Este artículo le guía por el proceso para automatizar los premios por antigüedad de su organización mediante un archivo CSV. Antes de continuar con este método, considere configurar los premios por antigüedad mediante el Generador de automatización de premios por antigüedad. Como referencia, aquí encontrará un archivo de muestra de automatización de premios por antigüedad. Después de configurar la automatización, recomendamos revisar el artículo MemoryBooks: Premios por antigüedad digitales para mejorar sus iniciativas de celebración de la antigüedad.
Dar formato al archivo de usuarios
- Para procesar los premios, el archivo de usuarios de su plataforma debe incluir la fecha de contratación de cada usuario.
- Formatos de fecha aceptados: [Enumere aquí los formatos aceptables, por ejemplo, AAAA-MM-DD, DD/MM/AAAA, etc.]
- Importante: Si está disponible, comuníquese con su contacto de Awardco antes de realizar cambios en el archivo de usuarios para recibir orientación.
Crear la automatización
Requisito previo: Asegúrese de que las fechas de contratación estén cargadas para todos los usuarios.
Pasos:
- Inicie sesión en la plataforma.
- Seleccione el botón “Administración” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Reconocimiento”, “Programas” y, después, en "Premios por antigüedad".
- Haga clic en "Cargar CSV" y descargue la plantilla "service-awards.csv".
- Abra el archivo CSV y siga las instrucciones que se indican a continuación.
Agrupación de premios por antigüedad
Los premios se pueden agrupar y configurar por:
- País
- Nivel de años
- Reglas de metadatos
Jerarquía de agrupación: País > Nivel de años > Reglas de metadatos.
Ejemplo: Una empresa con operaciones en EE. UU., Reino Unido y Francia otorga puntos en los niveles de 5, 10, 15 y 20 años. Los importes de los premios varían según la ubicación, y los empleados de la capital reciben $15 adicionales. Esta configuración requiere dos líneas por nivel de antigüedad (8 líneas por país) y 24 líneas en total en el archivo CSV.
Explicación de los campos de premios por antigüedad
Para ayudarle mejor a crear este archivo, consulte el archivo de muestra adjunto a este artículo.
Código de país - Los programas de antigüedad se organizan por país. Cada país que tenga un programa de antigüedad completará su propia fila. Comience introduciendo el código de país de dos letras de cada país participante. Por ejemplo, Canadá es CA, el Reino Unido es GB, Estados Unidos es US, México es MX, Alemania es DE, etc. Puede encontrar códigos de país de dos letras en World Atlas u otro sitio similar. Hay algunos países cuyos códigos de dos letras pueden representarse de distintas formas, por lo que, si no está seguro del código que debe usar aquí, comuníquese con nosotros.
Año - Aquí introducirá el nivel de años. No es necesario enumerar todos los años (1-70). Enumere únicamente los años en los que desea que el empleado reciba un premio.
Del gerente - La columna 'Del gerente' debe completarse con un valor "True" o "False". Si introduce "True", el sistema accederá a la jerarquía establecida en su archivo de usuarios y utilizará al gerente directo del destinatario del premio como valor "de" en el reconocimiento. El reconocimiento en la plataforma y cualquier referencia a un usuario "de" en el correo electrónico harán referencia al gerente directo del usuario. Si introduce "False", deberá introducir un valor en la columna "Del usuario".
Del usuario - Si introduce "True" en la columna "Del gerente", deje esta celda en blanco. Si introduce "False" en la columna "Del gerente", introduzca el ID de empleado del usuario desde el que desea que se envíe el reconocimiento.
Nota - Este es el texto que se adjuntará al reconocimiento en el feed de la plataforma. Aunque puede introducir el texto que desee, recomendamos que el mensaje sea relativamente breve. Si desea comunicar mensajes del director ejecutivo, comentarios sobre la dedicación de los empleados a la organización u otro mensaje extenso, recomendamos incluirlos en el correo electrónico que se envía al usuario o, mejor aún, utilizar nuestra función MemoryBooks para mejorar sus premios por antigüedad digitales.
Importe - Este es el importe monetario que otorgará en cada nivel de aniversario. Recuerde que este premio puede ser monetario o no monetario. Por ejemplo, si solo desea reconocer a los empleados que celebran premios en incrementos de cinco años, introduciría 5, 10, 15, 20, etc. en cada fila de "año". Esto indicaría al sistema que reconozca a los empleados que celebran aniversarios en los niveles de 5, 10, 15, 20, etc. años, y en ningún otro. Este importe debe ser un número entero sin decimales, comas ni ningún otro símbolo.
