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Transferência de dados de usuários com o SFTP da Awardco

Atualizado

Uploads eficientes e seguros de dados de usuários são essenciais para gerenciar a plataforma Awardco. O SFTP da Awardco (Secure File Transfer Protocol) oferece uma solução robusta para essa finalidade. Este artigo orienta os administradores sobre como usar o SFTP da Awardco para importar dados de usuários de um HRIS (Sistema de Informações de Recursos Humanos) de forma integrada, abrangendo a configuração, a manutenção e cada etapa do processo de transferência de dados para garantir uma experiência tranquila e confiável.

 

Considerações importantes antes da configuração:

  • Você pode trabalhar com um gerente de relatórios do HRIS, um especialista de TI ou um integrador terceirizado aprovado para concluir a configuração no lado do HRIS. Se a configuração for realizada por terceiros, conceda a eles somente a permissão de Integrações necessária para configurar o SFTP da Awardco.
  • Antes de começar, decida se você está testando a conexão ou passando diretamente para as importações em produção. Mantenha a conexão como Inativa durante os testes. Defina-a como Ativa após a conclusão dos testes. Use Arquivada somente para conexões que não estão mais em uso.
  • Aviso: se você já tiver dados de funcionários na sua plataforma, confirme se os IDs de funcionário no novo feed de dados correspondem aos dados de usuários atuais. IDs inconsistentes podem causar duplicação de usuários, erros de reconhecimento e perda da integridade dos dados.
     
  1. Valor
  2. Configuração do SFTP da Awardco
  3. Configurações do SFTP da Awardco
  4. Teste dos dados do arquivo
  5. Finalização da conexão
  6. Manutenção e solução de problemas no dia a dia

 

Valor

O SFTP é nosso método de transferência preferencial devido à sua simplicidade e ao potencial de automação. O SFTP da Awardco permite o envio e o recebimento contínuos de dados no formato correto, melhorando a eficiência operacional. O SFTP da Awardco é uma solução de autoatendimento, eliminando a necessidade de programação extensa ou configuração de webhooks.

O SFTP da Awardco não se destina ao envio manual de arquivos. Os arquivos de usuários são processados por meio do Upload em massa de usuários, que, embora use SFTP, continua sendo um processo manual.

 

Configuração do SFTP da Awardco

Para estabelecer uma conexão SFTP:

  1. Faça login na sua conta da Awardco.
  2. Na página inicial, selecione o botão Administrador na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
  3. No menu de navegação à esquerda, clique em “Plataforma”, “Integrações” e, em seguida, em "SFTP da Awardco".
  4. Clique em "Nova conexão".
  5. Dê um nome à conexão (por exemplo, "UserData_Connection", "ServiceAwards"). Clique em "Avançar".
  6. Se estiver criando uma nova conexão, clique em “Gerar nome de usuário e senha”. Armazene as credenciais com segurança e insira-as na configuração da conexão SFTP do seu HRIS.

    • A senha é exibida apenas uma vez. A Awardco não consegue visualizar a senha. Se você perdê-la, redefina a senha e atualize-a no sistema HRIS.

       

       

  7. Revise as configurações da conexão. Anote os detalhes da conexão necessários para que seu HRIS configure o SFTP. Clique em "Concluído".

  8. Observação: todas as informações, exceto a senha, estão disponíveis na guia "Status e login" nas configurações do SFTP da Awardco.

     

     

  9. Se estiver importando dados de usuários de vários sistemas HRIS, repita estas etapas para cada sistema/arquivo a fim de estabelecer conexões separadas.

     

Configurações do SFTP da Awardco

Após criar a conexão, personalize as configurações do SFTP clicando no bloco da conexão SFTP recém-criada. Essas configurações podem ser acessadas novamente a qualquer momento para fazer alterações.

