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Übertragen von Benutzerdaten mit Awardco SFTP

Aktualisiert

Effiziente und sichere Uploads von Benutzerdaten sind für die Verwaltung der Awardco-Plattform unerlässlich. Awardco SFTP (Secure File Transfer Protocol) bietet hierfür eine robuste Lösung. Dieser Artikel führt Administratoren durch die Verwendung von Awardco SFTP zum nahtlosen Import von Benutzerdaten aus einem HRIS (Human Resource Information System) und behandelt Einrichtung, Wartung sowie jeden Schritt des Datenübertragungsprozesses, um eine reibungslose und zuverlässige Nutzung zu gewährleisten.

 

Wichtige Hinweise vor der Einrichtung:

  • Sie können mit einem HRIS-Berichtsmanager, einem IT-Spezialisten oder einem genehmigten Drittanbieter-Integrator zusammenarbeiten, um die Einrichtung auf der HRIS-Seite abzuschließen. Wenn ein Drittanbieter die Einrichtung übernimmt, erteilen Sie ihm nur die erforderliche Berechtigung „Integrationen“, um Awardco SFTP zu konfigurieren.
  • Entscheiden Sie vor Beginn, ob Sie die Verbindung testen oder direkt zu Live-Importen übergehen möchten. Lassen Sie die Verbindung während des Tests „Inaktiv“. Setzen Sie sie nach Abschluss des Tests auf „Aktiv“. Verwenden Sie „Archiviert“ nur für Verbindungen, die nicht mehr verwendet werden.
  • Warnung: Wenn sich bereits Mitarbeiterdaten auf Ihrer Plattform befinden, bestätigen Sie, dass die Mitarbeiter-IDs in Ihrem neuen Datenfeed mit Ihren aktuellen Benutzerdaten übereinstimmen. Nicht übereinstimmende IDs können zu doppelten Benutzern, Fehlern bei der Anerkennung und zum Verlust der Datenintegrität führen.
     
  1. Wert
  2. Einrichten von Awardco SFTP
  3. Awardco-SFTP-Einstellungen
  4. Testen der Dateidaten
  5. Fertigstellen der Verbindung
  6. Tägliche Wartung und Fehlerbehebung

 

Wert

SFTP ist aufgrund seiner Einfachheit und seines Automatisierungspotenzials unsere bevorzugte Übertragungsmethode. Awardco SFTP ermöglicht die nahtlose Übermittlung und den Empfang von Daten im korrekten Format und verbessert dadurch die betriebliche Effizienz. Awardco SFTP ist eine Self-Service-Lösung, sodass keine umfangreiche Programmierung oder Webhook-Konfiguration erforderlich ist.

Awardco SFTP ist nicht für das manuelle Ablegen von Dateien vorgesehen. Benutzerdateien werden über Bulk User Upload verarbeitet. Obwohl dabei SFTP verwendet wird, handelt es sich weiterhin um einen manuellen Prozess.

 

Einrichten von Awardco SFTP

So stellen Sie eine SFTP-Verbindung her:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Awardco-Konto an.
  2. Wählen Sie auf der Startseite unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
  3. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Platform“, „Integrations“ und anschließend auf „Awardco SFTP“.
  4. Klicken Sie auf „New Connection“.
  5. Benennen Sie die Verbindung (z. B. „UserData_Connection“, „ServiceAwards“). Klicken Sie auf „Next“.
  6. Wenn Sie eine neue Verbindung erstellen, klicken Sie auf „Generate Username & Password“. Bewahren Sie die Anmeldedaten sicher auf und geben Sie sie in Ihrer HRIS-SFTP-Verbindungseinrichtung ein.

    • Das Passwort wird nur einmal angezeigt. Awardco kann das Passwort nicht einsehen. Wenn Sie es verlieren, setzen Sie das Passwort zurück und aktualisieren Sie es in Ihrem HRIS-System.

       

       

  7. Überprüfen Sie die Verbindungseinstellungen. Notieren Sie die Verbindungsdetails, die Ihr HRIS für die SFTP-Einrichtung benötigt. Klicken Sie auf „Finished“.

  8. Hinweis: Alle Informationen außer dem Passwort sind im Tab „Status & Login“ in den Awardco-SFTP-Einstellungen verfügbar.

     

     

  9. Wenn Sie Benutzerdaten aus mehreren HRIS-Systemen importieren, wiederholen Sie diese Schritte für jedes System/jede Datei, um separate Verbindungen einzurichten.

     

Awardco-SFTP-Einstellungen

Nachdem Sie die Verbindung erstellt haben, können Sie die SFTP-Einstellungen anpassen, indem Sie auf die neu erstellte SFTP-Verbindungskachel klicken. Diese Einstellungen können jederzeit erneut aufgerufen und geändert werden.

