Dieser Artikel führt Sie durch die Automatisierung der Dienstjubiläen Ihrer Organisation mithilfe einer CSV-Datei. Bevor Sie mit dieser Methode fortfahren, sollten Sie die Konfiguration von Dienstjubiläen mit dem Service Awards Automation Builder in Betracht ziehen. Als Referenz finden Sie hier eine Beispieldatei für die Automatisierung von Dienstjubiläen. Nachdem Sie Ihre Automatisierung eingerichtet haben, empfehlen wir Ihnen, den Artikel MemoryBooks: Digitale Dienstjubiläen zu lesen, um Ihre Maßnahmen zur Feier von Betriebszugehörigkeiten zu verbessern.
Formatieren Ihrer Benutzerdatei
- Damit Auszeichnungen verarbeitet werden können, muss Ihre Plattform-Benutzerdatei für jeden Benutzer ein Einstellungsdatum enthalten.
- Akzeptierte Datumsformate: [Liste der akzeptablen Formate, z. B. JJJJ-MM-TT, MM/TT/JJJJ usw.]
- Wichtig: Wenden Sie sich, sofern möglich, an Ihren Ansprechpartner bei Awardco, bevor Sie Änderungen an Ihrer Benutzerdatei vornehmen, um sich beraten zu lassen.
Erstellen der Automatisierung
Voraussetzung: Stellen Sie sicher, dass die Einstellungsdaten für alle Benutzer geladen wurden.
Schritte:
- Melden Sie sich bei der Plattform an.
- Wählen Sie unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
- Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Anerkennung“, „Programme“ und anschließend auf „Dienstjubiläen“.
- Klicken Sie auf „CSV hochladen“ und laden Sie die Vorlage „service-awards.csv“ herunter.
- Öffnen Sie die CSV-Datei und befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen.
Gruppierung von Dienstjubiläen
Auszeichnungen können nach folgenden Kriterien gruppiert und konfiguriert werden:
- Land
- Jahresstufe
- Metadatenregeln
Gruppierungshierarchie: Land > Jahresstufe > Metadatenregeln.
Beispiel: Ein Unternehmen mit Niederlassungen in den USA, im Vereinigten Königreich und in Frankreich vergibt Punkte für Betriebszugehörigkeiten von 5, 10, 15 und 20 Jahren. Die Auszeichnungsbeträge variieren je nach Standort, wobei Mitarbeitende in Hauptstädten 15 $ mehr erhalten. Für diese Einrichtung sind zwei Zeilen pro Dienstzeitstufe erforderlich (8 Zeilen pro Land) sowie insgesamt 24 Zeilen in der CSV-Datei.
Erläuterung der Felder für Dienstjubiläen
Um Sie beim Erstellen dieser Datei besser zu unterstützen, sehen Sie sich bitte die diesem Artikel beigefügte Beispieldatei an.
Ländercode – Dienstprogramme sind nach Ländern organisiert. Jedes Land, in dem ein Dienstprogramm ausgeführt wird, füllt eine eigene Zeile aus. Geben Sie zunächst den aus zwei Buchstaben bestehenden Ländercode für jedes teilnehmende Land ein. Kanada hat beispielsweise den Code CA, das Vereinigte Königreich GB, die Vereinigten Staaten US, Mexiko MX, Deutschland DE usw. Zweibuchstabige Ländercodes finden Sie im World Atlas oder auf einer ähnlichen Website. Bei einigen Ländern können die aus zwei Buchstaben bestehenden Codes auf unterschiedliche Weise angegeben werden. Wenn Sie sich beim zu verwendenden Code unsicher sind, wenden Sie sich bitte an uns.
Jahr – Hier geben Sie die Jahresstufe ein. Es ist nicht erforderlich, jedes einzelne Jahr (1–70) aufzulisten. Führen Sie nur die Jahre auf, für die der Mitarbeiter eine Auszeichnung erhalten soll.
Von Manager – Die Spalte „Von Manager“ muss mit dem Wert „True“ oder „False“ ausgefüllt werden. Wenn Sie „True“ eingeben, greift das System auf die in Ihrer Benutzerdatei festgelegte Hierarchie zu und verwendet den direkten Vorgesetzten des Empfängers als „Von“-Wert der Anerkennung. Die Anerkennung in der Plattform sowie jeder Verweis auf einen „Von“-Benutzer in der E-Mail beziehen sich auf den direkten Vorgesetzten des Benutzers. Wenn Sie „False“ eingeben, müssen Sie in der Spalte „Von Benutzer“ einen Wert eingeben.
