Cet article vous guide dans l’automatisation des récompenses pour ancienneté de votre organisation à l’aide d’un fichier CSV. Avant d’utiliser cette méthode, envisagez de configurer les récompenses pour ancienneté à l’aide du Service Awards Automation Builder. Pour référence, voici un exemple de fichier d’automatisation des récompenses pour ancienneté. Après avoir configuré votre automatisation, nous vous recommandons de consulter l’article MemoryBooks: Digital Service Awards afin d’améliorer vos initiatives de célébration de l’ancienneté.
Formater votre fichier d’utilisateurs
- Pour traiter les récompenses, le fichier d’utilisateurs de votre plateforme doit inclure une date d’embauche pour chaque utilisateur.
- Formats de date acceptés : [Indiquez ici les formats acceptables, p. ex. AAAA-MM-JJ, MM/JJ/AAAA, etc.]
- Important : si cela vous est possible, communiquez avec votre personne-ressource chez Awardco avant d’apporter des modifications à votre fichier d’utilisateurs afin d’obtenir des conseils.
Créer l’automatisation
Prérequis : assurez-vous que les dates d’embauche sont chargées pour tous les utilisateurs.
Étapes :
- Connectez-vous à la plateforme.
- Sélectionnez le bouton « Admin » au bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Recognition », « Programs », puis « Service Awards ».
- Cliquez sur « Upload CSV » et téléchargez le modèle « service-awards.csv ».
- Ouvrez le fichier CSV et suivez les instructions ci-dessous.
Regroupement des récompenses pour ancienneté
Les récompenses peuvent être regroupées et configurées selon les éléments suivants :
- Pays
- Année d’ancienneté
- Règles de métadonnées
Hiérarchie des regroupements : Pays > Année d’ancienneté > Règles de métadonnées.
Exemple : une entreprise ayant des activités aux États-Unis, au Royaume-Uni et en France attribue des points pour 5, 10, 15 et 20 années d’ancienneté. Les montants des récompenses varient selon l’emplacement, les employés de la capitale recevant 15 $ de plus. Cette configuration nécessite deux lignes par niveau d’ancienneté (8 lignes par pays), soit un total de 24 lignes dans le fichier CSV.
Explication des champs des récompenses pour ancienneté
Pour vous aider à créer ce fichier, veuillez consulter le fichier d’exemple joint à cet article.
Country Code - Les programmes d’ancienneté sont organisés par pays. Chaque pays qui exécute un programme d’ancienneté doit remplir sa propre ligne. Commencez par entrer le code de pays à deux lettres de chaque pays participant. Par exemple, le Canada correspond à CA, le Royaume-Uni à GB, les États-Unis à US, le Mexique à MX, l’Allemagne à DE, etc. Vous trouverez les codes de pays à deux lettres sur le site World Atlas ou sur un site similaire. Certains pays possèdent des codes à deux lettres pouvant être représentés de différentes façons. Si vous n’êtes pas certain du code à utiliser ici, veuillez communiquer avec nous.
Year - Entrez ici le niveau d’ancienneté en années. Il n’est pas nécessaire d’indiquer chaque année (de 1 à 70). Indiquez uniquement les années pour lesquelles vous souhaitez que l’employé reçoive une récompense.
From Manager - La colonne « From Manager » doit contenir la valeur « True » ou « False ». Si vous entrez « True », le système accède à la hiérarchie établie dans votre fichier d’utilisateurs et utilise le gestionnaire direct du bénéficiaire de la récompense comme valeur « from » de la reconnaissance. La reconnaissance dans la plateforme et toute référence à un utilisateur « from » dans le courriel feront référence au gestionnaire direct de l’utilisateur. Si vous entrez « False », vous devez saisir une valeur dans la colonne « From User ».
From User - Si vous entrez « True » dans la colonne « From Manager », laissez cette cellule vide. Si vous entrez « False » dans la colonne « From Manager », saisissez l’identifiant de l’employé à partir duquel vous souhaitez que la reconnaissance soit envoyée.
Note - Il s’agit du texte qui sera joint à la reconnaissance dans le fil d’actualité de la plateforme. Vous pouvez saisir le texte de votre choix, mais nous vous recommandons de garder ce message assez court. Si vous souhaitez communiquer des messages de la part du chef de la direction, des commentaires sur le dévouement des employés envers l’organisation ou tout autre message détaillé, nous vous recommandons de les inclure dans le courriel envoyé à l’utilisateur ou, mieux encore, d’utiliser notre fonctionnalité MemoryBooks pour améliorer vos récompenses numériques pour ancienneté.
Amount - Il s’agit du montant monétaire que vous attribuerez à chaque niveau d’ancienneté. N’oubliez pas que cette récompense peut être monétaire ou non monétaire. Par exemple, si vous souhaitez uniquement reconnaître les employés célébrant des anniversaires d’ancienneté par tranches de cinq ans, vous devez entrer 5, 10, 15, 20, etc. dans chaque ligne « year ». Le système reconnaîtra ainsi les employés célébrant leurs anniversaires aux niveaux de 5, 10, 15, 20, etc. et à aucun autre niveau. Ce montant doit être un nombre entier sans décimales, virgules ni autres symboles.
