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Transferencia de datos de usuarios con Awardco SFTP

Actualización

Las cargas de datos de usuarios eficientes y seguras son esenciales para administrar la plataforma Awardco. Awardco SFTP (protocolo seguro de transferencia de archivos) proporciona una solución sólida para este fin. Este artículo guía a los administradores en el uso de Awardco SFTP para importar datos de usuarios sin inconvenientes desde un HRIS (sistema de información de recursos humanos), e incluye la configuración, el mantenimiento y cada paso del proceso de transferencia de datos para garantizar una experiencia fluida y confiable.

 

Consideraciones importantes antes de la configuración:

  • Puede trabajar con un administrador de informes de HRIS, un especialista de TI o un integrador externo aprobado para completar la configuración del lado del HRIS. Si un tercero completa la configuración, asígnele únicamente el permiso de Integraciones necesario para configurar Awardco SFTP.
  • Antes de comenzar, decida si probará la conexión o si pasará directamente a las importaciones activas. Mantenga la conexión inactiva durante las pruebas. Establézcala como activa una vez finalizadas las pruebas. Use Archivada únicamente para las conexiones que ya no estén en uso.
  • Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, confirme que los ID de empleado de su nuevo feed de datos coincidan con los datos de usuarios actuales. Los ID inconsistentes pueden causar duplicación de usuarios, errores de reconocimiento y pérdida de integridad de los datos.
     
  1. Valor
  2. Configuración de Awardco SFTP
  3. Configuración de Awardco SFTP
  4. Prueba de los datos del archivo
  5. Finalización de la conexión
  6. Mantenimiento y solución de problemas diarios

 

Valor

SFTP es nuestro método de transferencia preferido debido a su simplicidad y potencial de automatización. Awardco SFTP permite enviar y recibir datos sin inconvenientes y en el formato correcto, lo que mejora la eficiencia operativa. Awardco SFTP es una solución de autoservicio que elimina la necesidad de realizar una codificación extensa o configurar webhooks.

Awardco SFTP no está diseñado para colocar archivos manualmente. Los archivos de usuarios se gestionan mediante Carga masiva de usuarios, que, aunque utiliza SFTP, sigue siendo un proceso manual.

 

Configuración de Awardco SFTP

Para establecer una conexión SFTP:

  1. Inicie sesión en su cuenta de Awardco.
  2. En la página de inicio, seleccione el botón Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
  3. En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Plataforma”, “Integraciones” y, a continuación, en "Awardco SFTP".
  4. Haga clic en "Nueva conexión".
  5. Asigne un nombre a la conexión (por ejemplo, "UserData_Connection", "ServiceAwards"). Haga clic en "Siguiente".
  6. Si está creando una conexión nueva, haga clic en “Generar nombre de usuario y contraseña”. Guarde las credenciales de forma segura e introdúzcalas en la configuración de conexión SFTP de su HRIS.

    • La contraseña se muestra una sola vez. Awardco no puede ver la contraseña. Si la pierde, restablézcala y actualícela en su sistema HRIS.

       

       

  7. Revise la configuración de la conexión. Tome nota de los detalles de conexión que su HRIS necesita para la configuración de SFTP. Haga clic en "Finalizado".

  8. Nota: Toda la información, excepto la contraseña, está disponible en la pestaña "Estado e inicio de sesión" de la configuración de Awardco SFTP.

     

     

  9. Si importa datos de usuarios desde varios sistemas HRIS, repita estos pasos para cada sistema o archivo a fin de establecer conexiones independientes.

     

Configuración de Awardco SFTP

Después de crear la conexión, personalice la configuración de SFTP haciendo clic en el mosaico de la conexión SFTP recién creada. Puede volver a consultar esta configuración en cualquier momento para modificarla.