Status und Anmeldung

Passen Sie in diesem Tab Einstellungen wie den Verbindungsstatus und die Anmeldedaten an:

  • Dateikonfigurationseinstellungen:
    • Status: Lassen Sie die Verbindung auf „Inaktiv“, bis die Konfiguration abgeschlossen ist. Befolgen Sie vor der Aktivierung die Schritte in den Abschnitten „Testen der Dateidaten“ und „Fertigstellen der Verbindung“. Die einzelnen Status haben folgende Bedeutung:
      • Inaktiv: Der SFTP-Ordner ist für Uploads und Downloads verfügbar, der Importer ist jedoch deaktiviert. Verwenden Sie diesen Status hauptsächlich zum Testen.
      • Aktiv: Der SFTP-Ordner ist für Uploads und Downloads verfügbar und der Importer ist aktiv. Verwenden Sie diesen Status für aktive Uploads von Benutzerdateien auf die Plattform.
      • Archiviert: Der SFTP-Ordner ist nicht verfügbar und kann nicht aufgerufen werden. Verwenden Sie diesen Status, um einen SFTP-Ordner zu deaktivieren und zu entfernen.

Hinweis: Hochgeladene Dateien sind jetzt in „Inaktiven“ und „Aktiven“ Awardco-SFTP-Ordnern sichtbar. Sie müssen einen Ordner zur Überprüfung hochgeladener Dateien bei der Fehlerbehebung nicht mehr vorübergehend auf „Inaktiv“ setzen.

  • Anmeldedaten:
    • Anzeigename des Containers: Ändern Sie den Anzeigenamen des Containers bzw. der Verbindung oder behalten Sie ihn bei.
    • Geben Sie die folgenden Informationen aus Awardco in die entsprechenden Felder Ihrer HRIS-SFTP-Verbindungseinrichtung ein. Klicken Sie auf das quadratische Symbol, um die Werte zu kopieren:
      • Verzeichnis
      • Protokoll
      • Port
      • Host
        • Der Host ist die URL für die Awardco-SFTP-Verbindung.
      • Benutzername
      • Passwort
        • Das Passwort wird nur bei seiner Erstellung oder Zurücksetzung angezeigt. Awardco kann es nicht einsehen. Senden Sie SFTP-Anmeldedaten niemals per E-Mail.
    • Wenn Sie das Passwort vergessen haben:
      • Wählen Sie den Link „Trouble logging in?“ aus.
      • Klicken Sie auf „Reset Password“. Aktualisieren Sie die Anmeldedaten in Ihrem HRIS-System mit dem neuen Passwort.
    • Dateien in Teilen hochladen: Dies ist nur selten erforderlich und wird möglicherweise nicht von allen SFTP-Clients unterstützt. Aktivieren Sie diese Option nur, wenn Ihre Tools Multipart-Uploads unterstützen. Wenn Ihr Workflow keine Multipart-Uploads unterstützt, können Datei-Uploads fehlschlagen, bis diese Option deaktiviert wird. Sie sind sich nicht sicher? Klicken Sie unten rechts auf Ihrem Bildschirm auf das Hilfe-Symbol, um mit unserem technischen Supportteam zu chatten.

 

Klicken Sie nach dem Bearbeiten der Einstellungen auf „Save Changes“.

 

 

Allgemein

Die folgenden Einstellungen gewährleisten Datenintegrität und Sicherheit:

  • Archivieren: Aktivieren Sie diese Einstellung, um Awardco-Konten von Benutzern zu archivieren, die in zukünftigen Uploads nicht enthalten sind. Dies wird empfohlen, damit die Benutzerinformationen auf dem aktuellen Stand bleiben.
  • PGP-verschlüsselt: Wählen Sie für die standardmäßige Awardco-SFTP-Einrichtung „Nein“. Wählen Sie „Ja“ nur, wenn Ihre Awardco-Implementierung ausdrücklich eine PGP-Verschlüsselung erfordert und Sie über den erforderlichen Schlüssel verfügen.
  • Trennzeichen: Wählen Sie im Dropdown-Menü das geeignete Trennzeichen für Ihre Benutzerdatei aus. In der Regel akzeptieren wir CSV-Dateien mit kommagetrennten Werten. Häufige Kombinationen aus Dateiformat und Trennzeichen sind:
    • CSV: kommagetrennte Werte
    • PSV: durch senkrechte Striche getrennte Werte
    • TSV: tabulatorgetrennte Werte
  • Vorhandene Daten überschreiben: Wenn diese Option aktiviert ist, ersetzen aktualisierte Mitarbeiterinformationen in nachfolgenden Datei-Uploads die vorhandenen Daten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Datenpunkt, um festzulegen, welche Daten überschrieben werden sollen. (Passwortüberschreibungen können auf alle Benutzer oder nur auf Benutzer angewendet werden, die sich noch nie bei ihrem Awardco-Konto angemeldet haben.) Überschreibbare Benutzerdaten umfassen:
    • Sprache
    • E-Mail
    • Einstellungsdatum
    • Passwort
    • In den meisten Fällen empfehlen wir, E-Mail-Adresse, Einstellungsdatum und Passwort zu überschreiben. Bei Passwortüberschreibungen empfiehlt es sich, dies nur auf Benutzer anzuwenden, die sich noch nie angemeldet haben.

