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Übertragung von Benutzerdaten mit Awardco SFTP

Aktualisiert

Effiziente und sichere Benutzer-Datenübertragungen sind entscheidend für die Verwaltung der Awardco-Plattform. Awardco SFTP (Secure File Transfer Protocol) bietet hierfür eine robuste Lösung. Dieser Artikel führt Administratoren durch die Nutzung von Awardco SFTP, um Benutzerdaten nahtlos aus einem HRIS (Human Resource Information System) zu importieren. Dabei werden Einrichtung, Wartung und jeder Schritt des Datenübertragungsprozesses behandelt, um eine reibungslose und zuverlässige Erfahrung zu gewährleisten.

 

Wichtige Überlegungen vor der Einrichtung:

  • Beziehen Sie Ihren HRIS-Berichtmanager oder Ihren IT-Spezialisten in die Awardco SFTP-Einrichtung mit ein.
  • Warnung: Wenn Sie bereits Mitarbeiterdaten auf Ihrer Plattform haben, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter-IDs in Ihrem neuen Datenfeed mit den aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Inkonsistente IDs können zu doppelten Benutzern, Fehlern bei Anerkennungen und Datenintegritätsverlust führen.
     
  1. Wert
  2. Einrichtung von Awardco SFTP
  3. Awardco SFTP-Einstellungen
  4. Testen der Datei-Daten
  5. Abschluss der Verbindung
  6. Tägliche Wartung und Fehlerbehebung

 

Wert

SFTP ist unsere bevorzugte Übertragungsmethode aufgrund ihrer Einfachheit und Automatisierungsmöglichkeiten. Awardco SFTP ermöglicht eine nahtlose Datenübermittlung und -annahme im korrekten Format und verbessert so die operative Effizienz. Awardco SFTP ist eine Self-Service-Lösung, die umfangreiche Codierung oder Webhook-Konfigurationen überflüssig macht.

Awardco SFTP ist nicht für manuelle Dateiablagen gedacht. Benutzerdateien werden über Massenbenutzer-Upload verarbeitet, der zwar SFTP verwendet, aber ein manueller Prozess bleibt.

 

Einrichtung von Awardco SFTP

So stellen Sie eine SFTP-Verbindung her:

  1. Melden Sie sich in Ihrem Awardco-Konto an.
  2. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ am unteren Rand des linken Navigationsmenüs.
  3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Plattform“, dann „Integrationen“ und anschließend „Awardco SFTP“.
  4. Klicken Sie auf „Neue Verbindung“.
  5. Benennen Sie die Verbindung (z. B. „UserData_Connection“, „ServiceAwards“). Klicken Sie auf „Weiter“.

  6. Wenn Sie eine neue Verbindung erstellen, klicken Sie auf „Benutzername & Passwort generieren“ und speichern Sie diese Informationen sicher.

     

     

     

  7. Überprüfen Sie die Verbindungseinstellungen. Notieren Sie die Verbindungsdetails, die Ihr HRIS für die SFTP-Einrichtung benötigt. Klicken Sie auf „Fertig“.

  8. Hinweis: Alle Informationen außer dem Passwort sind auf der Registerkarte „Status & Anmeldung“ in den Awardco SFTP-Einstellungen zugänglich.

     

     

  9. Wenn Sie Benutzerdaten aus mehreren HRIS-Systemen importieren, wiederholen Sie diese Schritte für jedes System/Datei, um separate Verbindungen herzustellen.

     

Awardco SFTP-Einstellungen

Nach der Erstellung der Verbindung passen Sie die SFTP-Einstellungen an, indem Sie auf das neu erstellte SFTP-Verbindungskachel klicken. Diese Einstellungen können jederzeit für Änderungen erneut aufgerufen werden.

Status & Anmeldung

Passen Sie in diesem Tab Einstellungen wie Verbindungsstatus und Anmeldeinformationen an:

  • Dateikonfigurationseinstellungen:
    • Status: Halten Sie die Verbindung „Inaktiv“, bis die Konfiguration abgeschlossen ist. Folgen Sie den Schritten in den Abschnitten „Testen der Datei-Daten“ und „Abschluss der Verbindung“, bevor Sie aktivieren. Die Bedeutungen der Status sind:
      • Inaktiv: Der SFTP-Ordner steht für Uploads und Downloads zur Verfügung, aber der Importeur ist deaktiviert. Verwenden Sie diesen Status hauptsächlich für Tests.
      • Aktiv: Der SFTP-Ordner steht für Uploads und Downloads zur Verfügung, und der Importeur ist aktiv. Verwenden Sie diesen Status für aktive Uploads von Benutzerdateien auf die Plattform.
      • Archiviert: Der SFTP-Ordner ist nicht verfügbar und kann nicht zugegriffen werden. Verwenden Sie diesen Status, um einen SFTP-Ordner zu deaktivieren und zu entfernen.

