Este artigo orienta você sobre como automatizar os Prêmios por Tempo de Serviço da sua organização usando um arquivo CSV. Antes de prosseguir com este método, considere configurar os prêmios por tempo de serviço usando o Construtor de Automação de Prêmios por Tempo de Serviço. Para referência, aqui está um arquivo de exemplo de automação de Prêmios por Tempo de Serviço. Depois de configurar sua automação, recomendamos revisar o artigo MemoryBooks: Prêmios por Tempo de Serviço Digitais para aprimorar seus esforços de celebração de tempo de serviço.
Formatando seu arquivo de usuários
- Para processar os prêmios, o arquivo de usuários da sua plataforma deve incluir uma data de contratação para cada usuário.
- Formatos de data aceitos: [Liste os formatos aceitáveis aqui, por exemplo, AAAA-MM-DD, DD/MM/AAAA etc.]
- Importante: se possível, entre em contato com seu ponto de contato da Awardco antes de fazer alterações no arquivo de usuários para receber orientações.
Criando a automação
Pré-requisito: certifique-se de que as datas de contratação estejam carregadas para todos os usuários.
Etapas:
- Faça login na plataforma.
- Selecione o botão “Admin” na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- No menu de navegação à esquerda, clique em “Reconhecimento”, “Programas” e depois em "Prêmios por Tempo de Serviço".
- Clique em "Carregar CSV" e baixe o modelo "service-awards.csv".
- Abra o arquivo CSV e siga as instruções abaixo.
Agrupamento de Prêmios por Tempo de Serviço
Os prêmios podem ser agrupados e configurados por:
- País
- Nível de anos
- Regras de metadados
Hierarquia de agrupamento: País > Nível de anos > Regras de metadados.
Exemplo: uma empresa com operações nos EUA, no Reino Unido e na França concede pontos nos níveis de 5, 10, 15 e 20 anos. Os valores dos prêmios variam de acordo com a localização, e os funcionários da capital recebem US$ 15 a mais. Essa configuração exige duas linhas por nível de tempo de serviço (8 linhas por país) e 24 linhas no total no arquivo CSV.
Explicação dos campos de Prêmios por Tempo de Serviço
Para ajudar você a criar este arquivo, consulte o arquivo de exemplo anexado a este artigo.
Código do país - Os programas de tempo de serviço são organizados por país. Cada país que executa um programa de tempo de serviço preencherá sua própria linha. Comece inserindo o código de duas letras do país para cada país participante. Por exemplo, Canadá é CA, Reino Unido é GB, Estados Unidos são US, México é MX, Alemanha é DE e assim por diante. Você pode encontrar códigos de país de duas letras no World Atlas ou em outro site semelhante. Há alguns países cujos códigos de duas letras podem ser representados de maneiras diferentes. Portanto, se você não tiver certeza de qual código deve usar aqui, entre em contato conosco.
Ano - Aqui você inserirá o nível de anos. Não é necessário listar todos os anos (1 a 70). Liste somente os anos em que você gostaria que o funcionário recebesse um prêmio.
Do gerente - A coluna 'Do gerente' deve ser preenchida com um valor "True" ou "False". Se você inserir "True", o sistema acessará a hierarquia estabelecida no seu arquivo de usuários e usará o gerente direto do destinatário do prêmio como o valor "de" no reconhecimento. O reconhecimento na plataforma e qualquer referência a um usuário "de" no e-mail farão referência ao gerente direto do usuário. Se você inserir "False", precisará inserir um valor na coluna "Do usuário".
Do usuário - Se você inserir "True" na coluna "Do gerente", deixe esta célula em branco. Se você inserir "False" na coluna "Do gerente", insira o ID do funcionário do usuário de quem você gostaria que o reconhecimento fosse enviado.
Nota - Este é o texto que será anexado ao reconhecimento no feed da plataforma. Embora você possa inserir o texto que quiser, recomendamos manter esta mensagem relativamente curta. Se quiser comunicar mensagens do CEO, comentários sobre a dedicação dos funcionários à organização ou qualquer outra mensagem longa, recomendamos incluí-las no e-mail enviado ao usuário — ou, melhor ainda, usar o recurso MemoryBooks para aprimorar seus prêmios por tempo de serviço digitais.
Valor - Este é o valor monetário que você concederá a cada nível de aniversário. Lembre-se de que este prêmio pode ser monetário ou não monetário. Por exemplo, se você quiser reconhecer apenas os funcionários que comemoram prêmios em incrementos de cinco anos, deverá inserir 5, 10, 15, 20 etc. em cada linha de "ano". Isso instruirá o sistema a reconhecer os funcionários que comemoram aniversários nos níveis de 5, 10, 15, 20 anos etc., e nenhum outro. Esse valor deve ser um número inteiro, sem casas decimais, vírgulas ou quaisquer outros símbolos.
