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Roles y permisos

Actualización

El marco de Roles y permisos permite crear roles únicos con visibilidad de datos y acceso a funciones específicos dentro de la plataforma de Awardco. Al configurar los permisos de un rol, la herramienta permite a los administradores especificar quién cumple los requisitos del rol, qué datos puede ver y qué funciones puede utilizar. Consulte el siguiente artículo para obtener instrucciones sobre cómo agregar un rol, modificar su acceso y capacidades, y ejecutar pruebas para asegurarse de que la configuración sea correcta. Además, explicamos los lugares específicos de la plataforma donde se pueden aplicar los roles recién creados.

 

Nota importante para clientes de Awardco Engage: Los administradores que usan únicamente Awardco Engage verán todas las configuraciones que se indican a continuación, ya que la estructura completa de permisos está visible en el portal de administración. Para su caso de uso, las configuraciones de la sección Visibilidad de datos y las marcadas con un asterisco (*) en la sección Permisos son las más aplicables y esenciales para administrar a sus usuarios y encuestas.
 

  1. Navegar a Permisos
  2. Agregar/editar un rol
  3. Uso de roles

 

Navegar a Permisos

Para navegar a la función que configura nuevos roles y permisos:

  1. Inicie sesión
  2. En la página de inicio, seleccione el botón Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
  3. Haga clic en “Usuarios” y luego en “Permisos” en el menú de navegación izquierdo.

 

Contamos con tres “roles estándar” que están visibles cuando se crea una cuenta por primera vez: “Superadministrador”, “Todos los informes” y “Administrador”. 

 

Agregar/editar un rol

Seleccione el icono “...” a la derecha de cualquier rol para editar su configuración, visibilidad y permisos. Para crear un rol nuevo, haga clic en “Agregar rol” en la parte superior derecha de la página.

 

Configuración del rol

Proporcione el nombre deseado para el rol.

A continuación, seleccione en el menú desplegable los metadatos que corresponden a este rol. Varios valores dentro del mismo campo de metadatos supondrán una lógica “o” (por ejemplo, los usuarios con los valores “Éxito del cliente”, “Producto” o “Ventas” en #Departamento tendrán permisos para este rol), mientras que varios metadatos seleccionados supondrán una lógica “y” (por ejemplo, los usuarios con el valor “Éxito del cliente” en #Departamento y “Tiempo completo” en #Grupo de puestos tendrán permisos para este rol).

Si es necesario, también se pueden agregar usuarios específicos individualmente seleccionando Usuarios en el menú desplegable, buscando a los usuarios que desea agregar y seleccionándolos. Los usuarios individuales agregados al rol anularán esta configuración y recibirán los permisos. Se recomienda utilizar metadatos en el campo Miembros.

Seleccione “Sí” o “No” para limitar la configuración del rol a incluir únicamente supervisores (usuarios con subordinados directos) dentro de los metadatos seleccionados. Si no se seleccionan metadatos, la configuración del rol debe establecerse para todos los supervisores o usuarios con subordinados directos.

Haga clic en Siguiente.
 

 

Visibilidad de datos

En el menú desplegable, determine de quién puede ver los datos el rol. Los datos seleccionados aquí se incluirán en el Panel de administración, la pestaña Usuarios, Informes y la cola de MemoryBook.

  • Las opciones de visibilidad de datos incluyen: Nadie (nadie dentro de su jerarquía), Todos (todos los usuarios de la organización), Todos los subordinados (todos los subordinados del usuario que consulta dentro de la jerarquía), Subordinados directos (únicamente los subordinados directos del usuario que consulta) y Compañeros (quienes tienen el mismo administrador que el usuario).

 

Además de la visibilidad jerárquica establecida anteriormente, puede utilizar nombres de usuarios o metadatos para ampliar la visibilidad de los datos de los miembros del rol. Si se selecciona cualquier opción de visibilidad distinta de “Todos”, puede ampliar la visibilidad de los datos de los miembros del rol mediante metadatos o usuarios. Al igual que con la configuración del rol, varios valores dentro del mismo campo de metadatos supondrán una lógica “o”, mientras que varios metadatos seleccionados supondrán una lógica “y”.