Status e login

Ajuste configurações nessa guia, como o status da conexão e as credenciais de login:

  • Configurações de configuração de arquivos:
    • Status: mantenha a conexão como "Inativa" até que a configuração seja concluída. Siga as etapas nas seções ‘Teste dos dados do arquivo’ e ‘Finalização da conexão’ antes de ativá-la. Veja o significado de cada status:
      • Inativa: a pasta SFTP está disponível para uploads e downloads, mas o importador está desativado. Use esse status principalmente para testes.
      • Ativa: a pasta SFTP está disponível para uploads e downloads, e o importador está ativo. Use esse status para fazer uploads ativos de arquivos de usuários na plataforma.
      • Arquivada: a pasta SFTP está indisponível e não pode ser acessada. Use esse status para desativar e remover uma pasta SFTP.

Observação: os arquivos enviados agora ficam visíveis nas pastas SFTP da Awardco "Inativa" e "Ativa". Não é mais necessário alterar temporariamente uma pasta para Inativa para revisar os arquivos enviados durante a solução de problemas.

  • Credenciais de login:
    • Nome de exibição do contêiner: altere ou mantenha o nome de exibição/conexão do contêiner.
    • Insira as seguintes informações da Awardco nos campos correspondentes da configuração da conexão SFTP do seu HRIS. Clique no ícone quadrado para copiar os valores:
      • Diretório
      • Protocolo
      • Porta
      • Host
        • O Host é a URL da conexão SFTP da Awardco.
      • Nome de usuário
      • Senha
        • A senha é exibida somente quando é gerada ou redefinida. A Awardco não consegue visualizá-la. Nunca envie credenciais SFTP por e-mail.
    • Se você esquecer a senha:
      • Selecione o link "Problemas para fazer login?".
      • Clique em "Redefinir senha". Atualize as credenciais no sistema HRIS com a nova senha.
    • Upload de arquivos em partes: isso raramente é necessário e pode não ser compatível com todos os clientes SFTP. Ative somente se suas ferramentas forem compatíveis com uploads em várias partes. Se seu fluxo de trabalho não for compatível com uploads em várias partes, os uploads de arquivos poderão falhar até que essa opção seja desativada. Não tem certeza? Clique no ícone de ajuda no canto inferior direito da tela para conversar com nossa equipe de suporte técnico.

 

Depois de editar as configurações, clique em "Salvar alterações".

 

 

Geral

As configurações a seguir mantêm a integridade e a segurança dos dados:

  • Arquivar: ative esta configuração para arquivar as contas da Awardco de usuários que não forem incluídos em uploads futuros. Isso é recomendado para manter as informações dos usuários atualizadas.
  • Criptografado com PGP: selecione “Não” para a configuração padrão do SFTP da Awardco. Selecione “Sim” somente quando sua implementação da Awardco exigir especificamente criptografia PGP e você tiver a chave necessária.
  • Delimitador: escolha o delimitador apropriado para o arquivo de usuários no menu suspenso. Normalmente aceitamos arquivos CSV com valores separados por vírgulas. As combinações comuns de delimitadores e arquivos incluem:
    • CSV: valores separados por vírgulas
    • PSV: valores separados por barras verticais
    • TSV: valores separados por tabulação
  • Substituir dados existentes: quando ativado, as informações atualizadas dos funcionários em uploads de arquivos subsequentes substituirão os dados existentes. Marque a caixa ao lado de cada ponto de dados para especificar quais dados devem ser substituídos. (As substituições de senha podem ser aplicadas a todos os usuários ou somente àqueles que nunca fizeram login na conta da Awardco.) Os dados de usuários que podem ser substituídos incluem:
    • Idioma
    • E-mail
    • Data de contratação
    • Senha
    • Na maioria dos casos, recomendamos substituir o e-mail, a data de contratação e a senha. Para substituições de senha, recomendamos aplicar essa opção somente a usuários que nunca fizeram login.

 

Depois de editar as configurações, clique em "Salvar alterações."