Hinweis: Hochgeladene Dateien sind jetzt in den „Inaktiv“ und „Aktiv“ Awardco SFTP-Ordnern sichtbar. Sie müssen einen Ordner nicht mehr temporär auf Inaktiv setzen, um hochgeladene Dateien während der Fehlerbehebung zu überprüfen.

  • Anmeldeinformationen:
    • Anzeigename des Containers: Ändern oder behalten Sie den Anzeigenamen/Verbindungsnamen des Containers bei.
    • Geben Sie die folgenden Informationen von Awardco in die entsprechenden Felder bei der Einrichtung Ihrer HRIS-SFTP-Verbindung ein. Klicken Sie auf das Quadrat-Symbol, um die Werte zu kopieren:
      • Verzeichnis
      • Protokoll
      • Port
      • Host
      • Benutzername
      • Passwort
    • Falls Sie das Passwort vergessen:
      • Wählen Sie den Link „Probleme bei der Anmeldung?“ aus.
      • Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“. Aktualisieren Sie die Anmeldedaten in Ihrem HRIS-System mit dem neuen Passwort.
    • Dateien in Teilen hochladen: Dies ist selten erforderlich und wird möglicherweise nicht von allen SFTP-Clients unterstützt. Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihre Tools Mehrteil-Uploads unterstützen. Wenn Ihr Workflow keine Mehrteil-Uploads unterstützt, können Datei-Uploads fehlschlagen, bis diese Option deaktiviert ist. Unsicher? Klicken Sie auf das Hilfesymbol unten rechts auf Ihrem Bildschirm, um mit unserem technischen Support zu chatten.

 

Nach der Bearbeitung der Einstellungen klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

 

 

Allgemein

Die folgenden Einstellungen gewährleisten Datenintegrität und Sicherheit:

  • Archivieren: Schalten Sie diese Einstellung „ein“, um Awardco-Konten von Benutzern zu archivieren, die in zukünftigen Uploads nicht enthalten sind. Dies wird empfohlen, um Benutzerinformationen aktuell zu halten.
  • PGP-Verschlüsselung: Wählen Sie „Ja“, um Benutzerdaten zu verschlüsseln. Details finden Sie in diesem Artikel. Kontaktieren Sie Ihren Awardco-Ansprechpartner für den PGP-Schlüssel.
  • Trennzeichen: Wählen Sie das passende Trennzeichen für Ihre Benutzerdatei aus dem Dropdown-Menü. Üblicherweise akzeptieren wir CSV-Dateien mit kommagetrennten Werten. Häufige Kombinationen aus Trennzeichen und Dateityp sind:
    • CSV: kommagetrennte Werte
    • PSV: durch Pipes getrennte Werte
    • TSV: tabulatorgetrennte Werte
  • Vorhandene Daten überschreiben: Wenn aktiviert, werden aktualisierte Mitarbeiterinformationen bei nachfolgenden Datei-Uploads die bestehenden Daten ersetzen. Aktivieren Sie das Kästchen neben jedem Datenpunkt, um anzugeben, welche Daten überschrieben werden sollen. (Passwort-Überschreibungen können für alle Benutzer oder nur für diejenigen gelten, die sich noch nie in ihrem Awardco-Konto angemeldet haben.) Überschreibbare Benutzerdaten umfassen:
    • Sprache
    • E-Mail
    • Einstellungsdatum
    • Passwort
    • In den meisten Fällen empfehlen wir, E-Mail, Einstellungsdatum und Passwort zu überschreiben. Für Passwort-Überschreibungen ist es ratsam, diese nur auf Benutzer anzuwenden, die sich noch nie angemeldet haben.

 

Nach der Bearbeitung der Einstellungen klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

 

 

Erweitert

Erweiterte Einstellungen steuern die Datenformatierung, Kopfzeilen-Zuordnungen, Wertzuordnungen und die Handhabung von Metadaten. Gehen Sie vorsichtig vor und konsultieren Sie Ihren Awardco-Ansprechpartner bei komplexen Konfigurationen.

