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Transfert des données utilisateur avec Awardco SFTP

Mise à jour

Le téléchargement efficace et sécurisé des données utilisateur est essentiel pour gérer la plateforme Awardco. Awardco SFTP (Secure File Transfer Protocol) offre une solution robuste à cet effet. Cet article guide les administrateurs dans l’utilisation d’Awardco SFTP pour importer sans effort les données utilisateur depuis un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), couvrant la configuration, la maintenance et chaque étape du processus de transfert des données afin d’assurer une expérience fluide et fiable.

 

Considérations importantes avant la configuration :

  • Impliquez votre gestionnaire de rapports SIRH ou votre spécialiste informatique pour vous aider dans la configuration d’Awardco SFTP.
  • Avertissement : Si vous avez déjà des données d’employés dans votre plateforme, confirmez que les ID employés dans votre nouvelle source de données correspondent à vos données utilisateur actuelles. Des ID incohérents peuvent causer des doublons d’utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données.
     
  1. Valeur
  2. Configuration d’Awardco SFTP
  3. Paramètres Awardco SFTP
  4. Test des données du fichier
  5. Finalisation de la connexion
  6. Maintenance quotidienne et dépannage

 

Valeur

Le SFTP est notre méthode de transfert préférée en raison de sa simplicité et de son potentiel d’automatisation. Awardco SFTP permet une livraison et une réception des données sans faille dans le bon format, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle. Awardco SFTP est une solution en libre-service, éliminant le besoin de codage étendu ou de configuration de webhook.

Awardco SFTP ne sert pas pour les dépôts manuels de fichiers. Les fichiers utilisateur sont gérés via Téléchargement en masse d’utilisateurs, qui, bien que utilisant SFTP, reste un processus manuel.

 

Configuration d’Awardco SFTP

Pour établir une connexion SFTP :

  1. Connectez-vous à votre compte Awardco.
  2. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
  3. Dans le menu de navigation à gauche, cliquez sur « Plateforme », « Intégrations », puis « Awardco SFTP ».
  4. Cliquez sur « Nouvelle connexion ».
  5. Nommez la connexion (par exemple, « ConnexionDonnéesUtilisateurs », « RécompensesService »). Cliquez sur « Suivant ».

  6. Si vous créez une nouvelle connexion, cliquez sur « Générer nom d’utilisateur et mot de passe » et conservez ces informations en lieu sûr.

     

     

     

  7. Vérifiez les paramètres de connexion. Notez les détails de connexion requis par votre SIRH pour la configuration SFTP. Cliquez sur « Terminé ».

  8. Note : Toutes les informations sauf le mot de passe sont accessibles dans l’onglet « Statut et connexion » des paramètres Awardco SFTP.

     

     

  9. Si vous importez des données utilisateur depuis plusieurs systèmes SIRH, répétez ces étapes pour chaque système/fichier afin d’établir des connexions séparées.

     

Paramètres Awardco SFTP

Après avoir créé la connexion, personnalisez les paramètres SFTP en cliquant sur la vignette de la connexion SFTP nouvellement créée. Ces paramètres peuvent être modifiés à tout moment.

Statut et connexion

Ajustez dans cet onglet les paramètres tels que le statut de la connexion et les identifiants de connexion :

  • Paramètres de configuration des fichiers :
    • Statut : Gardez la connexion « Inactive » jusqu’à ce que la configuration soit terminée. Suivez les étapes des sections « Test des données du fichier » et « Finalisation de la connexion » avant d’activer. Voici ce que chaque statut signifie :
      • Inactif : Le dossier SFTP est disponible pour les téléchargements et envois, mais l’importateur est désactivé. Utilisez ce statut principalement pour les tests.
      • Actif : Le dossier SFTP est disponible pour les téléchargements et envois, et l’importateur est actif. Utilisez ce statut pour les envois actifs des fichiers utilisateur vers la plateforme.
      • Archivé : Le dossier SFTP est indisponible et ne peut pas être accédé. Utilisez ce statut pour désactiver et supprimer un dossier SFTP.

Note : Les fichiers téléchargés sont désormais visibles dans les dossiers Awardco SFTP « Inactif » et « Actif ». Il n’est plus nécessaire de changer temporairement un dossier en Inactif pour revoir les fichiers téléchargés lors du dépannage.

  • Identifiants de connexion :
    • Nom d’affichage du conteneur : Modifiez ou conservez le nom d’affichage/connexion du conteneur.
    • Saisissez les informations suivantes depuis Awardco dans les champs correspondants lors de la configuration de la connexion SFTP dans votre SIRH. Cliquez sur l’icône carrée pour copier les valeurs :
      • Répertoire
      • Protocole
      • Port
      • Hôte
      • Nom d’utilisateur
      • Mot de passe
    • Si vous oubliez le mot de passe :
      • Sélectionnez le lien « Problème de connexion ? ».
      • Cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe ». Mettez à jour les identifiants dans votre système SIRH avec le nouveau mot de passe.
    • Téléchargement des fichiers en plusieurs parties : Ceci est rarement nécessaire et peut ne pas être supporté par tous les clients SFTP. Activez uniquement si vos outils supportent les téléchargements multiparties. Si votre flux de travail ne supporte pas les téléchargements multiparties, les envois de fichiers peuvent échouer tant que cette option est activée. Vous n’êtes pas sûr ? Cliquez sur l’icône d’aide en bas à droite de votre écran pour discuter avec notre équipe de support technique.