 

 

Avançado

As configurações avançadas controlam a formatação dos dados, os mapeamentos de cabeçalhos, os mapeamentos de valores e o processamento de metadados. Tenha cuidado e consulte seu representante da Awardco para configurações complexas.

Clique em "Salvar alterações" depois de atualizar qualquer campo das configurações avançadas.

  

Teste dos dados do arquivo

Certifique-se de que as informações dos usuários estejam no formato correto; consulte o artigo de suporte Formatação de arquivos de usuários para obter detalhes. Para testar os dados do arquivo nesta configuração:

  1. Baixe o arquivo no formato CSV.
  2. Faça upload manualmente do arquivo usando o Upload em massa de usuários:
    1. Na página inicial, selecione o botão Administrador na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
    2. Clique na guia "Usuários".
    3. Selecione "Gerenciamento de usuários" e, em seguida, "Upload em massa de usuários".
    4. Arraste e solte o arquivo e clique em "Visualizar e fazer upload”.
  3. Corrija todos os erros encontrados durante a visualização e o upload antes de finalizar. Consulte o artigo Erros de importação de arquivos de usuários para obter orientações. Faça upload novamente do arquivo corrigido. Para importações automáticas por SFTP, corrija os erros no seu HRIS.
  4. Faça os ajustes necessários, como as configurações de Arquivar e Substituir dados existentes, na guia ‘Geral’ das configurações do SFTP da Awardco.

 

 

Finalização da conexão

Depois de criar a conexão, configurar as definições do SFTP na plataforma Awardco e testar os dados do arquivo, siga as etapas abaixo para finalizar a conexão:

  1. Insira as seguintes informações na seção de configuração da conexão SFTP do seu HRIS:
    • Host: URL do SFTP da Awardco
    • Nome de usuário: nome de usuário do SFTP da Awardco
    • Senha: senha do SFTP da Awardco
    • Diretório
    • Protocolo

    • Porta

      • Observação: encontre essas informações na seção ‘Status e login’ das configurações do SFTP da Awardco. Consulte especialistas de TI/HRIS, se necessário.

       

       

  2. Se disponível, atualize as informações de agendamento da importação de arquivos de usuários, como frequência e horário, na seção de configuração da conexão SFTP do seu HRIS. 
  3. Defina o status da importação como ‘Ativo’ na seção ‘Status e login’ do SFTP da Awardco.

 

 

Manutenção e solução de problemas no dia a dia

Embora o SFTP elimine a necessidade de gerenciar e transferir manualmente as informações dos usuários, há alguns itens a serem considerados regularmente para garantir que a conexão SFTP esteja funcionando sem problemas:

  • Certifique-se de que os dados dos usuários no HRIS estejam atualizados e corretos.
  • Verifique regularmente o Histórico de importação de usuários.
    • Essa visualização, localizada na guia ‘Usuários’ nas configurações do Administrador, mostra todos os uploads de arquivos anteriores.

    • Ative o acesso ao Histórico de importação de usuários para as funções relevantes usando a ferramenta Funções e permissões.

       

       

  • Certifique-se de que os e-mails corretos estejam registrados para receber alertas de erro de importação de arquivos de usuários.
    • Entre em contato com seu ponto de contato da Awardco para verificar isso.
  • Nunca envie informações de credenciais de login do SFTP (nome de usuário, senha etc.) por e-mail.
    • Se a senha atribuída for esquecida:
      1. Selecione o link ‘Problemas para fazer login?’ na guia ‘Configuração e login’ nas configurações do SFTP da Awardco.
      2. Clique em ‘Redefinir senha’. Atualize as credenciais no sistema HRIS com essa nova senha.
  • Se você tiver várias conexões SFTP configuradas, envolva seu ponto de contato da Awardco.
    • As configurações precisam ser criadas especificamente para que vários arquivos não substituam os dados uns dos outros.

Se tiver alguma dúvida, entre em contato com o Suporte ao administrador da Awardco.

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