  • Ejemplo (O): Los usuarios con los valores “Éxito del cliente”, “Producto” o “Ventas” en #Departamento tendrán sus datos visibles para este rol.
  • Ejemplo (Y): Los usuarios con el valor “Éxito del cliente” en #Departamento y “Tiempo completo” en #Grupo de puestos tendrán sus datos visibles para este rol.

 

Seleccione Siguiente.

 

 

Permisos

Mediante las casillas de verificación, seleccione las herramientas a las que desea que tengan acceso los miembros del rol creado:

  • Administración de presupuestos: Otorga acceso total para ver y editar todos los presupuestos en la pestaña Presupuestos del portal de administración.
  • Usuarios*: Permite ver, editar, suplantar identidades y ajustar saldos de puntos en la pestaña Usuarios del portal de administración. Haga clic en el icono de flecha para ver todas las opciones de permisos de usuario disponibles:
  • Todas las aprobaciones pendientes: Permite ver todas las aprobaciones pendientes de la organización.
    • Aprobación superior: El rol puede aprobar directamente una nominación independientemente de la cadena de aprobación. 
    • Editar aprobadores: El rol puede agregar o eliminar aprobadores de las aprobaciones pendientes. 
  • Reconocimiento masivo: Proporciona acceso a la pestaña Colas en el portal de administración y la capacidad de enviar reconocimientos masivos. 
  • MemoryBook
    • Administración de la cola de MemoryBook: Permite ver la cola de MemoryBook en la pestaña Colas, incluidos los detalles de participación y el reenvío de invitaciones por correo electrónico de MemoryBook.
    • Creación única de MemoryBook: Otorga la capacidad de crear MemoryBooks individuales.
  • Informes: Permite ver todos los informes o los informes seleccionados en la pestaña Informes del portal de administración. Haga clic en el icono de flecha para ver todos los grupos de informes disponibles:
    • Informes monetarios
      • Informe de cuenta de canje
      • Informe de cuenta monetaria
      • Informe de dinero gastado
      • Informe de dinero depositado
      • Informe de conciliación de fondos
    • Informes de reconocimientos
      • Informe de detalles de reconocimientos
      • Informe de estado de reconocimientos
      • Informe de uso del programa de reconocimientos
      • Informe de uso del límite de reconocimientos
    • Informes de puntos
      • Informe de puntos canjeados
      • Informe de transacciones de puntos
      • Informe de presupuestos de puntos
      • Informe de saldo de puntos de usuarios
      • Informe de puntuación de puntos canjeados (FIFO)
    • Usuarios y participación
    • Informes de cumplimiento
      • Informe de cumplimiento del cliente
    • Informes heredados
  • Configuración de administración*: Proporciona acceso total para ver y editar todas las opciones de la pestaña Configuración del portal de administración, incluidas todas las configuraciones.
  • Configuración avanzada: Permite modificar la configuración en la pestaña Configuración avanzada del portal de administración. Nota: También se debe seleccionar el permiso Configuración de administración. 
  • Contenido marcado por el administrador: Envía notificaciones por correo electrónico a la bandeja de entrada del usuario para notificarle sobre contenido marcado en el feed social.
  • Integraciones de administración*
  • Configuración de API: Los usuarios pueden configurar claves de API, lo que puede otorgar acceso a otras áreas de la plataforma mediante la API. 
  • Integraciones: Otorga acceso a la Biblioteca de integraciones y la capacidad de iniciar cualquier integración ofrecida por Awardco.
  • Historial de importación de usuarios*: Permite ver y descargar los datos del historial de importación de usuarios. Se requiere al menos un permiso de “Usuarios” para que esta opción sea visible.
  • Hoja de ruta del producto*: Proporciona acceso a la pestaña Hoja de ruta del portal de administración, donde se muestran las actualizaciones y versiones en consideración, en progreso, en pruebas beta y lanzadas.
  • Facturación: Permite acceder a la página de facturación del portal de administración y realizar depósitos en cuentas de canje.
  • Ver resumen de fondos: Otorga la capacidad de ver todos los detalles del Resumen de fondos en la pestaña Presupuestos del portal de administración.
  • Administración de puntos: Permite agregar puntos a la cuenta de la empresa mediante la página Administración de puntos.
  • Ver resumen de puntos: Permite ver todos los detalles del Resumen de puntos en la pestaña Presupuestos del portal de administración.
  • Administración del feed
    • Omitir el filtro del feed, eliminar destinatarios, editar y eliminar reconocimientos
    • Imprimir reconocimientos
    • Imprimir reconocimientos
    • Agregar/eliminar reconocimientos fijados
  • Filtrar el feed por todos los programas: Permite filtrar el feed por cualquier programa de la plataforma, no solo por aquellos en los que participa el rol.
  • Puede recibir notificaciones privadas de: Permite recibir notificaciones privadas de reconocimiento para los siguientes usuarios:
    • Subordinados directos: Usuarios dentro del equipo del rol según la jerarquía establecida por el archivo de usuarios.
    • Metadatos: Usuarios con etiquetas de metadatos específicas.
    • Todos
  • Revisiones de reconocimientos externos: El rol podrá ver la pestaña “Reconocimientos externos” en la Cola de aprobaciones y aprobar reconocimientos externos. 
  • Encuestas*:
    • Acceso a todas las encuestas: Otorga acceso administrativo total a todas las encuestas, incluida la creación, edición, administración y visualización de resultados. Seleccionar esta opción seleccionará automáticamente todos los demás permisos de encuestas que se indican a continuación.
    • Edición de encuestas simples: Permite crear, editar y administrar encuestas simples.
    • Resultados de encuestas simples: Otorga acceso para ver los resultados publicados de las encuestas simples según la configuración de visibilidad de datos.
    • Edición de encuestas de participación: Permite crear, editar y administrar encuestas de participación.
    • Resultados de encuestas de participación: Otorga acceso para ver los resultados publicados de las encuestas de participación según la configuración de visibilidad de datos.
    • Configuración general de encuestas: Otorga acceso a la página de configuración de encuestas del administrador.
  • AwardCodes: Permite a los administradores acceder a la página de AwardCodes, donde pueden crear y administrar códigos o tarjetas de reconocimiento personalizables. Los destinatarios pueden escanear un código o visitar la página de canje para que se agreguen puntos a su cuenta de Awardco.
  • Crear anuncios: Permite a los usuarios crear anuncios. Consulte Crear anuncios de la empresa para obtener instrucciones.


