Auparavant, les administrateurs Awardco configurant un programme de reconnaissance pouvaient définir des limites de nomination. Cela permettait de contrôler la fréquence à laquelle un utilisateur pouvait recevoir des points ou une reconnaissance dans un délai défini et reste une fonctionnalité utile pour les programmes de reconnaissance individuels. Désormais, les Limites globales de réception offrent un moyen de définir des restrictions universelles qui s'appliquent à toutes les méthodes de réception de points sur l'ensemble de la plateforme. Continuez à lire pour obtenir des informations détaillées sur les Limites globales de réception, y compris comment y accéder, les configurer et les gérer, ainsi que les réponses aux questions fréquemment posées.
- Cas d'utilisation
- Accéder à l'outil Limites globales de réception
- Ajouter des limites de réception
- Gérer les limites de réception
- Notifications aux utilisateurs
- FAQ
Cas d'utilisation
- Contrôle du budget à l’échelle de l’entreprise : Fixer un nombre maximal de points qu’un utilisateur peut recevoir annuellement pour respecter le budget.
- Considérations fiscales : Limiter l’accumulation annuelle de points afin d’éviter de dépasser certains seuils fiscaux pour les primes.
- Conformité réglementaire : Pour les agences gouvernementales, restreindre l’attribution de points afin de respecter les réglementations sur les primes.
- Exclusion des cadres dirigeants : Empêcher les cadres de la haute direction de recevoir une reconnaissance basée sur des points.
- Exclusion des employés non admissibles : Exclure les employés à temps partiel, les contractuels ou les stagiaires de la réception de points.
- Niveaux par type d’employé : Mettre en place des limites de points différentes selon les types d’employés (par exemple, 1 000 $ par an pour les temps plein, 500 $ par an pour les temps partiels).
Note : Les ajustements manuels effectués sur les soldes de points ne sont pas pris en compte ni bloqués par les limites globales de réception.
Accéder à l'outil Limites globales de réception
Pour accéder aux paramètres des Limites globales de réception :
- Sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation gauche.
- Dans le menu de navigation gauche, sélectionnez « Reconnaissance », « Programmes », puis « Programmes de reconnaissance ».
- Cliquez sur l’onglet Paramètres.
- Faites défiler jusqu’en bas de la page.
Ajouter des limites de réception
Pour créer une règle de limite de réception :
- Cliquez sur + Ajouter une règle.
- Entrez un nom pour la règle (maximum 50 caractères).
- Déterminez à quels employés ou groupes la limite s’appliquera :
- Tous les utilisateurs : S’applique à tous les utilisateurs inclus dans les importations de données Awardco.
- Utilisateurs sélectionnés : Recherchez et ajoutez manuellement un petit groupe d’utilisateurs.
- Par rôle : Limitez la règle en fonction des rôles utilisateur spécifiques.
- Par métadonnées : Définissez des limites basées sur les métadonnées des employés. Pour ce faire :
- Sélectionnez un en-tête de métadonnée dans le menu déroulant.
- Choisissez Est ou N’est pas dans le deuxième menu déroulant.
- Si Est est sélectionné, choisissez une valeur spécifique de métadonnée dans le troisième menu déroulant pour appliquer la règle uniquement aux utilisateurs ayant cette valeur. Si N’est pas est sélectionné, la règle exclura les utilisateurs avec cette valeur de métadonnée.
- Sélectionnez la métadonnée désirée.
- Spécifiez le nombre maximal de points qu’un employé de ce groupe peut recevoir dans une période donnée.
- Choisissez de limiter selon la devise de base de la plateforme ou selon les points.
- Définissez la période de limite : Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle ou Période glissante.
- L’application d’une plage de dates glissante offre une période flexible (par exemple, une fenêtre de 90 jours) qui peut commencer à une date personnalisée, comme le 1er janvier, au lieu d’une période fixe comme un mois ou un trimestre.
- Explorez des options plus avancées pour créer des règles de limites globales de réception en cliquant sur le bouton Paramètres avancés.
- Appliquez les limites de réception en fonction du type de donneur :
- Limiter les points qu’un utilisateur peut recevoir d’un autre utilisateur : Cela empêche un utilisateur unique d’attribuer un nombre excessif de points à un autre.
- Limiter les points qu’un gestionnaire peut recevoir de ses subordonnés directs : Cela aide à prévenir les conflits d’intérêts potentiels dans le processus de reconnaissance.
- Limiter les points qu’un subordonné direct peut recevoir de son gestionnaire : Cela aide à prévenir le favoritisme potentiel dans le processus de reconnaissance.
- Cliquez sur Enregistrer.
Note : Vous ne pouvez pas combiner différents types de groupes limités dans une seule règle. Créez une règle distincte pour chaque type de groupe que vous souhaitez limiter.
Gérer les limites de réception
Pour modifier ou archiver une règle de limite de réception existante :
- Cliquez sur l’icône des points empilés à côté d’une règle et sélectionnez Archiver ou Modifier.
