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Transferência de Dados de Usuário com Awardco SFTP

Atualizado

Uploads eficientes e seguros de dados de usuários são essenciais para gerenciar a plataforma Awardco. O Awardco SFTP (Protocolo Seguro de Transferência de Arquivos) oferece uma solução robusta para esse propósito. Este artigo orienta os administradores no uso do Awardco SFTP para importar dados de usuários de um HRIS (Sistema de Informação de Recursos Humanos) de forma contínua, abordando a configuração, manutenção e cada etapa do processo de transferência de dados para garantir uma experiência suave e confiável.

 

Considerações Importantes Antes da Configuração:

  • Envolva o gerente de relatórios do seu HRIS ou seu especialista em TI para auxiliar na configuração do Awardco SFTP.
  • Aviso: Se você já possui dados de funcionários na sua plataforma, confirme que os IDs dos Funcionários no seu novo feed de dados correspondem aos dados atuais dos usuários. IDs inconsistentes podem causar duplicação de usuários, erros de reconhecimento e perda de integridade dos dados.
     
  1. Valor
  2. Configurando o Awardco SFTP
  3. Configurações do Awardco SFTP
  4. Testando os Dados do Arquivo
  5. Finalizando a Conexão
  6. Manutenção Diária e Solução de Problemas

 

Valor

O SFTP é nosso método de transferência preferido devido à sua simplicidade e potencial de automação. O Awardco SFTP permite a entrega e recepção de dados de forma contínua no formato correto, melhorando a eficiência operacional. O Awardco SFTP é uma solução de autoatendimento, eliminando a necessidade de codificação extensa ou configuração de webhooks.

O Awardco SFTP não é para entregas manuais de arquivos. Os arquivos de usuários são tratados via Upload em Massa de Usuários, que, embora utilize SFTP, permanece um processo manual.

 

Configurando o Awardco SFTP

Para estabelecer uma conexão SFTP:

  1. Faça login na sua conta Awardco.
  2. Na página inicial, selecione o botão Admin na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
  3. No menu de navegação à esquerda, clique em “Plataforma”, “Integrações” e depois em "Awardco SFTP".
  4. Clique em "Nova Conexão".
  5. Nomeie a conexão (por exemplo, "ConexaoDadosUsuario", "PremiosServico"). Clique em "Próximo".

  6. Se estiver criando uma nova conexão, clique em "Gerar Nome de Usuário e Senha" e armazene essas informações com segurança.

     

     

     

  7. Revise as configurações da conexão. Anote os detalhes da conexão que seu HRIS requer para a configuração do SFTP. Clique em "Concluído".

  8. Aviso: Todas as informações, exceto a senha, estão acessíveis na aba "Status e Login" nas configurações do Awardco SFTP.

     

     

  9. Se estiver importando dados de usuários de múltiplos sistemas HRIS, repita esses passos para cada sistema/arquivo para estabelecer conexões separadas.

     

Configurações do Awardco SFTP

Após criar a conexão, personalize as configurações do SFTP clicando no bloco da conexão SFTP recém-criada. Essas configurações podem ser revisadas a qualquer momento para modificações.

Status e Login

Ajuste configurações nesta aba, como status da conexão e credenciais de login:

  • Configurações de Configuração de Arquivo:
    • Status: Mantenha a conexão 'Inativa' até que a configuração esteja concluída. Siga os passos nas seções ‘Testando os Dados do Arquivo’ e ‘Finalizando a Conexão’ antes de ativar. Veja o significado de cada status:
      • Inativo: A pasta SFTP está disponível para uploads e downloads, mas o importador está desativado. Use este status principalmente para testes.
      • Ativo: A pasta SFTP está disponível para uploads e downloads, e o importador está ativo. Use este para uploads ativos de arquivos de usuários para a plataforma.
      • Arquivado: A pasta SFTP está indisponível e não pode ser acessada. Use este status para desabilitar e remover uma pasta SFTP.

Nota: Arquivos carregados agora são visíveis nas pastas Awardco SFTP "Inativa" e "Ativa". Você não precisa mais alterar temporariamente uma pasta para Inativa para revisar arquivos carregados durante a solução de problemas.

  • Credenciais de Login:
    • Nome de Exibição do Contêiner: Altere ou mantenha o nome de exibição/conexão do contêiner.
    • Insira as seguintes informações do Awardco nos campos correspondentes na configuração da conexão SFTP do seu HRIS. Clique no ícone quadrado para copiar os valores:
      • Diretório
      • Protocolo
      • Porta
      • Host
      • Nome de Usuário
      • Senha
    • Se esquecer a senha:
      • Selecione o link "Problemas para fazer login?".
      • Clique em "Redefinir Senha". Atualize as credenciais no seu sistema HRIS com a nova senha.
    • Upload de Arquivos em Partes: Isso raramente é necessário e pode não ser suportado por todos os clientes SFTP. Ative somente se suas ferramentas suportarem uploads multipartes. Se seu fluxo de trabalho não suportar uploads multipartes, os uploads de arquivos podem falhar até que isso seja desativado. Não tem certeza? Clique no ícone de ajuda no canto inferior direito da sua tela para conversar com nossa equipe de suporte técnico.

 

Após editar as configurações, clique em "Salvar Alterações".