Un autre exemple serait de reconnaître chaque niveau d’ancienneté, mais d’attribuer une récompense uniquement par tranches de cinq ans. Dans ce cas, chaque employé célébrant un anniversaire d’ancienneté recevrait un courriel et une reconnaissance dans la plateforme, tandis que les récompenses monétaires seraient réservées aux personnes célébrant 5, 10, 15, 20 années d’ancienneté, etc.
En résumé, si l’année est omise du fichier, l’utilisateur ne recevra ni récompense ni courriel. Si vous indiquez un montant égal à zéro, l’utilisateur recevra une récompense non monétaire. Si vous indiquez un montant supérieur à zéro, l’utilisateur recevra une récompense monétaire.
Budget - Si vous attribuez un montant supérieur à zéro avec cette récompense pour ancienneté, vous devez désigner le budget d’où proviendront les fonds. Pour que l’automatisation fonctionne correctement, le nom du budget saisi ici doit correspondre exactement au nom du budget dans la plateforme. Par exemple, si vous souhaitez utiliser le budget « Service » et que vous saisissez « Service Awards » dans cette cellule, la plateforme ne pourra pas utiliser les fonds du bon budget.
Public - Ce champ contient la valeur « True » ou « False ». Lorsque vous entrez « True », la reconnaissance est affichée publiquement dans le fil d’actualité de la plateforme. Lorsque vous entrez « False », la reconnaissance est traitée de façon privée et n’est pas affichée dans le fil public.
User Email Template - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer à l’employé célébrant son anniversaire d’ancienneté. La valeur saisie doit correspondre exactement au nom du modèle. Bien que ce champ ne soit pas obligatoire, nous vous recommandons de travailler avec l’équipe Awardco afin de créer et d’utiliser un courriel qui célébrera votre employé. Comme indiqué dans la section « Amount », nous recommandons d’envoyer un courriel à chaque utilisateur, y compris ceux qui ne reçoivent aucun montant monétaire. Nous croyons fermement qu’il n’y a jamais de mauvais moment pour célébrer la contribution d’un employé à votre organisation, surtout lorsqu’il célèbre une année supplémentaire passée à vos côtés.
Manager Association Types - Pour informer le superviseur du bénéficiaire (identifié par le Supervisor Id dans le fichier d’utilisateurs) d’une récompense pour ancienneté à venir, entrez « Supervisor Id » dans cette colonne. Si vous devez informer un autre utilisateur ou plusieurs utilisateurs, utilisez l’en-tête de champ Associated Metadata. Pour plus de détails, consultez la section sur la description de la colonne Associated Metadata de cet article.
Manager Email Template - Dans ce champ, saisissez le nom du modèle que vous souhaitez envoyer au gestionnaire direct de l’employé. La valeur saisie doit correspondre exactement au nom du modèle. Comme pour le modèle de courriel destiné à l’utilisateur, ce champ n’est pas obligatoire, mais il est recommandé. Nous vous recommandons de fournir des directives précises aux gestionnaires lorsque vous les informez des anniversaires d’ancienneté de leurs employés, car certains employés peuvent ne pas apprécier une reconnaissance publique au travail. La transmission de directives aux gestionnaires permet de s’assurer qu’ils sont attentifs à la façon dont ils aident leurs employés à célébrer
User Day Offset - Ce champ indique le nombre de jours avant la date d’anniversaire d’ancienneté où le courriel indiqué dans le modèle de courriel destiné à l’utilisateur doit être envoyé à l’employé célébrant son anniversaire. Nous recommandons généralement de laisser cette valeur vide. Lorsqu’il est vide, le courriel destiné au bénéficiaire de la récompense est envoyé le jour de son anniversaire. Le champ User Day Offset doit être compris entre -20 et 0.
User Day of Week - Ce champ indique le jour de la semaine où le courriel de félicitations pour l’anniversaire d’ancienneté est envoyé. Nous recommandons généralement de laisser cette valeur vide. Si vous souhaitez désigner un jour d’envoi de la récompense, entrez le numéro du jour de la semaine, de 1 à 7.
User Day of Month - Ce champ indique le jour du mois où le courriel de félicitations pour l’anniversaire d’ancienneté sera envoyé à l’employé. Ce champ est généralement laissé vide, mais peut être utilisé si votre programme attribue une récompense à tous les utilisateurs chaque mois, un même jour. La seule valeur acceptée pour ce champ est 1, ce qui signifie que la récompense pour ancienneté sera envoyée le premier jour du mois.
Manager Day Offset - Ce champ indique le nombre de jours avant la date d’anniversaire d’ancienneté où le courriel indiqué dans le modèle de courriel destiné au gestionnaire doit être envoyé au gestionnaire de l’employé célébrant son anniversaire. Nous recommandons généralement d’utiliser ce décalage afin de donner suffisamment de temps au gestionnaire pour se préparer à l’anniversaire à venir. Le champ Manager Day Offset doit être compris entre -21 et 0.