Estado e inicio de sesión

Ajuste en esta pestaña configuraciones como el estado de la conexión y las credenciales de inicio de sesión:

  • Configuración del archivo:
    • Estado: Mantenga la conexión 'Inactiva' hasta completar la configuración. Siga los pasos de las secciones ‘Prueba de los datos del archivo’ y ‘Finalización de la conexión’ antes de activarla. Esto es lo que significa cada estado:
      • Inactiva: La carpeta SFTP está disponible para cargar y descargar archivos, pero el importador está desactivado. Use este estado principalmente para realizar pruebas.
      • Activa: La carpeta SFTP está disponible para cargar y descargar archivos, y el importador está activo. Use este estado para cargar activamente archivos de usuarios a la plataforma.
      • Archivada: La carpeta SFTP no está disponible y no se puede acceder a ella. Use este estado para desactivar y eliminar una carpeta SFTP.

Nota: Los archivos cargados ahora son visibles en las carpetas SFTP de Awardco "Inactivas" y "Activas". Ya no es necesario cambiar temporalmente una carpeta a Inactiva para revisar los archivos cargados durante la solución de problemas.

  • Credenciales de inicio de sesión:
    • Nombre visible del contenedor: Cambie o conserve el nombre visible del contenedor o de la conexión.
    • Introduzca la siguiente información de Awardco en los campos correspondientes de la configuración de conexión SFTP de su HRIS. Haga clic en el icono cuadrado para copiar los valores:
      • Directorio
      • Protocolo
      • Puerto
      • Host
        • El host es la URL de la conexión SFTP de Awardco.
      • Nombre de usuario
      • Contraseña
        • La contraseña se muestra únicamente cuando se genera o restablece. Awardco no puede verla. Nunca envíe las credenciales de SFTP por correo electrónico.
    • Si olvida la contraseña:
      • Seleccione el enlace "¿Tiene problemas para iniciar sesión?".
      • Haga clic en "Restablecer contraseña". Actualice las credenciales en su sistema HRIS con la nueva contraseña.
    • Carga de archivos por partes: Esto rara vez es necesario y es posible que no sea compatible con todos los clientes SFTP. Actívelo únicamente si sus herramientas admiten cargas multiparte. Si su flujo de trabajo no admite cargas multiparte, es posible que las cargas de archivos fallen hasta que desactive esta opción. ¿No está seguro? Haga clic en el icono de ayuda situado en la esquina inferior derecha de la pantalla para chatear con nuestro equipo de soporte técnico.

 

Después de editar la configuración, haga clic en "Guardar cambios".

 

 

General

La siguiente configuración mantiene la integridad y seguridad de los datos:

  • Archivar: Active esta configuración para archivar las cuentas de Awardco de los usuarios que no se incluyan en las cargas futuras. Esto se recomienda para mantener actualizada la información de los usuarios.
  • Cifrado PGP: Seleccione “No” para la configuración estándar de Awardco SFTP. Seleccione “Sí” únicamente cuando su implementación de Awardco requiera específicamente cifrado PGP y tenga la clave necesaria.
  • Delimitador: Elija el delimitador adecuado para su archivo de usuarios en el menú desplegable. Normalmente aceptamos archivos CSV con valores separados por comas. Entre las combinaciones comunes de delimitadores y archivos se incluyen:
    • CSV: valores separados por comas
    • PSV: valores separados por barras verticales
    • TSV: valores separados por tabulaciones
  • Sobrescribir datos existentes: Cuando está activada, la información actualizada de los empleados en las cargas de archivos posteriores reemplazará los datos existentes. Marque la casilla junto a cada dato para especificar qué información desea sobrescribir. (Las sobrescrituras de contraseñas pueden aplicarse a todos los usuarios o únicamente a quienes nunca hayan iniciado sesión en su cuenta de Awardco). Los datos de usuarios que se pueden sobrescribir incluyen:
    • Idioma
    • Correo electrónico
    • Fecha de contratación
    • Contraseña
    • En la mayoría de los casos, recomendamos sobrescribir el correo electrónico, la fecha de contratación y la contraseña. En el caso de las sobrescrituras de contraseñas, se recomienda aplicarlas únicamente a los usuarios que nunca hayan iniciado sesión.

 

Después de editar la configuración, haga clic en "Guardar cambios".