Otro ejemplo sería reconocer cada nivel de años, pero otorgar premios únicamente en incrementos de cinco años. En este caso, cada empleado que celebre un aniversario recibiría un correo electrónico y un reconocimiento en la plataforma, mientras que los premios monetarios se reservarían para quienes cumplan aniversarios en incrementos de cinco años.
En resumen, si se omite el año del archivo, el usuario no recibirá ningún premio ni correo electrónico. Si se incluye un importe igual a cero, el usuario recibirá un premio no monetario. Si se incluye un importe superior a cero, el usuario recibirá un premio monetario.
Presupuesto - Si otorga un importe superior a cero con este premio por antigüedad, deberá designar el presupuesto del que procederán los fondos. Para que la automatización funcione correctamente, el nombre del presupuesto introducido aquí debe coincidir exactamente con el nombre del presupuesto en la plataforma. Por ejemplo, si desea utilizar fondos del presupuesto "Antigüedad" y escribe "Premios por antigüedad" en esta celda, la plataforma no podrá utilizar fondos del presupuesto correcto.
Público - Este campo es una declaración "True" o "False". Cuando introduce "True", el reconocimiento se mostrará públicamente en el feed de la plataforma. Cuando introduce "False", el reconocimiento se procesará de forma privada y no se mostrará en el feed público.
Plantilla de correo electrónico del usuario - En este campo, introduzca el nombre de la plantilla que desea enviar al empleado que celebra el aniversario. El valor introducido aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Aunque este campo no es obligatorio, recomendamos trabajar con el equipo de Awardco para crear y utilizar un correo electrónico que celebre a su empleado. Como se explicó en la sección "Importe", recomendamos enviar un correo electrónico a todos los usuarios, incluidos aquellos que no reciben un importe monetario. Creemos firmemente que nunca hay un mal momento para celebrar las contribuciones de un empleado a su organización, especialmente cuando celebra haber completado otro año con ustedes.
Tipos de asociación del gerente - Para notificar al supervisor del destinatario (identificado mediante el ID del supervisor en el archivo de usuarios) sobre un próximo premio por antigüedad, introduzca "ID del supervisor" en esta columna. Si necesita notificar a otro usuario o a varios usuarios, utilice el encabezado del campo Metadatos asociados. Para obtener más información, consulte la sección Descripción de la columna Metadatos asociados de este artículo.
Plantilla de correo electrónico del gerente - En este campo, introduzca el nombre de la plantilla que desea enviar al gerente directo del empleado. El valor introducido aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Al igual que la plantilla de correo electrónico del usuario, este campo no es obligatorio, pero se recomienda utilizarlo. Recomendamos proporcionar pautas específicas a los gerentes cuando se les notifique sobre los aniversarios de sus empleados, ya que es posible que algunos empleados no aprecien el reconocimiento público en el lugar de trabajo. Proporcionar pautas a los gerentes ayuda a garantizar que sean conscientes de cómo ayudan a sus empleados a celebrar
Desfase de días del usuario - Este campo indica el número de días antes de la fecha del aniversario en que debe enviarse al empleado que celebra su aniversario el correo electrónico indicado en la plantilla de correo electrónico del usuario. Por lo general, recomendamos dejar este valor en blanco. Cuando se deja en blanco, el correo electrónico al destinatario del premio se enviará el día de su aniversario. El campo de desfase de días del usuario debe estar entre -20 y 0.
Día de la semana del usuario - Este campo indica el día de la semana en que se envía el correo electrónico de felicitación por el aniversario. Por lo general, recomendamos dejar este valor en blanco. Si desea designar un día en el que se enviará el premio, introduzca el número del día de la semana, del 1 al 7.
Día del mes del usuario - Este campo indica el día del mes en que se enviará al empleado el correo electrónico de felicitación por el aniversario. Por lo general, este campo se deja en blanco, pero puede utilizarse si su programa otorga premios a todos los usuarios cada mes en un único día. El único valor aceptado para este campo es 1, lo que significa que el premio por antigüedad se enviará el primer día del mes.
Desfase de días del gerente - Este campo indica el número de días antes de la fecha del aniversario en que debe enviarse al gerente del empleado que celebra su aniversario el correo electrónico indicado en la plantilla de correo electrónico del gerente. Por lo general, recomendamos utilizar este desfase para proporcionar al gerente suficiente tiempo para prepararse para el próximo aniversario. El campo de desfase de días del gerente debe estar entre -21 y 0.
