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Transferencia de Datos de Usuario con Awardco SFTP

Actualización

Las cargas de datos de usuario eficientes y seguras son esenciales para gestionar la plataforma Awardco. Awardco SFTP (Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos) ofrece una solución robusta para este propósito. Este artículo guía a los administradores en el uso de Awardco SFTP para importar datos de usuario desde un HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) de manera fluida, cubriendo la configuración, el mantenimiento y cada paso del proceso de transferencia de datos para garantizar una experiencia suave y confiable.

 

Consideraciones Importantes Antes de la Configuración:

  • Involucre a su gerente de reportes de HRIS o a su especialista en TI para ayudar con la configuración de Awardco SFTP.
  • Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, confirme que los IDs de empleado en su nueva fuente de datos coincidan con los datos de usuario actuales. IDs inconsistentes pueden causar duplicación de usuarios, errores de reconocimiento y pérdida de integridad de datos.
     
  1. Valor
  2. Configuración de Awardco SFTP
  3. Configuraciones de Awardco SFTP
  4. Prueba de los Datos del Archivo
  5. Finalización de la Conexión
  6. Mantenimiento Diario y Solución de Problemas

 

Valor

SFTP es nuestro método de transferencia preferido debido a su simplicidad y potencial de automatización. Awardco SFTP permite la entrega y recepción de datos sin interrupciones en el formato correcto, mejorando la eficiencia operativa. Awardco SFTP es una solución de autoservicio, eliminando la necesidad de codificación extensa o configuración de webhooks.

Awardco SFTP no es para entregas manuales de archivos. Los archivos de usuario se manejan a través de Carga Masiva de Usuarios, que aunque usa SFTP, sigue siendo un proceso manual.

 

Configuración de Awardco SFTP

Para establecer una conexión SFTP:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Awardco.
  2. En la página principal, seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
  3. Desde el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Plataforma,” “Integraciones,” y luego en "Awardco SFTP."
  4. Haga clic en "Nueva Conexión."
  5. Nombre la conexión (por ejemplo, "ConexionDatosUsuario," "PremiosServicio"). Haga clic en "Siguiente."

  6. Si crea una nueva conexión, haga clic en "Generar Nombre de Usuario y Contraseña" y guarde esta información de forma segura.

     

     

     

  7. Revise la configuración de la conexión. Tome nota de los detalles de conexión que su HRIS requiere para la configuración de SFTP. Haga clic en "Finalizar."

  8. Nota: Toda la información excepto la contraseña está accesible en la pestaña "Estado y Acceso" en las configuraciones de Awardco SFTP.

     

     

  9. Si importa datos de usuario desde múltiples sistemas HRIS, repita estos pasos para cada sistema/archivo para establecer conexiones separadas.

     

Configuraciones de Awardco SFTP

Al crear la conexión, personalice las configuraciones de SFTP haciendo clic en el recuadro de la nueva conexión SFTP creada. Estas configuraciones pueden ser revisadas en cualquier momento para modificaciones.

Estado y Acceso

Ajuste configuraciones en esta pestaña como el estado de la conexión y las credenciales de acceso:

  • Configuraciones de Archivo:
    • Estado: Mantenga la conexión 'Inactiva' hasta que la configuración esté completa. Siga los pasos en las secciones ‘Prueba de los Datos del Archivo’ y ‘Finalización de la Conexión’ antes de activar. Esto es lo que significa cada estado:
      • Inactivo: La carpeta SFTP está disponible para cargas y descargas, pero el importador está deshabilitado. Use este estado principalmente para pruebas.
      • Activo: La carpeta SFTP está disponible para cargas y descargas, y el importador está activo. Use esto para cargas activas de archivos de usuario a la plataforma.
      • Archivado: La carpeta SFTP no está disponible y no se puede acceder. Use este estado para deshabilitar y eliminar una carpeta SFTP.

Nota: Los archivos cargados ahora son visibles en las carpetas Awardco SFTP "Inactiva" y "Activa". Ya no es necesario cambiar temporalmente una carpeta a Inactiva para revisar archivos cargados mientras se soluciona un problema.

  • Credenciales de Acceso:
    • Nombre para Mostrar del Contenedor: Cambie o mantenga el nombre para mostrar/conexión del contenedor.
    • Ingrese la siguiente información desde Awardco en los campos correspondientes en la configuración de conexión SFTP de su HRIS. Haga clic en el icono cuadrado para copiar los valores:
      • Directorio
      • Protocolo
      • Puerto
      • Host
      • Nombre de Usuario
      • Contraseña
    • Si olvida la contraseña:
      • Seleccione el enlace "¿Problemas para iniciar sesión?".
      • Haga clic en "Restablecer Contraseña." Actualice las credenciales en su sistema HRIS con la nueva contraseña.
    • Carga de Archivos en Partes: Esto rara vez es necesario y puede no ser compatible con todos los clientes SFTP. Active solo si sus herramientas soportan cargas multipartes. Si su flujo de trabajo no soporta cargas multipartes, las cargas de archivos pueden fallar hasta que se desactive esta opción. ¿No está seguro? Haga clic en el icono de ayuda en la parte inferior derecha de su pantalla para chatear con nuestro equipo de soporte técnico.

 

Después de editar las configuraciones, haga clic en "Guardar Cambios."