Outro exemplo seria reconhecer todos os níveis de anos, mas conceder prêmios aos funcionários apenas em incrementos de cinco anos. Nesse caso, cada funcionário que comemorar um aniversário receberá um e-mail e um reconhecimento na plataforma, enquanto os prêmios monetários serão reservados para aqueles que estiverem comemorando aniversários em incrementos de cinco anos.
Em resumo, ao deixar o ano de fora do arquivo, o usuário não receberá nenhum prêmio nem e-mail. Ao incluir um valor igual a zero, o usuário receberá um prêmio não monetário. Ao incluir um valor maior que zero, o usuário receberá um prêmio monetário.
Orçamento - Se você estiver concedendo qualquer valor maior que zero com este prêmio por tempo de serviço, precisará designar o orçamento de onde os fundos serão provenientes. Para que a automação funcione corretamente, o nome do orçamento inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do orçamento na plataforma. Por exemplo, se você quiser usar o orçamento "Service" e digitar "Service Awards" nesta célula, a plataforma não conseguirá retirar fundos do orçamento correto.
Público - Este campo é uma declaração "True" ou "False". Quando você insere "True", o reconhecimento será exibido publicamente no feed da plataforma. Quando você insere "False", o reconhecimento será processado de forma privada e não será exibido no feed público.
Modelo de e-mail do usuário - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria de enviar ao funcionário que está comemorando o aniversário. O valor inserido aqui deverá corresponder exatamente ao nome do modelo. Embora este campo não seja obrigatório, recomendamos trabalhar com a equipe da Awardco para criar e utilizar um e-mail que celebre seu funcionário. Conforme discutido na seção "Valor", recomendamos enviar um e-mail a todos os usuários, incluindo aqueles que não estão recebendo um valor monetário. Acreditamos firmemente que nunca há um momento ruim para celebrar as contribuições de um funcionário à sua organização, especialmente quando ele está comemorando mais um ano com você.
Tipos de associação do gerente - Para notificar o supervisor do destinatário (identificado pelo ID do supervisor no arquivo de usuários) sobre um próximo prêmio por tempo de serviço, insira "ID do supervisor" nesta coluna. Se precisar notificar outro usuário ou vários usuários, use o cabeçalho do campo Metadados associados. Para obter mais detalhes, consulte a seção de descrição da coluna Metadados associados deste artigo.
Modelo de e-mail do gerente - Neste campo, insira o nome do modelo que você gostaria que fosse enviado ao gerente direto do funcionário. O valor inserido aqui deve corresponder exatamente ao nome do modelo. Assim como o modelo de e-mail do usuário, este campo não é obrigatório, mas é recomendado. Recomendamos fornecer orientações específicas aos gerentes ao notificá-los sobre os aniversários de seus funcionários, pois alguns funcionários podem não apreciar o reconhecimento público no local de trabalho. Fornecer orientações aos gerentes ajuda a garantir que eles estejam atentos à forma como ajudam seus funcionários a comemorar
Deslocamento de dias do usuário - Este campo indica o número de dias antes da data do aniversário em que o e-mail listado no modelo de e-mail do usuário deve ser enviado ao funcionário que está comemorando o aniversário. Geralmente recomendamos deixar este valor em branco. Quando deixado em branco, o e-mail ao destinatário do prêmio será enviado no dia do aniversário. O campo de deslocamento de dias do usuário deve estar entre -20 e 0.
Dia da semana do usuário - Este campo indica o dia da semana em que o e-mail de parabéns pelo aniversário será enviado. Geralmente recomendamos deixar este valor em branco. Se quiser designar um dia para o envio do prêmio, insira o número do dia da semana, de 1 a 7.
Dia do mês do usuário - Este campo indica o dia do mês em que o e-mail de parabéns pelo aniversário será enviado ao funcionário. Geralmente este campo fica em branco, mas pode ser usado se o seu programa conceder prêmios a todos os usuários todos os meses em um único dia. O único valor aceito para este campo é 1, o que significa que o prêmio por tempo de serviço será enviado no primeiro dia do mês.
Deslocamento de dias do gerente - Este campo indica o número de dias antes da data do aniversário em que o e-mail listado no modelo de e-mail do gerente deve ser enviado ao gerente do funcionário que está comemorando o aniversário. Geralmente recomendamos utilizar esse deslocamento para dar ao gerente tempo suficiente para se preparar para o próximo aniversário. O campo de deslocamento de dias do gerente deve estar entre -21 e 0.
