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Transfert de données utilisateur avec Awardco SFTP

Mise à jour

Le téléversement efficace et sécurisé des données utilisateur est essentiel à la gestion de la plateforme Awardco. Awardco SFTP (Secure File Transfer Protocol) fournit une solution robuste à cette fin. Cet article guide les administrateurs dans l’utilisation d’Awardco SFTP pour importer en toute transparence les données utilisateur depuis un SIRH (système d’information sur les ressources humaines), et couvre la configuration, la maintenance ainsi que chaque étape du processus de transfert des données afin d’assurer une expérience fluide et fiable.

 

Considérations importantes avant la configuration :

  • Vous pouvez collaborer avec un gestionnaire de rapports SIRH, un spécialiste des TI ou un intégrateur tiers approuvé pour effectuer la configuration du côté du SIRH. Si un tiers effectue la configuration, accordez-lui uniquement l’autorisation Intégrations nécessaire pour configurer Awardco SFTP.
  • Avant de commencer, décidez si vous testez la connexion ou si vous passez directement aux importations en production. Gardez la connexion inactive pendant les tests. Réglez-la sur Active une fois les tests terminés. Utilisez Archived uniquement pour les connexions qui ne sont plus utilisées.
  • Avertissement : Si vous avez déjà des données d’employés dans votre plateforme, vérifiez que les identifiants d’employé de votre nouveau flux de données correspondent à vos données utilisateur actuelles. Des identifiants incohérents peuvent entraîner la duplication d’utilisateurs, des erreurs de reconnaissance et une perte d’intégrité des données.
     
  1. Valeur
  2. Configuration d’Awardco SFTP
  3. Paramètres d’Awardco SFTP
  4. Tester les données du fichier
  5. Finaliser la connexion
  6. Maintenance et dépannage quotidiens

 

Valeur

SFTP est notre méthode de transfert privilégiée en raison de sa simplicité et de son potentiel d’automatisation. Awardco SFTP permet la transmission et la réception transparentes des données dans le format approprié, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle. Awardco SFTP est une solution libre-service qui élimine le besoin d’un codage complexe ou de la configuration de webhooks.

Awardco SFTP n’est pas destiné au dépôt manuel de fichiers. Les fichiers utilisateur sont traités au moyen de Téléversement groupé d’utilisateurs, qui, bien qu’utilisant SFTP, demeure un processus manuel.

 

Configuration d’Awardco SFTP

Pour établir une connexion SFTP :

  1. Connectez-vous à votre compte Awardco.
  2. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
  3. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Plateforme », « Intégrations », puis sur « Awardco SFTP ».
  4. Cliquez sur « Nouvelle connexion ».
  5. Nommez la connexion (p. ex. « Connexion_DonneesUtilisateur », « RecompensesService »). Cliquez sur « Suivant ».
  6. Si vous créez une nouvelle connexion, cliquez sur « Générer un nom d’utilisateur et un mot de passe ». Conservez les identifiants de façon sécurisée et saisissez-les dans la configuration de la connexion SFTP de votre SIRH.

    • Le mot de passe n’est affiché qu’une seule fois. Awardco ne peut pas voir le mot de passe. Si vous le perdez, réinitialisez-le et mettez-le à jour dans votre système SIRH.

       

       

  7. Vérifiez les paramètres de la connexion. Prenez note des détails de connexion dont votre SIRH a besoin pour la configuration SFTP. Cliquez sur « Terminé ».

  8. Remarque : Toutes les informations, à l’exception du mot de passe, sont accessibles dans l’onglet « Statut et identifiants de connexion » des paramètres d’Awardco SFTP.

     

     

  9. Si vous importez des données utilisateur provenant de plusieurs systèmes SIRH, répétez ces étapes pour chaque système ou fichier afin d’établir des connexions distinctes.

     

Paramètres d’Awardco SFTP

Après avoir créé la connexion, personnalisez les paramètres SFTP en cliquant sur la vignette de la connexion SFTP nouvellement créée. Ces paramètres peuvent être consultés à nouveau en tout temps pour être modifiés.