 

 

General

Las siguientes configuraciones mantienen la integridad y seguridad de los datos:

  • Archivo: Active esta opción para archivar las cuentas Awardco de usuarios que no estén incluidos en cargas futuras. Se recomienda para mantener la información de usuario actualizada.
  • PGP Encriptado: Seleccione ‘Sí’ para encriptar los datos de usuario. Consulte este artículo para detalles. Contacte a su representante Awardco para obtener la clave PGP.
  • Delimitador: Elija el delimitador apropiado para su archivo de usuario desde el menú desplegable. Normalmente aceptamos archivos CSV con valores separados por comas. Combinaciones comunes de delimitador y archivo incluyen:
    • CSV: valores separados por comas
    • PSV: valores separados por tubería
    • TSV: valores separados por tabulaciones
  • Sobrescribir Datos Existentes: Cuando está habilitado, la información actualizada del empleado en cargas posteriores reemplazará los datos existentes. Marque la casilla junto a cada punto de datos para especificar qué datos sobrescribir. (Las sobrescrituras de contraseña pueden aplicarse a todos los usuarios o solo a aquellos que nunca han iniciado sesión en su cuenta Awardco.) Los datos de usuario que se pueden sobrescribir incluyen:
    • Idioma
    • Correo electrónico
    • Fecha de contratación
    • Contraseña
    • En la mayoría de los casos, recomendamos sobrescribir correo electrónico, fecha de contratación y contraseña. Para sobrescrituras de contraseña, es aconsejable aplicar esto solo a usuarios que nunca hayan iniciado sesión.

 

Después de editar las configuraciones, haga clic en "Guardar Cambios."

 

 

Avanzado

Las configuraciones avanzadas controlan el formato de datos, mapeo de encabezados, mapeo de valores y manejo de metadatos. Proceda con precaución y consulte a su representante Awardco para configuraciones complejas.

Haga clic en "Guardar Cambios" después de actualizar cualquier campo en Configuraciones Avanzadas.

 

 

Prueba de los Datos del Archivo

Asegúrese de que la información del usuario siga el formato correcto; consulte el artículo de soporte Formateo de Archivos de Usuario para detalles. Para probar los datos del archivo en esta configuración:

  1. Descargue su archivo en formato CSV.
  2. Cargue manualmente el archivo usando Carga Masiva de Usuarios:
    1. En la página principal, seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
    2. Haga clic en la pestaña "Usuarios".
    3. Seleccione "Gestión de Usuarios," luego "Carga Masiva de Usuarios."
    4. Arrastre y suelte el archivo y haga clic en "Vista Previa y Cargar.”
  3. Corrija cualquier error encontrado durante la vista previa y carga antes de finalizar. Consulte el artículo Errores en la Importación de Archivos de Usuario para orientación. Vuelva a cargar el archivo corregido. Para importaciones automáticas por SFTP, corrija los errores en su HRIS.
  4. Realice los ajustes necesarios, como Archivo y Sobrescritura de datos existentes, en la pestaña ‘General’ en las configuraciones de Awardco SFTP.

 

 

Finalización de la Conexión

Después de crear la conexión, configurar las opciones de SFTP en la plataforma Awardco y probar los datos del archivo, siga los pasos a continuación para finalizar la conexión:

  1. Ingrese la siguiente información en la sección de configuración de conexión SFTP de su HRIS:
    • Nombre de Usuario
    • Contraseña
    • Host
    • Directorio
    • Protocolo

    • Puerto

      • Nota: Encuentre esta información en la sección ‘Estado y Acceso’ de las configuraciones de Awardco SFTP. Consulte a expertos de TI/HRIS si es necesario.

       

       

  2. Si está disponible para usted, actualice la información de programación de importación de archivos de usuario como frecuencia y hora en la sección de configuración de conexión SFTP de su HRIS. 
  3. Establezca el estado de importación en ‘Activo’ en la sección ‘Estado y Acceso’ de Awardco SFTP.

 

 

Mantenimiento Diario y Solución de Problemas

Aunque SFTP alivia la carga de tener que gestionar y transferir manualmente la información de usuario, hay algunos aspectos que considerar regularmente para asegurar que la conexión SFTP funcione sin problemas:

  • Asegúrese de que los datos de usuario en HRIS estén actualizados y sean correctos.
  • Revise regularmente el Historial de Importación de Usuarios.
    • Esta vista en la pestaña ‘Usuarios’ en la configuración de Admin muestra todas las cargas de archivos pasadas.

    • Habilite el acceso al Historial de Importación de Usuarios para los roles relevantes mediante la herramienta de Roles y Permisos.

       

       

  • Asegúrese de que los correos electrónicos correctos estén registrados para recibir alertas de errores en la importación de archivos de usuarios.
    • Póngase en contacto con su punto de contacto en Awardco para verificar esto.
  • Nunca envíe información de credenciales de acceso SFTP (nombre de usuario, contraseña, etc.) por correo electrónico.
    • Si olvida la contraseña asignada:
      1. Seleccione el enlace ‘¿Problemas para iniciar sesión?’ en la pestaña ‘Configuración y Acceso’ en las configuraciones de Awardco SFTP.
      2. Haga clic en ‘Restablecer Contraseña’. Asegúrese de actualizar las credenciales en su sistema HRIS con esta nueva contraseña.
  • Si tiene múltiples conexiones SFTP configuradas, por favor involucre a su punto de contacto en Awardco.
    • Las configuraciones deben crearse específicamente para que varios archivos no sobrescriban los datos entre sí.

Si tiene alguna pregunta, por favor contacte a Soporte Administrativo de Awardco.

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