 

Klicken Sie nach dem Bearbeiten der Einstellungen auf „Save Changes“.

 

 

Erweitert

Die erweiterten Einstellungen steuern die Datenformatierung, Header-Zuordnungen, Wertzuordnungen und den Umgang mit Metadaten. Gehen Sie vorsichtig vor und wenden Sie sich bei komplexen Konfigurationen an Ihren Awardco-Ansprechpartner.

Klicken Sie nach der Aktualisierung von Feldern in den erweiterten Einstellungen auf „Save Changes“.

  

Testen der Dateidaten

Stellen Sie sicher, dass die Benutzerinformationen dem korrekten Format entsprechen. Weitere Informationen finden Sie im Supportartikel Formatieren von Benutzerdateien. So testen Sie die Dateidaten für diese Einrichtung:

  1. Laden Sie Ihre Datei im CSV-Format herunter.
  2. Laden Sie die Datei manuell über Bulk User Upload hoch:
    1. Wählen Sie auf der Startseite unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
    2. Klicken Sie auf den Tab „Users“.
    3. Wählen Sie „User Management“ und anschließend „Bulk User Upload“ aus.
    4. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop hinein und klicken Sie auf „Preview & Upload“.
  3. Beheben Sie alle während der Vorschau und des Uploads gefundenen Fehler, bevor Sie den Vorgang abschließen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Fehler beim Import von Benutzerdateien. Laden Sie die korrigierte Datei erneut hoch. Beheben Sie bei automatischen SFTP-Importen die Fehler in Ihrem HRIS.
  4. Nehmen Sie im Tab „General“ der Awardco-SFTP-Einstellungen die erforderlichen Anpassungen vor, z. B. an den Einstellungen für „Archive“ und „Override Existing Data“.

 

 

Fertigstellen der Verbindung

Nachdem Sie die Verbindung erstellt, die SFTP-Einstellungen in der Awardco-Plattform konfiguriert und die Dateidaten getestet haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Verbindung fertigzustellen:

  1. Geben Sie im Abschnitt zur Einrichtung der SFTP-Verbindung Ihres HRIS die folgenden Informationen ein:
    • Host: Die Awardco-SFTP-URL
    • Benutzername: Der Awardco-SFTP-Benutzername
    • Passwort: Das Awardco-SFTP-Passwort
    • Verzeichnis
    • Protokoll

    • Port

      • Hinweis: Diese Informationen finden Sie im Abschnitt „Status & Login“ der Awardco-SFTP-Einstellungen. Wenden Sie sich bei Bedarf an IT-/HRIS-Experten.

       

       

  2. Wenn diese Funktion für Sie verfügbar ist, aktualisieren Sie im Abschnitt zur Einrichtung der SFTP-Verbindung Ihres HRIS die Informationen zur Planung des Imports von Benutzerdateien, z. B. Häufigkeit und Uhrzeit. 
  3. Setzen Sie den Importstatus im Abschnitt „Status & Login“ von Awardco SFTP auf „Active“.

 

 

Tägliche Wartung und Fehlerbehebung

SFTP erspart Ihnen zwar die manuelle Verwaltung und Übertragung von Benutzerinformationen, dennoch sollten Sie einige Punkte regelmäßig beachten, um sicherzustellen, dass die SFTP-Verbindung reibungslos funktioniert:

  • Stellen Sie sicher, dass die Benutzerdaten im HRIS aktuell und korrekt sind.
  • Überprüfen Sie regelmäßig den Benutzerimportverlauf.
    • Diese Ansicht im Tab „Users“ in den Admin-Einstellungen zeigt alle bisherigen Datei-Uploads an.

    • Aktivieren Sie den Zugriff auf den Benutzerimportverlauf für die relevanten Rollen über das Tool „Rollen und Berechtigungen“.

       

       

  • Stellen Sie sicher, dass die korrekten E-Mail-Adressen hinterlegt sind, damit Sie Fehlerbenachrichtigungen beim Import von Benutzerdateien erhalten.
    • Wenden Sie sich an Ihren Awardco-Ansprechpartner, um dies zu überprüfen.
  • Senden Sie SFTP-Anmeldedaten (Benutzername, Passwort usw.) niemals per E-Mail.
    • Wenn Sie das zugewiesene Passwort vergessen haben:
      1. Wählen Sie im Tab „Setup & Login“ der Awardco-SFTP-Einstellungen den Link „Trouble logging in?“ aus.
      2. Klicken Sie auf „Reset Password“. Aktualisieren Sie die Anmeldedaten in Ihrem HRIS-System unbedingt mit diesem neuen Passwort.
  • Wenn Sie mehrere SFTP-Verbindungen konfiguriert haben, beziehen Sie bitte Ihren Awardco-Ansprechpartner ein.
    • Die Einstellungen müssen speziell erstellt werden, damit mehrere Dateien nicht gegenseitig ihre Daten überschreiben.

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Awardco-Administratorsupport.

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