- Dans l’onglet Archivé, cliquez sur l’icône des points empilés à côté d’une règle pour Restaurer ou Modifier.
Notifications aux utilisateurs
Les utilisateurs recevront un message d’erreur de limite globale s’ils tentent une action de reconnaissance qui dépasserait la limite globale du destinataire dans l’un des scénarios suivants :
- Reconnaissances ponctuelles : Lorsqu’un utilisateur tente d’envoyer une reconnaissance ponctuelle via un programme de reconnaissance.
- Programme Earn : Lorsqu’un utilisateur avec une limite soumet une demande Earn via un programme Earn.
- Sondages : Lorsqu’un utilisateur avec une limite complète un sondage pour obtenir des points.
- File d’attente des approbations : Tout utilisateur approuvant des reconnaissances avec des valeurs en points dans la file d’attente des approbations.
- Encore : Lorsqu’un utilisateur tente d’ajouter des points à une reconnaissance dans le fil via Encore.
- Reconnaissances avec carte de crédit : Lorsqu’un utilisateur tente d’ajouter des points à une reconnaissance en utilisant une carte de crédit.
- Reconnaissances planifiées : Lorsqu’un utilisateur planifie une reconnaissance avec points via un programme de reconnaissance.
- Reconnaissances avec livraison différée : Lorsqu’un utilisateur retarde la livraison d’une reconnaissance monétaire via un programme de reconnaissance.
- AwardCodes : Lorsqu’un utilisateur avec une limite tente de réclamer un AwardCode, il verra un message d’erreur de limite globale.
- Reconnaissances externes : Tout utilisateur approuvant une reconnaissance externe sera averti si le destinataire de la reconnaissance a atteint sa limite globale.
Un Super Admin ou toute personne disposant des autorisations « Reconnaissance en masse » et/ou « MemoryBook » peut voir si une reconnaissance ou un MemoryBook n’a pas été traité en raison des limites de réception. Cela s’applique à :
- File d’attente de reconnaissance en masse : Les reconnaissances en masse qui ne sont pas traitées à cause des limites de réception, visibles dans l’onglet Erreurs dans les files d’attente.
- Toute personne disposant de l’autorisation Reconnaissance en masse peut contourner les limites globales de réception en cochant la case Contourner les limites globales de réception qui s’affiche dans le formulaire de reconnaissance en masse. Ce contournement est également disponible lors de la reconnaissance d’un grand groupe via un fichier CSV.
- Programmes automatisés : Inclut les récompenses de service, les récompenses d’intégration et les récompenses d’anniversaire, également visibles dans l’onglet Erreurs dans les files d’attente.
- MemoryBooks : Si un MemoryBook avec points ne se traite pas en raison des limites de réception, cela apparaîtra dans la file d’attente MemoryBooks dans les files d’attente.
- Compte de dépenses pour le style de vie (LSA) : Les récompenses via un LSA qui échouent à se traiter en raison des limites de réception s’afficheront dans l’onglet Erreurs des files d’attente.
FAQ
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Dois-je définir des limites dans les paramètres des programmes individuels si je configure des Limites globales de réception ?
- Non, sauf si vous avez besoin de limites spécifiques pour des programmes individuels.
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Y a-t-il un montant minimum ou maximum en dollars que je peux définir pour les Limites globales de réception ?
- Non, les limites peuvent être définies à partir de 0 $ sans limite supérieure.
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Puis-je créer une règle avec une limite de 0 $ pour des groupes non admissibles (par exemple, la haute direction, les stagiaires) ?
- Oui, vous pouvez attribuer une limite de 0 $ à des groupes spécifiques.
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La suppression d’une reconnaissance impacte-t-elle la Limite globale de réception ?
- Oui, la suppression d’une reconnaissance libérera les points comptabilisés dans la limite globale.
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Que se passe-t-il si les limites du programme et les Limites globales de réception s’appliquent à un utilisateur ?
- La limite la plus restrictive sera appliquée.
-
Que se passe-t-il si plusieurs Limites globales de réception s’appliquent à un utilisateur ?
- La limite la plus restrictive sera appliquée.
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Puis-je exclure certains programmes du calcul de la Limite globale de réception ?
- Non, tous les programmes sont inclus dans les Limites globales de réception et en sont restreints.
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Les Limites globales de réception prennent-elles en compte le taux de change ?
- Non, les limites sont basées sur les points et sont indépendantes des taux de change, qui sont appliqués au moment du rachat.
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Les ajustements de parité de pouvoir d’achat (PPA) sont-ils inclus dans les Limites globales de réception ?
- Non, les ajustements PPA sont calculés uniquement au moment du rachat.
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Les multiplicateurs de points sont-ils pris en compte dans les Limites globales de réception ?
- Non, les multiplicateurs sont appliqués uniquement lors du rachat des points.
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Que se passe-t-il si j’archive ou modifie une règle de Limite globale de réception ?
- Archiver une règle supprime les limites pour les utilisateurs concernés. Restaurer ou modifier une règle recalculera les limites pour la période spécifiée.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.