
  2. Ajouter ou modifier un rôle
  3. Utilisation des rôles

 

Accéder aux permissions

Pour accéder à la fonctionnalité qui permet de définir de nouveaux rôles et permissions :

  1. Connectez-vous
  2. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
  3. Cliquez sur « Utilisateurs », puis sur « Permissions » dans le menu de navigation de gauche.

 

Trois « rôles standard » sont visibles lors de la création initiale d’un compte : « Super administrateur », « Tous les rapports » et « Gestionnaire ». 

 

Ajouter ou modifier un rôle

Sélectionnez l’icône « ... » à droite de n’importe quel rôle pour modifier ses paramètres, sa visibilité et ses permissions. Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur « Ajouter un rôle » dans le coin supérieur droit de la page.

 

Paramètres du rôle

Indiquez le nom du rôle souhaité.

Ensuite, sélectionnez dans le menu déroulant les métadonnées qui s’appliquent à ce rôle. Plusieurs valeurs dans le même champ de métadonnées seront interprétées selon une logique « ou » (p. ex., les utilisateurs ayant la valeur « Réussite client », « Produit » ou « Ventes » sous #Department auront les permissions associées à ce rôle), tandis que plusieurs métadonnées sélectionnées seront interprétées selon une logique « et » (p. ex., les utilisateurs ayant la valeur « Réussite client » sous #Department et « Temps plein » sous #Job Group auront les permissions associées à ce rôle).

Au besoin, des utilisateurs précis peuvent également être ajoutés individuellement en sélectionnant Utilisateurs dans le menu déroulant, en recherchant le ou les utilisateurs à ajouter, puis en les sélectionnant. Les utilisateurs individuels ajoutés au rôle remplaceront ce paramètre et recevront les permissions. Il est recommandé d’utiliser les métadonnées dans le champ Membres.

Sélectionnez « Oui » ou « Non » pour limiter les paramètres du rôle aux superviseurs seulement (utilisateurs ayant des subordonnés directs) parmi les métadonnées sélectionnées. Si aucune métadonnée n’est sélectionnée, les paramètres du rôle doivent être définis pour tous les superviseurs, c’est-à-dire les utilisateurs ayant des subordonnés directs.

Cliquez sur Suivant.
 

 

Visibilité des données

Dans le menu déroulant, déterminez quelles données le rôle peut voir. Les données sélectionnées ici seront incluses dans le tableau de bord d’administration, l’onglet Utilisateurs, les rapports et la file d’attente MemoryBook.

  • Les options de visibilité des données comprennent : Personne (aucune personne dans leur hiérarchie), Tout le monde (tous les utilisateurs de l’organisation), Tous les rapports (tous les rapports sous l’utilisateur dans la hiérarchie), Subordonnés directs (uniquement les subordonnés directs de l’utilisateur) et Collègues (personnes ayant le même gestionnaire que l’utilisateur).

 

En plus de la visibilité hiérarchique définie ci-dessus, vous pouvez utiliser des noms d’utilisateurs ou des métadonnées pour élargir la visibilité des données pour les membres du rôle. Si une option de visibilité autre que « Tout le monde » est sélectionnée, vous pouvez élargir la visibilité des données pour les membres du rôle au moyen de métadonnées ou d’utilisateurs. Comme pour les paramètres du rôle, plusieurs valeurs dans le même champ de métadonnées seront interprétées selon une logique « ou », et plusieurs métadonnées sélectionnées selon une logique « et ».

  • Exemple (OU) : Les utilisateurs ayant la valeur « Réussite client », « Produit » ou « Ventes » sous #Department verront leurs données dans ce rôle.
  • Exemple (ET) : Les utilisateurs ayant la valeur « Réussite client » sous #Department et « Temps plein » sous #Job Group verront leurs données dans ce rôle.

 

Sélectionnez Suivant.