Klicken Sie nach der Aktualisierung eines Feldes in den erweiterten Einstellungen auf „Änderungen speichern“.

 

 

Testen der Datei-Daten

Stellen Sie sicher, dass die Benutzerinformationen dem korrekten Format folgen; siehe den Support-Artikel zur Formatierung von Benutzerdateien für Details. So testen Sie die Datei-Daten für diese Einrichtung:

  1. Laden Sie Ihre Datei im CSV-Format herunter.
  2. Laden Sie die Datei manuell über den Massenbenutzer-Upload hoch:
    1. Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche „Admin“ am unteren Rand des linken Navigationsmenüs.
    2. Klicken Sie auf den Tab „Benutzer“.
    3. Wählen Sie „Benutzerverwaltung“ und dann „Massenbenutzer-Upload“.
    4. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop hinein und klicken Sie auf „Vorschau & Upload“.
  3. Beheben Sie alle beim Vorschau-Upload gefundenen Fehler, bevor Sie abschließen. Siehe den Artikel Benutzerdatei-Importfehler für Anleitungen. Laden Sie die korrigierte Datei erneut hoch. Bei automatischen SFTP-Importen beheben Sie Fehler in Ihrem HRIS.
  4. Nehmen Sie erforderliche Anpassungen, wie Archivieren und Überschreiben vorhandener Daten, im Tab „Allgemein“ in den Awardco SFTP-Einstellungen vor.

 

 

Abschluss der Verbindung

Nachdem Sie die Verbindung erstellt, die SFTP-Einstellungen in der Awardco-Plattform konfiguriert und die Datei-Daten getestet haben, folgen Sie den untenstehenden Schritten, um die Verbindung abzuschließen:

  1. Geben Sie die folgenden Informationen im Abschnitt zur SFTP-Verbindungs-Einrichtung Ihres HRIS ein:
    • Benutzername
    • Passwort
    • Host
    • Verzeichnis
    • Protokoll

    • Port

      • Hinweis: Diese Informationen finden Sie im Abschnitt „Status & Anmeldung“ der Awardco SFTP-Einstellungen. Konsultieren Sie bei Bedarf IT-/HRIS-Experten.

       

       

  2. Falls verfügbar, aktualisieren Sie die Zeitplaninformationen für den Import der Benutzerdatei, wie Häufigkeit und Uhrzeit, im Abschnitt zur SFTP-Verbindungs-Einrichtung Ihres HRIS.
  3. Setzen Sie den Importstatus auf „Aktiv“ im Abschnitt „Status & Anmeldung“ von Awardco SFTP.

 

 

Tägliche Wartung und Fehlerbehebung

Obwohl SFTP die manuelle Verwaltung und Übertragung von Benutzerinformationen erleichtert, gibt es einige Punkte, die regelmäßig beachtet werden sollten, um einen reibungslosen Betrieb der SFTP-Verbindung sicherzustellen:

  • Stellen Sie sicher, dass die HRIS-Benutzerdaten aktuell und korrekt sind.
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Importhistorie der Benutzer.
    • Diese Ansicht im Tab „Benutzer“ in den Admin-Einstellungen zeigt alle vergangenen Datei-Uploads.

    • Ermöglichen Sie den Zugriff auf die Importhistorie für Benutzerrollen über das Tool „Rollen und Berechtigungen“.

       

       

  • Stellen Sie sicher, dass die korrekten E-Mail-Adressen hinterlegt sind, um Benachrichtigungen über Importfehler bei Benutzerdateien zu erhalten.
    • Kontaktieren Sie Ihren Awardco-Ansprechpartner, um dies zu überprüfen.
  • Versenden Sie niemals SFTP-Anmeldeinformationen (Benutzername, Passwort etc.) per E-Mail.
    • Wenn das zugewiesene Passwort vergessen wird:
      1. Wählen Sie den Link „Probleme bei der Anmeldung?“ im Tab „Setup & Anmeldung“ der Awardco SFTP-Einstellungen.
      2. Klicken Sie auf „Passwort zurücksetzen“. Aktualisieren Sie unbedingt die Anmeldedaten in Ihrem HRIS-System mit dem neuen Passwort.
  • Wenn Sie mehrere SFTP-Verbindungen konfiguriert haben, beziehen Sie bitte Ihren Awardco-Ansprechpartner mit ein.
    • Die Einstellungen müssen so erstellt werden, dass mehrere Dateien sich nicht gegenseitig überschreiben.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Awardco Admin Support.

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