Le chargement en masse des utilisateurs est un outil puissant conçu pour simplifier et rationaliser la gestion des utilisateurs. Cet article d'assistance vous guidera à travers l'accès à l'outil, la gestion des accès utilisateurs, le téléchargement des fichiers des utilisateurs actifs, et la configuration des paramètres pour une expérience de chargement fluide. De plus, nous fournirons des instructions étape par étape pour le chargement des fichiers utilisateurs, la révision des modifications, et la correction des erreurs de configuration. Gérez facilement vos tâches administratives et améliorez votre efficacité avec le chargement en masse des utilisateurs.
Avertissement : Si vous avez déjà des données d'employés sur votre plateforme, veuillez vous assurer que les identifiants d'employés dans votre nouveau flux de données sont cohérents avec vos données utilisateurs actuelles. Des identifiants incohérents peuvent entraîner des duplications d'utilisateurs.
- Accéder à l'outil de chargement en masse des utilisateurs
- Télécharger le fichier des utilisateurs actifs
- Paramètres de configuration du fichier
- Paramètres avancés
- Charger un fichier utilisateur
- Corriger les erreurs de configuration
Accéder à l'outil de chargement en masse des utilisateurs
Pour accéder à l'outil de chargement en masse des utilisateurs :
- Sur la page d'accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
- Sélectionnez « Utilisateurs », puis « Gestion des utilisateurs » dans le menu de navigation de gauche.
- Cliquez sur Chargement en masse des utilisateurs.
Si cette option n'est pas visible, rendez-vous dans Paramètres avancés dans le portail Admin et activez-la via le bouton bascule.
Déterminer qui a accès
Les Super Admins ont un accès automatique à cet outil. Pour permettre à d'autres rôles de charger des utilisateurs, ajustez leurs permissions dans l'outil Rôles et permissions. Notez que l'activation de cette option donne un accès complet à toutes les données utilisateurs.
Télécharger le fichier des utilisateurs actifs
Pour télécharger un fichier .csv contenant les utilisateurs actuels de la plateforme, cliquez sur Télécharger sous la section Utilisateurs actifs.
Paramètres de configuration du fichier
Avant de charger un fichier utilisateur avec des mises à jour ou des modifications, examinez les paramètres de configuration du fichier, qui déterminent la manière dont votre fichier est traité par la plateforme.
Archivage
Si le bouton bascule Archivage est activé, les utilisateurs actuellement sur la plateforme mais omis des chargements ultérieurs de fichiers utilisateurs seront automatiquement supprimés. Pour empêcher que certains employés soient archivés, entrez leurs identifiants d'employés dans le champ désigné. Nous recommandons généralement de garder le paramètre Archivage activé pour tous les chargements. Cliquez sur Enregistrer les modifications après l'avoir activé.
Remplacer les données existantes
Si Remplacer les données existantes est activé, les données des employés existants modifiées dans les chargements ultérieurs de fichiers utilisateurs seront écrasées. Les données utilisateurs pouvant être écrasées incluent : la langue, l'email, la date d'embauche et le mot de passe. Vous devez cocher la case à côté de chaque point de données spécifique pour permettre que sa valeur soit écrasée. Pour les remplacements de mot de passe, vous pouvez appliquer cela à tous les utilisateurs ou seulement à ceux qui ne se sont jamais connectés à leur compte Awardco. Dans la plupart des cas, nous recommandons de sélectionner les options pour écraser l'email, la date d'embauche et le mot de passe. Pour les remplacements de mot de passe, il est conseillé d'appliquer cela uniquement aux utilisateurs qui ne se sont jamais connectés. Cliquez sur Enregistrer les modifications après l'avoir activé et avoir sélectionné vos options souhaitées.
Paramètres avancés
Votre système SIRH pourrait ne pas supporter tous les formats de fichiers utilisateurs détaillés dans l'article d'assistance Formatage des fichiers utilisateurs (par exemple, les en-têtes de fichiers ou les codes pays/langues peuvent nécessiter des modifications manuelles). Voici des paramètres avancés qui contrôlent la manière dont les données des fichiers chargés sont converties sur la plateforme, indépendamment de votre export SIRH. Utilisez ces paramètres avec parcimonie et consultez l'équipe CSM technique.
- Correspondances des en-têtes : Assignez vos valeurs d'en-tête aux en-têtes que nous attendons de recevoir. Assurez-vous que la liste est séparée par des virgules.