Manager Day of Week - Ce champ indique le jour de la semaine où le courriel destiné au gestionnaire est envoyé. Nous recommandons généralement de laisser cette valeur vide. Si vous souhaitez désigner un jour d’envoi de la récompense, entrez le numéro du jour de la semaine, de 1 à 7.
Manager Day of Month - Ce champ indique le jour du mois où le courriel destiné au gestionnaire est envoyé. Nous recommandons généralement de laisser cette valeur vide. Si vous souhaitez désigner un jour d’envoi de la récompense, entrez le numéro du jour du mois, de 1 à 31.
Hour - L’heure doit être saisie au format 24 heures. Par exemple, si vous souhaitez que la reconnaissance soit traitée à 15 h, entrez « 15 ». Comme le système traite les reconnaissances uniquement à l’heure, aucune valeur de minute ne doit être fournie.
Time Zone - Entrez le fuseau horaire en l’écrivant au complet. Par exemple, l’heure de la côte Est des États-Unis doit être saisie sous la forme Eastern Standard Time. Il n’est pas nécessaire d’ajuster l’heure avancée, car le système effectue automatiquement l’ajustement selon la période de l’année. Vous pouvez consulter ceci
Metadata - À l’aide de la colonne des règles de métadonnées, il est possible d’adapter vos récompenses pour ancienneté à des sous-groupes précis de votre organisation. Pour utiliser cette option, vous devez inclure des métadonnées dans votre fichier d’utilisateurs. Entrez les données dans les cellules de cette colonne au format suivant : {"Metadata Header":["Metadata Value"]}. Par exemple : {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Veillez à omettre la valeur « # » devant « Department » et « Clearance » dans l’en-tête de métadonnées, car elle est nécessaire dans votre fichier d’utilisateurs pour téléverser les données, mais pas dans ce fichier. Lorsque vous utilisez cette option, n’oubliez pas de configurer une ligne de récompense pour ancienneté pour les utilisateurs du regroupement de métadonnées indiqué ainsi que pour les utilisateurs qui n’en font pas partie. Par exemple, si vous créez une ligne pour les employés des États-Unis ayant 5 ans d’ancienneté et travaillant aux ventes, aucun autre employé ne recevra de récompense d’anniversaire si vous n’ajoutez pas une deuxième ligne pour les employés des États-Unis ayant 5 ans d’ancienneté qui ne travaillent pas aux ventes. Consultez le fichier .CSV d’exemple joint pour voir ce principe appliqué.
Program Name - Le champ du nom du programme doit être utilisé uniquement si vous utilisez la fonctionnalité Smart Award Networks de la plateforme. En travaillant avec votre personne-ressource chez Awardco, vous pouvez configurer un réseau d’échange accessible uniquement aux bénéficiaires des récompenses pour ancienneté de votre plateforme. Cette option est utile si, pour des raisons fiscales, vous limitez l’accès des bénéficiaires à un réseau d’échange Amazon uniquement, ou si vous souhaitez rendre certains catalogues visibles uniquement pour ces bénéficiaires. Pour plus d’informations sur la configuration de cette fonctionnalité, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la réussite client chez Awardco.
Associated Metadata - Associated Metadata peut servir à associer un utilisateur à d’autres utilisateurs que son gestionnaire. Dans Awardco, de nombreuses fonctions sont attribuées à un superviseur en fonction des informations transmises dans le champ Supervisor ID de l’utilisateur. Mais ce n’est souvent pas aussi simple : un vice-président, un formateur ou un représentant des ressources humaines responsable de personnes portant certains noms peut parfois s’occuper de tâches différentes. Plutôt que de limiter un utilisateur à une seule autre association (son superviseur), une entreprise peut transmettre plusieurs associations d’utilisateurs pour chaque utilisateur dans son fichier d’utilisateurs. Pour ajouter une association, ajoutez une nouvelle colonne au fichier d’importation. Plutôt que d’indiquer la colonne avec un « # » comme vous le feriez pour des métadonnées normales, indiquez qu’il s’agit d’une colonne Associated Metadata (AMD) en la faisant précéder du symbole « @ » (p. ex. @HR Rep ). Cette association sera importée dans Awardco afin d’être utilisée dans différents scénarios.
Téléverser le fichier .CSV
Après avoir créé le fichier :
- Connectez-vous à la plateforme.
- Sélectionnez le bouton Admin au bas du menu de navigation de gauche.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur « Recognition », « Programs », puis « Service Awards ».
- Cliquez sur « Upload CSV » et sélectionnez votre fichier.
- Cliquez sur « Upload ».
- Corrigez les messages d’erreur et téléversez à nouveau le fichier.
Une fois le fichier chargé correctement dans le système, vous verrez votre fichier s’afficher dans le tableau situé sous les en-têtes de la page Service Awards.
Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l’équipe de soutien aux administrateurs d’Awardco.