 

 

Permissions

À l’aide des cases à cocher, sélectionnez les outils auxquels vous souhaitez que les membres du rôle créé aient accès :

  • Administration des budgets : Accorde un accès complet pour voir et modifier tous les budgets dans l’onglet Budgets du portail d’administration.
  • Utilisateurs* : Permet de voir et de modifier les utilisateurs, d’usurper leur identité et d’ajuster les soldes de points dans l’onglet Utilisateurs du portail d’administration. Cliquez sur l’icône en forme de chevron pour voir toutes les options de permissions utilisateur disponibles :
  • Toutes les approbations en attente : Permet de voir toutes les approbations en attente dans l’organisation.
    • Approbation supérieure : Le rôle peut approuver directement une nomination, peu importe le flux d’approbation. 
    • Modifier les approbateurs : Le rôle peut ajouter ou supprimer des approbateurs pour les approbations en attente. 
  • Reconnaissance groupée : Donne accès à l’onglet Files d’attente du portail d’administration et permet d’envoyer des reconnaissances groupées. 
  • MemoryBook
    • Gestion de la file d’attente MemoryBook : Permet de voir la file d’attente MemoryBook dans l’onglet Files d’attente, y compris les détails de participation, et de renvoyer les invitations par courriel à MemoryBook.
    • Création ponctuelle de MemoryBook : Accorde la possibilité de créer des MemoryBook ponctuels.
  • Rapports : Permet de voir tous les rapports ou certains rapports sélectionnés dans l’onglet Rapports du portail d’administration. Cliquez sur l’icône en forme de chevron pour voir tous les groupes de rapports disponibles :
    • Rapports financiers
      • Rapport sur les comptes d’échange
      • Rapport sur les comptes financiers
      • Rapport sur les dépenses financières
      • Rapport sur les dépôts financiers
      • Rapport de rapprochement du financement
    • Rapports de reconnaissance
      • Rapport détaillé des reconnaissances
      • Rapport sur l’état des reconnaissances
      • Rapport d’utilisation du programme de reconnaissance
      • Rapport d’utilisation des limites de reconnaissance
    • Rapports sur les points
      • Rapport sur les points échangés
      • Rapport sur les transactions de points
      • Rapport sur les budgets de points
      • Rapport sur le solde de points des utilisateurs
      • Rapport sur le score de points échangés (PEPS)
    • Utilisateurs et engagement
    • Rapports d’exécution
      • Rapport d’exécution du client
    • Rapports existants
  • Paramètres d’administration* : Donne un accès complet pour voir et modifier toutes les options de l’onglet Paramètres du portail d’administration, y compris toutes les configurations.
  • Paramètres avancés : Permet de modifier les paramètres de l’onglet Paramètres avancés du portail d’administration. Remarque : la permission Paramètres d’administration doit également être sélectionnée. 
  • Contenu signalé par l’administration : Envoie des notifications par courriel dans la boîte de réception de l’utilisateur pour l’informer qu’un contenu a été signalé dans le fil social.
  • Intégrations d’administration*
  • Paramètres d’API : Les utilisateurs peuvent configurer des clés d’API, qui peuvent donner accès à d’autres sections de la plateforme par l’intermédiaire de l’API. 
  • Intégrations : Donne accès à la bibliothèque d’intégrations et permet de lancer n’importe quelle intégration offerte par Awardco.
  • Historique des importations d’utilisateurs* : Permet de voir et de télécharger les données de l’historique des importations d’utilisateurs. Au moins une permission « Utilisateurs » est requise pour que cette option soit visible.
  • Feuille de route du produit* : Donne accès à l’onglet Feuille de route du portail d’administration, qui présente les mises à jour et versions envisagées, en cours, en phase de test bêta et lancées.
  • Facturation : Permet d’accéder à la page de facturation du portail d’administration et d’effectuer des dépôts dans les comptes d’échange.
  • Voir le sommaire du financement : Permet de voir tous les détails du sommaire du financement dans l’onglet Budgets du portail d’administration.
  • Gestion des points : Permet d’ajouter des points au compte de l’entreprise à partir de la page Gestion des points.
  • Voir le sommaire des points : Permet de voir tous les détails du sommaire des points dans l’onglet Budgets du portail d’administration.
  • Gestion du fil
    • Contourner le filtre du fil, supprimer un destinataire, modifier et supprimer des reconnaissances
    • Imprimer les reconnaissances
    • Imprimer les reconnaissances
    • Ajouter ou supprimer des reconnaissances épinglées
  • Filtrer le fil par tous les programmes : Permet de filtrer le fil par n’importe quel programme de la plateforme, et pas seulement par ceux auxquels le rôle participe.
  • Peut recevoir des notifications privées pour : Permet de recevoir des notifications privées de reconnaissance pour les utilisateurs suivants :
    • Subordonnés directs : Utilisateurs faisant partie de l’équipe du rôle selon la hiérarchie établie par le fichier des utilisateurs.
    • Métadonnées : Utilisateurs ayant des balises de métadonnées précises.
    • Tous
  • Examens des reconnaissances externes : Le rôle pourra voir l’onglet « Reconnaissances externes » dans la file d’attente d’approbation et approuver les reconnaissances externes. 
  • Sondages* :
    • Accès à tous les sondages : Accorde un accès administratif complet à tous les sondages, y compris la création, la modification, la gestion et l’affichage des résultats. La sélection de cette option sélectionnera automatiquement toutes les autres permissions de sondage indiquées ci-dessous.
    • Modification des sondages simples : Permet de créer, de modifier et de gérer les sondages simples.
    • Résultats des sondages simples : Donne accès aux résultats publiés des sondages simples selon les paramètres de visibilité des données.
    • Modification des sondages d’engagement : Permet de créer, de modifier et de gérer les sondages d’engagement.
    • Résultats des sondages d’engagement : Donne accès aux résultats publiés des sondages d’engagement selon les paramètres de visibilité des données.
    • Paramètres généraux des sondages : Donne accès à la page des paramètres administratifs des sondages.
  • AwardCodes : Permet aux administrateurs d’accéder à la page AwardCodes, où ils peuvent créer et gérer des codes ou des cartes de reconnaissance personnalisables. Les destinataires peuvent balayer un code ou visiter la page de réclamation pour que des points soient ajoutés à leur compte Awardco.
  • Créer des annonces : Permet aux utilisateurs de créer des annonces. Consultez Créer des annonces de l’entreprise pour obtenir des instructions.