- Exemple 1 - « EID » est ce que votre système SIRH attribue comme en-tête de colonne. Awardco n'accepte que « Employee Id » comme titre d'en-tête. Pour que le chargement du fichier utilisateur soit accepté, saisissez dans le champ Correspondances des en-têtes « EID:Employee Id ».
- Exemple 2 - « Email Address » est ce que votre système SIRH attribue comme en-tête de colonne. Awardco n'accepte que « Email » comme titre d'en-tête. Pour que le chargement du fichier utilisateur soit accepté, saisissez dans le champ Correspondances des en-têtes « Email Address:Email ».
- Correspondances des valeurs : Convertissez un code pays invalide ou un identifiant de langue en un code valide. Assurez-vous que la liste est séparée par des virgules. Note - Les codes pays et langues sont les seules valeurs pouvant être mappées.
- Exemple 1 - « United States of America » est ce que votre système SIRH attribue comme valeur pour le pays d'un utilisateur. Awardco n'accepte que le code pays ISO à 2 lettres « us » dans le champ Code pays. Pour que le chargement du fichier utilisateur soit accepté, saisissez « United States of America:us ».
- Exemple 2 - Votre système SIRH peut indiquer la langue d'un utilisateur comme « Spanish », mais Awardco requiert le code ISO 639-1 « es » dans le champ Langue. Pour garantir l'acceptation, entrez « Spanish:es ».
- En-têtes de métadonnées : Listez tous les en-têtes de métadonnées sans préfixe « # ». Assurez-vous que la liste est séparée par des virgules.
- Exemple 1 - Le fichier de votre système SIRH n'ajoutera pas le « # » requis avant les métadonnées. Pour accepter le fichier, saisissez les en-têtes de colonnes de métadonnées exactement comme ils apparaissent (par exemple, Location, Region, Job Title) dans le champ En-têtes de métadonnées.
- En-têtes de métadonnées associées : Listez les en-têtes de métadonnées associées (voir Formatage des fichiers utilisateurs) avec un préfixe « @ », séparés par des virgules. Exemple - Le fichier téléchargé depuis votre système SIRH n'ajoutera pas le « @ » requis devant les métadonnées associées. Assurez-vous que le fichier utilisateur est accepté en saisissant les en-têtes de colonnes de métadonnées associées exactement comme ils apparaissent dans le fichier dans le champ En-têtes de métadonnées associées (par exemple HR Admin, Executive Sponsor, Nomination Approver Id).
- Filtres de métadonnées : Ce filtre s'applique uniquement aux organisations qui ont plusieurs fichiers utilisateurs provenant de différentes sources/systèmes. Veuillez consulter l'équipe CSM technique pour plus d'informations.
- Ajouter un plus aux numéros de téléphone : Un « + » est requis lors du chargement des numéros de téléphone dans un fichier utilisateur. Cochez la case pour ajouter un « + » en préfixe à tous les numéros de téléphone si le fichier que vous allez charger ne le supporte pas.
Cliquez sur Enregistrer les modifications après avoir effectué des mises à jour dans les champs des paramètres avancés.
Charger un fichier utilisateur
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Pour charger votre fichier utilisateur, déposez-le dans le champ gris en haut ou cliquez sur le lien rouge pour parcourir. Suivez l'article Formatage des fichiers utilisateurs. Seuls les fichiers .csv (recommandé) et .psv sont acceptés.
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Cliquez sur Prévisualiser & Charger. Examinez les Nouveaux utilisateurs dans l'onglet Nouveaux, les utilisateurs avec des informations mises à jour dans l'onglet Mis à jour, les utilisateurs qui seront archivés dans l'onglet Archivés, et les utilisateurs possibles restaurés (utilisateurs précédemment archivés qui devraient maintenant être actifs) dans l'onglet Restaurés.
- Cliquez sur Terminer & Charger. Le traitement peut prendre du temps. Le contact enregistré recevra un courriel de confirmation. Si vous ne savez pas qui c'est, contactez l'équipe CSM technique.
Corriger les erreurs du fichier utilisateur
Les importations peuvent échouer en raison d'erreurs dans le fichier utilisateur. Les erreurs s'affichent après avoir cliqué sur le bouton Prévisualiser & Charger. Consultez l'article Erreurs d'importation des fichiers utilisateurs pour des conseils. Corrigez les erreurs et rechargez le fichier.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.