Statut et identifiants de connexion

Ajustez les paramètres de cet onglet, comme le statut de la connexion et les identifiants de connexion :

  • Paramètres de configuration du fichier :
    • Statut : Gardez la connexion « Inactive » jusqu’à ce que la configuration soit terminée. Suivez les étapes des sections « Tester les données du fichier » et « Finaliser la connexion » avant de l’activer. Voici la signification de chaque statut :
      • Inactive : Le dossier SFTP est disponible pour les téléversements et les téléchargements, mais l’importateur est désactivé. Utilisez principalement ce statut pour les tests.
      • Active : Le dossier SFTP est disponible pour les téléversements et les téléchargements, et l’importateur est actif. Utilisez ce statut pour les téléversements actifs de fichiers utilisateur vers la plateforme.
      • Archived : Le dossier SFTP est indisponible et inaccessible. Utilisez ce statut pour désactiver et supprimer un dossier SFTP.

Remarque : Les fichiers téléversés sont maintenant visibles dans les dossiers Awardco SFTP « Inactive » et « Active ». Vous n’avez plus besoin de basculer temporairement un dossier vers « Inactive » pour examiner les fichiers téléversés pendant le dépannage.

  • Identifiants de connexion :
    • Nom d’affichage du conteneur : Modifiez ou conservez le nom d’affichage du conteneur ou de la connexion.
    • Saisissez les informations suivantes provenant d’Awardco dans les champs correspondants de la configuration de la connexion SFTP de votre SIRH. Cliquez sur l’icône carrée pour copier les valeurs :
      • Répertoire
      • Protocole
      • Port
      • Hôte
        • L’hôte est l’URL de la connexion SFTP Awardco.
      • Nom d’utilisateur
      • Mot de passe
        • Le mot de passe est affiché uniquement lorsqu’il est généré ou réinitialisé. Awardco ne peut pas le voir. N’envoyez jamais les identifiants SFTP par courriel.
    • Si vous oubliez le mot de passe :
      • Sélectionnez le lien « Problème de connexion? ».
      • Cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe ». Mettez à jour les identifiants dans votre système SIRH avec le nouveau mot de passe.
    • Téléversement de fichiers par parties : Cette option est rarement nécessaire et peut ne pas être prise en charge par tous les clients SFTP. Activez-la uniquement si vos outils prennent en charge les téléversements en plusieurs parties. Si votre flux de travail ne prend pas en charge les téléversements en plusieurs parties, les téléversements de fichiers peuvent échouer jusqu’à ce que cette option soit désactivée. Vous avez un doute? Cliquez sur l’icône d’aide dans le coin inférieur droit de votre écran pour clavarder avec notre équipe de soutien technique.

 

Après avoir modifié les paramètres, cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

 

 

Général

Les paramètres suivants préservent l’intégrité et la sécurité des données :

  • Archiver : Activez ce paramètre pour archiver les comptes Awardco des utilisateurs qui ne sont pas inclus dans les téléversements futurs. Cette option est recommandée pour garder les renseignements des utilisateurs à jour.
  • Chiffré avec PGP : Sélectionnez « Non » pour la configuration SFTP standard d’Awardco. Sélectionnez « Oui » uniquement lorsque votre mise en œuvre Awardco exige précisément le chiffrement PGP et que vous disposez de la clé requise.
  • Délimiteur : Choisissez le délimiteur approprié pour votre fichier utilisateur dans le menu déroulant. Nous acceptons généralement les fichiers CSV avec des valeurs séparées par des virgules. Les combinaisons courantes de fichiers et de délimiteurs comprennent :
    • CSV : valeurs séparées par des virgules
    • PSV : valeurs séparées par des barres verticales
    • TSV : valeurs séparées par des tabulations
  • Remplacer les données existantes : Lorsque cette option est activée, les renseignements mis à jour sur les employés dans les téléversements de fichiers ultérieurs remplaceront les données existantes. Cochez la case située à côté de chaque point de données pour préciser quelles données doivent être remplacées. (Les remplacements de mots de passe peuvent s’appliquer à tous les utilisateurs ou uniquement à ceux qui ne se sont jamais connectés à leur compte Awardco.) Les données utilisateur pouvant être remplacées comprennent :
    • Langue
    • Courriel
    • Date d’embauche
    • Mot de passe
    • Dans la plupart des cas, nous recommandons de remplacer le courriel, la date d’embauche et le mot de passe. Pour les remplacements de mots de passe, il est conseillé de limiter cette option aux utilisateurs qui ne se sont jamais connectés.