Día de la semana del gerente - Este campo indica el día de la semana en que se envía el correo electrónico al gerente. Por lo general, recomendamos dejar este valor en blanco. Si desea designar un día en el que se enviará el premio, introduzca el número del día de la semana, del 1 al 7.
Día del mes del gerente - Este campo indica el día del mes en que se envía el correo electrónico al gerente. Por lo general, recomendamos dejar este valor en blanco. Si desea designar un día en el que se enviará el premio, introduzca el número del día del mes, del 1 al 31.
Hora - La hora debe introducirse en formato de 24 horas. Por ejemplo, si desea que el reconocimiento se procese a las 3:00 p. m., introduzca "15". Como el sistema solo procesará los reconocimientos en punto, no debe proporcionarse ningún valor de minutos.
Zona horaria - Introduzca la zona horaria escribiéndola completamente. Por ejemplo, la hora de la costa este de EE. UU. se introduciría como Hora estándar del este. No es necesario ajustar el horario de verano, ya que el sistema realizará automáticamente el ajuste según la época del año. Puede consultar esto
Metadatos - Mediante la columna de reglas de metadatos, es posible adaptar sus premios por antigüedad a subgrupos específicos de su organización. Para utilizar esta opción, debe incluir metadatos en su archivo de usuarios. Introduzca los datos en las celdas de esta columna con el siguiente formato {"Encabezado de metadatos":["Valor de metadatos"]}. Por ejemplo, {“Departamento”:[“Ventas”], “Nivel de autorización”:[“1”,”2”]}. Asegúrese de omitir el valor "#" antes de "Departamento" y "Nivel de autorización" en el encabezado de metadatos, ya que es necesario en su archivo de usuarios para cargar los datos, pero no es necesario en este archivo. Al utilizar esta opción, recuerde configurar una fila de premio por antigüedad para los usuarios del grupo de metadatos indicado y para los usuarios que no forman parte de dicho grupo. Por ejemplo, si crea una fila para los empleados de EE. UU. que están en el nivel de 5 años y pertenecen al departamento de ventas, a menos que incluya una segunda fila para los empleados de EE. UU. del nivel de 5 años que no pertenecen a ventas, ningún otro empleado recibirá un aniversario. Consulte el archivo .CSV de muestra adjunto para ver este principio aplicado.
Nombre del programa - El campo de nombre del programa debe utilizarse únicamente si emplea la función Redes de premios inteligentes en la plataforma. Al trabajar con su contacto de Awardco, puede configurar una red de canje disponible únicamente para los destinatarios de premios por antigüedad de su plataforma. Esto resulta útil si, por motivos fiscales, limita el acceso de los destinatarios de premios por antigüedad a una red de canje exclusiva de Amazon, o si desea que solo estos destinatarios puedan ver catálogos especiales. Para obtener más información sobre la configuración de esta función, hable con su gerente de Éxito del cliente de Awardco.
Metadatos asociados - Los metadatos asociados pueden ser una forma de vincular a un usuario con otros usuarios además de su gerente. Muchas funciones de Awardco se asignan a un supervisor, según la información proporcionada como ID del supervisor del usuario. Sin embargo, a menudo no es tan sencillo: en ocasiones, un vicepresidente, un capacitador o un representante de Recursos Humanos encargado de personas con determinados nombres desempeña distintas funciones. En lugar de limitar a un usuario a otra única asociación (su supervisor), una empresa puede proporcionar varias asociaciones de usuarios para cada usuario en su archivo de usuarios. Para añadir una asociación, agregue una nueva columna al archivo de importación. En lugar de indicar la columna con un #, como haría con los metadatos normales, indique que es una columna de Metadatos asociados (AMD) iniciándola con el símbolo “@” (por ejemplo, @Representante de RR. HH. ). Esto importará la asociación a Awardco para utilizarla en distintos escenarios.
Cargar el archivo .CSV
Después de crear el archivo:
- Inicie sesión en la plataforma.
- Seleccione el botón Administración en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Reconocimiento”, “Programas” y, después, en "Premios por antigüedad".
- Haga clic en "Cargar CSV" y seleccione su archivo.
- Haga clic en "Cargar".
- Solucione los mensajes de error y vuelva a cargar el archivo.
Una vez que el archivo se haya cargado correctamente en el sistema, verá el archivo cargado en la tabla situada debajo de los encabezados en la página Premios por antigüedad.
Si tiene alguna pregunta, comuníquese con Soporte para administradores de Awardco.