 

Après avoir modifié les paramètres, cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

 

 

Général

Les paramètres suivants maintiennent l’intégrité et la sécurité des données :

  • Archivage : Activez ce paramètre pour archiver les comptes Awardco des utilisateurs non inclus dans les futurs téléchargements. Ceci est recommandé pour garder les informations utilisateur à jour.
  • Cryptage PGP : Sélectionnez « Oui » pour chiffrer les données utilisateur. Consultez cet article pour plus de détails. Contactez votre représentant Awardco pour la clé PGP.
  • Délimiteur : Choisissez le délimiteur approprié pour votre fichier utilisateur dans le menu déroulant. Nous acceptons généralement les fichiers CSV avec des valeurs séparées par des virgules. Les combinaisons délimiteur-fichier courantes incluent :
    • CSV : valeurs séparées par des virgules
    • PSV : valeurs séparées par des barres verticales (pipe)
    • TSV : valeurs séparées par des tabulations
  • Remplacer les données existantes : Lorsqu’activé, les informations mises à jour des employés dans les téléchargements ultérieurs remplaceront les données existantes. Cochez la case à côté de chaque point de données pour spécifier quelles données écraser. (Les remplacements de mot de passe peuvent s’appliquer à tous les utilisateurs ou seulement à ceux qui ne se sont jamais connectés à leur compte Awardco.) Les données utilisateur remplaçables incluent :
    • Langue
    • Courriel
    • Date d’embauche
    • Mot de passe
    • Dans la plupart des cas, nous recommandons de remplacer le courriel, la date d’embauche et le mot de passe. Pour les remplacements de mot de passe, il est conseillé de l’appliquer uniquement aux utilisateurs qui ne se sont jamais connectés.

 

Après avoir modifié les paramètres, cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

 

 

Avancé

Les paramètres avancés contrôlent le formatage des données, les mappages d’en-têtes, les mappages de valeurs et la gestion des métadonnées. Faites preuve de prudence et consultez votre représentant Awardco pour les configurations complexes.

Cliquez sur « Enregistrer les modifications » après avoir mis à jour un champ dans les paramètres avancés.

 

 

Test des données du fichier

Assurez-vous que les informations utilisateur respectent le format correct ; consultez l’article d’aide sur le formatage des fichiers utilisateur pour plus de détails. Pour tester les données du fichier pour cette configuration :

  1. Téléchargez votre fichier au format CSV.
  2. Téléversez manuellement le fichier en utilisant le Téléchargement en masse d’utilisateurs :
    1. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin en bas du menu de navigation à gauche.
    2. Cliquez sur l’onglet « Utilisateurs ».
    3. Sélectionnez « Gestion des utilisateurs », puis « Téléchargement en masse d’utilisateurs ».
    4. Glissez-déposez le fichier et cliquez sur « Aperçu & Téléversement ».
  3. Corrigez toutes les erreurs détectées lors de l’aperçu et du téléversement avant de finaliser. Consultez l’article Erreurs d’importation de fichiers utilisateur pour des conseils. Téléversez à nouveau le fichier corrigé. Pour les importations automatiques via SFTP, corrigez les erreurs dans votre SIRH.
  4. Effectuez les ajustements nécessaires, tels que les paramètres d’archivage et de remplacement des données existantes, dans l’onglet « Général » des paramètres Awardco SFTP.

 

 

Finalisation de la connexion

Après avoir créé la connexion, configuré les paramètres SFTP dans la plateforme Awardco et testé les données du fichier, suivez les étapes ci-dessous pour finaliser la connexion :

  1. Saisissez les informations suivantes dans la section de configuration de la connexion SFTP de votre SIRH :
    • Nom d’utilisateur
    • Mot de passe
    • Hôte
    • Répertoire
    • Protocole

    • Port

      • Note : Trouvez cette info dans la section « Statut et connexion » des paramètres Awardco SFTP. Consultez les experts IT/SIRH si nécessaire.

       

       

  2. Si disponible, mettez à jour les informations de planification d’importation des fichiers utilisateur telles que la fréquence et l’heure dans la section de configuration SFTP de votre SIRH. 
  3. Réglez le statut d’importation sur « Actif » dans la section « Statut et connexion » d’Awardco SFTP.

 

 

Maintenance quotidienne et dépannage

Bien que le SFTP réduise la charge de gestion et de transfert manuel des informations utilisateur, certains points doivent être pris en compte régulièrement pour assurer le bon fonctionnement de la connexion SFTP :

  • Assurez-vous que les données utilisateur dans le SIRH sont à jour et correctes.
  • Vérifiez régulièrement l’Historique des importations utilisateur.
    • Cette vue dans l’onglet « Utilisateurs » des paramètres Admin affiche tous les téléchargements de fichiers passés.

    • Activez l’accès à l’Historique des importations utilisateur pour les rôles pertinents via l’outil Rôles et permissions.

       

       

  • Assurez-vous que les bons courriels sont enregistrés pour recevoir les alertes d’erreurs d’importation de fichiers utilisateur.
    • Contactez votre personne-ressource Awardco pour vérifier cela.
  • Ne jamais envoyer les informations d’identifiants de connexion SFTP (nom d’utilisateur, mot de passe, etc.) par courriel.
    • Si le mot de passe attribué est oublié :
      1. Sélectionnez le lien « Problème de connexion ? » dans l’onglet « Configuration et connexion » des paramètres Awardco SFTP.
      2. Cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe ». Assurez-vous de mettre à jour les identifiants dans votre système SIRH avec ce nouveau mot de passe.
  • Si vous avez plusieurs connexions SFTP configurées, veuillez impliquer votre personne-ressource Awardco.
    • Les paramètres doivent être créés spécifiquement pour éviter que plusieurs fichiers n’écrasent les données des autres.

Si vous avez des questions, veuillez contacter le support administratif Awardco.

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