Nota: Se requieren todos los permisos para el rol de Superadministrador y no se pueden modificar.

Una vez configurados todos los permisos, haga clic en “Guardar y aplicar”. Un rol no se puede eliminar ni dejar sin usuarios o grupos asignados una vez creado.

 

Permisos aplicables a instancias que solo usan Engage

Para los clientes que utilizan únicamente el producto Awardco Engage, los siguientes permisos son los más importantes para administrar correctamente la plataforma, administrar usuarios e implementar encuestas:

  • Usuarios (Puede ver a otros, Puede editar a otros, Puede editarse a sí mismo, Puede suplantar identidades, Ajustar saldo, etc.)
  • Carga masiva de usuarios
  • Configuración de administración
  • Configuración avanzada
  • Importación del historial de usuarios
  • Hoja de ruta del producto
  • Encuestas (Edición de encuestas, Resultados de encuestas)

 

  

Los roles creados mediante esta herramienta se actualizarán automáticamente después de la siguiente importación de usuarios, o los cambios se pueden aplicar manualmente. Haga clic en “Descargar” para descargar un archivo CSV de usuarios con roles y ver qué roles específicos se les han asignado.
 

Uso de roles

Los roles creados con esta herramienta se pueden utilizar en las siguientes áreas de la plataforma:

 

Si tiene alguna pregunta, comuníquese con Soporte para administradores de Awardco.

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