Von Benutzer – Wenn Sie in der Spalte „Von Manager“ „True“ eingeben, lassen Sie diese Zelle leer. Wenn Sie in der Spalte „Von Manager“ „False“ eingeben, tragen Sie die Mitarbeiter-ID des Benutzers ein, von dem die Anerkennung gesendet werden soll.
Notiz – Dies ist der Text, der im Plattform-Feed an die Anerkennung angehängt wird. Sie können einen beliebigen Text eingeben, wir empfehlen jedoch, diese Nachricht relativ kurz zu halten. Wenn Sie Nachrichten des CEO, Kommentare zum Engagement der Mitarbeitenden für die Organisation oder andere längere Nachrichten kommunizieren möchten, empfehlen wir, diese in die E-Mail aufzunehmen, die an den Benutzer gesendet wird – oder noch besser, unsere Funktion MemoryBooks zu verwenden, um Ihre digitalen Dienstjubiläen zu verbessern.
Betrag – Dies ist der Geldbetrag, den Sie für jede Jubiläumsstufe vergeben. Denken Sie daran, dass diese Auszeichnung monetär oder nicht monetär sein kann. Wenn Sie beispielsweise nur Mitarbeitende auszeichnen möchten, die ein Jubiläum in Fünfjahresschritten feiern, würden Sie in jeder „Jahr“-Zeile 5, 10, 15, 20 usw. eingeben. Dadurch weist das System an, Mitarbeitende bei Jubiläen von 5, 10, 15, 20 usw. Jahren und bei keinen anderen Jahresstufen auszuzeichnen. Dieser Betrag muss eine ganze Zahl ohne Dezimalstellen, Kommas oder andere Symbole sein.
Ein weiteres Beispiel wäre, jede Jahresstufe anzuerkennen, Mitarbeitende jedoch nur in Fünfjahresschritten auszuzeichnen. In diesem Fall würden alle Mitarbeitenden, die ein Jubiläum feiern, eine E-Mail und eine Anerkennung in der Plattform erhalten, während die monetären Auszeichnungen denjenigen vorbehalten wären, die ein Jubiläum in Fünfjahresschritten feiern.
Zusammenfassend erhält der Benutzer keine Auszeichnung und keine E-Mail, wenn das Jahr in der Datei fehlt. Wenn Sie einen Betrag von null eingeben, erhält der Benutzer eine nicht monetäre Auszeichnung. Wenn Sie einen Betrag größer als null eingeben, erhält der Benutzer eine monetäre Auszeichnung.
Budget – Wenn Sie mit diesem Dienstjubiläum einen Betrag größer als null vergeben, müssen Sie das Budget angeben, aus dem die Mittel stammen. Damit die Automatisierung ordnungsgemäß funktioniert, muss der hier eingegebene Budgetname exakt mit dem Namen des Budgets in der Plattform übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise das Budget „Service“ verwenden möchten, in diese Zelle jedoch „Dienstjubiläen“ eingeben, kann die Plattform keine Mittel aus dem richtigen Budget abrufen.
Öffentlich – Dieses Feld enthält den Wert „True“ oder „False“. Wenn Sie „True“ eingeben, wird die Anerkennung öffentlich im Feed der Plattform angezeigt. Wenn Sie „False“ eingeben, wird die Anerkennung privat verarbeitet und nicht im öffentlichen Feed angezeigt.
E-Mail-Vorlage für Benutzer – Geben Sie in diesem Feld den Namen der Vorlage ein, die an den Mitarbeiter gesendet werden soll, der sein Jubiläum feiert. Der hier eingegebene Wert muss exakt mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Obwohl dieses Feld nicht erforderlich ist, empfehlen wir, gemeinsam mit dem Awardco-Team eine E-Mail zu erstellen und zu verwenden, mit der Ihr Mitarbeiter gefeiert wird. Wie im Abschnitt „Betrag“ erläutert, empfehlen wir, jedem Benutzer eine E-Mail zu senden, auch denjenigen, die keinen Geldbetrag erhalten. Wir sind überzeugt, dass es nie einen falschen Zeitpunkt gibt, um die Beiträge eines Mitarbeiters zu Ihrer Organisation zu würdigen – insbesondere, wenn er den Abschluss eines weiteren Jahres bei Ihnen feiert.