 

 

Geral

As seguintes configurações mantêm a integridade e segurança dos dados:

  • Arquivar: Ative essa configuração para arquivar contas Awardco de usuários não incluídos em uploads futuros. Isso é recomendado para manter as informações dos usuários atualizadas.
  • PGP Criptografado: Selecione ‘Sim’ para criptografar os dados dos usuários. Veja este artigo para detalhes. Contate seu representante Awardco para a chave PGP.
  • Delimitador: Escolha o delimitador apropriado para seu arquivo de usuário no menu suspenso. Normalmente aceitamos arquivos CSV com valores separados por vírgula. Combinações comuns de delimitador-arquivo incluem:
    • CSV: valores separados por vírgula
    • PSV: valores separados por pipe
    • TSV: valores separados por tabulação
  • Substituir Dados Existentes: Quando ativado, informações atualizadas dos funcionários em uploads subsequentes substituirão os dados existentes. Marque a caixa ao lado de cada dado para especificar quais dados sobrescrever. (As substituições de senha podem ser aplicadas a todos os usuários ou apenas àqueles que nunca fizeram login na conta Awardco.) Dados de usuário que podem ser sobrescritos incluem:
    • Idioma
    • Email
    • Data de Contratação
    • Senha
    • Na maioria dos casos, recomendamos substituir email, data de contratação e senha. Para substituições de senha, é aconselhável aplicar isso apenas a usuários que nunca fizeram login.

 

Após editar as configurações, clique em "Salvar Alterações".

 

 

Avançado

As configurações avançadas controlam a formatação dos dados, mapeamentos de cabeçalho, mapeamentos de valores e manipulação de metadados. Tenha cautela e consulte seu representante Awardco para configurações complexas.

Clique em "Salvar Alterações" após atualizar qualquer campo das Configurações Avançadas.

 

 

Testando os Dados do Arquivo

Certifique-se de que as informações do usuário seguem o formato correto; veja o artigo de suporte Formatação de Arquivos de Usuário para detalhes. Para testar os dados do arquivo para esta configuração:

  1. Baixe seu arquivo no formato CSV.
  2. Faça o upload manual do arquivo usando o Upload em Massa de Usuários:
    1. Na página inicial, selecione o botão Admin na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
    2. Clique na aba "Usuários".
    3. Selecione "Gerenciamento de Usuários" e depois "Upload em Massa de Usuários".
    4. Arraste e solte o arquivo e clique em "Pré-visualizar e Carregar".
  3. Corrija quaisquer erros encontrados durante a pré-visualização e upload antes de finalizar. Veja o artigo Erros na Importação de Arquivo de Usuário para orientações. Refaça o upload do arquivo corrigido. Para importações automáticas via SFTP, corrija os erros no seu HRIS.
  4. Faça os ajustes necessários, como configurações de Arquivo e Substituição de Dados Existentes, na aba ‘Geral’ nas configurações do Awardco SFTP.

 

 

Finalizando a Conexão

Após criar a conexão, configurar as definições do SFTP na plataforma Awardco e testar os dados do arquivo, siga os passos abaixo para finalizar a conexão:

  1. Insira as seguintes informações na seção de configuração da conexão SFTP do seu HRIS:
    • Nome de Usuário
    • Senha
    • Host
    • Diretório
    • Protocolo

    • Porta

      • Nota: Encontre essa informação na seção ‘Status e Login’ das configurações do Awardco SFTP. Consulte especialistas de TI/HRIS se necessário.

       

       

  2. Se disponível para você, atualize as informações de agendamento da importação do arquivo de usuários, como frequência e horário, na seção de configuração da conexão SFTP do seu HRIS. 
  3. Defina o status da importação como ‘Ativo’ na seção ‘Status e Login’ do Awardco SFTP.

 

 

Manutenção Diária e Solução de Problemas

Embora o SFTP alivie o ônus de gerenciar e transferir manualmente as informações dos usuários, há alguns itens a considerar regularmente para garantir que a conexão SFTP esteja funcionando sem problemas:

  • Garanta que os dados dos usuários no HRIS estejam atualizados e corretos.
  • Verifique regularmente o Histórico de Importação de Usuários.
    • Esta visualização na aba ‘Usuários’ nas configurações de Admin mostra todos os uploads de arquivos anteriores.

    • Habilite o acesso ao Histórico de Importação de Usuários para funções relevantes via a ferramenta de Funções e Permissões.

       

       

  • Certifique-se de que os emails corretos estejam cadastrados para receber alertas de erro de importação de arquivos de usuários.
    • Entre em contato com seu ponto de contato Awardco para verificar isso.
  • Nunca envie informações de credenciais de login SFTP (nome de usuário, senha etc.) por email.
    • Se a senha atribuída for esquecida:
      1. Selecione o link ‘Problemas para fazer login?’ na aba ‘Configuração e Login’ nas configurações do Awardco SFTP.
      2. Clique em ‘Redefinir Senha’. Certifique-se de atualizar as credenciais no seu sistema HRIS com essa nova senha.
  • Se você tiver várias conexões SFTP configuradas, envolva seu ponto de contato Awardco.
    • As configurações precisam ser criadas especificamente para que vários arquivos não sobrescrevam os dados uns dos outros.

Se você tiver alguma dúvida, por favor, entre em contato com Suporte Administrativo Awardco.

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