 

 

Avanzada

La configuración avanzada controla el formato de los datos, las asignaciones de encabezados, las asignaciones de valores y el manejo de metadatos. Tenga cuidado y consulte a su representante de Awardco para configuraciones complejas.

Haga clic en "Guardar cambios" después de actualizar cualquier campo de Configuración avanzada.

  

Prueba de los datos del archivo

Asegúrese de que la información de los usuarios tenga el formato correcto; consulte el artículo de soporte sobre cómo dar formato a los archivos de usuarios para obtener más información. Para probar los datos del archivo de esta configuración:

  1. Descargue el archivo en formato CSV.
  2. Cargue manualmente el archivo mediante Carga masiva de usuarios:
    1. En la página de inicio, seleccione el botón Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
    2. Haga clic en la pestaña "Usuarios".
    3. Seleccione "Administración de usuarios" y, a continuación, "Carga masiva de usuarios".
    4. Arrastre y suelte el archivo y haga clic en "Vista previa y carga".
  3. Corrija los errores encontrados durante la vista previa y la carga antes de finalizar. Consulte el artículo Errores de importación de archivos de usuarios para obtener orientación. Vuelva a cargar el archivo corregido. Para las importaciones automáticas mediante SFTP, corrija los errores en su HRIS.
  4. Realice los ajustes necesarios, como la configuración de Archivar y Sobrescribir datos existentes, en la pestaña ‘General’ de la configuración de Awardco SFTP.

 

 

Finalización de la conexión

Después de crear la conexión, configurar los ajustes de SFTP en la plataforma Awardco y probar los datos del archivo, siga los pasos que se indican a continuación para finalizar la conexión:

  1. Introduzca la siguiente información en la sección de configuración de conexión SFTP de su HRIS:
    • Host: la URL de SFTP de Awardco
    • Nombre de usuario: el nombre de usuario de SFTP de Awardco
    • Contraseña: la contraseña de SFTP de Awardco
    • Directorio
    • Protocolo

    • Puerto

      • Nota: Encuentre esta información en la sección ‘Estado e inicio de sesión’ de la configuración de Awardco SFTP. Consulte a expertos de TI/HRIS si es necesario.

       

       

  2. Si está disponible, actualice la información de programación de importación de archivos de usuarios, como la frecuencia y la hora, en la sección de configuración de conexión SFTP de su HRIS. 
  3. Establezca el estado de importación como ‘Activa’ en la sección ‘Estado e inicio de sesión’ de Awardco SFTP.

 

 

Mantenimiento y solución de problemas diarios

Aunque SFTP elimina la necesidad de administrar y transferir manualmente la información de los usuarios, hay algunos aspectos que deben tenerse en cuenta con regularidad para garantizar que la conexión SFTP funcione correctamente:

  • Asegúrese de que los datos de usuarios del HRIS estén actualizados y sean correctos.
  • Revise periódicamente el Historial de importación de usuarios.
    • Esta vista, disponible en la pestaña ‘Usuarios’ de la configuración del Administrador, muestra todas las cargas de archivos anteriores.

    • Habilite el acceso al Historial de importación de usuarios para los roles correspondientes mediante la herramienta Roles y permisos.

       

       

  • Asegúrese de que los correos electrónicos correctos estén registrados para recibir alertas de errores de importación de archivos de usuarios.
    • Póngase en contacto con su persona de contacto de Awardco para verificarlo.
  • Nunca envíe información de credenciales de inicio de sesión de SFTP (nombre de usuario, contraseña, etc.) por correo electrónico.
    • Si olvida la contraseña asignada:
      1. Seleccione el enlace ‘¿Tiene problemas para iniciar sesión?’ en la pestaña ‘Configuración e inicio de sesión’ de la configuración de Awardco SFTP.
      2. Haga clic en ‘Restablecer contraseña’. Asegúrese de actualizar las credenciales en su sistema HRIS con esta nueva contraseña.
  • Si tiene varias conexiones SFTP configuradas, incluya a su persona de contacto de Awardco.
    • La configuración debe crearse específicamente para evitar que varios archivos sobrescriban los datos de los demás.

Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con Soporte para administradores de Awardco.

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