Zuordnungstypen für Manager – Um den Vorgesetzten des Empfängers (identifiziert durch die Supervisor-ID in der Benutzerdatei) über ein bevorstehendes Dienstjubiläum zu benachrichtigen, geben Sie in dieser Spalte „Supervisor Id“ ein. Wenn Sie einen anderen Benutzer oder mehrere Benutzer benachrichtigen müssen, verwenden Sie die Spaltenüberschrift „Zugeordnete Metadaten“. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beschreibung der Spalte „Zugeordnete Metadaten“ in diesem Artikel.
E-Mail-Vorlage für Manager – Geben Sie in diesem Feld den Namen der Vorlage ein, die an den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters gesendet werden soll. Der hier eingegebene Wert muss exakt mit dem Namen der Vorlage übereinstimmen. Wie die E-Mail-Vorlage für Benutzer ist auch dieses Feld nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen. Wir empfehlen, Managern bei der Benachrichtigung über die Jubiläen ihrer Mitarbeitenden konkrete Richtlinien bereitzustellen, da manche Mitarbeitende eine öffentliche Anerkennung am Arbeitsplatz möglicherweise nicht schätzen. Richtlinien für Manager tragen dazu bei, sicherzustellen, dass Manager bei der Unterstützung ihrer Mitarbeitenden bei der Feier umsichtig vorgehen.
Tagesversatz für Benutzer – Dieses Feld gibt an, wie viele Tage vor dem Jubiläumsdatum die in der E-Mail-Vorlage für Benutzer aufgeführte E-Mail an den Mitarbeiter gesendet werden soll, der sein Jubiläum feiert. Wir empfehlen im Allgemeinen, dieses Feld leer zu lassen. Wenn es leer bleibt, wird die E-Mail an den Empfänger der Auszeichnung am Tag seines Jubiläums gesendet. Das Feld „Tagesversatz für Benutzer“ muss zwischen -20 und 0 liegen.
Wochentag für Benutzer – Dieses Feld gibt den Wochentag an, an dem die Glückwunsch-E-Mail zum Jubiläum gesendet wird. Wir empfehlen im Allgemeinen, dieses Feld leer zu lassen. Wenn Sie einen Tag festlegen möchten, an dem die Auszeichnung gesendet wird, geben Sie die Nummer des Wochentags (1–7) ein.
Tag des Monats für Benutzer – Dieses Feld gibt den Tag des Monats an, an dem die Glückwunsch-E-Mail zum Jubiläum an den Mitarbeiter gesendet wird. Dieses Feld bleibt im Allgemeinen leer, kann jedoch verwendet werden, wenn Ihr Programm alle Benutzer monatlich an einem einzigen Tag auszeichnet. Der einzige akzeptierte Wert für dieses Feld ist 1, d. h., das Dienstjubiläum wird am ersten Tag des Monats gesendet.
Tagesversatz für Manager – Dieses Feld gibt an, wie viele Tage vor dem Jubiläumsdatum die in der E-Mail-Vorlage für Manager aufgeführte E-Mail an den Manager des Mitarbeiters gesendet werden soll, der sein Jubiläum feiert. Wir empfehlen im Allgemeinen, diesen Versatz zu verwenden, damit der Manager ausreichend Zeit hat, sich auf das bevorstehende Jubiläum vorzubereiten. Das Feld „Tagesversatz für Manager“ muss zwischen -21 und 0 liegen.
Wochentag für Manager – Dieses Feld gibt den Wochentag an, an dem die E-Mail an den Manager gesendet wird. Wir empfehlen im Allgemeinen, dieses Feld leer zu lassen. Wenn Sie einen Tag festlegen möchten, an dem die Auszeichnung gesendet wird, geben Sie die Nummer des Wochentags (1–7) ein.
Tag des Monats für Manager – Dieses Feld gibt den Tag des Monats an, an dem die E-Mail an den Manager gesendet wird. Wir empfehlen im Allgemeinen, dieses Feld leer zu lassen. Wenn Sie einen Tag festlegen möchten, an dem die Auszeichnung gesendet wird, geben Sie die Nummer des Tages im Monat (1–31) ein.
Stunde – Die Stunde muss im 24-Stunden-Format eingegeben werden. Wenn die Anerkennung beispielsweise um 15:00 Uhr verarbeitet werden soll, geben Sie „15“ ein. Da das System Anerkennungen nur zur vollen Stunde verarbeitet, darf kein Minutenwert angegeben werden.