 

Après avoir modifié les paramètres, cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

 

 

Avancé

Les paramètres avancés contrôlent le formatage des données, les mappages d’en-têtes, les mappages de valeurs et la gestion des métadonnées. Faites preuve de prudence et consultez votre représentant Awardco pour les configurations complexes.

Cliquez sur « Enregistrer les modifications » après avoir mis à jour les champs des paramètres avancés.

  

Tester les données du fichier

Assurez-vous que les renseignements sur les utilisateurs respectent le format approprié; consultez l’article de soutien sur le formatage des fichiers utilisateur pour obtenir plus de détails. Pour tester les données du fichier dans cette configuration :

  1. Téléchargez votre fichier au format CSV.
  2. Téléversez manuellement le fichier à l’aide du téléversement groupé d’utilisateurs :
    1. Sur la page d’accueil, sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
    2. Cliquez sur l’onglet « Utilisateurs ».
    3. Sélectionnez « Gestion des utilisateurs », puis « Téléversement groupé d’utilisateurs ».
    4. Glissez-déposez le fichier et cliquez sur « Prévisualiser et téléverser ».
  3. Corrigez les erreurs détectées lors de la prévisualisation et du téléversement avant de finaliser. Consultez l’article Erreurs d’importation des fichiers utilisateur pour obtenir de l’aide. Téléversez de nouveau le fichier corrigé. Pour les importations SFTP automatiques, corrigez les erreurs dans votre SIRH.
  4. Apportez les ajustements nécessaires, comme les paramètres Archiver et Remplacer les données existantes, dans l’onglet « Général » des paramètres d’Awardco SFTP.

 

 

Finaliser la connexion

Après avoir créé la connexion, configuré les paramètres SFTP dans la plateforme Awardco et testé les données du fichier, suivez les étapes ci-dessous pour finaliser la connexion :

  1. Saisissez les informations suivantes dans la section de configuration de la connexion SFTP de votre SIRH :
    • Hôte : URL SFTP d’Awardco
    • Nom d’utilisateur : nom d’utilisateur SFTP Awardco
    • Mot de passe : mot de passe SFTP Awardco
    • Répertoire
    • Protocole

    • Port

      • Remarque : Vous trouverez ces renseignements dans la section « Statut et identifiants de connexion » des paramètres d’Awardco SFTP. Consultez des experts en TI/SIRH au besoin.

       

       

  2. Si cette option vous est offerte, mettez à jour les renseignements de planification des importations de fichiers utilisateur, comme la fréquence et l’heure, dans la section de configuration de la connexion SFTP de votre SIRH. 
  3. Réglez le statut de l’importation sur « Active » dans la section « Statut et identifiants de connexion » d’Awardco SFTP.

 

 

Maintenance et dépannage quotidiens

Bien que SFTP élimine la nécessité de gérer et de transférer manuellement les renseignements des utilisateurs, certains éléments doivent être pris en compte régulièrement pour garantir le bon fonctionnement de la connexion SFTP :

  • Assurez-vous que les données utilisateur du SIRH sont à jour et exactes.
  • Consultez régulièrement l’historique des importations d’utilisateurs.
    • Cette vue, accessible dans l’onglet « Utilisateurs » des paramètres Admin, affiche tous les téléversements de fichiers antérieurs.

    • Accordez l’accès à l’historique des importations d’utilisateurs aux rôles concernés au moyen de l’outil Rôles et autorisations.

       

       

  • Assurez-vous que les bonnes adresses courriel sont enregistrées afin de recevoir les alertes d’erreur d’importation des fichiers utilisateur.
    • Communiquez avec votre personne-ressource chez Awardco pour le vérifier.
  • N’envoyez jamais les informations d’identification de connexion SFTP (nom d’utilisateur, mot de passe, etc.) par courriel.
    • Si vous avez oublié le mot de passe attribué :
      1. Sélectionnez le lien « Problème de connexion? » dans l’onglet « Configuration et identifiants de connexion » des paramètres d’Awardco SFTP.
      2. Cliquez sur « Réinitialiser le mot de passe ». Assurez-vous de mettre à jour les identifiants dans votre système SIRH avec ce nouveau mot de passe.
  • Si plusieurs connexions SFTP sont configurées, veuillez faire intervenir votre personne-ressource chez Awardco.
    • Les paramètres doivent être créés précisément afin que plusieurs fichiers ne remplacent pas les données les uns des autres.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec le soutien aux administrateurs Awardco.

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