Remarque : Toutes les permissions sont requises pour le rôle Super administrateur et ne peuvent pas être modifiées.

Une fois toutes les permissions définies, cliquez sur « Enregistrer et appliquer ». Un rôle ne peut pas être supprimé ni rester sans utilisateurs ou groupes attribués une fois créé.

 

Permissions applicables aux instances utilisant uniquement Engage

Pour les clients qui utilisent uniquement le produit Awardco Engage, les permissions suivantes sont les plus importantes pour assurer une bonne gestion de la plateforme, une administration efficace des utilisateurs et le déploiement des sondages :

  • Utilisateurs (Peut voir les autres, Peut modifier les autres, Peut modifier ses propres données, Peut usurper l’identité, Ajuster le solde, etc.)
  • Importation groupée d’utilisateurs
  • Paramètres d’administration
  • Paramètres avancés
  • Historique des importations d’utilisateurs
  • Feuille de route du produit
  • Sondages (Modification des sondages, Résultats des sondages)

 

  

Les rôles créés à l’aide de cet outil seront automatiquement mis à jour lors de la prochaine importation d’utilisateurs, ou les modifications peuvent être appliquées manuellement. Cliquez sur « Télécharger » pour télécharger un fichier CSV des utilisateurs et de leurs rôles afin de voir quels rôles précis leur ont été attribués.
 

Utilisation des rôles

Les rôles créés avec cet outil peuvent être utilisés dans les sections suivantes de la plateforme :

 

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le soutien administratif d’Awardco.

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