Dia da semana do gerente - Este campo indica o dia da semana em que o e-mail do gerente será enviado. Geralmente recomendamos deixar este valor em branco. Se quiser designar um dia para o envio do prêmio, insira o número do dia da semana, de 1 a 7.
Dia do mês do gerente - Este campo indica o dia do mês em que o e-mail do gerente será enviado. Geralmente recomendamos deixar este valor em branco. Se quiser designar um dia para o envio do prêmio, insira o número do dia do mês, de 1 a 31.
Hora - A hora deve ser inserida no formato de 24 horas. Por exemplo, se quiser que o reconhecimento seja processado às 15h, insira "15". Como o sistema processará os reconhecimentos somente na hora exata, não deve ser fornecido um valor de minutos.
Fuso horário - Insira o fuso horário escrevendo-o por extenso. Por exemplo, o horário da costa leste dos EUA deve ser inserido como Eastern Standard Time. Não é necessário fazer ajustes para o horário de verão, pois o sistema fará o ajuste automaticamente com base na época do ano. Você pode consultar isto
Metadados - Usando a coluna de regras de metadados, é possível personalizar seus prêmios por tempo de serviço para subgrupos específicos da sua organização. Para utilizar esta opção, você deve incluir metadados no seu arquivo de usuários. Insira os dados nas células desta coluna usando o seguinte formato {"Cabeçalho de metadados":["Valor de metadados"]}. Por exemplo, {“Departamento”:[“Vendas”], “Nível de acesso”:[“1”,”2”]}. Certifique-se de omitir o valor "#" antes de "Departamento" e "Nível de acesso" no cabeçalho de metadados, pois ele é necessário no seu arquivo de usuários para carregar os dados, mas não é necessário neste arquivo. Ao usar esta opção, lembre-se de configurar uma linha de prêmio por tempo de serviço para os usuários do agrupamento de metadados listado e para quaisquer usuários que não façam parte do agrupamento de metadados. Por exemplo, se você criar uma linha para funcionários nos EUA que estão no nível de 5 anos e trabalham em vendas, a menos que inclua uma segunda linha para funcionários nos EUA no nível de 5 anos que não trabalham em vendas, nenhum outro funcionário receberá um aniversário. Consulte o arquivo .CSV de exemplo anexado para ver este princípio aplicado.
Nome do programa - O campo de nome do programa deve ser utilizado somente se você estiver usando o recurso Redes de prêmios inteligentes na plataforma. Trabalhando com seu ponto de contato da Awardco, você pode configurar uma rede de resgate disponível somente para os destinatários de prêmios por tempo de serviço na sua plataforma. Isso é útil se, por motivos fiscais, você limitar o acesso dos destinatários de prêmios por tempo de serviço a uma rede de resgate exclusiva da Amazon ou quiser disponibilizar catálogos especiais somente para esses destinatários. Para obter mais informações sobre como configurar esse recurso, fale com seu gerente de sucesso do cliente da Awardco.
Metadados associados - Os metadados associados podem ser uma forma de vincular um usuário a outros usuários além do gerente. Muitas funções na Awardco são atribuídas a um supervisor com base nas informações fornecidas no ID do supervisor do usuário. Mas muitas vezes não é tão simples: às vezes, um vice-presidente, um instrutor ou um representante de RH responsável por pessoas com determinados nomes desempenha funções diferentes. Em vez de limitar um usuário a uma única associação adicional (seu supervisor), uma empresa pode fornecer várias associações de usuários para cada usuário no arquivo de usuários. Para adicionar uma associação, acrescente uma nova coluna ao arquivo de importação. Em vez de indicar a coluna com um #, como você faria para metadados normais, indique que ela é uma coluna de Metadados associados (AMD) iniciando-a com o símbolo “@” (por exemplo, @Representante de RH). Isso importará a associação para a Awardco, para que ela seja utilizada em diferentes cenários.
Carregando o arquivo .CSV
Depois de criar o arquivo:
- Faça login na plataforma.
- Selecione o botão Admin na parte inferior do menu de navegação à esquerda.
- No menu de navegação à esquerda, clique em “Reconhecimento”, “Programas” e depois em "Prêmios por Tempo de Serviço".
- Clique em "Carregar CSV" e selecione seu arquivo.
- Clique em "Carregar."
- Resolva todas as mensagens de erro e carregue o arquivo novamente.
Depois que o arquivo for carregado com sucesso no sistema, você verá o arquivo carregado na tabela abaixo dos cabeçalhos na página de Prêmios por Tempo de Serviço.
Se tiver alguma dúvida, entre em contato com o Suporte ao administrador da Awardco.