Zeitzone – Geben Sie die Zeitzone vollständig ausgeschrieben ein. Die Zeitzone der US-Ostküste würde beispielsweise als Eastern Standard Time eingegeben. Eine Anpassung an die Sommerzeit ist nicht erforderlich, da das System die Anpassung abhängig von der Jahreszeit automatisch vornimmt. Sie können dies als Referenz verwenden
Metadaten – Mithilfe der Spalte für Metadatenregeln können Sie Ihre Dienstjubiläen auf bestimmte Untergruppen Ihrer Organisation zuschneiden. Um diese Option zu verwenden, müssen Sie Metadaten in Ihre Benutzerdatei aufnehmen. Geben Sie Daten in den Zellen dieser Spalte im folgenden Format ein: {"Metadatenüberschrift":["Metadatenwert"]}. Beispiel: {“Abteilung”:[“Vertrieb”], “Freigabestufe”:[“1”,”2”]}. Achten Sie darauf, den Wert „#“ vor „Abteilung“ und „Freigabe“ in der Metadatenüberschrift wegzulassen, da er in Ihrer Benutzerdatei zum Hochladen der Daten erforderlich ist, in dieser Datei jedoch nicht benötigt wird. Denken Sie bei der Verwendung dieser Option daran, eine Zeile für Benutzer in der aufgeführten Metadatengruppe und eine weitere Zeile für Benutzer zu konfigurieren, die nicht zu dieser Metadatengruppe gehören. Wenn Sie beispielsweise eine Zeile für Mitarbeiter in den USA erstellen, die sich auf der 5-Jahres-Stufe befinden und im Vertrieb arbeiten, erhalten keine anderen Mitarbeiter ein Jubiläum, sofern Sie nicht eine zweite Zeile für US-Mitarbeiter auf der 5-Jahres-Stufe einfügen, die nicht im Vertrieb arbeiten. In der beigefügten .CSV-Beispieldatei sehen Sie, wie dieses Prinzip angewendet wird.
Programmname – Das Feld für den Programmnamen darf nur verwendet werden, wenn Sie die Funktion Smart Award Networks in der Plattform nutzen. In Zusammenarbeit mit Ihrem Ansprechpartner bei Awardco können Sie ein Einlösungsnetzwerk einrichten, das nur den Empfängern von Dienstjubiläen in Ihrer Plattform zur Verfügung steht. Dies ist nützlich, wenn Sie beispielsweise aus steuerlichen Gründen den Zugriff von Empfängern von Dienstjubiläen auf ein reines Amazon-Einlösungsnetzwerk beschränken oder spezielle Kataloge nur für diese Empfänger sichtbar machen möchten. Weitere Informationen zur Einrichtung dieser Funktion erhalten Sie von Ihrem Customer Success Manager bei Awardco.
Zugeordnete Metadaten – Zugeordnete Metadaten können dazu verwendet werden, einen Benutzer mit anderen Benutzern außer seinem Manager zu verknüpfen. Viele Funktionen in Awardco werden einem Vorgesetzten zugewiesen, basierend auf den Informationen, die als Supervisor-ID des Benutzers übermittelt werden. Oft ist es jedoch nicht so einfach – manchmal übernehmen ein VP, ein Trainer oder ein HR-Mitarbeiter für Personen mit bestimmten Namen unterschiedliche Aufgaben. Anstatt einen Benutzer auf eine einzige weitere Zuordnung (seinen Vorgesetzten) zu beschränken, kann ein Unternehmen mehrere Benutzerzuordnungen für jeden Benutzer in seiner Benutzerdatei übermitteln. Um eine Zuordnung hinzuzufügen, fügen Sie der Importdatei eine neue Spalte hinzu. Anstatt die Spalte wie bei normalen Metadaten mit einem # zu kennzeichnen, geben Sie an, dass es sich um eine Spalte für zugeordnete Metadaten (AMD) handelt, indem Sie ihr das Symbol „@“ voranstellen (z. B. @HR Rep). Dadurch wird die Zuordnung in Awardco importiert und kann in verschiedenen Szenarien verwendet werden.
Hochladen der .CSV-Datei
Nachdem Sie die Datei erstellt haben:
- Melden Sie sich bei der Plattform an.
- Wählen Sie unten im linken Navigationsmenü die Schaltfläche „Admin“ aus.
- Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf „Anerkennung“, „Programme“ und anschließend auf „Dienstjubiläen“.
- Klicken Sie auf „CSV hochladen“ und wählen Sie Ihre Datei aus.
- Klicken Sie auf „Hochladen.“
- Beheben Sie alle Fehlermeldungen und laden Sie die Datei erneut hoch.
Sobald die Datei erfolgreich in das System geladen wurde, wird sie auf der Seite „Dienstjubiläen“ unterhalb der Überschriften in der Tabelle angezeigt.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Awardco-Administratorsupport.